Как оптимизировать процесс закупок, от поиска поставщиков до их оплаты

Процесс закупки состоит из симбиотических движущихся частей. Когда компоненты не взаимодействуют эффективно, в цепочке поставок возникают разрывы, вызывающие дорогостоящие ошибки, потерю времени и упущенные возможности.

Руководство высшего уровня сталкивается с зачастую сложной задачей оптимизации этого процесса сверху вниз и должно внедрять политики и процессы, которые являются взаимовыгодными как для закупщиков, так и для поставщиков. Дихотомия, существующая между этими двумя функциями, может сделать переговоры утомительными и затруднить поиск точек соприкосновения.

Это особенно очевидно при проверке поставщиков на соответствие в области контрактов, отклонений и платежей, подчеркивая важность установления общих целей для снижения затрат на закупки и содействия росту. Задача по оптимизации этого процесса требует ответа на вопрос:можно ли оптимизировать процесс закупок даже при тщательном руководстве и разработке соответствующей политики?

Разрыв - это тяжело

Никто не хочет терять поставщика из-за изменения политики и реализации стратегических инициатив. Напротив, ни одна корпорация не хочет тратить время и деньги на второстепенные задачи, такие как согласование счетов, устранение отклонений и выполнение исключительной обработки для своевременных платежей. Однако оптимизировать процесс закупок легче сказать, чем сделать, и все должны быть наготове, чтобы это сработало.

Препятствия на пути к рационализации начинаются с непоследовательности и отклонения от стандартных рабочих процедур. Например, Джейн Вендор, на которую может приходиться 10% всех счетов-фактур, отказывается придерживаться стандартного контракта, выставления счетов и процесса оплаты и не является сторонником длительных условий кредитования. В результате требуется дополнительная рабочая сила при сверке неконтрактных счетов-фактур от Джейн с небольшим или нулевым дисконтом. Это создает недостаток структуры во внутреннем процессе и допускает человеческие ошибки из-за нескольких точек соприкосновения в процессе поиска, закупок и оплаты.

В другом примере Джек Вендор, который отвечает за 8% всех счетов-фактур, согласился следовать стандартизированным условиям контракта и оплаты для всей компании, будучи подключенным к электронному каналу выставления счетов для отправки счетов-фактур, которые прилагаются к документу о закупках. Вдобавок Джек подписался на политику запрета покупки-заказа-нет-оплаты, что позволило исключить ошибочные платежи. Для поставщиков, которые не хотят совершенствоваться, анализ соотношения рисков и выгод может помочь в принятии решения о продлении или прекращении контрактов. У каждого контракта есть дата окончания; если у другого поставщика доступны более выгодные условия ценообразования, возможно, пришло время разорвать отношения и перейти к новому контракту, который соответствует желаемому профилю поставщика.

Не секрет, что некоторые поставщики незаменимы и обладают сильной переговорной силой. Процесс оптимизации начинается с определения этих поставщиков и согласования преимуществ контракта. Незаменимость может быть обусловлена ​​объемом, спросом и предложением или долгосрочными отношениями, но суть в том, что эти поставщики имеют решающее значение для текущих операций, и переговоры по контракту должны вестись с особой осторожностью. В идеале они должны иметь выгодные условия оплаты и контракты, в которых четко изложены ожидания.

Видеть - значит верить

В неструктурированном процессе закупок коммуникация затруднена, своевременна и требует больших затрат. Контракты могут существовать, а могут и не существовать, и могут храниться в виде распечатанной копии в картотеке, которая находится за много миль. Основная цель оптимизации - обеспечить прозрачность в реальном времени. Согласование заказов на поставку, электронные счета-фактуры и автоматический отказ от неправильных счетов-фактур - это инструменты, которые позволяют поставщикам и закупщикам буквально находиться на одной странице. Предварительно определенные утверждения позволяют обрабатывать счета без последующих проверок и разрешений. В оптимизированном процессе производительность легко контролируется закупщиком и поставщиком. Если ожидания не оправдываются, высшему руководству доступны измеримые данные, позволяющие предпринять стратегическое вмешательство.

Как и в любых отношениях, закупки - это непостоянный процесс, и решающее значение имеет общение. Руководство должно контролировать как статические, так и динамические методы дисконтирования, извлекая как можно больше выгоды для максимальной отдачи. Если такие отношения существуют с крупным поставщиком, выгода для организации будет постоянной и надежной. Для тех, кто любит играть на поле боя, может быть выбрано динамическое дисконтирование.

Что не любить? Существует активность и волнение, поскольку и поставщик, и закупщик находят взаимовыгодные платежи. В оптимизированном процессе с максимальной прозрачностью можно получить выгоду от динамического дисконтирования благодаря возможности легко выбрать целевых поставщиков, которые обеспечат максимальную прибыль, и отсеять тех, кто не гарантирует компромисса.

