Стандартная рабочая процедура:секрет отказоустойчивой СОП

Никто не собирается утверждать, что McDonald’s делает лучший гамбургер в мире. Почему тогда он может продавать гамбургеры за 50 миллионов долларов в день? Потому что он может доставить один и тот же бургер везде и каждый раз. В этом волшебство стандартной операционной процедуры (СОП), и она работает в любой компании, где она используется правильно.
Из этой статьи вы узнаете:

• Что такое стандартная рабочая процедура?
• Каковы преимущества СОП?
• Почему такому количеству отделов не удается извлечь пользу из СОП?
• Единственное, что практически гарантирует ваш успех.
• Какие еще распространенные форматы СОП?

Как бы развивался ваш отдел, если бы ваша команда выполняла каждую задачу точно и быстро? Независимо от того, работаете ли вы в малом или крупном предприятии, продолжайте читать, чтобы узнать, как воплотить это видение в жизнь.

Что такое стандартная рабочая процедура?

Определение

Стандартная рабочая процедура (СОП) - это официальный документ с подробными инструкциями, в которых описывается как выполнить конкретную задачу . .

Организации используют его, чтобы помочь своим сотрудникам выполнять последовательную работу.

Когда резина встречается с дорогой

Стандартная рабочая процедура позволяет вашей команде точно знать, что делать, когда и как это делать.

Это не процедурный документ высокого уровня. В СОП рассматриваются основные моменты (иногда буквально) работы с конкретными шагами, которые практически не оставляют места для интерпретации или ошибки .

Кто использует стандартные рабочие процедуры?

СОПы можно использовать в любой вертикали. Они особенно важны для предприятий, которые выполняют задачи снова и снова . . В таких случаях оптимизация приводит к снижению затрат и повышению производительности. Стандартные рабочие процедуры распространены в:

• Производство
• Техническое обслуживание
• Общественное питание
• Колл-центры
• Военные
• И многое другое.

Вам следует серьезно подумать о создании СОП для определенных процедур до развивать свой бизнес, если вы хотите поддерживать высокое качество.

Преимущества стандартных рабочих процедур

Избегайте глупых ошибок

Если предоставлено самим себе, очень мало шансов, что ваша команда выполнит задачу так же, как и вы. Определите «правильный» путь делать все и заставить каждого сотрудника работать как ваш лучший сотрудник .

Будьте на шаг впереди

СОП ориентируют команды на предотвращение проблем, а не реагирование им. Они следят за тем, чтобы между трещинами ничего не попало.

Снижение реактивного обслуживания на 73,2%

Посмотрите результаты, которыми Red Hawk пользуется с Limble

Прочтите наш
Пример использования

Доставьте то, что вы должны сделать

Стандартные рабочие процедуры - это естественная система управления качеством, которая гарантирует, что работа вашей команды всегда будет на должном уровне. Это поможет вам избежать задержек и повторной работы .

Получите все на одной странице

Непонимание может произойти двумя способами:

• Говорящий может использовать неправильные слова.
• Слушающий человек может неправильно понять.

Это означает, что простое предоставление единого проверенного источника информации может уменьшить количество ошибок наполовину . . Это дает огромную экономию времени и ресурсов.

Прикрой свою задницу

Даже в хорошо обслуживаемых помещениях что-то пойдет не так. Не допускайте, чтобы на вас свалилась вина доказав, что у вас есть СОП - и что они соблюдаются. Он также защищает всю компанию от штрафов и судебных разбирательств.

Что наиболее важно, предоставление вашей команде всей необходимой информации в виде подробных СОП в первую очередь предотвращает несчастные случаи . Это подводит нас к следующему пункту.

Не оставляйте ничего на волю случая

При назначении задач в напряженные дни легко забыть упомянуть детали . Это становится большим делом, когда речь идет о предупреждениях о вреде для здоровья, мерах безопасности или об опасности для окружающей среды.

Чтобы каждый раз запоминать все важные детали, СОП - это способ их записать один раз . и легко прикрепите их к заданиям .

Тренируйтесь лучше

Используя стандартные рабочие процедуры, вы можете начать упорядоченный прием новых сотрудников на их рабочие места. Поскольку СОП всегда под рукой, новые сотрудники могут работать самостоятельно раньше , позволяя опытным профессионалам сосредоточиться на собственных задачах.

