Bain &Company определяет пять факторов, способствующих успешной автоматизации на базе искусственного интеллекта

В то время как многие компании потратили 2023 год, пытаясь освоить новые возможности, открываемые генеративным искусственным интеллектом, те, кто сейчас переключит свое внимание с теоретических возможностей на практические приложения искусственного интеллекта, получат значительное преимущество перед своими конкурентами. Однако, несмотря на все преимущества, сегодня этим занимаются немногие.

Таковы данные недавнего отчета Bain &Company под названием «Состояние автоматизации на базе искусственного интеллекта», в котором были опрошены 200 компаний, чтобы пролить свет на состояние внедрения искусственного интеллекта в ряде отраслей.

Источник:Bain &Company, «Состояние автоматизации на основе искусственного интеллекта».

В отчете, соавтором которого являются сотрудники Bain &Company Тед Шелтон (экспертный партнер) и Ян Баркин (внешний консультант), определены пять моделей поведения, которые обычно имеют общие черты успешных программ. Поняв и применив эти принципы поведения, ваша организация сможет использовать весь потенциал автоматизации на базе искусственного интеллекта, а также получить значительную ценность для бизнеса в этом процессе.

Пять общих черт поведения ведущих программ автоматизации на основе искусственного интеллекта

1. Владельцы процессов и предприятия малого и среднего бизнеса лидируют в обеспечении соответствия усилий по автоматизации бизнес-целям

Никто не ближе к бизнес-процессам, чем сотрудники, которые управляют ими каждый день. Хотя руководство на высоком уровне со стороны руководителей и центров передового опыта (CoE) может обеспечить общую основу, именно эксперты в данной области (SME) действительно продвигают вперед программы автоматизации высшего уровня.

Как отмечают авторы в докладе, «автоматизация без такого опыта подобна кораблю без компаса», а предоставление МСП помощи в выборе пути «гарантирует, что усилия по автоматизации не только технологически обоснованы, но и тесно связаны с уникальной операционной структурой и целями бизнеса».

Осознав очевидную потребность бизнеса в автоматизации на основе искусственного интеллекта, Томас Эрволино, директор по финансовым системам и совершенствованию процессов Canon USA, стремился внедрить эту технологию в отдел финансов и бухгалтерского учета (F&A) компании. Обработка счетов и другие утомительные задачи были подвержены ручным ошибкам и отнимали слишком много времени у сотрудников F&A. Имея поручение высшего руководства изучить платформы автоматизации, Эрволино поговорил с сотрудниками F&A, чтобы лучше понять, в чем заключаются их болевые точки и какие типы платформ могут быть полезны. Поскольку входящие счета не имеют стандартного формата, в Earvolino сказали, что идеальным решением было бы гибкое решение.

Источник:Bain &Company, «Состояние автоматизации на основе искусственного интеллекта».

Основываясь на отзывах сотрудников, Earvolino определил, что платформа автоматизации бизнеса UiPath (и, в частности, инструмент понимания документов UiPath) лучше всего подходит для команды F&A. Все довольны результатами:накопившаяся задолженность по счетам исчезла, а сотрудники могут тратить больше времени на выстраивание отношений с дилерами вместо того, чтобы вручную вводить сотни счетов в день.

Сегодня команда F&A компании Canon USA не только автоматизировала большую часть процесса выставления счетов, но также стала ресурсом для других отделов, стремящихся разработать собственные средства автоматизации. Эти совместные усилия соответствуют цели Canon «выйти за рамки границ», поскольку члены команды F&A посвящают сэкономленное за счет автоматизации время помощи своим коллегам.

Эрволино также отметил, что их усилия по автоматизации «никогда не сводились к сокращению численности персонала». Скорее, цель заключалась в том, чтобы найти способ «перепрофилировать наших сотрудников, чтобы они могли выполнять более полезные задачи». В конечном итоге, хотя руководители помогли реализовать программу автоматизации Canon, именно сотрудники F&A продвинули ее вперед.

2. Успех оценивается не по внедрению автоматизации, а по своевременной реализации бизнес-ценности

Источник:Bain &Company, «Состояние автоматизации на основе искусственного интеллекта».