Откровенно говоря, самая сложная часть инициативы «все руки на колодах» - это собрать все руки в свои руки. Привлечение поставщиков и стандартизация условий оплаты по всем направлениям - задачи для квалифицированного руководства верхнего уровня. Это инициатива руководства, к которой необходимо отнестись с максимальным усердием. Как и в случае любого предприятия по организационным изменениям, существует процесс:

• Определите крупных поставщиков, которые имеют решающее значение для успеха организации. Проведите аналитику расходов, чтобы выявить любые пробелы, которые существуют в платежах и обработке счетов. Решение сохранить отношения с существующим поставщиком зависит от выгоды для организации. Если это преимущество не проявляется в сроках, надежности и прозрачности, возможно, пришло время искать поставщика, который мог бы не только заменить контракт, но и позволить консолидацию.
• Перейти к электронному выставлению счетов и бортовым поставщикам. Убедитесь, что у вас есть правила, чтобы помочь более мелким, реже работающим поставщикам, если они не хотят или не могут участвовать. Решение о продолжении использования специальных поставщиков должно зависеть от их общей ценности.
• Создавайте инициативы по поиску поставщиков, чтобы уменьшить вариации в бизнес-процессах и составлении контрактов. Каждый платеж должен быть привязан к юридическому заказу на закупку для каждой закупочной операции. Хорошо зарекомендовавший себя контракт с постоянным поставщиком - это золото, которое снижает необходимость в ненужных процедурах согласования.
• Используйте возможности дисконтирования. Установление единых условий позволяет производить досрочную оплату, что дает возможность как статического, так и динамического дисконтирования.
• Перейти к политике «Нет заказа, нет оплаты». Если он не был запрошен или получен, он не оплачивается. Это опять же начинается с тщательного заключения контракта и позволяет приложить к нему закупочную документацию. Условия видны и понятны.
• Установите пределы допуска и критерии автоматического отклонения. Аналитика выявит тенденции и подтвердит полезность данных. Поставщики, которые не сокращают сроки и точность, легко выделяются в рамках оптимизированного процесса.
• Реализуйте процесс утверждения для счетов, для которых нет заказа на поставку. Даже при строгих правилах и процедурах совершенство не гарантируется. Будьте готовы.

Выполнение вышеуказанных шагов - это инициатива руководства с одной целью:получение оплаты . Развитие платежных процессов - последний шаг на пути к упрощению процесса. Сокращение чеков вручную оставляет место для ошибок, увеличивает расходы и затягивает процесс оплаты. Электронных способов оплаты предостаточно, и если они не используются, оставьте на столе скидки.

Каждая организация должна выбрать процесс оплаты, который дополняет ее внутренний процесс. Электронные платежи являются стандартными, но имеют множество вариаций. При правильном использовании они способствуют сокращению количества необъявленных чеков и, следовательно, уменьшению количества невостребованного имущества. Сторонние хосты приобрели популярность из-за принятия на себя ответственности и надежности обновленной банковской информации; однако использование обработки виртуальных карт становится наиболее удобным вариантом с возможностью получения скидки. Дополнительная безопасность, состоящая из заранее установленной суммы платежа и даты истечения срока действия, прекрасно сочетается с идеально согласованным заказом на покупку.

Слава Богу!

Оптимизация по определению - это изменение элемента, чтобы сделать его более простым или эффективным. В сфере закупок оптимизация состоит из сложных инициатив, основанных на лидерстве, которые должны быть измеримыми и прозрачными для всей организации. Аудит этих процессов может быть дорогостоящим, но он необходим для обеспечения того, чтобы процессы закупок с добавленной стоимостью выполнялись с ожидаемым результатом. Право собственности должно быть назначено для оценки отдельных процессов с надлежащим надзором за этими собственниками, осуществляемым высшим руководством на заранее определенной и последовательной основе.

Не менее важным для аудита внутренних процессов является постоянный мониторинг соблюдения поставщиками договорных условий. Эти контракты являются основой отношений в сфере закупок, и неспособность оправдать ожидания всех результатов должна быть признана, чтобы гарантировать достижение стратегических целей.

Закупка - это плавный процесс, который необходимо контролировать. В 2021 году доступность предложения была подвергнута беспрецедентному влиянию из-за глобальной пандемии. А нехватка порождает еще больше нехватки. Этот эффект просачивания влияет как на производителей, так и на дистрибьюторов и потребителей. В наши конкурентные времена ошибки не допускаются.

Оптимизация процесса цепочки поставок - это путь к максимальному увеличению доходов при одновременном сокращении операционных расходов. В конце концов, необходимы и примерное руководство, и тщательный надзор.

Мегха Гупта - ведущий системный аналитик, работавший с такими компаниями, как Oracle, IBM, Amazon и Starbucks.

