5-шаговый план для создания лучших в своем классе рабочих заказов

Интернет наполнен статьями о передовом опыте и советах обо всем на свете. Но лучшие практики не всегда эффективны, если их применять в реальной жизни, где обстоятельства часто далеки от идеальных.

То же самое касается и советов по созданию заказов на работу. Этот совет не должен быть универсальным решением. Вместо этого он должен служить руководством, которое поможет вам составить персонализированные рабочие задания, соответствующие уникальным рабочим процессам, приоритетам и команде вашего предприятия.

Мы создали руководство, в котором разбиты на пять этапов зрелости заказов на работу, чтобы вы могли развивать свою программу обслуживания со скоростью, удобной для вашей команды.

Learn how to build work orders from start to finish

Этап 1. Создание прочного фундамента

Этот этап направлен на формирование хороших привычек для сбора ценных и точных данных. На этом этапе ключевым моментом является простота. Это лучший способ убедиться, что ваша команда использует любой новый шаблон заказа на работу или рабочий процесс, который вы создаете.

Что включить в ваши заказы на работу на этом этапе:

• Укажите требуемый тип обслуживания, статус и основные приоритеты рабочего задания.
• Определите предполагаемую дату завершения. Установка даты поможет вам понять, выполняет ли ваша команда работу вовремя и соблюдает ли она рекомендации по аудиту.

Как использовать данные вашего заказа на работу на этом этапе:

Этот этап поможет вам понять, какой объем профилактического обслуживания вы проводите и где оно происходит. Вы можете использовать эти данные, чтобы определить, что заставляет вашу команду действовать реактивно, а не проактивно. Например, вы можете заметить, что большая часть вашей реактивной работы требует подрядчика. Вы можете подумать о том, чтобы нанять кого-нибудь, у кого есть навыки подрядчика, чтобы превратить это в профилактическую работу.

Этап 2. Обеспечение легкости повторения и доступности рабочих заданий

Цель этого этапа — включить соответствующие шаги, инструкции и наглядные пособия, чтобы упростить выполнение рабочих заданий. Вы также можете обеспечить наличие соответствующих примечаний по выполнению работ и дополнительных изображений для будущих работ по техническому обслуживанию или обучения технических специалистов.

Что включить в ваши заказы на работу на этом этапе:

• Create a written task list. Это полезно, если у вас есть аналогичные активы, требующие одинакового ремонта. Это экономит время при принятии решения о том, какие работы необходимо выполнить для планового или профилактического обслуживания, и стандартизирует этот ремонт. Регулярно просматривайте эти списки, чтобы убедиться, что они по-прежнему актуальны для выполняемой работы.
• Добавление руководств, изображений, диаграмм и других ресурсов в рабочие задания помогает техническим специалистам, незнакомым с задачами, точно понять, что нужно сделать и как должен выглядеть готовый продукт.

How to use your work order data at this stage:

Этот этап дает возможность поговорить с опытными техническими специалистами и задокументировать то, что они делают. Вы можете использовать эту информацию для создания пошагового списка задач с наглядными пособиями и диаграммами. В конечном итоге вы создадите надежную библиотеку обслуживания с задачами, контрольными списками и диаграммами, к которым смогут быстро обращаться новые и существующие специалисты и подрядчики.

Этап 3. Анализ рабочего времени

Приятно знать количество выполненных заказов. Но может быть сложно запланировать задачи по техническому обслуживанию, не зная, сколько часов будет отведено каждой из них. Действия на этом этапе помогут вам собрать точные данные о том, как ваша команда тратит свое время, чтобы вы могли понять затраты на рабочую силу и узнать, как сделать трудоемкую работу более эффективной.

Что включить в ваши заказы на работу на этом этапе:

• Создайте место для учета рабочего времени всех технических специалистов, операторов и подрядчиков. Это можно сделать вручную, но для этого работники должны честно указывать количество часов, о которых они сообщают.
• Укажите ожидаемое количество часов для каждой задачи в рабочем задании, чтобы знать, какие из них вызывают задержки. Это также дает техническим специалистам представление о том, сколько времени должна занять каждая задача, чтобы они могли расставить приоритеты в работе.