Делайте больше с меньшими затратами

В настоящий момент ваши сотрудники снова и снова тратят время на поиск одной и той же информации . . Вместо этого ваша команда может направить эту энергию на выполнение работы. Предоставляя задания с полными подробными инструкциями, стандартизация высвобождает ресурсы.

Небольшие изменения, большое влияние

Установив стандарт, вы можете тестировать новые методы и вносить улучшения .

Когда все сотрудники начнут выполнять одну и ту же работу одинаково, они обязательно придумают, как это могло бы быть лучше, и сообщат вам об этом. Если вы не настроены на эксперимент, это может звучать как жалоба. Вместо этого, если у вас есть простой способ действовать в соответствии с их предложениями, вы можете направить эту энергию на что-то позитивное . Часто эти небольшие изменения быстро накапливаются.

Будьте готовы

Отдел без стандартных рабочих процедур сталкивается с большими проблемами в тот день, когда ключевые сотрудники увольняются, уходят на пенсию или даже уходят в отпуск. Команда становится более гибкой, когда все знают, как работать в одном месте (обычно их называют «единым источником истины»). Они могут тренироваться и адаптироваться независимо от того, что меняется.

Соответствие нормативным требованиям для манекенов

Самые важные инструкции из всех - это закон. Если правила будут неправильно поняты или нарушены, это может обернуться катастрофой для всей компании. СОП гарантируют, что каждый сотрудник знает, что ему нужно соблюдать и как соблюдать .

Сделайте себе имя

Менеджеры, которые являются эффективными и действенными, возглавляют отделы, которые могут расти без проблем с ростом. Хорошие компании доверяют им лучшие возможности. У вас хорошие возможности для продвижения вверх по служебной лестнице когда ваши ежедневные операции известны и надежны.

Счастливые команды

СОП настраивают членов вашей команды на успех.

• Ожидания: Они точно понимают, что от них ждут.
• Поддержка: Они знают, где найти необходимые ресурсы.
• Благодарность: Вы слышите их запросы и рекомендации и выполняете их.
• Независимость: Вам не нужно заниматься микроменеджментом.
• Воздействие: Они видят, что их работа продвигает отдел вперед, а не тратится впустую.

Почему некоторые отделы не могут извлечь выгоду из своих стандартных рабочих процедур?

В этот момент вы можете подумать:«Если мы сможем быстрее выполнять работу с меньшим количеством ошибок, аварий и рисков, почему мы уже не используем стандартные рабочие процедуры ?!»

Отличный вопрос! СОП - бесценный инструмент, но, как и любой другой инструмент, вы можете использовать их неправильно. Вот распространенные ошибки, из-за которых команды не могут реализовать эту ценность:

Слишком занят

Это самая большая причина неудач большинства команд. Они слишком заняты работой, и у них нет времени ее документировать , несмотря на то, насколько это упростило бы их работу в долгосрочной перспективе. В конечном итоге срочные краткосрочные потребности мешают долгосрочному планированию.

Однако не стоит расстраиваться. В приведенном ниже примере мы покажем вам, как встроить СОП в вашу рутину управления.

Устаревшая информация

СОПы создают дополнительную работу:вы должны их поддерживать. Неверные, неполные или устаревшие инструкции не намного лучше, чем вообще не иметь инструкций.

Не то время, не то место

Даже идеальные инструкции не принесут пользы, если их нет в наличии. Слишком часто хорошо написанные СОП оказываются в папке в офисе, в то время как работники, которые в них нуждаются, находятся в поле . . Придание СОП физической формы затрудняет его доставку в нужное место в нужное время. Отдел может не получить выгоду от усилий по его созданию.

Мучительно использовать

Если ваша СОП непроста в использовании, ее вообще не будут использовать. СОПы должны быть отформатированы таким образом, чтобы их можно было использовать легко - даже приятно .

Если инструкции написаны, для них может потребоваться четкое оглавление, цветные вкладки и множество заголовков, подзаголовков и маркированных пунктов.

Вы также можете встроить СОП в само рабочее место. Например:

• Повесьте плакаты с инструкциями рядом с оборудованием.
• В контрольные списки добавляйте QR-коды, которые ведут на веб-сайты с полезной информацией.

Фактически, этот принцип интеграции настолько важен, что вы обнаружите, что он играет ключевую роль в создании отказоустойчивой СОП. Мы подробно рассмотрим это ниже.

