Прояснение различий: рабочие инструкции, процессы и процедуры

Терминология промышленности содержит такое огромное количество письменных концепций и понятий, что знание их становится необходимым для установки и гарантии эффективной организации. Их точное определение позволяет создавать и поддерживать промышленную документацию, бесшовно адаптированную к нуждам и целям компании.

Рабочие инструкции, процесс и набор процедур иногда могут путаться друг с другом из-за неправильного использования языка или незнания. Конечно, это три совершенно разных и отличных понятия, и нужно понимать их спецификацию и различия между ними. Так, как создавать рабочие инструкции?

Рабочая инструкция: «как» процедуры

Рабочие инструкции отвечают на вопрос «как?» в процедуре, которая будет обсуждена позже в этой статье.

Фактически, рабочие инструкции специфицируют действия, которые нужно предпринять для выполнения заданной задачи на заданной позиции и описание этих действий в простых шагах. Они должны быть сделаны с острой детализацией, могут также относиться к рабочему потоку последовательностей операций от одного поста к другому.

Когда речь идёт о промышленной документации, рабочая инструкция описывается через текстовое содержимое, но ничего не мешает обогатить ваш блокнот визуальными форматами (изображения, видео..). В наши дни, благодаря актуальным цифровым носителям, визуальные элементы не только легче интегрируются, но и рекомендуются, потому что они делают понимание инструкций легче для операторов, ответственных за их исполнение.

Процесс, или последовательность действий, составляющих цепочку добавленной стоимости

Чтобы придерживаться определения Европейской фундации менеджмента качества (EFQM), процесс — это «средство, с помощью которого организация реализует и развёртывает навыки своего персонала для получения результатов».

Но в более общем смысле процесс относится как к последовательности действий, так и к поэтапным процедурам в цепочке добавленной стоимости компании и ресурсам, развёрнутым для их достижения. Конечно, под ресурсами мы понимаем человеческие и материальные средства. В двух словах, он охватывает все этапы преобразования входных данных (сырья) в выходные данные (готовые продукты), то есть жизненный цикл продукта. Кульминация процесса может быть либо доставка клиенту, либо его потребление внутренне другим процессом.

Оценка его производительности будет основана на его способности обеспечивать удовлетворённость клиента или гарантировать качество результата перед переходом к следующему процессу. В результате улучшение и непрерывная ревизия через процессный подход потоков, составляющих его, является капитальным вопросом.

Процедура: кто что делает?

С своей стороны, процедура описывает организацию. Более конкретно, это набор правил для деятельности. Она описывает метод работы и операционный процесс, а также разных актеров (операторов и сервисов), которые выполнят задачи.

Чтобы пойти чуть дальше, процедура сделана для ответа на вопрос «кто что делает?» Без входа в такие детали, как вопрос «как?». Она также упоминает инструменты, используемые для применения метода работы. Здесь мы говорим о «обработках» для их обозначения.

Эти процедуры должны быть специфицированы и агрегированы в письменном документе и должны быть включены в промышленную документацию компании.