Как использовать данные вашего заказа на работу на этом этапе:

Данные, которые вы собираете на этом этапе, помогают вам принимать бизнес-решения с цифрами, подтверждающими эти решения. Например, если какое-то оборудование часто выходит из строя между плановыми ремонтами, возможно, стоит полностью заменить его.

Узнайте, как устранить недостатки в графике технического обслуживания

Этап 4. Отслеживание деталей и затрат

На этом этапе основное внимание уделяется пониманию того, какие детали используются, когда они используются, и сколько они стоят для каждого актива. Это поможет вам определить потребности вашего предприятия в товарных запасах и убедиться, что необходимые детали доступны тогда, когда они вам нужны.

Что включить в ваши заказы на работу на этом этапе:

• Вы можете отслеживать детали, включив поле «Использованные детали» в свои рабочие задания, чтобы точно знать, когда и где детали используются.
• Указание деталей в рабочем задании немедленно увеличивает стоимость рабочего задания. Обеспечение точного отслеживания затрат позволяет руководству контролировать затраты на все виды работ по техническому обслуживанию.
• Каталог деталей позволяет узнать, была ли деталь перемещена со склада, а также о затратах на материалы и трудозатраты. Как только вы освоите каталогизацию часто используемых деталей, вы сможете начать понимать потребности вашего предприятия в потреблении.

Как использовать данные вашего заказа на работу на этом этапе:

Теперь, когда вы лучше понимаете потребности вашего предприятия в потреблении деталей, эту информацию можно использовать при покупке запчастей. Он расскажет вам, какие детали часто используются и какие запасы необходимо пополнить. Это также помогает вам принимать обоснованные бизнес-решения по сохранению или замене существующих активов.

Этап 5. Использование данных о рабочем задании для предотвращения сбоев

Предвидеть отказ сложно:требуется много данных, чтобы предсказать, когда оборудование может выйти из строя и почему. К счастью, есть несколько инструментов, которые вы можете применить к своим рабочим заданиям для сбора данных, необходимых для улучшения стратегий обслуживания. Эти элементы также дают представление о том, как сбои влияют на ваше производство и как это влияет на вашу прибыль.

Что включить в ваши заказы на работу на этом этапе:

• Добавляйте коды ошибок ко всем заказам на реагирующие или корректирующие работы. Код неисправности можно применить к рабочему заданию для быстрого ознакомления в рамках стандартизации рабочего задания. Failure codes can be displayed as numbers but are more commonly written as alphanumeric acronyms. Они используются для быстрого выявления неисправностей, чтобы им можно было уделить необходимое внимание. В отрасли широко используются коды отказов, но каждая компания обычно имеет свой собственный список, связанный с различными типами отказов.
• Рассмотрите возможность регулярного включения методов анализа первопричин (RCA) в вашу стратегию технического обслуживания, чтобы понять «почему» поломок вашего объекта.
• Здесь вам также следует рассмотреть возможность регистрации простоев активов вручную или с помощью встроенного ПЛК.

Как использовать данные вашего заказа на работу на этом этапе:

Имея эти новые элементы, вы также можете начать использовать техническое обслуживание по состоянию с использованием качественных данных показаний счетчиков или данных о времени эксплуатации активов. Если активы выходят из строя, вы знаете, как их исправить и предотвратить повторение такой же поломки.

Все, что вы только что прочитали, в пяти предложениях

• Надежная основа для заказов на работу начинается с указания даты завершения, типа обслуживания и статуса.
• Упростите доступ к деталям заказа на работу (как для новых, так и для существующих технических специалистов), включив фотографии, диаграммы и другие визуальные элементы.
• Отслеживайте рабочее время, чтобы понять, сколько времени занимает каждая задача, чтобы вы могли более точно планировать и обосновывать решения о найме.
• Составляйте каталог деталей в заказах на работу, чтобы понять, какие детали вы использовали, как вы их использовали и сколько они вам обошлись, чтобы вы могли планировать и составлять бюджет с меньшим количеством неизвестных.
• Коды сбоев и анализ первопричин (RCA) — лучшие способы найти причину поломки актива, чтобы вы могли ограничить или устранить причину сбоя.