Отсутствие ответственности на местах

Чтобы изменить привычки, нужна энергия, и люди обычно делают это только в том случае, если знают, что будут последствия. Каждая СОП должна включать раздел, объясняющий, как и когда оценивать работу по сравнению с СОП.

Отсутствие поддержки со стороны руководства

Чтобы сотрудники серьезно относились к стандартным операционным процедурам, вы должны убедиться, что СОП на самом деле является мерой, которую руководство использует при оценке работы . . Если ожидания руководства от хорошо выполненной работы не совпадают с содержанием СОП, это означает одно из двух:

• Неверная СОП.
• Руководство не понимает нюансов рабочей среды.

К счастью, передача руководству хорошо написанной СОП позволяет им по умолчанию использовать ее в качестве предпочтительного инструмента оценки, а не создавать свои собственные.

Высечено в камне

Потребности вашего отдела постоянно меняются. Если вы написали стандартную рабочую процедуру таким образом, что для ее обновления требуется много усилий, возможно, вы создали больше работы, чем сохранили.

Примеры негибких СОП:

• Физические копии: Печатные страницы, которые необходимо отслеживать и заменять.
• Форматирование страницы: Полностью полный, плотный контент, при котором добавление информации на одну страницу повлияет на макет на всех следующих страницах (в отличие от замены одной страницы)
• Форматирование содержания: «Текстовая стена» (в отличие от графической - подробнее об этом позже), из-за которой небольшие изменения трудно увидеть.
• Без предупреждения: Любые изменения, о которых также не объявляют и не обучают на собраниях.
• По памяти: Процедуры, на которые не обязательно обращать внимание при выполнении работы (что позволяет легко упустить новую информацию)

Не волнуйтесь, у нас хорошие новости!

Не расстраивайтесь! Знание всех возможных недостатков стандартной рабочей процедуры означает, что вы можете решить проблемы до того, как они начнутся.

Как создать безотказную стандартную рабочую процедуру

Есть три вещи, которые сделают стандартную рабочую процедуру практически пуленепробиваемой:Сделайте вашу СОП цифровой , интерактивный и интегрированы .

1. Цифровой

Создавать и обновлять СОПы быстрее и проще на цифровой платформе.

• Обновления отправляются всем членам команды в режиме реального времени.
• В мультимедийных инструкциях используются текст, изображения и даже видео, а также ссылки в один щелчок на другой полезный контент.

2. Интерактивный

Сделайте свой СОП и контрольный список одним и тем же.

• Попросите членов команды отмечать каждый шаг по мере его выполнения.
• Вся информация для этого шага перед ними по мере выполнения работы .

3. Интегрированный

Создайте СОП, который делает всю работу за вас .

• Автоматические уведомления предупреждают членов команды об обновлениях процедур и невыполненных задачах.
• Члены группы вводят данные в саму стандартную рабочую процедуру, которая запускает дополнительные шаги по мере необходимости.
• Автоматически создавать отчеты о проделанной работе. Отслеживайте производительность, время простоя, инвентарь и многое другое.

Короче говоря, ваша стандартная рабочая процедура больше не будет похожа на руководство. Это станет инструментом, который ваша команда будет использовать ежедневно, чтобы знать, где быть, когда быть там, что делать и как это делать .

Посмотрите на это в действии:пример стандартной рабочей процедуры

Внимание! Слово «автоматически» будет часто встречаться в следующих разделах. Это потому, что эффективные стандартные рабочие процедуры призваны максимально упростить работу.

Познакомьтесь с нашим менеджером по обслуживанию

В этом примере менеджер по техническому обслуживанию - назовем его Джо - отвечает за все свое предприятие плюс производственное оборудование стоимостью 2 миллиона долларов. Джо должен работать со своей командой, чтобы как можно быстрее отремонтировать оборудование, когда у него возникнут проблемы, потому что компания теряет 200 000 долларов дохода каждый день, когда производственная линия останавливается.

Что еще более важно, Джо хочет продлить срок службы оборудования, чтобы у него вообще не было проблем, а для этого требовалось регулярное профилактическое обслуживание (PM). Это может быть что угодно, от визуального осмотра до замены фильтров и проверки уровня масла.

Подготовка

Джо использует Limble CMMS для хранения всех своих СОП, чтобы они были цифровыми, интерактивными и интегрированными. (Джо умный парень.) В зависимости от того, сколько у него времени, Джо может либо создать все свои СОП сразу, либо начать с нескольких и добавлять СОП по мере необходимости.

Настроить все сразу

Джо может начать с перечисления каждой единицы оборудования и прикрепления любой полезной информации (руководства, контактная информация производителя, примечания и т. Д.)

Для каждой единицы оборудования Джо может создать СОП для:

• Текущее обслуживание (контрольные списки, расписания, автоматические назначения и т. д.)
• Сообщение о проблемах (формы подачи)
• Распределение работы (контрольные списки, автоматические назначения и т. д.)
• Заказ материалов СОПы (инвентарь)

Он также может связать СОП, чтобы они могли автоматически запускать друг друга (подробнее об этом позже).

Настраиваем понемногу

Если Джо занят (честно говоря, вероятно, так и есть), то он может ввести часть оборудования и определить его СОП в следующий раз, когда сотрудник сообщит о проблеме. Лимбл становится его новым способом назначения задач и отслеживания прогресса. Но поскольку он использует Limble, задача, которую он однажды создал, может использоваться как стандартная рабочая процедура с этого дня . .

Все, что Джо должен сделать для создания своих СОП, - это выбрать тип данных (например, может быть, он хочет, чтобы технический специалист загрузил фотографию или пометил шаг как выполненный) и написать инструкцию для этого шага. У Джо есть все типы данных на выбор (о которых мы поговорим ниже).

Стандартная рабочая процедура для текущего обслуживания

Оказалось, что Джо очень занят, поэтому он начал выстраивать стандартные рабочие процедуры для своего оборудования, введя в Limble всего несколько единиц оборудования. Он создал пару СОПов по профилактическому обслуживанию для задач, которые, как он знает, имеют тенденцию к провалу. В этом случае команда Джо должна выполнять каждую из них раз в месяц.

Стандартная рабочая процедура для сообщения о проблемах

Джо также хочет, чтобы сотрудники, работающие с машинами, при сообщении о проблемах соблюдали СОП, поэтому он создал в Limble пользовательские формы отчетности для тех единиц оборудования, о которых операторы звонят ему чаще всего.

К сожалению, операторы часто представляют расплывчатые отчеты или упускают важные детали. Теперь Limble предлагает им включить все необходимой информации.

Джо облегчает этим операторам доступ к формам, распечатывая уникальный пользовательский QR-код Limble, приклеивая их прямо на панели управления оператора. Теперь они сканируют его своими телефонами, отвечают на несколько вопросов и нажимают, чтобы отправить.

Всегда знать текущий статус работы

Когда Джо приезжает на завод в четверг утром, он смотрит на список работ, которые нужно выполнить в этот день, составленный членом команды, которому он был назначен. Некоторые из них завершили всю свою работу накануне и имеют пустые списки. У некоторых членов команды есть задачи, которые еще не решены. С одного взгляда Джо может увидеть, у кого какие работы, на каком оборудовании они работают и текущий статус.

Автоматические триггеры и уведомления делают всю работу за вас

Джо также видит новую нерешенную задачу:быстрый осмотр конвейерной ленты на предмет износа или ослабления чего-либо. Лимбл создал эту задачу на основе СОП по текущему обслуживанию, который сделал Джо, потому что прошел ровно месяц с тех пор, как его команда в последний раз заполняла контрольный список. В два щелчка мыши Джо поручает задачу Рику.

Фактически, Лимбл создал две задачи в то утро, но когда Джо первоначально сделал свою вторую СОП - проверку дренажей на предмет засоров, - он сказал Лимблу ​​автоматически назначить ее водопроводчику своей команды. Он мог переназначить его, если необходимо, но, поскольку оно было назначено автоматически, даже если Джо вызвали сегодня утром из-за чрезвычайной ситуации, сантехник знал, что нужно выполнить дренажные работы.

Все под рукой

Когда Джо поручил Рику визуальный осмотр, Лимбл позвонил Рику по телефону, чтобы сообщить ему об этом. Когда Рик щелкнул уведомление, он вытащил полную СОП и направился прямо к машине.

Если Рика на мгновение отзовут, СОП будет ждать его в его списке задач Limble.