Процесс закупки состоит из симбиотических движущихся частей. Когда компоненты не взаимодействуют эффективно, в цепочке поставок возникают разрывы, вызывающие дорогостоящие ошибки, потерю времени и упущенные возможности.

Руководство высшего уровня сталкивается с зачастую сложной задачей оптимизации этого процесса сверху вниз и должно внедрять политики и процессы, которые являются взаимовыгодными как для закупщиков, так и для поставщиков. Дихотомия, существующая между этими двумя функциями, может сделать переговоры утомительными и затруднить поиск точек соприкосновения.

Это особенно очевидно при проверке поставщиков на соответствие в области контрактов, отклонений и платежей, подчеркивая важность установления общих целей для снижения затрат на закупки и содействия росту. Задача по оптимизации этого процесса требует ответа на вопрос:можно ли оптимизировать процесс закупок даже при тщательном руководстве и разработке соответствующей политики?

Разрыв - это тяжело

Никто не хочет терять поставщика из-за изменения политики и реализации стратегических инициатив. Напротив, ни одна корпорация не хочет тратить время и деньги на второстепенные задачи, такие как согласование счетов, устранение отклонений и выполнение исключительной обработки для своевременных платежей. Однако оптимизировать процесс закупок легче сказать, чем сделать, и все должны быть наготове, чтобы это сработало.

Препятствия на пути к рационализации начинаются с непоследовательности и отклонения от стандартных рабочих процедур. Например, Джейн Вендор, на которую может приходиться 10% всех счетов-фактур, отказывается придерживаться стандартного контракта, выставления счетов и процесса оплаты и не является сторонником длительных условий кредитования. В результате требуется дополнительная рабочая сила при сверке неконтрактных счетов-фактур от Джейн с небольшим или нулевым дисконтом. Это создает недостаток структуры во внутреннем процессе и допускает человеческие ошибки из-за нескольких точек соприкосновения в процессе поиска, закупок и оплаты.

В другом примере Джек Вендор, который отвечает за 8% всех счетов-фактур, согласился следовать стандартизированным условиям контракта и оплаты для всей компании, будучи подключенным к электронному каналу выставления счетов для отправки счетов-фактур, которые прилагаются к документу о закупках. Вдобавок Джек подписался на политику запрета покупки-заказа-нет-оплаты, что позволило исключить ошибочные платежи. Для поставщиков, которые не хотят совершенствоваться, анализ соотношения рисков и выгод может помочь в принятии решения о продлении или прекращении контрактов. У каждого контракта есть дата окончания; если у другого поставщика доступны более выгодные условия ценообразования, возможно, пришло время разорвать отношения и перейти к новому контракту, который соответствует желаемому профилю поставщика.

Не секрет, что некоторые поставщики незаменимы и обладают сильной переговорной силой. Процесс оптимизации начинается с определения этих поставщиков и согласования преимуществ контракта. Незаменимость может быть обусловлена ​​объемом, спросом и предложением или долгосрочными отношениями, но суть в том, что эти поставщики имеют решающее значение для текущих операций, и переговоры по контракту должны вестись с особой осторожностью. В идеале они должны иметь выгодные условия оплаты и контракты, в которых четко изложены ожидания.

Видеть - значит верить

В неструктурированном процессе закупок коммуникация затруднена, своевременна и требует больших затрат. Контракты могут существовать, а могут и не существовать, и могут храниться в виде распечатанной копии в картотеке, которая находится за много миль. Основная цель оптимизации - обеспечить прозрачность в реальном времени. Согласование заказов на поставку, электронные счета-фактуры и автоматический отказ от неправильных счетов-фактур - это инструменты, которые позволяют поставщикам и закупщикам буквально находиться на одной странице. Предварительно определенные утверждения позволяют обрабатывать счета без последующих проверок и разрешений. В оптимизированном процессе производительность легко контролируется закупщиком и поставщиком. Если ожидания не оправдываются, высшему руководству доступны измеримые данные, позволяющие предпринять стратегическое вмешательство.

Как и в любых отношениях, закупки - это непостоянный процесс, и решающее значение имеет общение. Руководство должно контролировать как статические, так и динамические методы дисконтирования, извлекая как можно больше выгоды для максимальной отдачи. Если такие отношения существуют с крупным поставщиком, выгода для организации будет постоянной и надежной. Для тех, кто любит играть на поле боя, может быть выбрано динамическое дисконтирование.

Что не любить? Существует активность и волнение, поскольку и поставщик, и закупщик находят взаимовыгодные платежи. В оптимизированном процессе с максимальной прозрачностью можно получить выгоду от динамического дисконтирования благодаря возможности легко выбрать целевых поставщиков, которые обеспечат максимальную прибыль, и отсеять тех, кто не гарантирует компромисса.

