Бесплатное или платное ПО для обслуживания оборудования:какое из них лучше?

Облачное программное обеспечение находится на подъеме в обрабатывающей промышленности. Вот некоторые цифры из IndustryWeek, подтверждающие это утверждение:

Для такого быстрого внедрения облачного программного обеспечения есть причина - оно имеет огромное преимущество перед традиционными локальными системами. От стоимости до безопасности, гибкости и даже устойчивости облачное программное обеспечение быстро обгоняет локальные технологии.

Команды технического обслуживания также признают преимущества облачного программного обеспечения для обслуживания оборудования. Они все чаще и чаще заменяют старые системы облачными решениями, которые позволяют им планировать обслуживание, отслеживать работу и измерять производительность.

Посмотрите, как облачное программное обеспечение CMMS сравнивается с другими системами

Но после десятилетий привязки к компьютерным терминалам и использования Excel, досок и стикеров для управления техническим обслуживанием может быть сложно оправдать стоимость облачной компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием (CMMS). К счастью, многие поставщики программного обеспечения для обслуживания оборудования предлагают бесплатные версии своих систем.

Это руководство поможет вам определить, какое программное обеспечение для обслуживания оборудования лучше всего подходит для вашей команды сейчас и в будущем, в том числе:

• Плюсы и минусы бесплатного программного обеспечения CMMS и платного программного обеспечения CMMS
• Когда вам следует использовать бесплатное программное обеспечение CMMS или инвестировать в платное решение.
• Когда переходить от бесплатной CMMS к платной версии
• Как объяснить своему менеджеру переход с бесплатного на платный.

Плюсы и минусы бесплатного и платного ПО для обслуживания оборудования

Три ключевых элемента, разделяющих бесплатное и платное программное обеспечение CMMS, - это функциональность, реализация и поддержка. Более подробный анализ каждой категории позволит выявить сильные и слабые стороны обоих типов программного обеспечения для обслуживания оборудования.

1. Функциональность

Функциональность программного обеспечения для обслуживания оборудования - это доступные вам функции и способы их использования. Например, настройка планового обслуживания в вашей КСУП - это функция. Функциональность бесплатного программного обеспечения для обслуживания оборудования и платного программного обеспечения отличается двумя способами.

Во-первых, бесплатная CMMS часто имеет меньшую функциональность. Вы можете выполнять базовые действия, например создавать графики обслуживания, информационные панели и журналы активов. Но вы упускаете более сложные функции, такие как создание отчетов, создание электронных подписей для закрытых заказов на работу и создание кодов сбоев.

Второе отличие состоит в том, что у бесплатных программ часто есть ограничения на функциональность, которых нет у платных программ. Например, вы можете создавать только 30 запланированных задач обслуживания в месяц на бесплатной КСУП. Эти ограничения обычно отсутствуют при оплате полной подписки, хотя они могут различаться в зависимости от функции и уровня.

2. Поддержка внедрения

Внедрение программного обеспечения для обслуживания оборудования включает в себя больше, чем просто создание пароля и добавление некоторой информации в систему. Включает:

• Загрузка запланированных задач обслуживания и триггеров.
• Добавление информации об активах и организация активов в иерархии
• Создание профилей пользователей и установка разрешений пользователей
• Настройка деталей и минимальных количеств, а также прикрепление спецификаций материалов к рабочим заданиям.
• Подключение вашей CMMS к другому программному обеспечению
• Обучение персонала использованию системы.
• Загрузка мобильного приложения на все пользовательские устройства.
• Создание и планирование отчетов.

Внедрение бесплатного программного обеспечения CMMS обычно выполняется своими руками. У вас, вероятно, есть доступ к таким ресурсам, как справочные статьи, обучающие видеоролики и базовая поддержка поставщиков. Но вы делаете легкую работу по настройке и запуску системы и связанных с ней процессов.

С другой стороны, платное ПО для обслуживания оборудования часто сопровождается поддержкой внедрения. Обученный специалист по внедрению или команда часто помогут вам внедрить систему. Уровень поддержки внедрения может различаться в зависимости от уровня. За услуги по внедрению также может взиматься дополнительная плата, независимо от того, сколько вы платите за систему.

