Создайте идеальную команду внедрения ERP: проверенные стратегии успеха

Если вы читаете онлайн-ресурс информации по цепи поставок, вам, вероятно, не нужно никому продавать выгоды системы планирования ресурсов предприятия (ERP).

Хороший ERP, предлагающий видимость во все области цепи, автоматизацию повторяющихся процессов и центральный источник правды для критически важных бизнес-данных, заставляет всё работать более гладко.

Сегодня, благодаря волне цифровой трансформации, оживляющей бизнес-процессы по всей отрасли, лицо ERP меняется. От облачных вычислений и больших данных до искусственного интеллекта и автоматизации, современные ERP наполняются мощными, инновационными технологиями, помогающими их пользователям становиться более продуктивными.

Рынок ожидается почти $42 млрд к 2021 году, и с передовой разработкой софта, становящейся более доступной, иметь силу новых технологий у кончиков пальцев — не просто преимущество, это необходимость для бизнесов, чтобы оставаться конкурентоспособными.

Даже если у вас уже есть ERP, вероятно, вы хотя бы подумаете о воспользовании новой волной революции, трансформирующей технологию — будь то переход на облачную версию вашего существующего решения или внедрение совершенно новой платформы.

Существует бесчисленное множество ужасающей статистики о процентах неудач внедрения. Так как бизнесам сесть на борт с лучшим, что эти новые ERP могут предложить, не став жертвами провала развертывания? Большая часть ответа лежит не в технологии, а в людях.

Одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать, чтобы настроить свой бизнес на успех внедрения — построить отличную команду проекта ERP. Размер вашей команды, конечно, будет зависеть от того, насколько велик ваш бизнес и насколько обширен проект ERP, который вы предпринимаете. Но неважно, сколько людей задействовано, есть ключевые роли и ответственности, которые вам нужно твердо закрепить, чтобы помочь запустить ваш новый или обновленный ERP живым и работающим.

Какой бы вариант развертывания вы ни выбрали, скорее всего, вы приведете выделенного ERP-партнера, чтобы помочь вам внедрить и сконфигурировать выбранный софт. Этот партнер или представители вендора составят основную часть вашей проектной команды, привнеся своих лучших консультантов, администраторов и разработчиков, чтобы помочь развернуть ваш ERP вовремя и по спецификации. Они поставят техническое ноу-хау и опыт, необходимые для адаптации системы к вашим индивидуальным нуждам и исполнения вашего внедрения.

Но в идеальной команде внедрения ERP больше, чем сторонние профессионалы. На что вы целитесь — идеальный баланс внешнего знания и внутреннего ресурса.

Даже с лучшими усилиями и намерениями ваш партнер по внедрению не сможет сравниться с вашими внутренними членами команды по проприетарному знанию и пониманию того, как именно работает ваш бизнес.

Наличие мотивированных, хорошо организованных сотрудников, работающих рядом с вашим партнером по внедрению, не только поможет коммуницировать потребности вашего бизнеса; это также построит банк знаний in-house, который будет критически важен, когда ваш партнер по внедрению соберется и уйдет.

Ключ к поддержанию гармонии в этой смешанной команде — четкое определение ролей и ответственностей для всех на протяжении проекта.

Чтобы держать вещи на рельсах на каждой стадии — pre-, mid- и post-внедрение — вам нужны сильные внутренние представители, не только для коммуникации с внешними профессионалами, но и для держа остальной бизнес в курсе проекта. Это означает связь как с людьми наверху, которые финансируют внедрение, так и с теми, кто в конечном итоге станет энд-пользователями системы.

Вот основные роли, которые нужно иметь в виду при построении вашей команды внедрения ERP:

Проектный менеджер.

Если ваш бизнес достаточно счастлив нанять полноценного проектного менеджера для руководства всеми вашими ad-hoc предприятиями, вы знаете, насколько критично иметь hands-on, методичного PM у руля. Если нет, то сейчас время определить лучшего человека в вашей in-house команде для роли.

Менее важно, какая текущая роль вашего номинированного PM в бизнесе, и более важно, что они могут принести проекту, надев шляпу PM. Они будут отвечать за связь с вашим партнером по внедрению, отслеживание временных масштабов, бюджетов и скоупа, подписание deliverables, дележку обновлений, репортинг и эскалацию любых проблем.

Понимание того, чего вы пытаетесь достичь с вашим внедрением и как вы планируете это сделать, необходимо для любого кандидата PM, так что немного технических знаний не помешает.

Исполнительный спонсор.

Ваш PM будет надзирать за повседневным запуском проекта ERP, но для тех случаев, где нужна компания-широкий авторитет, или есть корпоративное решение, которое должно быть принято, вам нужен исполнительный спонсор.

Исполнительные спонсоры — верхний уровень в иерархии проектной команды ERP, и они представляют уровень совета во время внедрения. Они обычно получают периодические обновления от PM и помогают получить и поддерживать поддержку от вышестоящих. У них также будет сила резиновой штамповки любых проблем, касающихся финансовых или бюджетных ревью, ревью усилий по управлению изменениями и принятия решений, касающихся ключевых бизнес-процессов.

Еще одна ключевая часть роли исполнительного спонсора — быть чирлидером проекта по всей компании, предлагая высокоуровневую поддержку и поощряя участие и вовлеченность пользователей на протяжении проекта. Это огромно важный фактор в обеспечении пользовательской адопции после запуска системы.

Супер-пользователи.

Точно так же, как исполнительный спонсор выступает мостом между проектной командой и исполнительными, супер-пользователи предоставляют жизненно важную поддержку и поощрение своим коллегам-энд-пользователям.

Супер-пользователи будут участвовать на протяжении внедрения, предлагая перспективу пользователя, собирая советы и лучшие практики от персонала партнера и являясь чемпионами ERP-системы. Если они должным образом вовлечены во время проекта, супер-пользователи станут вашими наиболее знающими пользователями, действуя как go-to точки контакта для исправления проблем и диссеминации информации своим коллегам.

Учитывая важность пользовательской адопции для показателей успеха ERP, супер-пользователи — незаменимые инструменты и важные члены вашей команды внедрения. Наличие хотя бы одного номинированного супер-пользователя из каждого департамента, который будет использовать систему, создаст двусторонний поток знаний во время проекта. Они принесут гранулярное понимание того, как их ветвь бизнеса работает, и, в свою очередь, заберут совет о том, как функциональность ERP может помочь им работать умнее.

Ищите сотрудников, которые возбуждены узнать больше о вашем ERP, у кого страсть к улучшению процессов и кто способен коммуницировать на множестве уровней.

Если вы думаете о развертывании новой ERP-платформы, начните рассматривать, как будет выглядеть ваша проектная команда, и выберите своих внутренних героев внедрения. Имея правильных людей в вашем углу, можно сделать всю разницу для продолжения успеха вашего нового приложения.

Клэр Джикок — бизнес-менеджер Washington Frank, провайдера ERP-рекрутинговых сервисов.