Практические советы по соблюдению нормативных требований к персоналу и вовлечению персонала

Как говорится, ваши сотрудники - ваш самый ценный актив. Таким образом, ваш производственный бизнес должен оказывать им надлежащую поддержку на всех этапах их пребывания в вашей организации. Это влечет за собой соблюдение соответствующих политик в области управления персоналом, соблюдение законодательства Калифорнии и повышение общей вовлеченности вашего персонала. Учитывая такое множество аспектов, как можно узнать, что вы соблюдаете все правила? Эта статья даст вам несколько основополагающих и практических советов по соблюдению требований HR и повышению вовлеченности персонала.

Быстрые ссылки:

• Что такое HR Compliance в штате Калифорния?
• Требования к разработке политики
• Операционные процессы
• Повышение квалификации персонала
• CMTC исключительно обслуживает производителей Калифорнии в рамках национальной сети MEP!

Что такое комплаенс в штате Калифорния?

В этом году в Калифорнии было внесено несколько обновлений политик и законодательных норм в правила соблюдения нормативных требований в отношении персонала, включая представление данных о заработной плате, требования к выходным дням, повышение минимальной заработной платы, разнообразие корпоративных советов и многое другое. Например, работодатели, в которых работает не менее 26 сотрудников, должны платить работникам не менее 14 долларов в час. Работодатели с менее чем 25 сотрудниками должны платить не менее 13 долларов в час.

Также были приняты меры по расширению оплачиваемого семейного отпуска или отпуска по болезни - работодатели, у которых есть не менее пяти сотрудников, должны предоставить работникам до 12 рабочих недель неоплачиваемого отпуска с сохранением работы, чтобы привязаться к ребенку, взять отпуск по болезни или позаботиться о родственниках, включая ребенка. , родитель, бабушка или дедушка, внук, брат или сестра, супруга или сожитель. SB 1383 расширяет Закон штата Калифорния о правах семьи (CFRA), который ранее предоставлял этот отпуск только сотрудникам предприятий с числом сотрудников не менее 50.

Требования к разработке политики

Ваша производственная организация должна установить несколько всеобъемлющих политик, в том числе защитных, например:

• По желанию:создайте заявление о правилах для своего заявления о приеме на работу и письма с предложением.
• EEO:включите в свои объявления о вакансиях и на веб-сайт компании заявление о том, что вы являетесь работодателем с равными возможностями.
• FEHA:разработайте и доведите до сведения ваших сотрудников уведомление о политике в отношении жалоб на дискриминацию в соответствии с Законом о справедливой занятости и жилищном обеспечении.
• Готовность к пандемии:разработка и распространение плана, руководства и руководств по обеспечению готовности к пандемии.
• Профилактика травм и заболеваний (IIPP):следуйте рекомендациям OSHA и разработайте план предотвращения травм и заболеваний.

И политики, которые подтверждают нулевую терпимость в вашей производственной компании, в том числе:

• Дискриминация: Составьте политическое заявление, отражающее позицию вашей компании в отношении борьбы с дискриминацией.
• Преследование:опубликуйте заявление о политике, в котором подробно говорится, что ваша компания не приемлет преследования любого рода.
• ADA:разработайте и доведите до сведения ваших сотрудников уведомление о политике в отношении Закона об американцах с ограниченными возможностями (ADA) и определите разумные приспособления.
• Насилие на рабочем месте: Разработать и распространить политику недопущения насилия на рабочем месте.
• Оружие: Включите определенную политику отказа от оружия.
• Алкоголь или запрещенные вещества: Определите и создайте руководящие принципы политики, запрещающие курение, алкоголь или запрещенные вещества.

Операционные процессы

Соблюдение правил управления персоналом играет решающую роль в создании справедливого и равноправного рабочего места, начиная с момента приема на работу кандидата и заканчивая увольнением. В следующих разделах дается обзор нескольких ключевых основ обеспечения надлежащей правовой процедуры от начала до конца.

Наем

• Запретить ящик: Информация о судимости Закон штата Калифорния запрещает работодателям получать любую информацию об истории судимости в процессе подачи заявления; Информацию о судимости нельзя получить до тех пор, пока не будет сделано условное предложение о приеме на работу. После того, как работодатель сделал условное предложение о приеме на работу, все еще существуют определенные правила и ограничения в отношении типа информации, которую можно получить, и того, что вы можете делать с этой информацией. Прежде чем вы решите не нанимать кандидата из-за его криминального прошлого, вы должны предоставить кандидату особые уведомления и возможность ответить в дополнение к другим требованиям.
• Предыдущий оклад: Закон штата Калифорния запрещает работодателям спрашивать об истории заработной платы соискателя, включая информацию о компенсации и льготах. Работодатели также не могут полагаться на информацию о заработной плате как на фактор при принятии решения о том, нанимать соискателя или сколько ему платить.

