Bain & Company выявляет пять поведений, 이끄는 к успеху автоматизации на базе ИИ

Пока многие бизнесы в 2023 году пытались обхватить новые возможности, открытые генеративным ИИ, те, кто теперь смещает фокус с теоретических возможностей на практические приложения ИИ, получат значительное преимущество над конкурентами. Тем не менее, несмотря на выгоды, мало кто делает это сегодня.

Это следует из недавнего отчета Bain & Company под названием «Состояние автоматизации на базе ИИ», в котором было опрошено 200 компаний для проливания света на состояние принятия ИИ в ряде отраслей.

Источник: Bain & Company, «Состояние автоматизации на базе ИИ»

Отчет, соавторы которого — сотрудники Bain & Company Тед Шелтон (эксперт-партнер) и Ян Баркин (внешний советник), выявил пять поведений, которые успешные программы имеют в общем. Понимая и применяя эти поведения, ваша организация может раскрыть полный потенциал автоматизации на базе ИИ — плюс, вы откроете значительную бизнес-ценность в процессе.

Пять поведений, общих для ведущих программ автоматизации на базе ИИ

1. Владельцы процессов и СМЭ ведут путь в обеспечении соответствия усилий автоматизации бизнес-целям

Никто не ближе к бизнес-процессам, чем сотрудники, которые управляют ими каждый день. В то время как высокоуровневое направление от руководителей и центров совершенствования (CoE) может дать общий фреймворк, именно эксперты по предметной области (СМЭ) на самом деле движут топовые программы автоматизации вперед.

Как авторы указывают в отчете, «автоматизация без этой экспертизы подобна кораблю без компаса», и позволение СМЭ помогать вести путь «обеспечит, что усилия автоматизации не только технологически обоснованы, но и тонко выровнены с уникальной операционной тканью и целями бизнеса».

Узнав четкую бизнес-потребность в автоматизации на базе ИИ, Томас Эрволино, директор финансовых систем и улучшения процессов в Canon USA, стремился внести технологию в финансово-бухгалтерский отдел (F&A) компании. Обработка счетов и другие утомительные задачи были склонны к ручным ошибкам и занимали слишком много времени персонала F&A. С мандатом от C-уровня исследовать платформы автоматизации, Эрволино поговорил с сотрудниками F&A, чтобы лучше понять их болевые точки и типы платформ, которые были бы полезны. Поскольку входящие счета не имеют стандартного формата, они сказали Эрволино, что гибкое решение было бы идеальным.

Источник: Bain & Company, «Состояние автоматизации на базе ИИ»

Основываясь на вводе сотрудников, Эрволино идентифицировал UiPath Business Automation Platform (и инструмент UiPath Document Understanding в частности) как лучшее соответствие для команды F&A. Все довольны результатами — их завал счетов исчез, и сотрудники могут тратить больше времени на построение отношений с дилерами вместо ручного ввода сотен счетов в день.

Сегодня команда F&A в Canon USA не только автоматизировала большую часть процесса выставления счетов, но также выступила ресурсом для других отделов, стремящихся разработать свои собственные автоматизации. Этот коллаборативный усилие соответствует цели Canon «выходить за границы», поскольку члены команды F&A посвящают свое автоматизационное время сбережений помощи своим коллегам.

Эрволино также отметил, что их усилия по автоматизации «никогда не были о сокращении штата». Скорее, цель была найти способ «перепрофилировать наш персонал на более ценностные вещи». В конечном счете, пока руководители помогали облегчить программу автоматизации Canon, именно персонал F&A двинул её вперед.

2. Успех не оценивается по внедрению автоматизации — а по реализации бизнес-ценности своевременно

Источник: Bain & Company, «Состояние автоматизации на базе ИИ»

Когда только начинают с автоматизацией, многие компании измеряют успех по количеству роботов в продакшене и сотрудникам, использующим технологию. Хотя это важные метрики для отслеживания, программа в конечном счете должна оцениваться по тому, сколько ценности она приносит бизнесу.

В отчете Bain & Company авторы рекомендуют «строгий процесс валидации (часто с одобрением финансового контролера)», чтобы убедиться, что автоматизированные процессы создают достаточную финансовую ценность. Более того, «до начала любого проекта компании должны определить стимулы ценности, на которые повлияет проект, KPI для измерения результатов и четко определенную временную линию». Это позволит программе автоматизации масштабироваться эффективно и устойчиво доставлять ценность со временем.

Как десятилетиями лидер отрасли и победитель UiPath AI10 Award, Intel знает, что нужно для реализации ценности от новых технологий. Их CEO бросил вызов организации «принести ИИ везде», что Джефф Риттнер, главный торговый офицер и генеральный менеджер их Группы международной торговли, принялся делать через платформу UiPath.

Группа Риттнера отвечает за соблюдение государственных регуляций, своевременное прохождение границ и взаимодействие с правительствами при необходимости. У Intel миллионы отгрузок движутся по всему миру 24/7. В таком масштабе любые улучшения эффективности означают большие экономии.

После того как опечатка в транзакционной форме вызвала проблемы в их операциях, Риттнер решил, что его группе нужно следовать автоматизации на базе ИИ для достижения их цели «безпальцевой торговли». Опечатки и бесчисленные часы, приходящие с ручной обработкой транзакций, сделали её фантастическим кандидатом для автоматизации, и Риттнер бросил вызов своей группе автоматизировать процесс, используя возможности машинного обучения (ML), доступные в платформе UiPath.

Результаты были невероятны. Всего за четыре месяца Intel классифицировала более 56 000 продуктов с точностью более 99%. Они использовали UiPath AI Center™ (инструмент, доступный в платформе UiPath) и ML-модель для предсказания кодов для продуктов, проходящих через их конвейер, сильно снижая ручной труд.

Intel планирует расширить свою программу автоматизации, чтобы идти в ногу с более высокими объемами и постоянно меняющимися регуляциями. Главный вывод в том, что вместо первичного фокуса на распространении автоматизации по всей организации, Риттнер и Intel сначала идентифицировали рабочий процесс, который доставил бы значительную ценность бизнесу.

Риттнер присоединился ко мне на сцене на UiPath FORWARD VI. Посмотрите запись нашего разговора для более подробностей о том, как Intel создает и масштабирует успешную программу автоматизации.

3. Поддержка руководства критична

Без сильной поддержки руководства программы автоматизации «будут бороться за обеспечение необходимых ресурсов и необходимого импульса и направления».

Как выглядит эта поддержка? Согласно авторам отчета Bain & Company, она включает «навигацию потенциальных препятствий, обеспечение междепартаментального сотрудничества и обеспечение устойчивого обязательства на протяжении всего пути автоматизации».

Источник: Bain & Company, «Состояние автоматизации на базе ИИ»

Quest Diagnostics смогла обеспечить поддержку старшего руководства, вовлекая их рано в процесс. Роберт Стелига, директор по автоматизации бизнес-процессов в Quest, объяснил, что разговоры с руководителями во время фазы обнаружения процесса помогли им выровняться на самых высоких ROI возможностях автоматизации. Они также поняли, что поставщик с полным набором инструментов автоматизации на базе ИИ поможет им максимизировать создание ценности.

Примечание редактора: Стелига делился путем автоматизации Quest на UiPath FORWARD VI. Запись представлена в Томе 2 «Лучших моментов». В ограниченное время получите сессию Стелиги и все «Лучшие моменты» FORWARD VI прямо на вашу почту.

Стелига и его команда определили, что платформа UiPath была лучшим вариантом для Quest, и они работали с консультантами UiPath, чтобы использовать автоматизацию для ускорения процесса тестирования COVID во время пандемии. Руководители быстро признали огромные эффективности, которые инструменты вроде UiPath Document Understanding принесли бизнесу.

Это признание дало команде лицензию исследовать новые решения. Стелига рассказал, что «выходя из кризиса COVID, мы оглянулись и сказали: «эй, это сработало. Мы сэкономили много времени и денег. Почему бы нам не посмотреть на это более стратегически?»

Они сделали именно это и в итоге принесли новые возможности ИИ в свою программу автоматизации.

Теперь, в 2023 году, мы начали строить кастомные модели ИИ и ML, используя всю платформу UiPath. Это поставило нас в действительно хорошую позицию, потому что теперь у нас есть опыт на всей платформе.

Пока команда автоматизации бизнес-процессов обеспечивала стратегическое направление для их пути автоматизации, ранние победы помогли обеспечить поддержку руководства для более широкой области. Согласно Стелиге, старшее руководство теперь признает как «твердые» выгоды от автоматизации, такие как прямое снижение затрат, так и «мягкие» — как большее удовлетворение сотрудников и больше времени, проведенного с пациентами.

4. Управляйте изменениями холistically, обеспечивая, что все заинтересованные стороны на одной странице

Когда компании впервые начали внедрять технологию роботизированной процессной автоматизации (RPA) несколько лет назад, некоторые столкнулись с сопротивлением сотрудников, которые боялись за свои рабочие места. Объяснение сотрудникам, что программные роботы могут помочь им делать свою работу лучше, а не заменять их, помогло достичь принятия по всем организациям.

Источник: Bain & Company, «Состояние автоматизации на базе ИИ»

Подобное усилие необходимо с автоматизацией на базе ИИ. Авторы отчета Bain & Company объясняют, что по мере выхода на рынок новых технологий «сотрудники сталкиваются с неопределенностью новых систем, измененных рабочих ролей и смещающихся ответственностей. Эффективное управление изменениями решает эти проблемы прямо, облегчая понимание, способствуя адаптивности и строя коллективное владение новым направлением».

Погрузитесь глубже: Как стратегии управления изменениями двигают принятие автоматизации

Программы автоматизации, которые не делают акцент на поддержке сотрудников, обречены на провал. Поэтому «в эпоху быстрых технологических достижений, истинным дифференциатором успешных организаций является их способность управлять изменениями холistically, обеспечивая, что каждый заинтересованный сторона выровнена, уполномочена и инвестирована в доведение проектов автоматизации до завершения».

С начала своего пути автоматизации, телекоммуникационная группа Orange Spain признала важность доставки для всех своих заинтересованных сторон, особенно сотрудников. Хавьер Кастелланос управляет Робот-фабрикой в Orange Spain.

По собственным оценкам компании, она сэкономила 100 миллионов евро с 2017 года.

Начиная с команды из 13 человек из различных бизнес-единиц, Робот-фабрика теперь гордится более чем 100 сотрудниками и стала широко известной по всей компании. Они также развертывают «RPA-амбассадоров», которые работают с командами по всей организации для выявления возможностей автоматизации.

Но пока Робот-фабрика наслаждается сильной поддержкой сотрудников сегодня, в начале было немного качало.

В начале была озабоченность среди сотрудников, что роботы будут «красть их работы» и их уволят. Так что… мы сделали видео об этом первом развертывании робота и как оно помогло сотруднику. И мы показали его всей организации, четко подсвечивая, как программные роботы могут помочь людям освободиться от выполнения таких задач, позволяя им выполнять более ценную работу, использующую их собственный талант.

Кастелланос также отметил, что обучение сотрудников автоматизации «было фундаментальным для успеха инициативы — с одной стороны, чтобы снизить страх перед технологией, но также чтобы мотивировать персонал изменить способ, которым они ведут бизнес». Сегодня любой сотрудник Orange Spain может предложить идеи автоматизации через внутренний сайт Робот-фабрики, а также отслеживать прогресс в реальном времени.

Кастелланос и сотрудники Робот-фабрики смогли держать заинтересованные стороны счастливыми через свои инициативы автоматизации. Руководители в восторге от значительных экономий, разблокированных автоматизацией, в то время как сотрудники и клиенты довольны улучшенными опытами, которые она возможна.

5. Направляйте ресурсы, освобожденные автоматизацией, в зоны роста внутри организации

Многие руководители предполагают, что конечная цель программы автоматизации — движить эффективностью. Как соавторы отчета Шелтон и Баркин указывают, это лишь начало. Большинство ROI от автоматизации на базе ИИ приходит после выгод эффективности, когда организации могут развернуть людей и инвестиции в зоны роста.

Источник: Bain & Company, «Состояние автоматизации на базе ИИ»

Что это конкретно означает, зависит от уникальных черт каждой компании. В некоторых случаях команды, экономящие много времени через автоматизацию, продолжают в своих же ролях и фокусируются на более ценностных задачах в своей сфере. В других бизнесы находят, что они могут доставить большую ценность, перемещая сотрудников в другие области, которые бы استفодали от их навыков и креативности.

Независимо от специфики, авторы отчета Bain & Company подчеркивают, что «человеческий элемент останется в сердце предприятия, даже в эпоху, доминируемой ИИ и автоматизацией». Их опрос показал, что 64% респондентов либо предвидят отсутствие сокращений штата, либо увеличение найма после принятия автоматизации на базе ИИ.

Полупроводниковая компания Applied Materials знала с начала, что они хотели пойти בגדол с автоматизацией. Согласно Хизер Уитфилд, менеджеру по автоматизации процессов и тестирования в Applied Materials, «мы не искали сэкономить пару часов тут и там, мы искали новый набор инструментов, который изменил бы то, как мы работаем». Они сконцентрировали свои начальные усилия на финансовом отделе, который столкнулся с грозной задачей: предоставление большей внутренней поддержки бизнес-партнерам без увеличения ресурсов. Это означало, что финансовая команда нуждалась в решении автоматизации, чтобы сделать себя более эффективными, а также в плане предоставить большую поддержку с экономленным временем.

«Идя на все с первого дня», Applied Materials «достигла успеха автоматизации в масштабе и скорости, которой бы позавидовали большинство компаний», сэкономив более 125 000 часов. Многие организации не просто завидуют этому исходу — они видят в нем конечную цель программы автоматизации.

Applied Materials была другой. Они использовали время и ресурсные экономии, разблокированные через платформу UiPath, чтобы «принимать лучшие, более быстрые, более умные решения, которые помогли топливу рост», а также смещать людей и ресурсы в исследования и разработки.

Ранние последователи автоматизации на базе ИИ получат значительное преимущество

Эти поведения предоставляют черновик для всех видов компаний для достижения реальных результатов, используя автоматизацию для постановки ИИ на работу. Но как отмечают авторы отчета, «кажется ясным, что автоматизация на базе ИИ, включая генеративный ИИ, пробиет более глубокую щель между теми организациями, у которых есть план, и теми, у которых его нет — усиливая преимущество и помещая ранних последователей в более сильные позиции во время грядущей переконфигурации рынка».

Так что, чтобы реализовать максимальный ROI от ваших усилий по автоматизации на базе ИИ, держите эти лучшие практики в уме и начинайте как можно скорее. Делая так, вы поставите свою организацию в отличное место для успеха в эпоху ИИ.