Руководство по бесплатному программному обеспечению CMMS:бесплатное, с открытым исходным кодом или пробная версия?

Программное обеспечение для управления техническим обслуживанием доступно во всех формах и размерах, включая бесплатные, открытые и пробные версии CMMS. И у каждого есть свой набор преимуществ и недостатков, связанных не только с ценой, но и простотой реализации и использования.

Как вы можете убедиться, что вы получите тот, который лучше всего подходит для вас?

Хитрость заключается в знании различий между бесплатным программным обеспечением с открытым исходным кодом и пробным ПО.

Первый шаг к выбору между бесплатным программным обеспечением, программным обеспечением с открытым исходным кодом и пробным ПО — это понимание возможных вариантов, поэтому давайте сначала проясним возможную путаницу.

Определение бесплатного, пробного и открытого программного обеспечения CMMS

Прежде чем рассматривать плюсы и минусы каждого из них, нам нужно выработать некоторые четкие определения.

Бесплатное программное обеспечение CMMS

Как ни странно, определение «бесплатно» зависит от того, кого вы спросите.

Для некоторых это слово напрямую связано со свободой, а программное обеспечение является бесплатным только в том случае, если пользователь может наслаждаться свободой использовать его по своему усмотрению, легко проверять и изменять исходный код и распространять как исходные, так и модифицированные версии. Здесь бесплатность не связана с ценой. Это о свободе.

Для остальных из нас бесплатность — это цена. Если нам не нужно платить за программное обеспечение, оно бесплатно.

Но это приводит к вопросу:зачем кому-то раздавать программное обеспечение бесплатно?

Есть куча возможных причин. Это может быть страстный проект. Кто-то искал новый способ что-то сделать, построил, а теперь хочет поделиться.

Или это может быть компания, надеющаяся привлечь людей в свою программную экосистему. Если людям нравится бесплатная версия, они могут перейти на платную. Во многих случаях программное обеспечение бесплатно, потому что вы являетесь продуктом этой компании. Например, Facebook позволяет вам использовать свое программное обеспечение бесплатно, потому что затем они могут развернуться и продать ваши пользовательские данные рекламодателям. И так работают не только социальные сети. Когда вы в последний раз платили за учетную запись электронной почты?

Программное обеспечение CMMS с открытым исходным кодом

Легко запутаться между бесплатным и открытым исходным кодом, потому что многие программы с открытым исходным кодом также бесплатны. Но есть важные отличия.

«Открытый» в открытом исходном коде относится к лицензии, которая позволяет любому свободно использовать, модифицировать и распространять программное обеспечение. На самом деле существует процесс официального открытия исходного кода, и организации могут выбирать из длинного списка лицензий с открытым исходным кодом, включая лицензии MIT, Apache и Mozilla.

Таким образом, программное обеспечение может быть бесплатным, но не с открытым исходным кодом, если вам не разрешено изменять или свободно распространять его.

Общей чертой программного обеспечения с открытым исходным кодом является то, что оно разрабатывается и поддерживается специальным сообществом сторонников. Но это не всегда так. Существует множество примеров программного обеспечения с открытым исходным кодом, которое является результатом страсти и усилий одного человека.

Пробная версия программного обеспечения CMMS

Пробные версии бывают разных форм, но основная идея одна и та же:попробуйте, прежде чем купить. По сути, это то же самое, что взять автомобиль на тест-драйв. Другой важной особенностью испытаний является то, что они заканчиваются. Вы можете пинать шины и крутить машину, но в какой-то момент вам нужно вернуть ее обратно.

Помимо этих двух общих черт, между испытаниями может быть много различий. В некоторых случаях вы можете использовать только некоторые функции во время пробной версии. В других вы можете использовать все функции, но только ограниченное количество раз. Таким образом, в пробной версии программного обеспечения для управления запасами вы можете создать заказ на работу, но не сохранить его. Или вы можете сохранить его, но потом не назначать.

