50 проверенных советов и лучших практик управления объектами (FM)

Бы вы признанный ветеран FM или новичок — работа требует непрерывного обучения и мудрых советов, особенно при внедрении новых технологий.

Мы собрали 50 самых полезных и применимых советов от лучших умов FM сегодня. Уделите время изучению — и вы сможете сделать свой объект максимально современным и безопасным.

Советы организованы по разделам. Перейдите по ссылкам к нужным:

• Советы по снижению операционных затрат
• Советы по превентивному обслуживанию
• Управление персоналом и коммуникация
• Использование технологий, инструментов, ПО и метрик
• Управление запасами и активами

Советы по снижению операционных затрат

1. Урежьте ночное освещение объекта. «В зависимости от схемы освещения можно создать «эконом-режим» на ночь при минимальной загрузности. Периметр, входы, главные подъезды — освещены. Удерживайте свет у здания и дверей эвакуации + аварийное освещение путей. Найдите освещение между этими зонами и настройте контроллеры автоматизации на отключение наименее загруженных зон/контуров». — Марк Сандерсон, по Брэндону Лоренцу, «Ten Tips For Facility Managers To Cut Energy Costs», FacilitiesNet.

2. Замените старое освещение на LED. «Memorial Sloan-Kettering заменил свет в паркинге 24/7 на LED — потребление упало вдвое. Mediapolis Community Schools (IA) тоже ретровитнули внешнее освещение на LED. Старые лампы 250/175 Вт → 30 Вт LED. 70 Вт → 20 Вт LED. 70 Вт встроенные → 10 Вт LED. Ребейт от электрики + ежемесячная экономия». — Деннис Бройер, по Джанелле Пенни, «Top 12 Strategies to Maximize Cost Savings», Buildings Magazine.

3. Внедрите план устойчивого дизайна объекта. «Устойчивый дизайн достижим и доступен как никогда, особенно если думать в годах, а не днях. Также — высокий рейтинг у публики, бонус для репутации социально ответственного бизнеса». — Дэвид Вернер, «Reducing Industrial Facility Costs with Sustainable Planning», Area Development.

4. Знайте полную стоимость всей работы по объекту — прямой и косвенной. «Неподготовленному глазу FM выглядит как черная дыра затрат. Затраты складываются, анализ заканчивается там, если нет расхождений. Но FM-менеджеры знают нюансы каждого заказа: сложности и накладные расходы. Множество переменных: выездные платежи, материалы, прямые и косвенные операционные издержки». — Шон Хартнетт, «How to Calculate the True Cost of Facilities Maintenance», SMS Assist.

5. Рассмотрите менее очевидные улучшения, влияющие на энергопотребление. «Некоторые проекты скрыты от пользователей, цель — снижение спроса: апгрейд чиллеров, фан-юнитов. Могут дать лучший температурный контроль, но не как основная цель. Операционные изменения: сокращение часов HVAC/освещения, смена уставок температур — минимальные затраты, не влияют на UX, но дают крупное снижение нагрузки. Работа с операционной командой дает впечатляющие результаты». — Джим Ньюман и Маркус Спрингер, «Be a Hero With Lower Operating Costs in Your Building», FMLink.

6. Не забывайте об утеплении здания. «Все коммерческие здания утеплены — коды требуют минимум. Но из-за бюджетов ставят минимум. Застройщик ≠ владелец/менеджер — разные взгляды на бюджеты. Лучшее утепление = лучшая эффективность. Меры: энергоэффективные окна/освещение, перекрытие крыши для минимизации солнечного воздействия». — «Tips to Reduce Commercial Heating and Cooling Costs», Total System Services.

7. Стратегический сорсинг для поиска правильных поставщиков работ по объекту. «Поиск поставщиков (уборка, благоустройство, расходники) сложен и долог. Аппл-ту-аппл котировки, контракты с четкими SLA, валидация качества/продуктивности — критично. Попытки экономии сдерживаются невозможностью рисковать безопасностью/комфортом сотрудников. Организации платят премию». — «Strategic Sourcing Strategies For The Facilities Maintenance and Facilities Management Category», Source One Management Services.