Контрольный список для успеха:

Совет №1:составьте контрольный список и определите работу

Совет №2:спланируйте свою стратегию найма

Совет № 3. Рекламируйте позицию

Совет №4. Создайте форму оценки кандидата

Совет № 5. Экран возобновляется и обновленные / совместимые приложения

Совет № 6. Проведите экран телефона

Совет № 7. Запланируйте интервью на месте

Совет № 8:Создайте письменное предложение / запрошенную подпись

Совет № 9:проводите проверки перед приемом на работу

Совет № 10. Составьте план адаптации

Описание должности должно играть несколько важных ролей, поскольку оно разъясняет обязанности сотрудника, определяет, что ожидается от сотрудника, обеспечивает важный первый шаг в процессе найма или отбора, резюмирует четкую цель должности и включает значимые обязанности. заявление как ценный инструмент в ориентировании новых сотрудников на их роль в отделе.

При приеме на работу процесс адаптации вашей производственной компании должен определить важнейший компонент найма сотрудников и привести к увеличению их удержания. Эта часть процесса найма задает тон должности, компании, ожиданиям новых сотрудников, политикам и процедурам, поощряет двусторонний процесс коммуникации, обеспечивает дорожную карту для достижения успеха и подтверждает, что все новые сотрудники хотят преуспевать. .

Обязательно составьте контрольный список ожиданий от нового сотрудника, выделите время и ресурсы для предварительной работы с документами и определите курс ориентации для новых сотрудников в их первый день. Чтобы помочь вашему новому сотруднику стать частью вашей производственной компании, включите формальный процесс регистрации в конце первой недели, а затем через 30, 60 и 90 дней.

Кроме того, создание справочника для сотрудников может помочь вашему новому сотруднику занять свою должность. Это руководство снижает потенциальную ответственность, хотя и не требуется по закону. По сути, он излагает политики и процедуры подачи жалоб для всех, устанавливает границы и предотвращает недопонимание. Таким образом, это сокращает время, затрачиваемое на решение вопросов о том, что разрешено, обеспечивает последовательность в обработке запросов и льгот и даже обеспечивает правовую защиту, если практика когда-либо оспаривается в суде.

Распоряжения о заработной плате

В 2019 году более 9,27 миллиарда долларов, причитающихся американским работникам, зарабатывающим менее 13 долларов в час (частный сектор, не являющиеся профсоюзами), были заложены работодателями, которые принудили своих сотрудников к арбитражу. По оценкам, в прошлом году более 4,6 миллиона рабочих столкнулись с кражами заработной платы. Частные адвокаты взыскали 467 миллионов долларов в рамках коллективных исков о заработной плате и почасовом производстве.

Убедитесь, что вы соблюдаете все законы о заработной плате и часах, понимаете и применяете законы о сверхурочной работе, исключаете воровство чаевых, обеспечиваете надежное закрепление всех периодов приема пищи и перерывов и в целом защищаете здоровье и безопасность работников в вашей производственной организации.

Как предпринять корректирующие действия

Корректирующие действия в вашем производственном бизнесе должны соответствовать следующему общему порядку операций:

• Устное предупреждение / выговор
• Письменное предупреждение / выговор
• Испытательный срок
• Приостановка
• Выезд с оплатой или без
• Понижение в должности
• Разделение

При выполнении корректирующих действий убедитесь, что все ваши утки находятся в ряду:

1. Имейте форму дисциплины сотрудника.
2. Проведите полное и справедливое расследование.
3. Узнайте факты. Будьте объективны. Будьте ясны и конкретны.
4. Заполните форму, пока еще актуальны факты.
5. Получите письменное подтверждение от сотрудника.
6. Позвольте сотруднику объяснить свое поведение. Будьте честны.
7. По возможности используйте дисциплинарный процесс как положительный опыт.

Правила прекращения действия

Существуют определенные законы штата и федеральные законы, которые регулируют, при каких обстоятельствах работодатель может уволить сотрудника. Например, работодателям не разрешается увольнять работника по дискриминационным причинам, таким как раса работника, цвет кожи, пол, возраст, национальное происхождение или инвалидность. Сотрудники также не могут быть уволены за отстаивание своих законных прав. Если работодатель нарушит один из этих законов, уволенный сотрудник может столкнуться с судебным иском.

Калифорния является штатом с неограниченным трудоустройством, как и большинство других штатов страны. Согласно доктрине найма по желанию, отношения между работодателем и работником являются добровольными и могут быть прекращены любой стороной в любое время. Для расторжения не обязательно должна быть причина и уведомление не требуется. Однако это не дает работодателю права увольнять сотрудника при любых обстоятельствах. Таким образом, работодатели должны знать об исключениях, существующих в доктрине приема на работу по желанию.