Стандартная процедура работы с мультимедиа

Рик прокручивает инструкции в Limble и сразу знает, что делать. Это потому, что Джо записал каждый шаг и включил изображения того, как должна выглядеть каждая часть конвейерной ленты. Есть даже видео, показывающее, как при необходимости снимать боковые панели.

Джо приложил руководство в формате pdf, а на сайте производителя есть ссылка на техническую поддержку на случай, если она понадобится Рику.

Настоящее волшебство:интерактивная стандартная рабочая процедура

Получение подробной информации

Рик не просто читает свой контрольный список. Он вводит данные прямо в Limble для каждого шага.

• Фото / видео: В целях безопасности эта СОП требует выключения оборудования и его блокировки, чтобы другой сотрудник не мог перезапустить оборудование, пока Рик осматривает его (это называется «заблокировать, пометить»). Лимбл предлагает Рику загрузить изображение замка на месте, чтобы он не мог продолжить, не сделав этого жизненно важного шага. Сделать снимок и загрузить его очень просто, так как Рик все равно использует Limble на своем телефоне.
• Текст / номер: Затем Лимбл предлагает Рику проверить счетчик «часов работы» и ввести число.
  • Существует еще один стандартный порядок обслуживания двигателя после каждых 5000 часов работы. Limble автоматически назначит эту задачу, если количество достаточно велико. Но сегодня это не так.
• Раскрывающийся список / флажок: Рик использует раскрывающийся список "да / нет", чтобы указать, выглядит ли ремень изношенным.
  • В данном случае это так, поэтому Лимбл предлагает Рику сообщить о проблеме (заполнив все обязательные поля) и отправляет отчет Джо.

Связывание стандартных рабочих процедур

Джо видит отчет о проблеме с конвейерной лентой. Он еще не создал СОП по замене изношенных конвейерных лент, поэтому он сразу же делает быстрый шаблон СОП.

Затем Джо связывает эту СОП с парой других процессов, чтобы они запускали ее автоматически:

• Текущее обслуживание> Рабочее задание :Любая будущая проверка, обнаруживающая изношенные ремни, автоматически включает новую СОП в задание по замене ремня.

• Рабочее задание> Заказ материалов :В этой процедуре используются запасные части, отсутствующие на складе, поэтому Рик добавляет эту часть в файл оборудования, отмечая, сколько их в настоящее время есть на складе, когда делать повторный заказ и сколько заказывать. Другими словами, он создает СОП инвентаризации.

Стандартная рабочая процедура для заказа материалов

Когда Джо создал СОП инвентаризации запасных конвейерных лент, он решил, что заводу необходимо заказать больше лент, как только текущие запасы упадут ниже 10, и что в заказе должны быть восстановлены запасы до 20.

Конечно, в инвентаре было только 10 ремней, поэтому, когда задание по замене текущего изношенного ремня было выполнено, инвентарь упал до 9, и Лимбл автоматически создал новое задание, чтобы заказать больше. Если бы это был более крупный объект, задача была бы автоматически передана отделу закупок или координатору технического обслуживания. Однако команда Джо не такая уж большая, поэтому он установил СОП, чтобы все покупки возлагались на себя.

Обновление стандартной рабочей процедуры

Проведя осмотр несколько раз, Рик подумал, что было бы эффективнее добавить масло, в любом случае отключив боковые панели, вместо того, чтобы выполнять эту отдельную задачу. Он изложил свои мысли в той же форме, в которой его коллеги сообщают о проблемах, чтобы они сразу переходили к Джо. Джо подумал, что это отличная идея, и просто добавил шаг в СОП проверки.

Независимо от того, когда Джо вносит изменения, у Рика всегда есть доступ к самой последней версии .

Журналы и отчеты

Спустя несколько месяцев Джо ввел все свое оборудование и составил СОП для каждого регламента технического обслуживания. Лимбл автоматически регистрировал всю работу своей команды в истории работы оборудования, и Джо может видеть в своих отчетах, какое оборудование занимает большую часть времени его команды.

Его бюджет был увеличен, чтобы он мог заменить устаревшую машину за 200 000 долларов. Он просил его годами, и, наконец, он был удовлетворен, потому что он смог показать, что компания тратит 50 000 долларов в год на запчасти и работу, пытаясь сохранить его работоспособность, и даже в этом случае простой обходится компании в 600 000 долларов потерянной выручки в квартал.