Приступая к автоматизации, многие компании оценивают успех по количеству роботов на производстве и сотрудников, использующих эту технологию. Хотя это важные показатели, которые необходимо отслеживать, в конечном итоге программу следует оценивать по тому, какую пользу она приносит бизнесу.

В отчете Bain &Company авторы рекомендуют «строгий процесс проверки (часто с одобрения финансового контролера)», чтобы гарантировать, что автоматизированные процессы создают достаточную финансовую ценность. Более того, «перед началом любого проекта компании должны определить ценностные стимулы, на которые проект повлияет, ключевые показатели эффективности для измерения результатов и четко определенные сроки». Это позволит программе автоматизации эффективно масштабироваться и устойчиво приносить пользу с течением времени.

Являясь лидером отрасли на протяжении десятилетий и обладателем награды UiPath AI10, компания Intel знает, что нужно для реализации преимуществ новых технологий. Их генеральный директор поставил перед организацией задачу «внедрить искусственный интеллект повсюду», и именно это намеревался сделать Джефф Риттенер, главный торговый директор и генеральный директор их группы международной торговли, с помощью платформы UiPath.  

Группа Риттенера отвечает за соблюдение правил страны, своевременную очистку границ и при необходимости взаимодействие с правительствами. Компания Intel осуществляет миллионы поставок, перемещающихся по всему миру круглосуточно и без выходных. В таких масштабах любое повышение эффективности означает большую экономию.

После того, как опечатка в форме транзакции вызвала проблемы в их работе, Риттенер решил, что его группе необходимо заняться автоматизацией на базе искусственного интеллекта, чтобы достичь своей цели — «торговли без пальцев». Опечатки и бесчисленные часы, связанные с ручной обработкой транзакций, сделали его отличным кандидатом на автоматизацию, и Риттенер предложил своей группе автоматизировать этот процесс с помощью возможностей машинного обучения (ML), доступных на платформе UiPath.

Результаты были невероятными. Всего за четыре месяца Intel классифицировала более 56 000 продуктов с точностью более 99%. Они использовали UiPath AI Center™ (инструмент, доступный на платформе UiPath) и модель машинного обучения для прогнозирования кодов продуктов, проходящих через их конвейер, что значительно сократило объем ручного труда.  

Intel планирует расширить свою программу автоматизации, чтобы соответствовать растущим объемам и постоянно меняющимся правилам. Ключевой вывод заключается в том, что вместо того, чтобы первоначально сосредоточиться на распространении автоматизации по всей организации, Риттенер и Intel сначала определили рабочий процесс, который принесет значительную пользу бизнесу. 

Риттенер присоединился ко мне на сцене UiPath FORWARD VI. Посмотрите запись нашего разговора, чтобы узнать подробнее о том, как Intel создает и масштабирует успешную программу автоматизации.

3. Поддержка руководства имеет решающее значение

Без сильной поддержки руководства программам автоматизации «будет сложно обеспечить необходимые ресурсы, необходимый импульс и направление».

Как выглядит эта поддержка? По словам авторов отчета Bain &Company, это предполагает «преодоление потенциальных препятствий, обеспечение межведомственного сотрудничества и обеспечение устойчивой приверженности на протяжении всего пути автоматизации».

Источник:Bain &Company, «Состояние автоматизации на основе искусственного интеллекта».

Quest Diagnostics смогла заручиться поддержкой высшего руководства, вовлекая его в процесс на ранних этапах. Роберт Стелига, директор по автоматизации бизнес-процессов компании Quest, объяснил, что беседы с руководителями на этапе обнаружения процессов помогли им найти возможности автоматизации с максимальной рентабельностью инвестиций. Они также поняли, что поставщик с полным набором инструментов автоматизации на базе искусственного интеллекта поможет им максимизировать создание ценности.

Примечание редактора:Стелига поделилась опытом автоматизации Quest на выставке UiPath FORWARD VI. Запись включена во второй том «The Best Bits». В течение ограниченного времени получите сессию Стелиги и все «Лучшие моменты» из FORWARD VI прямо на свой почтовый ящик .

