Три передовых метода интеграции систем ТОиР

Технологии имеют огромное значение для цепочки поставок по техническому обслуживанию, ремонту и эксплуатации (ТОиР). Технологии играют жизненно важную роль - от мониторинга состояния до иерархии активов, отслеживания запасов и управления расходами.

Без возможности эффективного взаимодействия полная интеграция цепочки поставок становится еще более сложной задачей. Компании могут создавать процессы, которые на первый взгляд могут показаться интегрированными, но на самом деле это не так. Они могут привести к тому, что информация будет введена в две разные системы, что повысит вероятность человеческой ошибки и вызовет отчеты о несоответствиях в счетах (IDR), на устранение которых потребуется время и ресурсы.

Напротив, внедрение системной интеграции ТОиР требует пересмотра существующих бизнес-процессов и открывает возможности для оптимизации там, где это возможно. Идея состоит в том, чтобы устранить ошибки и позволить технологии посредством системной интеграции работать должным образом. Преимущества включают прозрачность данных и запасов, более точную и быструю обработку заказов, более низкие транзакционные издержки и большую эффективность труда.

Конечная цель - использовать лучшее из каждой задействованной системы и сделать ТОиР как можно более безошибочными. Ниже приведены три передовых метода, которые помогут вам этого добиться.

Признать и понять необходимость. Когда вы просматриваете бизнес-процесс и определяете данные, которые должны передаваться между системами, вы должны определить систему записи для инвентаризации. Это очень важно для обеспечения того, чтобы транзакции выполнялись в рамках системы записи, а не исходили из другой системы и затем пытались связать эти данные с системой записи.

Например, если вы выполняете поступление материала в одной системе, отпуск товаров должен производиться в той же системе. В противном случае это может привести к расхождению в балансе запасов.

Кроме того, вы должны заранее определить ожидаемый объем транзакций, такой как количество SKU на складе, возможное количество строк заказа на покупку, которые должны быть выполнены, и частоту передачи данных, чтобы определить оптимальные ИТ-услуги. инфраструктура, необходимая для интерфейса. Если система не может управлять громкостью, она не будет служить назначенной цели.

Выявите и привлеките жизненно важные заинтересованные стороны. Наиболее важным элементом в реализации интеграции систем ТОиР является наличие ключевых заинтересованных сторон, в частности, ИТ. команда, задействованная на протяжении всего проекта. Это. Команда должна быть задействована на ранней стадии процесса, когда начинается обсуждение планирования. Бизнес-команды должны быть в равной степени вовлечены, чтобы обеспечить соответствие интерфейсов ожиданиям бизнеса. Закупки, цепочка поставок, финансы, операции и техническое обслуживание - все должны участвовать в обсуждениях и планировании.

Выставление счетов - это заключительный этап процесса ТОиР, и он причиняет наибольшие неудобства, если интерфейс не спроектирован должным образом. Следует проконсультироваться с представителями отдела счетов к оплате из финансовой группы, чтобы определить и задокументировать требования к передаче и согласованию счетов-фактур, чтобы процесс AP был беспрепятственным.

Также важно обучение конечных пользователей. Вы можете создать самый эффективный интерфейс в мире, но если пользователи недостаточно обучены, это напрасные усилия.

Конечные пользователи должны быть обучены системе, в которой они совершают транзакции, а также способам передачи данных между системами. Кроме того, рекомендуется предоставить конечным пользователям краткое справочное руководство на одной странице, охватывающее ключевые моменты обучения. Понимание того, как работает поток обработки данных, помогает конечным пользователям использовать все возможности системы.

Пользовательское приемочное тестирование (UAT) - это этап в плане проекта, который предлагает бизнес-пользователям возможность протестировать интерфейс и определить любые корректировки. Этот этап предназначен для того, чтобы убедиться, что интерфейс выполняет то, для чего он был разработан. На эту задачу следует выделить достаточно времени, и бизнес должен в полной мере использовать эту возможность для обеспечения успешного результата.

Включите ресурсы для мониторинга и улучшения интерфейса. Наконец, вы не можете просто уйти, как только системный интерфейс заработает. Необходимо выделить время для гиперобслуживания после запуска, чтобы конечные пользователи полностью освоили интерфейс. Обычно для этой задачи рекомендуется не менее двух недель. Кроме того, следует разработать механизмы обработки ошибок и автоматические отчеты для упреждающего управления любыми проблемами и сведения к минимуму нагрузки на пользователей. Вся цель нового интерфейса - помочь бизнесу, а не создавать дополнительную нагрузку.

Для интерфейсов, которые влияют на остатки запасов, следует внедрить процесс еженедельной сверки запасов, чтобы гарантировать, что две системы не выйдут из равновесия. Например, снимок инвентаря из системы записи будет отправлен в электронном виде во внешнюю систему для сравнения и выявления любых расхождений. Затем бизнес-пользователи должны выполнить согласование и внести необходимые корректировки. Аналогичным образом следует провести аналогичную выверку для открытого P.O. линии между двумя системами.

Если все сделано правильно, интеграция систем ТОиР добавляет значительный элемент автоматизации и процедур экономии времени, что еще больше снижает затраты на цепочку поставок.

Стэнли Перли - старший директор по корпоративным бизнес-приложениям Synovos.