Важность и проблемы актуальной документации

Ни одна компания, независимо от ее размера и вида деятельности, не может работать без документации. От его общей политики до самых подробных рабочих инструкций, через процедуры безопасности и отчеты всех видов, записывается вся важная и полезная информация о бесперебойной работе компании. Они должны быть четкими, точными и легко доступными для соответствующих сотрудников. Также очень важно, чтобы эта документация была актуальной, включала в себя последние разработки и модификации, исключая при этом устаревшие элементы. Таким образом, документы должны быть обновлены, чтобы быть применимыми.

Процедура контроля документов

Будь то СМК, безопасность или любая другая система управления, настройка и применение процедуры контроля документов является обязательным в современной отрасли. Однако это обязательство касается как документации, созданной внутри компании, так и документации, происхождение которой находится за пределами компании.

Цель такого подхода, по сути, заключается в обеспечении точности и достоверности информации, используемой в хозяйственной деятельности. А также для обеспечения своевременного проведения всех операций в соответствии с тем, что запланировано и написано.

Процедура контроля внутренних документов предполагает их проверку и согласование перед выходом в эфир. Также это включает в себя необходимость идентифицировать и выделять внесенные изменения, а также убедиться, что у сотрудников есть правильные версии. необходимых им документов. Наличие, доступность и ясность информации также являются частью аспектов, охватываемых процедурой внутреннего контроля документов. Мы также можем найти идентификацию, уничтожение и архивирование устаревших документов, если они все еще включены вместе с применимыми документами.

Давайте обратимся к информации об обмене клиентами и поставщиками, правилах, стандартах и ​​других документах, которые происходят за пределами компании. Процедура контроля документов, включающая последний, в основном состоит из выявления тех, чья полезность для компании доказана (отбор нужных и лишних документов), и проверки их содержания перед их распространением.

Документальный обзор, обновление и его ставки

В отрасли поддержание документации в актуальном состоянии является одним из основных направлений документального обзора. Это соответствует подходу к тому, чтобы содержание документов всегда было действительным, применимым и актуальным. Это требуется большинством стандартов управления, в том числе ISO 9001 (версия 2008 г., параграф 4.2.3), в котором конкретно указано, что «рассматривать, при необходимости обновлять и повторно утверждать документы». Это предполагает, что применимая документация должна быть изменена, чтобы соответствовать реальности бизнеса.

Благодаря обновлению документация избавляется от устаревшей информации. . Это значительно снижает риск совершения ошибок, отправки ошибочных инструкций. новым сотрудникам и в конечном итоге с устаревшей документацией .

Однако при условии, что управление изменениями и устаревшими документами является эффективным. При этом обновление документов играет определяющую роль в постоянном совершенствовании. Потому что он учитывает факторы, которые могут повлиять на качество, и объединяет меры для его поддержки.

Обновленная документация обеспечивает оптимальную эффективность на каждой рабочей станции. У каждого сотрудника есть надежное и обновленное руководство, позволяющее ему или ей правильно выполнять свою миссию. В то же время это помогает повысить безопасность сотрудников за счет снижения риска инцидентов с помощью соответствующих процедур или рабочих инструкций. Принимая во внимание прошлые опасные события и новые разработки в этой области.

Как поддерживать документацию в актуальном состоянии?

Для поддержания документации в актуальном состоянии промышленные предприятия используют программное обеспечение цифровых рабочих инструкций. Таким образом, это позволяет всегда предоставлять операторам и техникам последнюю версию документа. Picomto — ведущее программное обеспечение для оцифровки эксплуатационной документации. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше.