Раскрытие успеха предприятия: Как операционная модель автоматизации стимулирует рост — Часть 1

Примечание редактора: Эта статья — первая в серии из трех частей.

Когда я говорю с клиентами, меня часто просят практических советов о том, как быстро и успешно пройти через ранние стадии использования роботизированной автоматизации процессов (RPA). Руководители, стремящиеся работать в масштабе (где предприятийские преимущества наиболее влиятельны), обычно задают эти три вопроса:

• «Как нам начать по правильному пути, чтобы быстро масштабироваться?»

• «Какие ресурсы нам понадобятся для самостоятельности?»

• «Как нам организовать себя, чтобы быть успешными с автоматизацией?»

Для того чтобы организации достигли ожидаемых выгод от своих программ автоматизации, важно иметь стратегию для каждого из вышеперечисленных вопросов. Эти вопросы, и многие другие, в конечном счете отвечаются через операционную модель автоматизации, которая уникальна для каждой организации.

Просто сказано, для эффективного масштабирования автоматизации вам нужна операционная модель автоматизации (не волнуйтесь, я покрою, что это значит и как это сделать в этой серии блогов).

Операционная модель автоматизации обеспечивает комплексное представление о решениях по управлению программой, таких как роли и ответственность, управление и управление инфраструктурой.

Мы рассмотрим несколько из этих важных решений, пока вы строите свою уникальную операционную модель автоматизации в этой трехчастной серии. Часть первая (эта статья) представит четыре стадии, через которые многие организации проходят для достижения автоматизации в масштабе, и исследует вопрос «с чего начать». Части две и три этой серии будут исследовать каждую стадию дальше, чтобы рассмотреть ресурсы, исполнительное спонсорство и обоснование финансирования, необходимые по мере зрелости операционной модели автоматизации.

От старта к масштабу: Четыре стадии автоматизации

Большинство организаций пройдут через четыре стадии на пути к успешному масштабированию автоматизации (как показано на диаграмме ниже). По мере того как программа автоматизации компании движется через эти стадии, исполнительный спонсор, источники конвейера автоматизации и обоснование финансирования все будут меняться. В результате охват операционной модели автоматизации будет зреть.

Стадия 1 — Доказательство (Prove)

На стадии доказательства начальные процессы, идентифицированные для автоматизации, начинают доказывать технологию автоматизации и разрабатывать спонсора для ценности. Это в целом в одном департаменте с менее чем 10 программными роботами, так как начальные процессы предназначены для обеспечения того, что RPA «работает» в их конкретной среде. Некоторые организации могут тратить до трех месяцев в этой фазе, в то время как другие проходят через пилот гораздо быстрее (иногда за несколько недель).

Стадия 2 — Установление (Establish)

На этой стадии автоматизации фокус на производстве и доставке множественных процессов — обычно в рамках одного бизнес-подразделения. Эта стадия может занять от трех до шести месяцев. Может быть риск стагнации в этой точке, если конвейер автоматизации в основном источен из одного бизнес-подразделения и есть ограниченная осведомленность RPA по всему предприятию. Кроме того, если лидер бизнес-подразделения не устанавливает и не держит организацию ответственной за обнаружение и доставку значимого бизнес-результата с автоматизацией, становится трудно продемонстрировать потенциал.

Операционная модель автоматизации каждой организации пройдет через итерации, чтобы прийти к правильному подходу к ключевым элементам, таким как организационная структура, стратегия приема, управление, контроль рисков и управление изменениями.

Стадия 3 — Расширение (Expand)

На этой стадии операционная модель автоматизации полностью определена и описывает стандартизированный подход к онбордингу дополнительных бизнес-подразделений. Эта стадия может длиться от одного до трех лет, пока полные преимущества RPA понимаются на старших уровнях и множественные линии бизнеса вовлекаются для автоматизации в масштабе. На стадии расширения ключевые показатели эффективности (KPI) хорошо определены и измеряются.

Учитывая, что разработчики в центре компетенций по автоматизации (CoE) будут сфокусированы на возможностях с высоким ROI, становится ясно, что для решения многих простых, командных и персонализированных возможностей автоматизации организация должна повысить квалификацию своих сотрудников. Повышение квалификации персонала включает помощь некоторым сотрудникам стать гражданскими разработчиками для создания автоматизаций для их соответствующих команд, департаментов или для самих себя.

Погрузитесь глубже: Готова ли ваша организация встретить растущую потребность в навыках автоматизации?

Стадия 4 — Масштаб (Scale)

На этой стадии CoE способен производить сложные автоматизации, используя комбинацию технологий для обслуживания потребностей клиентов по всей организации. Идея «робота для каждого человека» прижилась, и бизнес-чемпионы разнесены по всему предприятию для поддержки принятия RPA. Гражданские разработчики обеспечивают снизу-вверх, сотрудниками-ориентированную автоматизацию задач и более простых процессов. На стадии масштаба исполнительный спонсор — это CEO или финансовый директор (CFO), и RPA теперь является столпом общих программ цифровой трансформации.

