Основные стратегии обслуживания активов для высших учебных заведений

В последние годы необходимость эффективного управления обслуживанием активов для высшего образования стала все более очевидной. В прошлом году колледжи и университеты по всему миру должны были адаптироваться к пандемии COVID-19 и находить новые способы управления своими занятиями, персоналом и активами. Крупный переход к онлайн-обучению и удаленным классам привел к увеличению затрат и значительному времени планирования для многих учреждений. С прогнозируемым стабильным ростом зачисления студентов бакалавриата в США и достижением 17 миллионов студентов к 2029 году, критически важно для школ обеспечить наличие лучших систем и оборудования для удовлетворения спроса.

Для обеспечения качественного образования большинство школ постоянно приобретают новые активы, чтобы помочь им предоставить более всесторонний и связанный учебный опыт. Основная часть любой программы кампуса или школьного объекта — управление обслуживанием активов. Некоторые преимущества организованной системы включают улучшенное долгосрочное планирование, снижение затрат на оборудование и содержание, и улучшенную видимость. В этой статье мы исследуем пять лучших практик, которые вы должны рассмотреть для вашей программы управления обслуживанием активов.

1. Создайте упрощенный процесс выдачи активов

И преподаватели, и студенты нуждаются в доступе к разным школьным материалам, включая книги, компьютеры, А/В оборудование и расходники. Настройка простого и эффективного процесса выдачи — лучший способ правильно и эффективно отслеживать выданные активы. Понимание того, где ваши активы и у кого они, делает гораздо проще координацию любых работ по обслуживанию и снижает вероятность утерянных или украденных активов. Процесс выдачи также снижает нагрузку на учителей, когда они завершают ориентационную работу студентов при начале новых классов. Размещение выделенного штрих-кодного тега объекта на каждом активе может еще больше оптимизировать ваш процесс и облегчить регистрацию предметов в системе и из нее.

2. Не пренебрегайте предупредительным обслуживанием активов

Даже с хорошо структурированной программой обслуживания для вашего учреждения, все еще есть явная необходимость в правильном планировании. Поломки оборудования и неожиданные ремонты могут стоить и времени, и денег, создавая дополнительную нагрузку для персонала и бюджетов. Использование выделенной системы EAM или похожей не только позволит вам отслеживать затраты, но также предоставит удобный формат для планирования и отслеживания ваших действий по обслуживанию.

Также важно помнить, что предупредительное обслуживание так же важно, как и другие формы ухода за оборудованием. Формальная программа управления активами должна включать регулярную отчетность, позволяя персоналу и управлению пересматривать недавние данные и определять, нужны ли какие-либо улучшения. Эти пересмотры также могут помочь обеспечить, что основные активы и оборудование доступны для предстоящих мероприятий и специальных проектов.

3. Определите четкие ответственности по управлению активами

Средний школьный или колледжеский кампус будет иметь много разных типов активов для управления. Эти могут включать мебель, аудиовизуальные системы, коммуникационное оборудование, такое как телефоны, вычислительное оборудование, такое как ноутбуки, принтеры и факсы, и активы зданий и объектов, такие как освещение и HVAC-оборудование. Для координации работы между вашим персоналом, IT-командой и обслуживающим персоналом, рассмотрите определение четких обязанностей для каждой роли или отдела. Каждый актив будет иметь уникальные потребности в обслуживании на основе своего типа, возраста и уровня использования. Определяя эти ответственности и назначая работу через электронную систему, возможно, даже для легкой команды поддерживать большое количество активов.

4. Обратите внимание на цифровые активы

Огромное большинство образовательного материала сегодня доставляется цифровым путем, включая виртуальные классы, задания и расписания. Многие студенты также будут нуждаться в доступе к различным программным платформам, которые могут управляться самим учреждением. Важно отслеживать любую информацию о лицензиях на программное обеспечение в вашей системе управления активами.

Эти цифровые активы часто могут быть упущены, но есть потенциальные экономии затрат, которые могут быть упущены. Например, координация продления лицензий вместе как большего количества может квалифицироваться для дополнительной скидки за объем. Отслеживание цифровых активов также может помочь IT-персоналу управлять новыми обновлениями программного обеспечения по множеству компьютеров персонала и студентов, подключенных к сети.

5. Примените лучшие практики планирования непревности

Обслуживание может стать главным приоритетом после события, нарушающего школьную деятельность. Это относится не только к природным катастрофам, таким как наводнения или отключения электричества, но и полностью непредвиденным обстоятельствам, таким как пандемия COVID-19. Ваш план обслуживания должен учитывать потенциальные опасности и включать соответствующие ответы. Полезно создать организованную команду планирования непревности, которая может пересматривать различные сценарии.

Переходы достаточно сложны в обычный учебный год, но могут стать еще более сложными при крупных сбоях. Это произошло только в прошлом году, когда многие образовательные учреждения были вынуждены перейти к удаленной школьной среде практически за одну ночь. Учреждения, которые уже имели организованный план управления обслуживанием активов, имели преимущество возможности координировать свою рабочую деятельность более организованным способом.

Сегодняшние школы должны управлять разными цифровыми, физическими и институциональными активами. Следование лучшим практикам управления обслуживанием активов для высшего образования в этой статье может помочь предотвратить поломки оборудования и необходимые замены утерянных предметов. Эффективная программа управления обслуживанием должна быть организованной, прозрачной и способной обрабатывать запланированные и неплановые действия. С правильным планированием, включая использование долговечных тегов управления активами объектов и программных решений управления активами и обслуживанием, школа может снизить некоторую административную нагрузку на своих учителей и другой персонал, чтобы они могли сфокусироваться на своих студентах и обеспечивать качественное образование.