Джо не нужно было рассчитывать это самому, и надеялся, что руководство ему поверит. Он был автоматически (снова повторюсь) составлялся для него на основе задач, которые были выполнены в соответствии с его стандартными рабочими процедурами.

Собирайте знания членов команды

Обратите внимание, как, выстраивая свои стандартные рабочие процедуры в Limble, Джо документировал все, что он узнал об оборудовании за десятилетия работы в компании. Добавив предложения его команды, СОП стали единым хранилищем данных для отдела.

Теперь команда Джо уделяет меньше времени вопросам, Джо легче брать отпуск, и гораздо меньше беспокойства по поводу того, что Джо планирует уйти на пенсию в следующие 5 лет.

Больше, чем просто документ

Чтобы оказать влияние, СОП должна быть чем-то большим, чем документ - это инструмент управления, который:

• Автоматизирует: Выполняет повторяющиеся задачи и общение,
• Гарантирует тщательность: Гарантирует, что ничего не выйдет из трещин,
• Дает понимание: Обнаруживает возможности повышения производительности и снижения затрат.

Он становится платформой, которая не просто говорит заинтересованным сторонам, что им делать, - она ​​помогает им это делать. Limble SOP безотказны, потому что они интегрируют процедуры в повседневную работу и обеспечивают ценность на всех уровнях организации:

• Менеджеры: Оптимизирует административную работу.
• Технические специалисты: Обеспечивает четкие ожидания.
• Руководители и владельцы бизнеса: Обеспечивает видимость финансовых сильных и слабых сторон повседневных операций.

Больше, чем вы рассчитывали

Если вы ожидали просто узнать о титульных листах и ​​оглавлении, это введение в стандартные рабочие процедуры могло бы стать неожиданностью. Надеюсь, вы поняли, что цифровые, интерактивные и интегрированные СОП в Limble могут сделать для вашей организации:

Управляйте своим оборудованием и сооружениями

Limble становится единственным источником всей информации обо всех активах. Это позволяет максимально эффективно использовать оборудование на каждом этапе его жизненного цикла.

Снизьте рабочую нагрузку

Limble автоматически создает задачи (в комплекте с СОП) на основе множества триггеров. Его удобный макет и маршрутизация назначения сокращают время, затрачиваемое на управление , с часов до секунд .

Гарантия качества

Limble - это система контроля / обеспечения качества, которая поддерживает стабильную работу вашей команды и выявляет потенциальные проблемы до того, как они возникнут.

Оптимизация инвентаря

Limble отслеживает использование и инициирует покупки, когда запасы опускаются ниже установленных вами лимитов. С правильными деталями в руках вы быстрее отремонтируете оборудование.

Податливость гвоздей

Limble гарантирует, что регламентированная работа:

• запланировано на
• завершено
• записано

затем сохраняет историю утверждений с помощью:

• захват подписи
• отметки времени
• проверка мультимедиа

Вознаграждение за результат

Limble отслеживает работу всех членов команды, поэтому вы можете вознаграждать лучших исполнителей и заставлять отстающих членов команды выполнять задачи. (Делитесь метриками со всей командой для положительного давления со стороны сверстников.)

Планируйте будущее

Limble доступен для всех сотрудников в любое время, а это означает, что команда не слишком зависит от ноу-хау одного человека. Отдел может продолжать работать без сбоев, несмотря на постоянно меняющиеся обстоятельства.

Другие распространенные типы стандартных рабочих процедур

Если вы решите придерживаться старой школы, у вас будет выбор из нескольких различных типов СОП. В следующих параграфах мы обсудим плюсы и минусы каждого типа документа СОП.

1) Пошаговая процедура

Пошаговая СОП - самый простой метод. Как следует из названия, он работает как простой контрольный список . пошаговых инструкций, описывающих каждое действие, которое необходимо предпринять сотруднику для выполнения поставленной задачи.

Когда использовать пошаговую СОП: Используйте этот тип СОП, если задача проста и всегда должна выполняться одинаково.

Плюсы:

• Просто понять, создать и использовать.
• Идеально для рутинных задач.

Минусы:

• Неприменимо для сложных процессов или тех, которые требуют принятия каких-либо решений.

2) Hierarchical standard operating procedure

A hierarchical SOP is a better choice for complex procedures that need more structure and additional information. It provides further details within each step . While a step-by-step SOP may list steps 1, 2, and 3, etc., this would also include hierarchical steps 1a and 1b; 2a and 2b, then 3a and 3b. It can also come in the form of a checklist or bullet point list.