8. Ваша котельная может быть крупным источником потенциала эффективности. «Котлы сегодня до 96% эффективности (конденсационные); типичное здание использует атмосферные — чуть лучше бунзена. Надежно, но дорого в эксплуатации. Ставят для дешевизны стройки, не думая о долгосрочном энергобюджете». — Росс Морли и Эд Пораз, «Six Energy Audit Tips for Building Managers», REMI Network.

9. Закажите профессиональный энергоаудит. «Энергоаудит систематизирует возможности снижения энергопотребления и опэксов. Фокус аудита критичен. Зоны и системы зависят от ресурсов на энергоэффективность, сложности объекта, глубины анализа. Понимание факторов помогает выбрать уровень аудита». — Дэвид Козабун, «Which Energy Audit is Right for Your Facility?», FacilitiesNet.

10. Выявите крупные эффективности в энергопотреблении кухни. «Коммерческие кухни потребляют в 2.5 раза больше энергии на кв. фут чем любые другие коммерческие площади (EPA). 40% — на приготовление/хранение (Carbon Trust UK); остальное рассеивается. Технологии дают драматичное снижение, карбон-футпринт и затраты. EPA: стратегические инвестиции ресторанов = -10-30% энергии. FCSI: до 40% = 3-6% опэксов». — «Energy Efficiency in the Kitchen», Green Hotelier.

11. Учитывайте полный жизненный цикл затрат здания. «Lifecycle costs измеряют стоимость улучшений инфраструктуры во времени. Позволяет профи сравнить стоимость апгрейда элемента с экономией за тот же период. Если стоимость апгрейда за жизнь дает преимущество над опэксами — хорошая инвестиция». — «Answers to 8 Common Building Operation Cost Questions», Enervise.

Советы по превентивному обслуживанию

12. Измеряйте ППР против всех видов ТО. «Разработайте метрики производительности ППР с акцентом на % выполненных ППР-часов от всех часов ТО. ППР должен быть наибольшим %. Кажется невозможным, но со временем достижимо». — Майкл Каули, «5 Tips for Successful Preventive Maintenance», FacilitiesNet.

13. Составьте план и придерживайтесь его. «ППР — это планирование. У каждого оборудования должно быть расписание: какой ТО и когда. Расписание держит оборудование в форме на весь срок службы, помогает планировать штат и бюджет. План готов — никогда не отступайте». — Лиза Ричардс, «7 Preventative Maintenance Tips for Your Facility», MAPCON.

14. Фокусируйтесь на конкретных моделях отказов. «Failure modes = «как что-то ломается». Пример: плоская/мембранная крыша. Режим отказа — «пробитие мембраны», причин много. Знание режимов отказа конкретного объекта и причин — ключ к раннему обнаружению (несоответствие назначению) для ремонта до влияния на операции». — Рики Смит, «Five Tips For Optimizing A Facility Preventive Maintenance Program», Engineered Systems Magazine.

15. Проведите проактивный обход для поиска «малых» проблем. «Ловите малые проблемы до роста. Детали в сумме дают огромные улучшения внешнего вида и функциональности. Попросите провайдера FM, уборщиков, мастера пройтись с фокусом на упускаемое: двери (упоры, стопоры, заедающие замки), угловые защитники, плитка/фуга, выключатели/накладки, потолки, столешницы/полки, шкафы/петли, огнетушители. Свежий кауulk и краска — новый эстетический жизнь, весна — идеальное время». — Боб Клаרק, «6 Spring Maintenance Tips for Facilities», Buildings Magazine.

