Плюсы и минусы программного обеспечения для отслеживания рабочих заданий

Вы видели эти видео на YouTube о настройке электронных таблиц для управления и отслеживания рабочих заданий? Необходимость заботиться о ширине столбцов менеджерам по техническому обслуживанию не всегда была огромной тратой времени, но теперь это точно.

Вначале в любой отрасли есть много утомительной, но необходимой работы. Hippo — компания-разработчик программного обеспечения cms, поэтому давайте возьмем пример из компьютерных наук. Представьте себе:годы усердной учебы, за которыми последовало огромное количество времени у классной доски, отрабатывающего сложные алгоритмы. Однажды вдохновение ударяет как молния с надписью «Эврика» на боку. Что происходит дальше? Невероятно кропотливая задача по проделыванию крошечных отверстий в тысячах бумажных карточек.

В то время это был способ написания программного обеспечения. Когда была разработана более быстрая, простая и надежная технология, все как можно быстрее отказались от перфокарт. Сэкономленное время и усилия можно было бы потратить на более важную работу. То же самое и с электронными таблицами для отслеживания рабочих заданий.

Преимущества электронных таблиц, некоторые

Электронные таблицы были шагом вперед по сравнению с попытками отслеживать все с помощью ручки и бумаги. Жесткие диски занимают гораздо меньше места, чем картотечные шкафы. Введите несколько формул, и программное обеспечение сделает всю математику за вас. А поскольку электронные таблицы являются цифровыми, их легко создавать и распространять. Одним щелчком мыши вы можете создать резервную копию и поделиться ими. Помимо всех преимуществ, менеджеры по техническому обслуживанию использовали электронные таблицы, потому что они уже были в большинстве компаний. Электронные таблицы повсюду в бизнесе, их используют люди вверх и вниз по корпоративной схеме; доступность сделала их легким выбором.

Много недостатков электронных таблиц

Были реальные преимущества. Но есть и много проблем. Для начала вы должны придумать макет, а затем построить все самостоятельно, а это трудоемкий процесс. Когда вы смотрите учебные пособия на YouTube, люди знают, что делают, и не делают ошибок по ходу дела, и все равно требуется много времени, чтобы получить что-то хотя бы близкое к полуполезному. Для среднего менеджера по техническому обслуживанию составление проекта электронной таблицы — медленная и трудная работа. И даже если вам удастся разработать хороший, понятный дизайн со всеми правильно сгруппированными нужными полями, вы все равно быстро столкнетесь с проблемами.

Представьте, что вам нужно сделать заказ на ремонт сломанного насоса. Первое, что вы делаете, это садитесь за свой компьютер (если вы не находитесь близко к своему офису, на самом деле первое, что вы делаете, это проходите весь путь туда), открываете шаблон рабочего задания в электронной таблице и начинаете печатать. Ok. Вы уловили ошибку? Сначала вы должны сделать копию шаблона, а затем начать печатать. Вы же не хотите испортить свой шаблон. Итак, у вас есть красиво оформленный заказ на работу, и теперь вам нужно назначить его техническому специалисту. Вы можете распечатать его или отправить в виде вложения электронной почты.

Если вы распечатаете его, вы просто стерли все преимущества использования электронных таблиц. Вы вернулись к подверженным ошибкам дням бумажных систем. Как насчет того, чтобы отправить его по электронной почте в виде вложения? Ну, это вопрос с подвохом, потому что вы не можете отправить его по электронной почте в виде вложения. Всегда. Вы можете отправить только его копию. И здесь начинаются ваши проблемы. Как только вы отправите это электронное письмо, появится две копии вашего заказа на работу. Но вы можете видеть только один из них, который находится на вашем компьютере. Копия техника находится где-то в дикой природе.

Таблица рабочих заданий:близнецы, разлученные при рождении

Говоря о видео на YouTube, вы видели видео о близнецах, разлученных при рождении, а затем воспитанных отдельно? Став взрослыми, они выглядят одинаково и имеют некоторые общие черты, но во многом они разные. Что ж, то же самое произойдет и с вашими заказами на работу. Они начнутся одинаково, но со временем начнут выглядеть совсем по-другому. Каждый раз, когда вы обновляете свою версию, она немного не синхронизируется с копией технического специалиста. И каждый раз, когда они что-то делают со своим, например, закрывают, оно становится еще более несинхронным. Эти заказы начинались как однояйцевые близнецы, а заканчивались как дальние родственники.

Таблицы, как правило, ужасны

Это только одна из проблем использования электронных таблиц. Есть еще куча. Например, общеизвестно, что электронные таблицы неточны. Одно часто цитируемое исследование показало, что 88% листов Excel содержат ошибки. Большая часть проблемы заключается в том, насколько легко ввести неверную информацию или забыть включить ячейки при настройке формул. На самом деле это настолько просто, что пара известных исследователей из Гарварда сделала именно это в одном из своих знаковых исследований. Если электронные таблицы могут сбить с толку профессоров Гарварда, велика вероятность того, что они нанесут ущерб и вашему отделу технического обслуживания.