For example, let’s imagine that a new employee needs to sign up for benefits online. If step 1 tells them to create an account, step 1a may give directions on creating a username while step 1b will guide them to create a unique password before proceeding.

When to use a hierarchical SOP:  Use this type of SOP when the workflow you outlined needs an extra layer of instructions. Hierarchical SOPs allow you to include all the required steps in a tidy format, without having to create lengthy descriptions that are hard to follow.

Pros:

• They provide additional information while keeping things simple.
• Each step provides the background and context for the next one, so there’s no need for lengthy explanations.

Cons:

• Updating hierarchical SOPs can be time-consuming, especially if the change in one step means you have to make changes in other steps.
• Not a good fit for any business process that requires decision making.

3) Flowchart standard operating procedure

Flowcharts are images that explain what path to follow depending on the situation . These processes are not linear — the outcome of one step will determine the course of action for following steps.

When to use a flowchart SOP:  Flowchart SOPs apply to complex situations. They could be used when troubleshooting engine problems or addressing a complaint. They allow users to visualize workflow steps and quickly proceed with the job at hand.

Pros:

• They are great for understanding the big picture behind complex processes.
• They minimize confusion for staff when deciding how to proceed.
• Flowcharts make it easy to improve business processes. It is easy to see ways to combine or rearrange steps. In the end, you can reduce waste, eliminate bottlenecks, get more done, optimize the amount of time needed for the desired outcome, and so on.
• They are a great choice for processes where the outcomes can be hard to predict, such as customer service calls.

Cons:

• Updating flowchart SOPs can be a serious hassle. If you make a bigger change, you may have to redraw the entire flowchart or a substantial part of it.
• Long flowcharts can look clumsy and messy, making it difficult for users to understand and follow through. They need to be well-thought-out and structured to be useful.

4) Management standard operating procedure

In a nutshell, a management SOP is an SOP for writing SOPs. That probably sounds weird — let’s clarify this.

For organizations with a large number of SOPs, it’s best to have a document that explains how to write and manage new standard operating procedures . This document is known as the management SOP. It serves as a template that outlines how SOPs should be structured. Its job is to ensure that new procedures are consistent with older SOPs.

A management SOP will cover topics like presentation and layout, and how to review, approve, maintain, and carry out new SOPs.

When to use a management SOP:  These are most helpful to large companies. This is especially true if there are many procedures to document and multiple staff who write the SOPs.

Pros:

• They get rid of the problem of conflicting procedures and help ensure that all SOPs comply with best practices.
• They speed up the SOP creation process by using a template. Having a management SOP takes out the guesswork, and saves your staff from having to memorize all the steps for creating SOPs from scratch every time.

Cons: 

They add an extra layer of work because, like other SOPs, you have to regularly review and update management SOPs.

How to structure an SOP document?

Traditionally, here is what you would expect to see in a standard operating procedure document (not necessarily in this order):

Title page

Includes:

• Procedure’s name (for example, “Air Conditioning Unit:Changing the air filter”)
• Unique SOP ID number
• Date created or updated
• Department or team the SOP applies to
• Names and signatures of everyone involved in creating the SOP

Revision history

Information about when the SOP was created and what was changed the last time it was updated.

Table of contents

Summarizes the document and helps the user quickly find what they are looking for. Helpful when the document is very large.

Purpose and scope

Describes why the SOP was created, which processes are covered, and what the document aims to accomplish.

Roles and responsibilities

Lists the people (employees, managers, etc.) who will need to follow this SOP. Outlines their responsibilities. This helps avoid confusion and keeps everyone accountable.

Procedures

The core content that forms the bulk of your SOP. This section outlines the work to be completed, including all the information relevant to each task. This can include pictures, charts and other helpful images.

Health and safety information

SOPs for industrial processes must include:

Resources

• Safety warnings
• Protective gear
• Steps for avoiding hazards

A list of related training materials, websites, or reference guides to your SOP. This is another feature that comes in handy when getting new team members up to date.

Glossary

Every industry has its unique vocabulary, including acronyms. Explain it all here.

Approval signatures

Show the signatures of anyone who was required to approve the SOP.

