Улучшение межфункционального сотрудничества с сообществами практиков

Лидеры цепочки поставок знают о важности сотрудничества лучше многих.

Хорошо упорядоченная цепочка поставок предполагает координацию с заинтересованными сторонами из множества функций и географических регионов внутри предприятия и за его пределами. Без межфункционального сотрудничества лидерам будет сложно решать проблемы в режиме реального времени, отслеживать показатели и внедрять улучшения во всей цепочке.

И все же многие лидеры обнаруживают, что их текущие инструменты и подходы не способствуют достаточно открытому и постоянному сотрудничеству. Электронная почта, встречи и мгновенные сообщения хороши для особых нужд, но они не создают структуру для постоянной совместной работы и обмена знаниями. Межфункциональные команды поощряют этот тип тесного сотрудничества, но они не очень открыты. Эти команды состоят лишь из небольшого числа экспертов и менеджеров, некоторые из которых рассматривают команду как нежелательное дополнение к своему напряженному графику.

Лидерам цепочки поставок нужен доступный, целеустремленный путь сотрудничества, который дает сотрудникам явный стимул для продолжения работы. Решение? Сообщества практиков.

Что такое сообщества практиков?

Сообщество практиков - это сеть сотрудников, которые собираются вместе, чтобы учиться друг у друга лицом к лицу, виртуально или вместе. Сообщества объединены общей целью - поделиться опытом и идеями, связанными с темой. В теме можно сосредоточиться на:

• процесс (например, планирование продаж и операций),
• дисциплина или функциональная область (например, производство),
• методология (например, Lean) или
• межфункциональная цель (например, инновации).

Сообщества участвуют в различных мероприятиях, чтобы помочь своим членам обмениваться знаниями и сотрудничать в тематической области. Большинство из них используют существующую внутрикорпоративную сеть или корпоративную платформу для совместной работы для создания виртуального концентратора. В этом центре участники могут задавать вопросы и отвечать на них, делиться советами и ресурсами, находить экспертов и других сотрудников и совместно решать проблемы. Большинство сообществ также проводят вебинары, встречи на высшем уровне, личные или виртуальные встречи, чтобы объединить участников.

Сообщества практиков приносят пользу сотрудникам на всех этапах их карьеры. Новые сотрудники могут использовать ресурсы сообщества, чтобы быстрее освоиться и познакомиться с важными людьми в компании. Начинающие сотрудники среднего звена могут отточить свой опыт и взять на себя руководящие роли в сообществе, чтобы получить признание. Сообщества также снижают нагрузку на экспертов, имеющих большой опыт работы. Вместо того, чтобы снова и снова отвечать на одни и те же вопросы, эксперты могут делиться своими знаниями в сообществе, где более широкая база сотрудников может легко найти и использовать их.

Как создать собственное сообщество специалистов

Прежде чем создавать собственное сообщество, сначала поищите ресурсы сообщества практикующих, которые могут быть доступны в вашей организации. Если у вас есть программа управления корпоративными знаниями (УЗ) или сообщества в другой сфере бизнеса, вы можете использовать их шаблоны, руководства и инструменты, чтобы ускорить процесс запуска сообщества. Имейте в виду, что некоторые организации сосредотачивают усилия по УЗ только в технических или инженерных областях. Хотя ваше сообщество может сосредоточиться на другой теме, вы все равно можете использовать ресурсы из других сообществ в бизнесе.

Если в вашей организации еще нет УЗ или сообществ, обратитесь к I.T. организации об использовании существующих инструментов для создания центра сообщества. Как минимум, вам понадобится возможность хранить документы или обмениваться ими, а также участвовать в обсуждениях (например, на доске обсуждений или в чате). ЭТО. также может помочь вам определить права доступа и установить правила, чтобы участники могли сотрудничать, не создавая проблем с безопасностью.

После того, как вы поработали над доступными инструментами и ресурсами, выберите тему и определите целевую аудиторию для сообщества. Самая сильная сторона сообщества - это его члены, поэтому по возможности стройте свое сообщество на основе существующих сетей и отношений. Если у некоторых участников цепочки поставок уже есть формальные или неформальные группы, включите их в сообщество. Существующие сети также могут помочь вам определить сотрудников, у которых есть мотивация и социальный капитал, чтобы выступать в качестве защитников и лидеров в сообществе.

Сообщества всегда добиваются большего успеха, когда у них есть четкий план игры, согласованный с реальными бизнес-целями. Создайте план или устав сообщества практикующих, который определяет:

• цели сообщества,
• как цели сообщества поддерживают бизнес-цели,
• подходы и действия, которые сообщество будет использовать для достижения своих целей, и
• люди, которые будут руководить и спонсировать сообщество.

Рассмотрите возможность пилотирования сообщества с небольшой группой заинтересованных сотрудников, прежде чем запускать его для более широкой аудитории. Это помогает уточнить план сообщества, выявить потенциальные проблемы с центром сообщества и создать основную группу «суперпользователей» для распространения информации и помощи другим.

После того, как вы проработаете все недоработки в рамках пилотного проекта, пора открыть сообщество для более широкой аудитории. Если возможно, попросите свою команду по маркетингу или дизайну помочь в создании логотипа или «бренда» для вашего сообщества. Создавайте кампании по обмену сообщениями, в которых объясняются преимущества, которые сотрудники получат от сообщества, и различные способы участия. Запустите сообщество виртуальным или очным стартовым мероприятием, на котором известные руководители организаций выражают свою поддержку.

Пример:сообщества в Syngenta

Агрохимическая компания Syngenta использует сообщества для облегчения сотрудничества в сфере производства и поставок (P&S), в которой работает 9 500 сотрудников. Syngenta называет свои сообщества практиков «сетями». Они предоставляют сотрудникам возможность общаться с экспертами, делиться советами и идеями, а также получать доступ к Академии цепочки поставок организации для ознакомления с лучшими внутренними и внешними практиками. Каждая сеть должна иметь четкую бизнес-цель, например, помогать участникам решать проблемы, выявлять передовой опыт, вводить новшества или распространять знания.

Сети P&S Syngenta являются кросс-функциональными и охватывают 10 операционных областей в непрерывной цепочке поставок, включая планирование закупок, продаж и операций, соблюдение нормативных требований и управление рисками, проектирование цепочки поставок и многое другое. Каждая сеть также включает в себя несколько подсетей, которые специализируются на более конкретных темах, связанных с широкой областью дисциплины сети. Сети и подсети часто сотрудничают и обмениваются передовым опытом друг с другом.

Каждая сеть имеет собственный настроенный сайт SharePoint с вики, профилями участников, инструментами для обмена документами и досками обсуждений. Эти сайты открыты для всех сотрудников Syngenta и связаны, чтобы сотрудники могли переходить к соответствующим подтемам и людям из каждой сети. Сайты также интегрированы с инструментом корпоративной социальной сети Yammer, который участники используют для быстрого и неформального сотрудничества.

Руководители сети поддерживают активность своих сайтов, размещая публикации и инициируя обсуждения. Сети также проводят регулярные учебные мероприятия и сетевые мероприятия, такие как обеды и учебы и вебинары, чтобы поддерживать интерес участников. Сети рассылают электронные информационные бюллетени, чтобы информировать участников о предстоящих событиях и важных обсуждениях в их тематической области.

По словам Брайана Стинсона, менеджера по знаниям Syngenta, сети P&S компании активны и динамичны. С помощью последовательной коммуникации и сильного брендинга все сотрудники подразделения хорошо осведомлены о сетях и их преимуществах. Сотрудники знают, что они могут сэкономить время, обращаясь к сетям, когда у них есть вопрос или проблема, и что они могут развивать свою карьеру, общаясь и участвуя в обсуждениях. Руководители P&S видят, что сети помогают компании расширять инновационные возможности и удерживать таланты.

Вывод:начните с малого, начните прямо сейчас

Как показывает пример Syngenta, процветающая сеть сообществ помогает сотрудникам расширять свои знания, общаться с другими и работать более продуктивно. Однако важно знать, что вам не нужно несколько сообществ, чтобы получать выгоду. Разумно начинать с единой целевой экспериментальной группы в области, где действительно необходимо сотрудничать. Затем вы сможете развить свой успех, чтобы развивать программу сообщества, которая помогает сотрудникам делиться ресурсами и укреплять отношения по всей цепочке поставок.

Лорен Триз (Lauren Trees) - главный руководитель отдела исследований, отдела управления знаниями, а Мерси Харпер - писатель-аналитик APQC.