Стелига и его команда определили, что платформа UiPath является лучшим вариантом для Quest, и работали с консультантами UiPath над использованием автоматизации для ускорения процесса тестирования на COVID во время пандемии. Руководители быстро осознали огромную эффективность, которую принесли в бизнес такие инструменты, как UiPath Document Assessment.

Это признание дало команде лицензию на исследование новых решений. Стелига рассказала, что "выйдя из кризиса COVID, мы оглянулись назад и сказали:"Эй, это сработало. Мы сэкономили много времени и много денег. Почему бы нам не взглянуть на это более стратегически?"

Они так и сделали и в итоге добавили в свою программу автоматизации новые возможности искусственного интеллекта.

Теперь, в 2023 году, мы начали создавать собственные модели искусственного интеллекта и машинного обучения, используя всю платформу UiPath. Это поставило нас в действительно хорошее положение, поскольку теперь у нас есть опыт работы на всей платформе. 

Роберт Стелига, директор по автоматизации бизнес-процессов, Quest Diagnostics Incorporated

В то время как команда автоматизации бизнес-процессов задавала стратегическое направление пути автоматизации, первые победы помогли обеспечить поддержку со стороны руководства в более широком масштабе. По словам Стелиги, высшее руководство теперь признает как «жесткие» выгоды от автоматизации, такие как прямая экономия средств, так и «мягкие», такие как повышение удовлетворенности сотрудников и увеличение времени, проводимого с пациентами.

4. Управляйте изменениями комплексно, гарантируя, что все заинтересованные стороны находятся на одной волне 

Когда несколько лет назад компании впервые начали внедрять технологию роботизированной автоматизации процессов (RPA), некоторые столкнулись с сопротивлением со стороны сотрудников, опасавшихся за свою работу. Объяснение сотрудникам, что программные роботы могут помочь им лучше выполнять свою работу, а не заменять их, помогло добиться поддержки во всех организациях.

Источник:Bain &Company, «Состояние автоматизации на основе искусственного интеллекта».

Аналогичные усилия необходимы и в отношении автоматизации на основе искусственного интеллекта. Авторы отчета Bain &Company объясняют, что по мере выхода на рынок новых технологий "сотрудники сталкиваются с неопределенностью новых систем, изменением рабочих ролей и распределением обязанностей. Эффективное управление изменениями решает эти проблемы напрямую, облегчая понимание, способствуя адаптации и формируя коллективную ответственность за новое направление".

Погрузитесь глубже:как стратегии управления изменениями способствуют внедрению автоматизации

Программы автоматизации, в которых не уделяется особого внимания поддержке сотрудников, обречены на провал. Вот почему «в эпоху быстрого технологического прогресса истинным отличием успешных организаций является их способность комплексно управлять изменениями, гарантируя, что все заинтересованные стороны согласованы, наделены полномочиями и вкладываются в доведение проектов автоматизации до завершения».

С самого начала своего пути автоматизации телекоммуникационная группа Orange Spain осознала важность предоставления услуг всем заинтересованным сторонам, особенно сотрудникам. Хавьер Кастельянос управляет фабрикой роботов в Оранжевой Испании.

По оценкам компании, с 2017 года она сэкономила 100 миллионов евро.

Начиная с команды из 13 человек из различных бизнес-подразделений, «Фабрика роботов» теперь насчитывает более 100 сотрудников и стала широко известна во всей компании. Они также нанимают «послов RPA», которые работают с командами по всей организации, чтобы выявить возможности автоматизации.

Но хотя сегодня «Фабрика роботов» пользуется сильной поддержкой со стороны сотрудников, вначале все было немного непросто.

Вначале сотрудники были обеспокоены тем, что роботы «украдут их рабочие места» и их уволят. Итак… мы сняли видео об этом первом внедрении робота и о том, как оно помогло сотруднику. И мы показали это всей организации, ясно продемонстрировав, как программные роботы могут помочь людям освободиться от выполнения подобных задач, позволяя им выполнять более ценную работу, задействуя их собственный талант.