Steps for writing effective standard operating procedure

To ensure your effort doesn’t go to waste, you need to think ahead. Start by doing foundational work:

• Be prepared for change management:  Introducing changes can be difficult. Clarify your company’s goals and explain why you need SOPs. This will give your team the drive to keep going if they run into obstacles along the way.
• Select processes you want to standardize:  Avoid the distraction of trying to create an SOP for every single procedure in your company. Focus on the core processes and those activities that impact health and safety, quality, and the bottom line.
• Organize the SOP team:  Select a team that will be accountable for creating the document and meeting deadlines. Don’t forget that, sooner or later, you’re going to need input from people that will be using these procedures.

Once all that is out of the way, use the following steps to create an actionable standard operating procedure for the tasks you picked.

1) Decide on the scope of your SOP

For every process, think about what exactly you intend to document and how detailed the SOP needs to be. This is largely influenced by:

• How important the topic is to your operations (such as health and safety considerations).
• The intended audience for the SOP you plan to write (for instance, an SOP for new employees would likely require more information than one for more experienced staff).
• The complexity of the business process itself.

2) Collect necessary information

Every standard operating procedure should be created with the end-user (staff) in mind. That means the person outlining the procedure needs to be aware of the existing workflows, best practices, and workplace limitations. Many of these details will have to be sourced from experienced employees who know the process inside and out.

Consider including this vital information:

• Schematics or instruction booklets, and OEM manuals.
• Required equipment, gadgets, materials, and tools needed to execute a specific task.
• Personal protective equipment (PPE).
• Potential safety hazards and safety warnings need to be mentioned.
• List of the actual steps in the task workflow.
• The number of people required to complete the job.
• Any additional details that need to be included to successfully execute the task.

The main difference between an industrial SOP and an office SOP is the type of information that needs to be included. For example, a heavy equipment operator needs PPE and safety guidelines along with standardized work instructions. In contrast, a help desk worker or a junior marketing manager might need login information for a tool they need to complete their task.

After this, you can review all the information with the maintenance supervisor or other stakeholders to fine tune the list. Some processes that you may want to create SOPs for are:

• routine maintenance tasks
• commonly executed repairs and troubleshooting processes
• what to do in the case of emergency maintenance
• procedures for submitting maintenance tickets, reviewing work requests, scheduling planned and unplanned maintenance work
• taking and returning tools and parts from inventory
• quality control and other specific tasks

3) Choose an SOP type

Earlier on, we discussed the major types of SOPs (Step-by-step, Flowchart, and Hierarchical list) and when to use each type. Assess your operations and choose a suitable SOP type for the process you’re outlining.

4) Write the first draft

With all the above steps completed, you can get down to writing the actual SOP. Depending on the type of SOP you’re writing, a simple document editor like Microsoft Word will be sufficient for the job. For complicated processes with flowcharts, you might need a dedicated flowchart software (we recommend Lucidchart) or one of the tools we list in a standalone section below) or a well-structured template.

5) Distribute and review the first draft

The document may require several reviews, especially if this is your company’s first attempt at SOP writing. Don’t rush this step. It’s important to have employees at different levels available to review the procedures and ensure that they align with your organizational objectives and current workflow.

6)  Publish and implement the SOP

We advise that you put the SOPs through a testing phase where your staff will use them and offer feedback. After getting substantial feedback, commit to tracking how effective the documents are, then make more adjustments and tweaks if necessary.

7) Staff training

To further help ensure compliance with the SOP, you must fully train all staff to use the SOPs for the techniques and procedures relevant to their work. Be sure to document who completed which training.

A few standard operating procedure examples from the industrial space

Curious to see some standard operating procedure examples from the manufacturing space? Here are a few.

Standard operating procedure example #1:Determining silt concentration

Image source

Standard operating procedure example #2:Performing prechecks on gas forklift

Image source

Standard operating procedure example #3:Testing tanks for vessel entry

Image source

One thing you should learn from these examples is that you do not have to follow a set format. You just need to make sure that the document contains all relevant information.

Fast-track your team with digital, interactive, integrated standard operating procedures

Standard operating procedures are the secret behind the world’s most effective teams. But you have to do more than a document; you have to provide your team with the tools that make doing great work the path of least resistance .

Still don’t think you have time?

Not ready to implement full-scale standard operating procedures? Maintenance professionals can still move their departments forward with a smart preventive maintenance plan. Save yourself days of work with this free download.