Как обеспечить правильность и быструю оплату фрахтовых счетов

Есть веская причина, по которой оплата фрахта считается коричневым гофрокоробом в отрасли цепочки поставок. Это тусклая тема в мире, где есть сложности с регулированием, ограничения мощностей, геополитические проблемы, растущий спрос, глобальная пандемия и изменение поведения потребителей. Учитывая эти рыночные силы, оплата фрахта обычно не входит в число 10 основных проблем, с которыми сталкиваются грузоотправители.

Нельзя сказать, что оплата фрахта не заслуживает пристального внимания. Счета оператора связи заведомо неточны, что грозит нарушить работу оператора и доступность емкости, если не будет обработано должным образом.

Но насколько неточны счета-фактуры оператора связи? По оценкам отраслевых аналитиков, это число составляет от 15% до 66%, при этом один сторонний аудитор грузовых перевозок сообщает, что каждый четвертый проверяемый им счет-фактура отклоняется из-за ошибок. Так как же обеспечить правильность счетов за фрахт и быструю оплату перевозчиками, чтобы цепочка поставок оставалась непрерывной?

Почему счета за фрахт отклоняются

Отказ исторически использовался для управления поведением оператора связи. Совершенно уместно привлекать перевозчиков к ответственности за соблюдение квалификационных стандартов. Если квитанция о доставке не предоставлена, счет следует отклонить. Но соблюдение перевозчиком стандарта проверки счетов, который включает предоставление дополнительной информации, даже если такая информация не предоставляется ему на постоянной основе, можно рассматривать как частичную процедуру бухгалтерского учета грузоотправителя.

Ничто из этого не предполагает ослабления стандартов валидации. Существует разница между ошибкой при выставлении счета, которая допускает частичную оплату (например, неправильную скидку), и прямым отклонением, в результате которого оператору не производится оплата. Проблемы, приводящие к немедленному отклонению счета - например, отсутствие подтверждающей документации - встречаются редко и составляют от 1% до 2% всех отклонений. Большинство счетов-фактур, представленных поставщику услуг по оплате фрахта, действительно проходят первый тест:это счет-фактура клиента, который необходимо оплатить, и является ли он утвержденным перевозчиком? Дополнительные проверки, привязанные к бизнес-правилам для конкретных грузоотправителей, являются причиной большинства отказов и требуют наибольших усилий для решения. Следовательно, точность счета-фактуры перевозчика во многом зависит от информации, которую предоставляет грузоотправитель. Если у перевозчика есть коносамент от грузоотправителя, он будет настолько точным, насколько точна содержащаяся в нем информация.

Порог отклонения счета

Как правило, количество отклоненных счетов не должно превышать 4% от всех полученных счетов, при этом рекомендуется 2%. Если процент отказов вашей организации превышает 4%, скорее всего, проблема заключается не в практике выставления счетов через оператора связи, а в правилах, возложенных на поставщика аудита грузовых перевозок для управления процессом. Чтобы счета оплачивались правильно и быстро, необходимо отправить правильную информацию перевозчику. Кроме того, грузоотправителям необходимо учитывать, перекладывает ли бизнес-правило бремя сбора данных, учета и даже обслуживания конечных потребителей на перевозчика, который часто не имеет возможности решать эти проблемы. Кроме того, другие факторы, такие как новый контракт, пересмотренные тарифы или новые отношения с перевозчиком, могут вызвать информационные и коммуникационные ошибки, которые приводят к отклонению счета.

Наиболее частой причиной отклонения счета является неправильная оплата или добавление дополнительных оценочных сборов к счету. Со стороны оператора связи он должен выборочно проверить и изменить основные системы, когда получит отзыв о том, что аудит счетов привел к отклонению счета, чтобы предотвратить будущие инциденты и задержку платежей.

В конечном итоге правила устанавливает грузоотправитель, и перевозчики это знают. Отклонения усиливают напряженность в этой динамике, в конечном итоге склоняя чашу весов в пользу одной стороны за счет другой. Чтобы снизить процент отклонения счетов-фактур, для оплаты фрахта требуются надежные процессы, обширный сбор данных, строгий аудит и полное соблюдение бизнес-правил, установленных клиентом-грузоотправителем.

Как уменьшить количество отказов от счетов

Грузоотправители могут предпринять ряд шагов, чтобы снизить процент отклонения счетов и избежать сбоев в цепочке поставок. Сначала проверьте информацию в коносаменте, включая класс. Перевозчики часто обрабатывают несколько однотипных доставок, и установка по умолчанию в системе может привести к ошибке в классификации. Кроме того, убедитесь, что любое изменение ставок по времени (из-за новой полосы движения, местоположения или контракта и т. Д.) Подтверждает, что у перевозчика есть правильная базовая ставка и дата вступления в силу изменения. В-третьих, проверяйте транспортные платежи - внутри компании или через стороннего аудитора - чтобы убедиться, что вы контролируете оценочные сборы. Некоторые сборы, которые указываются в счетах-фактурах перевозчика, не относятся даже к перевозимым товарам.

И последнее, но не менее важное:примите цифровое будущее. Данные управляют всем, а система управления транспортировкой (TMS) позволяет автоматизировать отгрузку, предоставляя шаблоны с необходимыми полями для составления коносамента. Есть также новые возможности для изучения, такие как прозрачность отгрузки, которая обеспечивает сквозное подтверждение переезда с сопроводительными документами. Информация и документация объединены в единое представление о переезде и, следовательно, в счете-фактуре.

В дополнение к этим новым инструментам или вместо них лучшая защита от сбоев в цепочке поставок - это выделить время и ресурсы на проактивное устранение отказов. Посмотрите, что отвергают и почему. Определите, передается ли соответствующая информация оператору связи, и помогите ему понять важность этой информации. Убедитесь, что ваши сотрудники, поставщики и другие заинтересованные стороны соблюдают ваши протоколы при использовании сети вашего оператора связи.

Избегайте проблем с оплатой фрахта

В условиях самого высокого спроса за многие годы грузоотправители приспосабливаются к меньшей доступной мощности по экспоненциально более высоким ставкам. Обратный вызов, чтобы стать «предпочтительным грузоотправителем», приобретает все большее значение, проливая свет на значение, которое грузоотправитель и его сторонний поставщик привносят в процесс бэк-офиса перевозчика. Операторы ценят совместные усилия, которые учитывают обе стороны при разработке процесса, требованиях к данным и разрешении исключений. Неспособность распознать этот сдвиг может нанести ущерб.

Отклонение счетов-фактур - необходимый компонент процесса аудита грузовых перевозок, но они не должны быть огромной головной болью. Интеллектуальные правила, четкие директивы и запланированное внимание к быстрому разрешению отказов обеспечивают непрерывность финансовой и физической цепочки поставок.

Роберта Тамбуррино - президент по фрахтовому аудиту и платежам, а Чет Ричардсон - президент LTL в AFS Logistics.