16. Различайте предиктивное, превентивное и реактивное ТО. «Три подхода:

• Реактивное — «чиним, когда сломалось»
• Превентивное — «проверяем и чиним до поломки»
• Предиктивное — «технологии прогнозируют проблему, ТО заранее»

Самый частый — реактивный. По Akita Box: 85% бюджета ТО — на реактивное. Кажется дешевым — пока все работает. Но вещи не всегда работают гладко». — Нил Питерс, «Top Ways to Reduce Maintenance Costs for Your Facility», DPM Care.

17. Понимайте разницу между рабочим временем и простоем. «ППР можно планировать по счетчикам оборудования. Но счетчики не отличают работу от простоя. Машина в простое 20% времени может получать ППР чаще нужного. Если простое предсказуемо — планируйте по большим интервалам счетчиков». — «7 Tips To Plan Equipment Preventive Maintenance», SM Global.

18. Убеждайтесь, что ППР-задачи полезны оборудованию. «Смазка зубчатки балки пильного станка может вызвать сбивание опилок в шестерни — заклинивание. Если не уверены, какие задачи полезны — спрашивайте представителя оборудования». — «10 Tips for Preventative Maintenance», Stiles Machinery.

19. Предвосхищайте будущие потребности в запасных частях. «Наличие запчастей к крупному ППР — критично. Asset management софт позволяет проверить доступность запчастей на даты заказов на работу. Отчет покажет недостающие детали. Зная дефицит — заказывайте у поставщиков заранее, не дожидаясь reorder limits». — «7 Tips for Better Equipment Preventive Maintenance», Nexgen Asset Management.

Управление персоналом и коммуникация

20. Используйте разные методы коммуникации. «Нужны уместные повторения и подкрепление. Средний человек получает 300+ сообщений на работе, вне работы — в кратные. Чтобы сообщение дошло — до 12 повторений». — Джон Финни, цитируется в Facilities Maintenance Decisions Magazine, «For Good Facility Management Communication, Keep Three Points in Mind».

21. Оптимизируйте использование доступного рабочего пространства. «Пространство стоит денег. Переход к виртуальным/мобильным работникам — инвестиции в новые дизайны рабочих мест для новых способов работы с ростом утилизации = впечатляющая экономия. Гибкие рабочие места, распределенные и мобильные стратегии — пути к максимизации ценности текущего имущества. Реинвестиции — в меньше пространства, но лучшего качества». — «7 Ways to Grow Competitiveness in the Facility Management Industry by 2020», Service Futures.

22. Будьте мастером физических активов компании. «Другие менеджат клиентов или штат — вы объекты и все в них. Физические активы корпорации так же важны, как HR, вы — эксперт. Сбор данных или вклад в bottom line — ваш ввод важен для корп.решений. Хотите изменить закупки или перейти на энергоэффективное отопление — заявляйте и подкрепляйте данными и опытом». — Джеймс Макдональд, «5 Things Facilities Managers Must Do to Gain Respect & Clout», iOffice.

23. Устанавливайте четкие определения практик FM. «Инклюзивность на рабочем месте должна быть четко определена до инициатив. Полезное определение: офис, где все уважаются и имеют равный доступ к ресурсам/возможностям. FM-менеджеры должны строить на этом высокоуровневом описании представление о том, как равный доступ, диверсити, справедливость выглядят в их объектах. Включение в корп.ценности помогает ставить цели и строить политики». — Ник Мейсон, «A Facility Manager's Guide to Inclusive Workplaces», Office Space Software.

24. Используйте дизайн, планирующий социальное время и пространства. «Давайте вместе: проектируя объекты, создавайте социальные зоны — лаунжи, игровые, 짐ы, комьюнити-сады. Места для релакса и соц-взаимодействий в менее структурированной атмосфере рождают новые связи между отделами и уровнями управления». — Тिफфани Бладворт Риверс, «7 Tips to Help Facilities Managers Make The Workplace A Stress Free Zone», iOffice.

25. Рассмотрите перевод базовых активностей из аутсорсинга в инхаус. «Эксперты: не только перемещать штат, но и работу. Тщательно изучите контракты аутсорсинга — можно ли сократить и сделать инхаусом. Бехтол годами так делает — покраска/уборка своим штатом и овертаймом — сейчас еще ценнее в тяжелые времена». — Нэнси Бехтол, по Грегу Зиммерману, Facilities Maintenance Decisions Magazine.

26. Создайте формальный инхаус-процесс развития навыков сотрудников. «Фокус на «building a bench» (построение лавочки). Широко используемая концепция: формальная идентификация талантов в трудовых цехах. Конкурентный отбор по потенциалу vs скиллы, продвижение до worker/helper с обучением до полного мехеника с сертификатами/лицензиями». — Робин Мори, по Higher Ed Facilities Forum, «Dealing with an Aging Facilities Management Workforce».

27. Если аутсорсите FM — работайте с гибким партнером, адаптирующимся к вашим нуждам. «Это главное преимущество малых провайдеров. Фронтлайн может быть креативным и вносить изменения в процессы. Прямо ведет к более fit-for-purpose решению, большей ценности, крепче отношения». — Эндрю Халберт, по Кевину Стэнли, «The Art of Delegation», FMWorld.

28. Продавайте свой департамент мудро на презентациях бюджета. «Всегда презентуем бюджет, начиная с ответа на реальную проблему. Должен быть compelling reason по миссии для любого бюджета. Конкретная инфа о том, как и почему выбраны цифры, помогает C-suite увидеть обоснованность». — Тим Вудли, по Дэвиду Спенсу, «5 Budgeting Tips for Facilities Managers», Office Space.

29. Автоматизируйте процесс заказов на работу. «Автоматизация убирает человеческий фактор ошибок. Убираете людей из процесса — ничего не упускается. Создание, трекинг, редактирование, авто-коммуникация заказов на работу. №1 в списке — любимая привычка, пожалуй, самая важная! Не позволяйте проблемам с сотрудниками тормозить операции или повышать стресс». — «The 7 Habits of Highly Effective Facility Managers», 24/7 Software.

Советы по использованию технологий, инструментов, ПО и метрик

30. Используйте софт для организации и доступа к информации. «Много софта помогает FM организовывать и оптимизировать рутину: от управления всеми видами ТО до логирования посетителей для безопасности. Комплексные FM-опции: например, NetFacilities — веб-базированный, централизует вендоров, заказы на работу, активы, ППР в одном месте». — Нил Питерс, «Top Technology Tools for Facility Managers», DPM Care.

31. Используйте современные умные сенсоры для снижения затрат и расширения возможностей. «Население зданий умными сенсорами: операционные затраты падают, продуктивность растет, комфорт улучшается. Детальная инфа о присутствии, локации, счетчике, активности людей позволяет серьезно оптимизировать FM. Горячие столы, бронирование переговорок, оптимизация пространства, энергосбережение — immediate use cases». — Итамар Рот, «Facility Management Is Facilitated By Smart Sensors», Facilities Executive.

32. Управляйте HVAC удаленно через софт. «Возможность удаленного управления отоплением/охлаждением или программируемого термостата со сменой уставок днем. FM-планировщики любят анализ энергопотребления HVAC. Лидеры используют «бизнес-интеллект» софта для термостатов на макс. экономию. Некоторые инструменты портируются на смартфоны для удаленных менеджеров». — «10 Ways Software Can Help with Facilities Management», SelectHub.

33. Используйте софт для двойной проверки комплаенса. «Системы ТО и FM-администрирования должны соблюдать нац./глобальные регтребования. Случайные аудиты/инспекции регуляторов. Софт позволяет доказать соответствие и снизить бумажную волоку и подготовку. Админы создают отчеты о ТО критичного оборудования. Соответствие прослеживаемо, риск штрафов минимизирован». — «7 Steps to Successful Facilities Management», Fasttac.

34. FM KPI должны подсвечивать ошибки и возможности. «KPI указывают на возможности и ошибки. В паре с IoT и энергоманейджментом — подсвечивают пропущенные ППР, высокие трафик-зоны, проблемы с оборудованием. Пример: % планового ТО vs реактивного. Превентивное экономит больше, чем ремонт при поломке?» — «7 Tips for Creating Facilities Management KPIs», Entouch Controls.

35. Используйте мониторинг информации здания (BIM) для отслеживания производительности систем. «Близкий мониторинг энергии/воды для снижения опэксов. Владельцы следят за производительностью множества систем — кондиционирование, авто-димминг света, водопотребление — BIM ведет к осознанному энергопользованию, ниже расходам, выше стоимости активов». — Майкл Шлей, по Джефф Линк, «BIM for Facilities Management: 4 Tips to Improve Lifecycle Performance and Reduce Costs», Autodesk.

36. Рассмотрите продвинутые автоматизированные решения для входа в здание. «Фича набирает обороты: распознавание лица для входа/выхода. Безопаснее ключей/карт, лицо не забыть дома. Три в одном: не нужно выдавать спец.доступ, заменять утерянные ключи/карты, оформлять новые сотрудникам». — Майкл Маulton, «5 Tech Features Facilities Managers Can't Live Without», Teem.

37. Предоставьте клиентоориентированное софт-решение для репортинга улучшений и трекинга запросов. «Простые решения для клиентов = счастливые клиенты + плавная работа зданий. Качественный клиентский портал: репорт проблем, трекинг прогресса. Клиенты чувствуют, что услышаны. Цифровая система запросов упрощает заказы на работу и назначения для FM-команды». — «Top Facilities Management Tips for Long-Term Success», AssetWorks.

38. Тепловизионная технология помогает находить и чинить невидимые проблемы. «ТО и инженерия объекта — как плавание среди айсбергов. Невидимое потопит техников — или объекты. Тепловизор дает видеть невидимое: выходящие из строя моторы/электрику, утечки конденсата HVAC, плохие воздуховоды, текучие крыши. Чинят до роста проблем, снижают затраты на отопление/охлаждение в рамках устойчивости». — Джон Андерсон, «Putting Thermal Imaging to Work in Facility Maintenance», FacilitiesNet.

39. Интегрируйте систему FM-софта. «Удивительно много FM-менеджеров без истинной системы. >25% — 28% — не используют никакой FM-системы. Еще 23% — бумага/ручка. Чуть лучше, но все равно сложно собирать данные, вести точные записи, получать инсайты». — «The Importance of Facilities Management Systems», Team Support.

40. Используйте софт для прозрачности EH&S бенчмарков. «FM-софт специально для прозрачности бенчмарков здоровья/безопасности и исходов. Помогает с комплаенсом: HIPAA в здравоохранении, Sarbanes-Oxley в финансах. Документирует лучшие практики предотвращения аварий или факты инцидента. Различные H&S фичи экономят время/усилия менеджменту, улучшают репутацию». — «10 Ways Software Can Help with Facilities Management», Select Hub.

41. Имейте матрицу критичности оборудования для приоритизации работы. «Метод определяет, насколько критично оборудование/задача для бизнеса — где оно в приоритизации. Критичность стандартизируется оценкой: насколько серьезно единичный отказ нарушит операции». — Ашок Шарма и Барри Лоуренс, «5 Essential Tools for Facilities Managers», eLearning Industry.

42. Smartsheet добавляет уникальные коллаборативные фичи к повседневным таблицам. «Smartsheet — таблица, которую шарите с коллегами, но фичи далеко за Excel. Сочетание таблицы с PM-инструментами, шаблонами, формами, доступ на мобильных, коллаборативная работа». — Тिफфани Бладворт Риверс, «9 Easy-To-Use Tools That Will Help Any Facilities Team Collaborate», iOffice.

43. Адаптивное трекинг workflow позволяет следить за активностью в разнородном персонале. «Бизнес все больше принимает удаленную работу. Офисы — для коллаборации, разработки, дизайна. Операционка — часто из дома. Нужен трекинг workflow и задач по разнородному персоналу. Email-переписки по проекту — хаос, легко потерять важное. Опять автоматизация — адаптивный трекинг workflow с real-time прогрессом в облаке — норма через несколько лет. Trello, Asana — примеры успешной интеграции». — Майкл Маulton, «5 Tech Features Facilities Managers Can't Live Without», Teem.