3. Постоянная поддержка

Постоянная поддержка - это помощь, которую вы получаете от поставщика CMMS для ежедневного устранения неполадок или улучшения системы. Например, вам может потребоваться постоянная поддержка, если:

• Вы хотите сделать поле в форме запроса наряда на работу обязательным, но не знаете, как это сделать.
• Если вы хотите изменить разрешения пользователей, но не можете понять, как это сделать.
• Если вы хотите создать новый отчет, в котором рассказывается о влиянии технического обслуживания на энергопотребление вашей компании.

Обычно существуют разные уровни постоянной поддержки в зависимости от того, используете ли вы бесплатное программное обеспечение для обслуживания оборудования или платное программное обеспечение. Облачная CMMS всегда будет иметь базовый уровень обслуживания, независимо от уровня. Например, меры безопасности всегда будут автоматически обновляться поставщиком, несмотря ни на что. Бесплатные услуги также часто включают поддержку по телефону, электронной почте или в онлайн-чате (хотя это может быть не круглосуточно), через бесплатное сообщество пользователей и онлайн-центр для часто задаваемых вопросов.

Если у вас есть платная версия программного обеспечения для обслуживания оборудования, вы обычно получаете доступ к дополнительным службам поддержки. Сюда может входить специальный представитель службы поддержки клиентов и приоритетный доступ при обращении за помощью. Ваша подписка может включать определенное количество часов поддержки премиум-класса. Если вы превысите эту сумму, возможно, вам придется доплатить.

Бесплатная CMMS

Платная КСУП

Плюсы

• Бесплатно :Улучшите обслуживание, не вкладывая средства в бюджет и не дожидаясь одобрений.
• Простота настройки и использования :Меньшее количество функций означает удобство работы для администраторов и пользователей.
• Низкий риск :Протестируйте новые процессы или системы в небольшом масштабе, прежде чем вкладывать в них деньги.
• Получите только то, что вам нужно :Если вы небольшая команда, вы получаете необходимые инструменты, не платя за функции, которые не используете.

• Расширенные функции :У вас под рукой все инструменты для управления техническим обслуживанием с небольшими ограничениями или без них.
• Дополнительная или расширенная поддержка :У вас есть доступ к дополнительным ресурсам, которые помогут вам максимально эффективно использовать свои инвестиции.
• Более широкие возможности настройки :У вас есть больше возможностей для разработки вашей CMMS так, как вы этого хотите.
• Специальные предложения и льготы :Обычно вы получаете доступ к специальным мероприятиям, тестированию функций и многому другому.

Минусы

• Ограниченная функциональность :Меньше пользователей, меньше функций и ограничение на количество действий, которые вы можете предпринять.
• Ограниченная поддержка :Доступ к базовой поддержке, например к статьям службы поддержки или поддержке по телефону в рабочее время.
• Не масштабируется :По мере роста вашей группы обслуживания ваша CMMS не сможет расти вместе с ней.
• Без настроек или подключений :Очень мало возможностей изменять рабочие процессы и нет возможности подключать программное обеспечение к другим системам

• Стоит денег :Это не обязательно является мошенничеством, если вы видите рентабельность инвестиций, но это занимает место в бюджете.
• Расширенные настройки и управление изменениями :Потребуется больше времени, чтобы внедрить и привыкнуть к softwar
• Избыток функций :Вы можете использовать не все функции, за которые вы платите.
• Завышенные ожидания :От вас могут ожидать результатов быстрее, чем вы способны, даже если вы понимаете, что CMMS - не лучшая цель.

Когда использовать платное или бесплатное ПО для обслуживания оборудования

Есть несколько ключевых факторов, которые заставляют выбирать между бесплатным программным обеспечением для обслуживания оборудования и оплатой CMMS. Хотя это будет зависеть от ваших конкретных обстоятельств, вот краткое изложение того, какое программное обеспечение лучше всего подходит для определенных групп технического обслуживания:

При выборе между двумя типами облачного программного обеспечения CMMS есть еще одно соображение:вы всегда можете перейти с бесплатного на платный и часто можете переходить с одного платного уровня на более низкий или более высокий.