Плюсы и минусы бесплатного пробного программного обеспечения CMMS с открытым исходным кодом

Теперь, когда мы знаем, что они из себя представляют и чем они отличаются друг от друга, давайте посмотрим на плюсы и минусы. В конце концов, нет лучшего решения для всех. Это зависит от вашей ситуации, потребностей и терпимости к каждому набору недостатков.

Преимущества бесплатного программного обеспечения для управления обслуживанием

Вот все лучшие части бесплатного программного обеспечения для управления обслуживанием.

Лучше всего то, что это бесплатно

Что является отличным аргументом в пользу продажи, особенно если учесть, что большинство программ CMMS стоят денег.

Итак, какие затраты вы избегаете, когда получаете бесплатное программное обеспечение для сопровождения? Во-первых, вы можете пропустить затраты на внедрение, связанные с переносом ваших данных в программное обеспечение и обучением вашей команды работе с программным обеспечением. Во-вторых, нет текущих платежей. Как правило, поставщики CMMS используют бизнес-модель программного обеспечения как услуги (SaaS):вместо того, чтобы покупать у них программное обеспечение, вы подписываетесь на него. То же самое и с Netflix, где вы платите каждый месяц за доступ к их сервису.

Меньше «предполагаемый риск», легче изменить свое мнение

А поскольку оно бесплатное, с ним проще начать, а если оно вам не нравится, отступите и прекратите использовать программное обеспечение.

Большая часть привлекательности бесплатного программного обеспечения заключается в низком «воспринимаемом риске». «Существует прямая связь между затратами, связанными с решением, и тем, насколько оно нас напрягает. Нет ничего страшного в том, чтобы рискнуть несколькими долларами, попробовав новый тип шоколадного батончика или марку хлопьев для завтрака. Вы не потеряете много, если это не сработает для вас. Но мало кто купит дом на виду.

Недостатки бесплатного программного обеспечения для управления обслуживанием, т. е. вы получаете то, за что платите

У бесплатного программного обеспечения есть недостатки, о которых нужно тщательно подумать. С бесплатным программным обеспечением вы можете в конечном итоге столкнуться с фактом, что «бесплатных обедов не бывает».

Нет поддержки по настройке, обучению, постоянной помощи при возникновении проблем

Одним из преимуществ бесплатного программного обеспечения для управления обслуживанием является то, что вам не нужно платить за внедрение. Но причина, по которой вам не нужно платить за это, заключается в том, что вы ничего не получаете.

И, в конце концов, это означает, что вы должны разработать и доставить его самостоятельно.

Как это выглядит? Вам нужно самостоятельно загрузить все данные в программное обеспечение, убедившись, что вы следуете текущим рекомендациям по согласованности, точности и информационной архитектуре. И тогда вам нужно начать обучение ремонтной бригады.

Даже для самого простого программного обеспечения CMMS вам потребуются руководства и обучающие видеоролики. Затем вам понадобится кто-то, кто будет проводить учебные занятия для всех сотрудников организации, использующих это программное обеспечение. И не один комплект. Поскольку люди используют CMMS по-разному в зависимости от своей роли, вам нужны специальные учебные материалы. Например, один набор для техников и другой для генерального директора.

Бесплатное программное обеспечение CMMS, но платные базы данных

Даже если вы получаете программное обеспечение бесплатно, вам нужно платить за то, чтобы ваши данные где-то жили. Ваш первый вариант — это локальный сервер, что означает, что вы платите за начальное оборудование, а затем текущие расходы на обновления и замены. Кроме того, если вы не знаете, как настраивать и обслуживать сервер, вам нужно платить тому, кто это делает.

Ваш второй вариант — это облачный сервер, что означает аренду места у коммерческого поставщика. Преимущество заключается в том, что кто-то другой позаботится о некоторых накладных расходах на ИТ вместо вас. Но это дополнительные расходы, связанные с вашим бесплатным программным обеспечением.

Преимущества программного обеспечения для профилактического обслуживания с открытым исходным кодом

Помните, что разница между бесплатным и открытым исходным кодом не столько в цене, сколько в способах модификации и использования программного обеспечения, создавая разный набор плюсов и минусов.