Откровенно говоря, самая сложная часть инициативы «все руки на колодах» - это собрать все руки в свои руки. Привлечение поставщиков и стандартизация условий оплаты по всем направлениям - задачи для квалифицированного руководства верхнего уровня. Это инициатива руководства, к которой необходимо отнестись с максимальным усердием. Как и в случае любого предприятия по организационным изменениям, существует процесс:

• Определите крупных поставщиков, которые имеют решающее значение для успеха организации. Проведите аналитику расходов, чтобы выявить любые пробелы, которые существуют в платежах и обработке счетов. Решение сохранить отношения с существующим поставщиком зависит от выгоды для организации. Если это преимущество не проявляется в сроках, надежности и прозрачности, возможно, пришло время искать поставщика, который мог бы не только заменить контракт, но и позволить консолидацию.
• Перейти к электронному выставлению счетов и бортовым поставщикам. Убедитесь, что у вас есть правила, чтобы помочь более мелким, реже работающим поставщикам, если они не хотят или не могут участвовать. Решение о продолжении использования специальных поставщиков должно зависеть от их общей ценности.
• Создавайте инициативы по поиску поставщиков, чтобы уменьшить вариации в бизнес-процессах и составлении контрактов. Каждый платеж должен быть привязан к юридическому заказу на закупку для каждой закупочной операции. Хорошо зарекомендовавший себя контракт с постоянным поставщиком - это золото, которое снижает необходимость в ненужных процедурах согласования.
• Используйте возможности дисконтирования. Установление единых условий позволяет производить досрочную оплату, что дает возможность как статического, так и динамического дисконтирования.
• Перейти к политике «Нет заказа, нет оплаты». Если он не был запрошен или получен, он не оплачивается. Это опять же начинается с тщательного заключения контракта и позволяет приложить к нему закупочную документацию. Условия видны и понятны.
• Установите пределы допуска и критерии автоматического отклонения. Аналитика выявит тенденции и подтвердит полезность данных. Поставщики, которые не сокращают сроки и точность, легко выделяются в рамках оптимизированного процесса.
• Реализуйте процесс утверждения для счетов, для которых нет заказа на поставку. Даже при строгих правилах и процедурах совершенство не гарантируется. Будьте готовы.

Выполнение вышеуказанных шагов - это инициатива руководства с одной целью:получение оплаты . Развитие платежных процессов - последний шаг на пути к упрощению процесса. Сокращение чеков вручную оставляет место для ошибок, увеличивает расходы и затягивает процесс оплаты. Электронных способов оплаты предостаточно, и если они не используются, оставьте на столе скидки.

Каждая организация должна выбрать процесс оплаты, который дополняет ее внутренний процесс. Электронные платежи являются стандартными, но имеют множество вариаций. При правильном использовании они способствуют сокращению количества необъявленных чеков и, следовательно, уменьшению количества невостребованного имущества. Сторонние хосты приобрели популярность из-за принятия на себя ответственности и надежности обновленной банковской информации; однако использование обработки виртуальных карт становится наиболее удобным вариантом с возможностью получения скидки. Дополнительная безопасность, состоящая из заранее установленной суммы платежа и даты истечения срока действия, прекрасно сочетается с идеально согласованным заказом на покупку.

Слава Богу!

Оптимизация по определению - это изменение элемента, чтобы сделать его более простым или эффективным. В сфере закупок оптимизация состоит из сложных инициатив, основанных на лидерстве, которые должны быть измеримыми и прозрачными для всей организации. Аудит этих процессов может быть дорогостоящим, но он необходим для обеспечения того, чтобы процессы закупок с добавленной стоимостью выполнялись с ожидаемым результатом. Право собственности должно быть назначено для оценки отдельных процессов с надлежащим надзором за этими собственниками, осуществляемым высшим руководством на заранее определенной и последовательной основе.

Не менее важным для аудита внутренних процессов является постоянный мониторинг соблюдения поставщиками договорных условий. Эти контракты являются основой отношений в сфере закупок, и неспособность оправдать ожидания всех результатов должна быть признана, чтобы гарантировать достижение стратегических целей.

Закупка - это плавный процесс, который необходимо контролировать. В 2021 году доступность предложения была подвергнута беспрецедентному влиянию из-за глобальной пандемии. А нехватка порождает еще больше нехватки. Этот эффект просачивания влияет как на производителей, так и на дистрибьюторов и потребителей. В наши конкурентные времена ошибки не допускаются.

Оптимизация процесса цепочки поставок - это путь к максимальному увеличению доходов при одновременном сокращении операционных расходов. В конце концов, необходимы и примерное руководство, и тщательный надзор.

Мегха Гупта - ведущий системный аналитик, работавший с такими компаниями, как Oracle, IBM, Amazon и Starbucks.