Хавьер Кастелланос, руководитель завода роботов, Orange Spain

Кастелланос также отметил, что обучение сотрудников автоматизации «имело фундаментальное значение для успеха инициативы — с одной стороны, чтобы уменьшить страх перед технологиями, но также и мотивировать персонал изменить методы ведения бизнеса». Сегодня любой сотрудник Orange Spain может предлагать идеи по автоматизации через внутренний сайт Robot Factory, а также отслеживать прогресс в режиме реального времени.

Сотрудники Castellanos и Robot Factory смогли порадовать заинтересованные стороны своими инициативами по автоматизации. Руководители в восторге от значительной экономии, которую дает автоматизация, а сотрудники и клиенты довольны улучшением качества обслуживания, которое она дает.

5. Распределяйте ресурсы, высвободившиеся в результате автоматизации, по областям роста внутри организации

Многие руководители полагают, что конечной целью программы автоматизации является повышение эффективности. Как отмечают соавторы доклада Шелтон и Баркин, это только начало. Большая часть окупаемости инвестиций в автоматизацию на основе искусственного интеллекта достигается после повышения эффективности, когда организации могут направлять людей и инвестиции в области роста.

Источник:Bain &Company, «Состояние автоматизации на основе искусственного интеллекта».

Что это означает, зависит от уникальных особенностей каждой компании. В некоторых случаях команды, которые экономят много времени за счет автоматизации, продолжают выполнять свои функции и сосредотачиваются на более важных задачах в пределах своей компетенции. В других компаниях обнаруживают, что они могут принести большую пользу, переводя сотрудников в другие области, где их навыки и креативность принесут пользу.

Независимо от конкретики, авторы отчета Bain &Company подчеркивают, что «человеческий элемент останется в основе предприятия даже в эпоху доминирования искусственного интеллекта и автоматизации». Их опрос показал, что 64 % респондентов либо не ожидают сокращения штата сотрудников, либо ожидают увеличения числа нанимаемых сотрудников после внедрения автоматизации на основе искусственного интеллекта.

Полупроводниковая компания Applied Materials с самого начала знала, что хочет добиться больших успехов в автоматизации. По словам Хизер Уитфилд, менеджера по автоматизации процессов и испытаний в Applied Materials, «мы не стремились сэкономить несколько часов здесь и там, мы искали новый набор инструментов, который изменил бы наш подход к работе». Они сосредоточили свои первоначальные усилия на финансовом отделе, который столкнулся с огромной проблемой:обеспечить большую поддержку внутренних деловых партнеров без увеличения ресурсов. Это означало, что финансовому отделу требовалось решение для автоматизации, которое могло бы повысить эффективность работы, а также план, позволяющий обеспечить большую поддержку сэкономленного времени.

«Приложив все усилия с первого дня», компания Applied Materials «добилась успеха в автоматизации в масштабах и со скоростью, которым позавидует большинство компаний», сэкономив более 125 000 часов. Многие организации не просто завидуют такому результату — они видят в нем конечную цель программы автоматизации.

Применяемые материалы были разными. Они использовали экономию времени и ресурсов, полученную благодаря платформе UiPath, чтобы «принимать более качественные, быстрые и разумные решения, которые способствовали росту», а также перенаправить людей и ресурсы на исследования и разработки.

Те, кто первым внедрит автоматизацию на основе искусственного интеллекта, получат значительное преимущество

Такое поведение дает компаниям всех типов возможность достижения реальных результатов за счет использования автоматизации для работы ИИ. Но, как отмечают авторы отчета, «кажется очевидным, что автоматизация на основе искусственного интеллекта, в том числе генеративного искусственного интеллекта, вбьет еще больший клин между теми организациями, у которых есть план, и теми, у которых его нет, усиливая преимущество и ставя ранних последователей на более сильные позиции во время предстоящей реконфигурации рынка».

Итак, чтобы получить максимальную отдачу от ваших усилий по автоматизации с помощью искусственного интеллекта, помните об этих лучших практиках и начинайте как можно скорее. Поступив так, вы предоставите своей организации отличные возможности для достижения успеха в эпоху искусственного интеллекта.