Когда переходить от бесплатного ПО для обслуживания оборудования к платному

Если вы уже используете бесплатное программное обеспечение до предела, возможно, пора перейти на платную версию. Вот как узнать, что вы находитесь в этой точке:

1. Вам нужно сделать больше

Выход за пределы бесплатного плана - первый признак того, что вам следует перейти на платный уровень. Если вы превышаете емкость бесплатной CMMS, вы, вероятно, управляете обслуживанием другим способом, не связанным с программным обеспечением, например, Excel или доской. Это увеличивает риск пропуска работы, дублирования данных и снижения скорости внедрения CMMS. В этом сценарии оплата программного обеспечения для обслуживания оборудования обеспечивает более высокую окупаемость инвестиций и экономит ваше время.

2. Вам нужно больше от ваших данных

Бесплатное программное обеспечение для обслуживания оборудования - отличный способ сбора данных о техническом обслуживании. Но обычно у него нет инструментов, необходимых для анализа этих данных. Хотя существуют базовые отчеты, которые вы можете создать самостоятельно в таких программах, как Excel, это создает три проблемы. Во-первых, это требует много времени. Во-вторых, это означает, что вы обрабатываете данные в двух разных местах, что приводит к ошибкам и неточным данным. Наконец, это неэффективно для более сложных отчетов и анализа.

Если вы сталкиваетесь с неточными данными, длительными циклами отчетности и (что хуже всего) данными, которые вы не можете использовать для принятия решений, пора перейти от бесплатной КСУП к платной. Эти вложения позволяют собирать данные и использовать их для создания отчетов в вашей КСУП. Некоторое программное обеспечение CMMS даже включает в себя прогнозную аналитику, чтобы вывести вашу программу обслуживания на новый уровень.

Узнайте, как создавать лучшие отчеты и использовать данные обслуживания

3. Вам необходимо установить соединение с другим программным обеспечением

Скорее всего, ваше программное обеспечение для обслуживания - не единственная технология, на которой работает ваш бизнес. Существует алфавитный набор программного обеспечения для производства и профилактического обслуживания, от SCADA и ПЛК до программного обеспечения ERP и MES. Когда эти системы не подключены и не обмениваются информацией, это может создать некоторые из тех же проблем, что и управление техническим обслуживанием в двух разных местах:неточные данные, дублирование работы и нерешенный отказ оборудования.

Интеграция ваших бизнес-систем с CMMS устраняет эти проблемы и помогает вам обновлять вашу программу обслуживания, например, автоматически запускать плановое обслуживание в зависимости от использования оборудования. К сожалению, эта функция недоступна в большинстве бесплатных программ для обслуживания оборудования. Если это то, что вам нужно или вам нужно, самое время приобрести платную версию CMMS.

Узнайте, как группа технического обслуживания сэкономила 100 часов в год за счет интеграции своих систем

4. Вам нужно управлять большим количеством людей или несколькими сайтами

Большинство бесплатных программ для обслуживания оборудования ограничивают количество пользователей в системе. Если в вашей группе обслуживания более трех или четырех человек, они не смогут использовать CMMS. Если у вас большая команда или вы растете, рекомендуется приобрести платную версию своей CMMS.

Точно так же, если группа обслуживания вашей компании работает на нескольких сайтах, вам понадобится платная CMMS. Использование одной и той же системы в разных местах создает стандартизацию. Это также позволяет вам просматривать метрики обслуживания по всей вашей организации и обмениваться информацией и ресурсами. Например, если вашему сайту нужна часть, вы можете проверить свою общую CMMS, чтобы узнать, есть ли эта часть на другом сайте. Это избавит вас от необходимости тратить бюджет на новые или запасные части.

Как оправдать затраты на обновление вашей CMMS для вашего начальника

Чтобы привлечь внимание своего начальника к инвестированию в программное обеспечение для обслуживания оборудования, вам нужно рассказать две ключевые истории:чего вы достигли с помощью бесплатной системы и чего вы могли бы достичь с помощью платной версии.

Этот шаблон презентации - отличный способ создать эту историю. Но вот несколько ключевых моментов, которые вам понадобятся, чтобы убедить своего начальника: