Объединение технического обслуживания, производства и финансов:4 проверенных шага для улучшения межведомственной коммуникации

Ключ к улучшению коммуникации между отделами на самом деле довольно прост:взаимопонимание и согласованность.

Это звучит очевидно. Но на практике это может быть непросто.

Если вы занимаетесь техническим обслуживанием, производством или финансами, то вы занимаетесь управлением активами. А поскольку управление активами — дело каждого, это означает, что все должны участвовать и работать над достижением общих целей. В требованиях ISO 55001 указано, что что , когда , как и кто связи необходимо определить. Однако легко заметить, что зачастую бывает сложно понять другие отделы, поэтому вот 4 простых шага, которые ваша организация может предпринять, чтобы волшебство произошло.

1. Поделитесь целями.
2. Создавайте отношения.
3. Создавайте межфункциональные команды.
4. Используйте инструменты коммуникации.

Но сначала несколько слов о соперничестве.

Вы, наверное, работаете в отделе. Вы, наверное, испытываете соперничество с другим отделом, верно? На регулярной основе? Даже межведомственный конфликт? Все более напряженные раунды электронного тенниса. Грязный взгляд на кулер с водой. Шепот и усмешки в коридоре. Выбросить другой отдел «под автобус» на еженедельном совещании. Согласно одному исследованию, это совсем не редкость. Вы, наверное, могли бы возразить, что это человеческая природа. Вы объединяете людей в «команды», и они, естественно, хотят превзойти остальных (соперников), даже если работают в одной компании.

Это трудно устранить, соперничество. Но в конечном итоге это пустая трата времени и денег.

Но в чем проблема между обслуживанием, производством и финансами? Если вы работаете в перерабатывающей или обрабатывающей промышленности, вы, вероятно, слышали такие высказывания:

Финансы: Почему менеджеру по техническому обслуживанию приходится покупать самые дорогие механические уплотнения? Есть много более дешевых? Разве они не получают прибыли и убытки?

Обслуживание: Это смешно. Мы план и запланируйте день остановки обслуживания, затем производство останавливается и отменяет его. Снова! Вчера на собрании они ничего не сказали.

Производство: Почему финансисты настаивают на покупке дешевой упаковки из-за границы? Каждый день он портит упаковочную машину. Они не понимают того давления, под которым мы находимся. Есть ли у обслуживающего персонала кто-нибудь, способный это починить?

Знакомо?

Вот почему высшее руководство организации должно способствовать позитивным отношениям между отделами вокруг общих и общих целей. Обеспечьте общение людей и при каждой возможности объединяйте их в межфункциональные команды.

Давайте рассмотрим четыре простых, но важных шага, которые помогут улучшить коммуникацию, понимание и согласованность между обслуживанием, производством и финансами.

<сильный>1. Поделитесь целями

Крайне важно преодолеть разногласия и добиться успеха. Это начинается с поиска точек соприкосновения, и хорошее место для начала — это поиск общих целей. В контексте управления активами цели всех отделов должны определяться общим организационным планом:

Итак, это означает, что, хотя у отделов будут свои собственные цели, задачи и задачи, все должно быть выведено из организационного плана, то есть общего набора целей, которые все имеют «прямую видимость». Это создаст желаемое выравнивание.

Одним из примеров цели технического обслуживания, которая традиционно «влияет» на производство, является запланированный простой для выполнения профилактического обслуживания (ПТО). Часто это несовпадение и причина трений между ними. Производство находится под давлением, чтобы достичь показателей . А если отстает, то видит ПМ как нечто, что можно отложить на другой раз. Специалисты по техническому обслуживанию считают, что проектировщики необходимы для поддержания производительности активов, т. е. для достижения показателей . Техническое обслуживание и производство должны согласовать план и придерживаться его, и он должен быть основан на организационном плане.

2. Стройте отношения

Сделать этот шаг — значит заставить людей говорить, и зачастую это происходит неформально. Людям необходимо узнать друг друга. Что хорошего в том, что производственная бригада и ремонтная бригада находятся в разных зданиях и редко видятся? А если финансовая команда работает на 100% удаленно? Вот несколько идей, которые ваша организация могла бы реализовать:

Командные обеды :Время от времени заказывайте пиццу и безалкогольные напитки. Это может помочь в продвижении неформального общения. Возможно, запланируйте его после закрытия проекта или остановки на техническое обслуживание.

Создавать клубы/команды :Как насчет создания корпоративной футбольной или баскетбольной команды? Есть так много возможностей объединить разных людей.

Ежеквартальные семинары :Мероприятия по формированию команды для группового решения проблем или просто отдых для старших руководителей групп технического обслуживания, производства и финансов. За это приходится платить, но они обеспечат долгосрочные, более крепкие отношения и достижение целей. И это более весомый результат.

3. Формируйте межфункциональные команды

Лучшее время для этого — проект по управлению активами. Например, внедрение или модернизация новой технологической линии. Это отличный пример того, когда нужно формировать команды из разных отделов:производства, технического обслуживания, финансов, проектов, закупок, охраны труда и других. Но дело в том, что им нужно управлять как профессиональным проектом. Вот важные шаги для формирования успешной межфункциональной команды:

1. Определите опыт, необходимый для успешного результата. Нехорошо, если за разработку плана обслуживания будет отвечать ученик первого курса.
2. Выбирайте правильных личностей – вам нужны командные игроки. Лидеры, рабочие пчелы и все, что между ними. Это не команда, полная эго.
3. Обеспечите качественное руководство:проект будет представлять собой кривую обучения для всех, но убедитесь, что им руководят опытные руководители проектов.
4. Четко объясняйте цели каждого члена команды. Цена путаницы.
5. Составьте устав команды:консенсус и согласие по целям. Помните «линию прямой видимости»?
6. Установите конкретный бюджет.
7. Создавайте графики и планы проектов и обеспечивайте, чтобы все всегда были в курсе событий.
8. Создайте каналы связи и план коммуникации.

4. Используйте инструменты коммуникации

Независимо от того, участвуете ли вы в проекте или нет, какие инструменты мы можем использовать, чтобы объединить обслуживание, производство и финансы для эффективного взаимодействия? К счастью для вас, их много:

Интранет и форумы – Открытое хранилище информации, куда финансисты могут загружать финансовые показатели бизнеса; производство может показывать цели и соответствие, а обслуживание может демонстрировать ключевые показатели эффективности для управления работами и доступности. Форумы особенно хороши для передачи знаний между отделами.

Цифровые информационные бюллетени – Они заменяют старые бумажные копии. Доставка по электронной почте — это отличный способ быстро передать информацию всем отделам организации. Отлично подходит для презентации тематических исследований:производство, внедряющее новую перерабатываемую упаковку; обновление обслуживания до новой EAM или CMMS; финансирование обеспечения финансирования новой технологической линии.

Цифровые вывески – . Эти таблички программируются и могут отображать всевозможные обновления отдела и являются отличной альтернативой информационным бюллетеням для тех, кто не работает за компьютером:например, технических специалистов и операторов.

Инструменты для совместной работы – Их существует множество, например Google Meet и Docs, Teams и так далее. Эти инструменты позволяют отделам и командам сотрудничать в режиме реального времени путем совместного использования файлов, приложений, видео- и голосовых вызовов и даже обмена мгновенными сообщениями. Отличное место для обмена межведомственной информацией.

EAM/CMMS – Вместо того, чтобы интегрировать и вытекать из этого проблемы, эти функции можно встроить в ERP-систему. Это позволяет использовать единый источник информации для финансирования и обслуживания. Большая осведомленность о затратах достигается за счет того, что программное обеспечение не изолировано от ERP, а синхронизация между ними позволяет повысить производительность и упростить общение. Помимо всего этого, аналитика и ключевые показатели эффективности легко передаются всем — будь то доступность активов, открытые заказы на работу или среднее время безотказной работы.

Итак, это четыре простых шага, которые помогут улучшить взаимодействие между техническим обслуживанием, производством и финансами и, по сути, любым отделом вашей организации в контексте управления активами. Коммуникация, как и культура, может создать или разрушить организацию.

Как кто-то однажды сказал:«Командная работа делает мечту реальностью».



Разработка планов технического обслуживания, ремонта и замены для оптимальной надежности активов Плановое техническое обслуживание:ключ к повышению надежности оборудования