Прямой доступ к исходному коду

Если вы хотите, вы можете настроить программное обеспечение и получить именно то, что вам нужно. Каждая функция будет точно настроена в соответствии с вашими точными спецификациями.

На бумаге это звучит великолепно, но это то же самое, что сказать, что одним из преимуществ вашего автомобиля является то, что вы можете открыть капот и починить его самостоятельно. Это отлично подходит для людей, которые знают, как чинить машины, но не имеет реальной ценности для людей, которые все равно собираются нанять квалифицированного механика для выполнения всей работы.

Безопасность и защита

Программное обеспечение с открытым исходным кодом, как правило, разрабатывается большими сообществами преданных своему делу добровольцев, что может быть большим преимуществом, когда речь идет о обеспечении безопасности программного обеспечения и ваших данных. Идея состоит в том, что, когда так много людей смотрят и работают над программным обеспечением, все ошибки и уязвимости обнаруживаются быстрее. И дело не только в том, когда сообщество впервые разрабатывает программное обеспечение. Постоянная поддержка и обновления помогают обеспечить безопасность и стабильность на протяжении всего срока службы программного обеспечения.

Недостатки программного обеспечения для профилактического обслуживания с открытым исходным кодом

Как и в случае с бесплатным программным обеспечением, есть минусы, которые сочетаются со всеми плюсами.

Безопасность и защита

Разве это не одно из преимуществ?

Стоит немного остановиться на этой теме. По тем же причинам, что открытый исходный код считается более безопасным, он также потенциально более опасен.

С проприетарным программным обеспечением (за которое вы платите) существует меньшая группа разработчиков, что значительно упрощает для компании тщательную проверку разработчиков и отслеживание того, кто что сделал с исходным кодом. С открытым исходным кодом, потому что он настолько открыт, кому-то намного проще внедрить вредоносный код, вывести из строя вашу систему и украсть ваши данные.

Модели финансирования означают, что вы в любом случае заплатите

Как и в случае со свободным программным обеспечением, существуют затраты. Во-первых, вам нужно заплатить за настройку и обучение. Помните, что это не просто набор материалов. Поскольку у вас есть разные типы пользователей, вам нужны разные типы обучения.

В более популярных программах с открытым исходным кодом вы, вероятно, найдете некоторые существующие учебные материалы, разработанные сообществом программного обеспечения. И могут быть даже компании, которые проводят обучение. Но, опять же, вы должны заплатить им.

Допустим, вам нравится это программное обеспечение, но вы действительно хотите, чтобы в нем была одна конкретная функция. Например, бесплатное программное обеспечение CMMS позволяет вам настроить РМ, но вы не можете провести различие между плавающим и фиксированным, а также счетчиком и временем.

Как вы собираетесь получить необходимую функцию?

В некоторых случаях вам нужно разработать его самостоятельно, что возможно только в том случае, если у вас есть ИТ-отдел, укомплектованный нужными людьми и финансируемый на нужном уровне. Во сколько вам обходится ИТ-руководитель, который часами кодирует и тестирует новую функцию?

Другой вариант — использовать бонусы за функции. Разместите свой запрос на странице, например BountySource, а затем подождите, пока кто-нибудь создаст или настроит эту функцию для вас. Здесь снова нужно платить деньги. Но это только в том случае, если вам повезет, и кто-то решит поработать над вашим запросом.

Преимущества пробной версии программного обеспечения для управления запасами

В отличие от первых двух, пробная версия программного обеспечения — это ограниченный по времени взгляд на проприетарное программное обеспечение, которое вы планируете внедрить. Но, как и у первых двух, у него есть свои плюсы и минусы.

Почувствуйте работу программного обеспечения

Помните, как вы впервые сели за руль автомобиля и попробовали водить? Эта смесь волнения и нервов. Только как бы зная, что ты делаешь…

Что странно, потому что в первый раз, когда вы садились за руль автомобиля, вы, скорее всего, были в нем и в миллионный раз. На самом деле, подумайте обо всех случаях, когда вы уже видели, как кто-то другой водит машину в кино, по телевизору и в реальной жизни. И несмотря на все это наблюдение, вы все еще не были на 100% уверены, как это сделать.

То же самое и с программным обеспечением. Возможно, вы видели онлайн-видео и даже живые демонстрации, но делать это самостоятельно всегда по-другому. Единственный способ действительно узнать, легко ли научиться программному обеспечению, — это попытаться его изучить. И единственный способ узнать, соответствует ли он вашим потребностям, — это попробовать его использовать. Ничто не сравнится с непосредственным опытом.

Если вы хотите получить лучшее представление о том, как программное обеспечение будет работать на вас на практике, а не только в теории, пробная версия — отличный безрисковый способ выяснить это.

Привлеките больше внимания к программному обеспечению

Демонстрации — отличный способ увидеть программное обеспечение вживую и в действии. Но может быть сложно согласовать расписания людей, чтобы у всех была возможность присутствовать. Кроме того, существует ограничение на количество людей, которых вы можете разместить вокруг экрана.

Но многие пробные версии программного обеспечения длятся две недели или дольше, что более чем достаточно для того, чтобы все члены группы технического обслуживания могли опробовать программное обеспечение. У вас есть возможность настроить некоторые заказы на работу по требованию, а также проверки и задачи профилактического обслуживания, а у технических специалистов есть возможность работать с программным обеспечением в полевых условиях.

Недостатки пробного программного обеспечения для управления запасами

Пробные версии великолепны, но не без некоторых мелких проблем.

Некоторые из них могут быть фиктивными данными

Хорошая база данных требует времени, и это одна из причин, по которой бесплатное программное обеспечение не обходится без затрат, в том числе на внесение ваших данных в базу данных. Даже для небольшой операции без большого количества активов и оборудования вы не хотите тратить большую часть своих 14 дней на подготовку базы данных.

Таким образом, поставщик CMMS может предварительно загрузить программное обеспечение с небольшим количеством фиктивных данных. Таким образом, у вас есть возможность сразу же опробовать программное обеспечение.

Проблема в том, что вы не можете увидеть все свои данные и рабочие процессы, упакованные и построенные, как после комплексной реализации. Но хорошая новость заключается в том, что вы сразу же начинаете работать с программным обеспечением и можете добавить достаточно собственных данных, чтобы получить реальное представление о CMMS и ее функциях, включая управление активами, заказами на работу и профилактическим обслуживанием, а также управление запасами.

Все хорошее когда-нибудь заканчивается, даже пробная версия CMMS

Это зависит от провайдера, но сколько бы ни длился пробный период, он в конце концов заканчивается. Чтобы получить максимальную отдачу от пробной версии и убедиться, что она не закончилась слишком рано, важно планировать заранее.

Убедитесь, что у вас есть представление о конкретных функциях, которые вы хотите попробовать, и о рабочих процессах обслуживания, которые вы хотите настроить. Может быть хорошей идеей создать контрольный список, чтобы убедиться, что вы охватываете все.

Кроме того, убедитесь, что вы координируете свои действия с другими ключевыми членами команды. Не начинайте пробную версию сразу, когда ваш самый надежный старший технический специалист берет недельный отпуск в отпуск. Вы хотите, чтобы правильные люди имели достаточно времени с программным обеспечением.

И убедитесь, что у вас есть надежный контакт с поставщиком CMMS на случай возникновения вопросов. Помните, что даже самое простое в использовании программное обеспечение CMMS поставляется с обучением, поэтому вполне естественно, что у вас возникнут вопросы во время пробного периода. Когда у вас есть кто-то у провайдера, который может помочь вам справиться с любыми проблемами, вы получите гораздо больше пользы от пробного периода.

Дальнейшие шаги

Если вы хотите отказаться от бумаги и электронных таблиц, сейчас самое время обратиться к поставщикам CMMS и начать разговор. Они смогут объяснить ваши варианты и помочь вам найти тот, который лучше всего подходит для вас.

После того, как вы сузили свой список, вы можете настроить пробную версию программного обеспечения, набить колеса и взять некоторые данные для вращения.