Сегодняшние CMMS и рабочие задания

Почему люди мирились с электронными таблицами для отслеживания рабочих заданий и управления отделами технического обслуживания? Они должны были. Как и в те далекие времена, когда программисты использовали компьютерные перфокарты, и давным-давно, когда финансовые директора использовали счеты, альтернативы не было. Но это уже не так. Даже не близко.

Современная полнофункциональная облачная CMMS позволяет быстро и легко генерировать, расставлять приоритеты, делегировать, использовать и отслеживать рабочие задания. Поскольку программное обеспечение для заказа работ разработано специально для управления техническим обслуживанием, в хорошем ПО уже есть все, что вам нужно. Вам не нужно беспокоиться об обходных путях или пытаться выяснить, какие формулы добавить самостоятельно. А поскольку это облачное решение, все доступно с любого устройства, подключенного к Интернету, в любое время и из любого места. Все обращаются к одной и той же базе данных, поэтому существует только одна актуальная версия ваших данных. Рабочий заказ, который вы видите, тот же, что и технический специалист. Больше не будет близнецов, разлученных при рождении.

Легко создавайте рабочие задания

Когда кто-то отправляет заявку, вы можете просмотреть ее, прежде чем превратить ее в активное рабочее задание. Или вы можете просто создавать свои собственные заказы на работу, исходя из текущих потребностей. Важно то, что вы можете сделать это из любого места. Вместо того, чтобы бежать обратно в офис, чтобы вводить все в электронную таблицу, вы можете создавать рабочие задания и управлять ими со своего мобильного устройства.

Хорошее программное обеспечение CMMS позволяет быстро включить все, что необходимо техническому специалисту для эффективного завершения работы, в том числе:

• интерактивные карты этажей
• фотографии объекта
• руководства и схемы по эксплуатации и техническому обслуживанию активов
• истории ремонта и технического обслуживания объектов
• пошаговые инструкции и контрольные списки
• сопутствующие детали и материалы

Они смогут быстро найти и идентифицировать актив, узнать, как его обслуживать, следовать стандартам и рекомендациям вашего отдела и с самого начала иметь при себе все нужные детали и материалы. Больше никаких утомительных поездок в офис.

После того, как вы создали рабочее задание, вы можете легко назначить его через CMMS. Техник видит тот же заказ на работу, а не копию. Это очень важно для следующего шага — отслеживания заказов на работу.

Отслеживайте заказы из любого места

Поскольку вы и техник просматриваете один и тот же рабочий заказ, вы можете отслеживать их ход. Например, вы узнаете, отметили ли они настраиваемые шаги, которые вы настроили для задачи, и использовали ли они правильные детали и материалы. В конце концов, эффективное отслеживание рабочих заданий делает все более прозрачным, а каждого — более подотчетным. С первого взгляда понимаешь, что сделано и что осталось сделать. Вы будете знать, кто что сделал и сколько времени это заняло у них.

Легко создавайте отчеты о заказах

Полнофункциональная CMMS делает больше, чем просто организует и отслеживает ваши заказы на работу. Он также использует эти данные для создания отчетов, предоставляя вам общее представление о производительности вашего отдела. Отслеживая KPI заказа на работу, вы получаете представление о:

• затраты на оплату труда
• запасные части и материалы
• коэффициент закрытия заказа на работу
• амортизация активов

Можете ли вы ответить на эти вопросы о вашем учреждении?

• Поддержание работы какого объекта обходилось больше всего за последние шесть месяцев?
• Какой актив ближе всего подходит к концу срока полезного использования?
• Кто из технических специалистов выполнил наибольшее количество рабочих заданий за последнюю неделю?

Отслеживание рабочих заданий и последующее использование CMMS для создания отчетов может помочь вам ответить на все из них. Например, поскольку детали и работа включены в заказ на работу, вы будете знать, какой актив стоил вам больше всего за последние шесть месяцев. Вооружившись нужной информацией, вы можете предпринять конкретные шаги по сокращению затрат и увеличению времени безотказной работы.

Дальнейшие шаги

Хотя для них есть место и в других отделах, менеджеры по техническому обслуживанию должны относиться к электронным таблицам как к историческим реликвиям. Раньше они были правильным решением, но их время пришло и ушло.

Если у вас еще нет CMMS, самое время ее приобрести. Поставщики современных облачных решений исправляют и обновляют программное обеспечение, защищают и резервируют базу данных для вас. Изломы технологии отработаны. Ваши данные остаются в безопасности и легко доступны.