Советы по управлению запасами и активами

44. Держите FM-документы консистентными и точными. «Ответственный FM-менеджер должен знать, за что отвечает. Без правильной инфы — не можете работать. Без точных записей о состоянии объекта — не сможете получить адекватный бид от вендора. Первое, что спросят: где As-Built чертежи? Без них бид будет завышен». — «7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risks», SKYSITE.

45. Внедрите консистентный процесс тегирования активов. «Верифицируйте активы минимум по двум дата-точкам: штрихкод + серийный номер. При списании — критично для «точной и верифицируемой цепочки владения», митигация утечек данных (особенно IT-активы), комплаенс с регуляциями. Консистентный процесс тегирования = все активы классифицированы и трекаются, легко локализовать, планировать регулярное ТО, точный учет для аудита/бухгалтерии. Четкие политики/процедуры + обучение команды = оптимизация процессов, позитивное влияние на bottom line: улучшение утилизации ресурсов, сокращение дублирования активов, больше полезной жизни инвестиций». — Варша Саха, «6 Steps in Asset Tagging Process Flow», Camcode.

46. Держите активы актуальными, четко разделяйте критичные и некритичные. «После сбора данных и графика ТО — план долгосрочного ТО инвентаря активов. План обновления и списания. Некоторые активы даже обновленные не служат лучше — некритичные, не нужно держать. Рабочий инвентарь + данные = легче с критическими нуждами и неожиданными отказами: знаете, что и когда делать». — Люк Перкевич, «The Beginners' Guide to Facility Asset Management», AkitaBox.

47. Трекайте и утилизируйте списанные активы. «Как бы хорошо ни было управление, приходит время утилизации. Практически: все утилизированные активы в реестре/софте — чтобы не попадали в портфель. Форма утилизации позволяет «владельцу» объяснить, как утилизирован, и идентифицировать остаточную стоимость». — Гэри Уоткинс, «Effective Asset Management for Facilities Managers», Service Works.

48. Проведите оценку активов и зафиксируйте условия. «Если хотите взять документы под контроль — начните с оценки активов. Детализируйте состояние главного оборудования/систем, зафиксируйте. Никакая технология не поможет без документирования. После оценки — создайте и запустите проактивную программу ТО и план замены оборудования — на 3-5 лет. Даже если 30 лет — нужно знать, когда заменить». — «7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risk», SKYSITE.

49. Рассмотрите стратегический подход к управлению активами. «Стратегическое управление активами интегрирует ключевые отношения планирования и доставки. Фреймворк принятия решений — ключ, позволяет informed decisions и корреляцию стратегических целей с результатами доставки. Также — механизм интеграции между единичным проектом и портфелем проектов орга». — Марк Джордан, «An Asset Management Approach to Facilities Management», FM Magazine.

50. Максимизируйте вертикальное пространство на складе. «Склад имеет фиксированную площадь — инновационные оптимизированные лейауты привлекают менеджеров, сталкивающихся с ростом объемов при статичном пространстве. В 2016 году используйте вертикаль лучше, но не игнорируйте лучшие практики оптимизации лейаута. Максимизируйте кубические футы вертикали: сезонные и медленно движущиеся товары — в труднодоступные вертикальные зоны». — Варша Саха, «6 Tips for Better Warehouse Inventory Management in 2017», Camcode.

Продукты и решения для трекинга от Camcode:

• Магнитные складские ярлыки
• Виниловые этикетки
• Наклейки «Собственность»
• Кастомные штрихкодные ярлыки
• Имущественные теги
• Охранные ярлыки
• Маркеры труб
• UID-этикетки
• Постоянные ярлыки для оборудования
• Паллетные ярлыки