Повысьте производительность с разрешениями пользователей

Каждый раз, когда вы создаете новых пользователей в своей CMMS (и фактически в любое время после этого), установка правильных разрешений — это простой, но действенный способ повысить производительность.

Что такое разрешения пользователя?

Это то, что пользователь может делать в программном обеспечении CMMS. На базовом уровне разрешения определяют, что может пользователь:

• просмотреть

• добавить

• изменить

• удалить

Таким образом, у вас может быть один пользователь, который может только просматривать рабочие задания. Второй может просматривать, добавлять и редактировать заказы на работу, а третий пользователь может просматривать, добавлять, редактировать, а также удалять их. Но это только для заказов. С теми же тремя пользователями у вас может быть другая комбинация разрешений для цифровых планов этажей. Первый пользователь может их только видеть, а второй и третий могут просматривать, добавлять, редактировать и удалять их.

Как решить, какие разрешения назначить каждому пользователю?

Обычно не имеет смысла создавать уникальный набор разрешений для каждого пользователя. Вместо этого вам следует выбрать набор разрешений для каждого типа пользователей.

Каждая организация уникальна, но для многих наших клиентов Hippo предлагает:

• Системные администраторы

• Администраторы

• Ресурсы

• Заявители

Быстрый способ понять эти типы пользователей — связать каждого из них с персонажем из Бэтмена. Останься со мной здесь.

Системный администратор — Альфред, дворецкий. Сидя за стеной мониторов в Бэтпещере, Альфред может видеть и контролировать все благодаря всемогущему Бэткомпьютеру. Если что-то возможно в программе, он может это сделать.

Админ - Бэтмен. Он тот, кто находится в поле и командует выстрелами, с полным контролем над рабочими процессами заказов на работу и графиками PM. Если приходит запрос, он может передать его Робину или полностью отклонить.

Ресурсы Робин. Они могут видеть рабочие задания. В зависимости от того, как настроены его разрешения, он может видеть все или только часть рабочих заданий. Бэтмен также может включать и отключать возможность Робина самостоятельно закрывать заказы. (Внимательные читатели заметят, что у Бэтмена классный пояс, и поэтому он должен быть Ресурсом. Стойкие поклонники знают, что у Робина тоже был крутой пояс.)

Заявители - комиссар Гордон. Они ограничены включением Bat-Signal, когда им нужно что-то сделать. Бэтмен должен просматривать запросы и решать, какие из них станут назначенными рабочими заданиями.

Как определить собственные типы пользователей?

Должны ли они быть персонажами из Бэтмена? Нет, не беспокойтесь. Вместо этого лучше всего начать с составления списка групп людей, которые будут использовать CMMS. Скорее всего, проще всего идти по должности. Например, если вы работаете на производственном предприятии, у вас есть:

• генеральный директор
• Начальник отдела технического обслуживания
• Старшие технические специалисты
• Младшие технические специалисты
• Операторы

Для каждой группы запишите, что вам нужно, чтобы они могли делать в CMMS. Например, начальник отдела технического обслуживания должен иметь возможность просматривать, добавлять, редактировать и удалять почти все данные в CMMS. В самом низу списка операторам, скорее всего, нужна только возможность отправлять запросы.

Хороший поставщик CMMS поможет вам решить эту проблему в процессе адаптации. Тем не менее, вы продвигаетесь на пару шагов вперед, сначала самостоятельно пытаясь определить типы пользователей, которые вам понадобятся.

Где я вижу прирост производительности?

Еще до того, как вы приступите к работе, разделив пользователей по типам, вы сможете упростить процесс обучения. В то время как вашему системному администратору (Альфреду) понадобятся возможности для изучения всех тонкостей платформы CMMS, специалист по ресурсам (Робин) может получить большую часть того, что им нужно, за несколько сеансов. Ограничивая то, что люди могут делать внутри программы, вы сокращаете время их обучения.

Как только вы начнете работу, преимущества будут зависеть от того, как вы установите разрешения.

Пользователь может видеть только назначенные ему рабочие задания Ограничивая то, что они могут видеть, вы облегчаете им поиск и сосредоточение на своей работе. Во-первых, вы избавляетесь от визуального беспорядка, а сохраненные клики и прокрутки со временем накапливаются. Во-вторых, сотрудники, которые тратят слишком много времени на беспокойство о том, что делают другие сотрудники, теперь меньше о чем беспокоятся. Не в каждой организации есть такие сотрудники, но в некоторых они определенно есть.

Пользователь может видеть все связанные рабочие задания Допустим, в отделе технического обслуживания десять техников, и трое из них — электрики. Настроив их для просмотра связанных рабочих заданий, любой электрик может видеть свои собственные рабочие задания, а также все рабочие задания, назначенные другим электрикам. Если кто-то закрывается раньше, он точно знает, к кому обратиться за помощью.

Пользователь не может закрывать рабочие задания самостоятельно Новые технические специалисты выигрывают от того, что более опытные сотрудники дважды проверяют их работу, чтобы убедиться, что они следуют внутренним передовым методам, и простой способ добиться этого — удалить разрешение на закрытие назначенных рабочих заданий. С хорошей облачной CMMS, которая обновляется и резервируется в режиме реального времени, старшему персоналу не нужно видеть работу напрямую, чтобы закрыть заказ на работу. Они могут удаленно подтвердить, что контрольный список заказа на работу выполнен, и просмотреть все загруженные примечания.

Пользователь может только отправлять запросы Отличный способ найти небольшие проблемы до того, как они станут проблемами для бюджета, — это заставить как можно больше глаз и ушей работать на вас. Если люди что-то видят, вы хотите, чтобы они что-то сказали. На производстве операторы, люди, которые каждый день работают непосредственно с активом, являются вашей системой раннего предупреждения. В сфере образования это учителя.

Но чего вы никогда не хотите, так это того, чтобы они могли генерировать заказы на работу самостоятельно. Вы будете переполнены ложными срабатываниями. И в тех случаях, когда они правы, должен быть заказ на работу, они вряд ли сгенерируют для вас хороший. Каковы шансы, что они знают детали, руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию и схемы этажей, которые необходимо включить в заказ на работу, насыщенный данными?

Ограничив этих пользователей отправкой запросов, вы можете должным образом контролировать рабочий процесс заказа на работу. Генерируются только правильные рабочие задания, и они создаются правильно.

Дальнейшие шаги

Помните, чтобы получить преимущества разрешений пользователя, вам нужна CMMS. Если у вас его нет, начните обращаться к поставщикам. Если у вас уже есть CMMS, но ваши разрешения настроены не так, как вам хотелось бы, позвоните своему текущему провайдеру и попросите о помощи. Если они хороши, они действительно хотят, чтобы вы получили максимальную отдачу от их программного обеспечения.