С другой стороны, трудоустройство по желанию не дает работодателю карт-бланш на увольнение сотрудника в любой ситуации. Сотрудники защищены законами штата и федеральными законами от увольнения по дискриминационным причинам, а также от увольнения в отместку за отстаивание своих прав. Работодатели также обязаны соблюдать условия трудового или профсоюзного договора. Работодатели, нарушающие любое из этих законов о занятости, могут быть привлечены к ответственности за потерю заработной платы, пособий и судебных издержек уволенного сотрудника.

При увольнении сотрудника обязательно сделайте следующее:

• Подготовьте окончательную зарплату, включая неиспользованные отпускные.
• Задокументируйте ситуацию. Объясните это сотруднику спокойно и четко.
• Проведите выходное собеседование, чтобы забрать имущество компании, если увольнение не является срочным.
• Деактивировать доступ к зданию, компьютеру и инструментам.
• Сопровождение сотрудника для сбора его личной собственности, если применимо.
• Не угрожайте и не мстите.
• Свяжитесь с властями при первых признаках сопротивления или возможного насилия.

Повышение квалификации

Разнообразие, равенство и вовлеченность

Разнообразие - это наличие различий в данной среде. На рабочем месте это может означать различия в расе, этнической принадлежности, поле, гендерной идентичности, сексуальной ориентации, возрасте и социально-экономическом классе. Аналогичным образом, равенство - это акт обеспечения беспристрастности, справедливости процессов и программ и обеспечения равных возможных результатов для каждого человека. В целом инклюзия - это практика обеспечения того, чтобы люди чувствовали свою принадлежность к рабочему месту. Это означает, что каждый сотрудник чувствует себя комфортно и получает поддержку со стороны организации, когда дело касается самобытности.

Бессознательное предубеждение - это социальные стереотипы об определенных группах людей, которые люди формируют за пределами их собственного сознательного осознания. Каждый придерживается бессознательных убеждений, и эти предубеждения проистекают из склонности организовывать социальные миры путем их категоризации. С другой стороны, сознательная предвзятость в высшей степени характеризуется явным негативным поведением, которое может выражаться в физическом и словесном оскорблении или с помощью более тонких средств, таких как исключение.

Рефералы сотрудников

Программа направления сотрудников - это стратегия найма, при которой работодатели поощряют нынешних сотрудников посредством вознаграждений направлять квалифицированных кандидатов на работу в их организациях. Например, новые сотрудники, привлеченные через реферальную программу сотрудников, с большей вероятностью останутся в вашей компании, и 82% сотрудников оценили рефералов сотрудников выше всех других вариантов поиска для обеспечения максимальной рентабельности инвестиций. Направленные сотрудники приступают к работе раньше, чем сотрудники из других источников; фактически, через 29 дней для первого и через 55 дней для кандидатов с карьерных сайтов.

Программы направления сотрудников - это официальные программы, которые работодатели учредили для поощрения сотрудников к направлению кандидатов на работу в компании. Реферальные программы приносят пользу как работодателю, так и нынешним сотрудникам. В некоторых случаях бонус может быть получен, если привлечен рекомендованный кандидат. Они могут способствовать увеличению удержания сотрудников и определять стоимость и бюджет (от минимального до максимального) при реализации программы.

Награды и признание выдающихся сотрудников

Поощрение и признание сотрудников ведет к большей вовлеченности сотрудников, что увеличивает их удержание и помогает создать более позитивное рабочее место в целом. Внедрение программы поощрений и признания помогает повысить вовлеченность сотрудников, что дает компании множество преимуществ, в том числе:

• Повышает мотивацию
• Выражает признательность.
• Поощряет дружеское соревнование.
• Повышает производительность
• Повышает удержание сотрудников
• Создает позитивное рабочее место

CMTC исключительно обслуживает производителей Калифорнии в рамках национальной сети NIST MEP!

Национальный институт стандартов и технологий (NIST) основал в 1988 году Партнерство по расширению производства (MEP) с миссией повышения производительности и технологических показателей производства в США. В рамках сотрудничества на федеральном, региональном и местном уровнях центры MEP работают с производителями над разработкой новых продуктов и клиентов, расширением и диверсификацией рынков, внедрением новых технологий и повышением стоимости в цепочках поставок.

Как часть национальной сети NIST MEP, CMTC выступает в качестве надежного консультанта для малых и средних производителей (SMM) в решении их кадровых проблем и поиске решений, обеспечивающих безопасность и соответствие их организациям.

Наша цель в CMTC - убедиться, что производственные компании, которые мы обслуживаем, понимают самые современные меры соответствия и эффективно применяют их, чтобы защитить своих сотрудников и избежать штрафов за несоблюдение. Мы понимаем, что законы о соответствии постоянно меняются, и их трудно уследить, поэтому наши специалисты готовы помочь! Свяжитесь с нами сегодня!