Эти ранние стадии — от старта до масштабирования — критические точки перегиба, когда охват автоматизации движется от департаментального к всей организации в модели зрелости «automation first» (показана ниже).

Источник изображения

Теперь давайте перейдем к вопросу «как начать?»

Начало по правильному пути (чтобы иметь возможность быстро масштабировать автоматизацию)

Мы ранее писали об идентификации правильных процессов для автоматизации, поэтому фокус здесь на создании многогодовой дорожной карты путем вовлечения максимально широкого набора сотрудников с прозрачным процессом приоритизации потенциальных автоматизаций. Важно, что этот элемент «приема процессов» операционной модели автоматизации является кастомным для вашей организации, чтобы уважать вашу культуру и подход к расчету возврата инвестиций (ROI).

Прием процессов автоматизации — это конкретный подход, который ваша организация примет для обнаружения и приоритизации кандидатов на автоматизацию. Для вашей программы приема процессов автоматизации вы захотите рассмотреть:

• Бизнес-вовлечение: Насколько широко по всей организации вы можете получать идеи автоматизации?

• Приоритизация: Какую систему ранжирования вы будете использовать для выбора одного кандидата на автоматизацию над другими? Как каждая возможность помогает достичь сверху-вниз целей бизнес-результатов?

• Бэклог: Сколько возможностей автоматизации было подано, но не оценено?

• Пропускная способность: Сколько времени занимает оценка, разработка и внедрение поданной идеи автоматизации?

• Отсев: Как часто идеи автоматизации оцениваются, но в конечном итоге не продвигаются для разработки?

• Автоматизации, выбранные CoE vs автоматизации, движимые сотрудниками: Сколько возможностей не набирают достаточно высокий ранг против целей, чтобы получить приоритет для автоматизации CoE? Как эти боли бизнеса будут решены (то есть гражданская разработка)?

Вам не нужно выяснять, как выполнить вышеперечисленные пункты самостоятельно. С инструментом вроде UiPath Automation Hub вы можете «краудсорсить, приоритизировать и управлять идеями RPA, а также валидировать и делиться автоматизациями, يقودящимися гражданами».

Цель — иметь возможность строить многогодовые дорожные карты автоматизации для большинства департаментов в организации. Подход обычно эволюционирует через четыре стадии, описанные ранее в этой статье.

Большинство организаций, начинающих с RPA, успешно пройдут через стадию доказательства, чтобы протестировать технологию с начальной группой людей, имевшей конкретный набор вариантов использования в департаменте и выступающей за расширение. Однако, после того как есть позитивные ранние результаты и бесконечный потенциал автоматизации может быть самоочевидным, все еще есть риск стагнации или неудачи (как проиллюстрировано на графике ниже).

Чтобы остаться на аспирационной линии ускорения автоматизации на графике выше, организации обычно используют два подхода к построению надежного конвейера автоматизации:

1. Сверху-вниз подход, который направляет приоритет CoE для unattended роботов. В этой модели руководители и команды бизнес-трансформации обычно имеют крупные проекты трансформации, которые устанавливают приоритеты для приема автоматизации в CoE. Сверху-вниз обнаружение автоматизации также может быть подкреплено UiPath Process Mining или экспертами по предметной области (SME) процесса для понимания количества ручных шагов в процессе, обходных путей и количества исключений к процессу.

2. Снизу-вверх подход, который дает сотрудникам силу предлагать и самооценивать идеи автоматизации для доставки CoE или через их собственного цифрового ассистента с использованием attended автоматизации. Эти автоматизации, движимые сотрудниками, важны, когда сверху-вниз обнаружение автоматизации недостаточно для масштабирования RPA, потому что централизованный CoE не может разработать все необходимые автоматизации в одиночку.

Примечание редактора: Если вы не знакомы с attended и unattended роботами, это короткое видео объясняет разницу:

В снизу-вверх подходе отдельные сотрудники документируют процесс с помощью инструмента, такого как UiPath Task Capture, и подают свои идеи для разработки RPA-разработчиками через инструменты, такие как UiPath Automation Hub.

Связанная статья: Робот для каждого человека: Следующая волна личной продуктивности

Недавний клиент демонстрирует, как быстрое достижение масштаба может иметь драматический эффект на бизнес. Этот высокотехнологичный производитель имел ограниченное воздействие RPA, но хотел удвоить выручку, сохраняя численность персонала относительно стабильной. Для достижения стремления к росту выручки они посмотрели на RPA как способ контролировать операционные расходы в продажах, общих и административных функциях, в то время как драматически увеличили инвестиции в исследования и разработки.

Клиент использует RPA как основу для своей программы цифрового повышения квалификации для обеспечения будущих карьер. Всего за несколько месяцев после разработки своей операционной модели автоматизации они теперь работают в масштабе и автоматизируют более 30 новых процессов каждый месяц. Они сделали значительные инвестиции в прием процессов, проведя более 40 мастер-классов с сотрудниками глобально, что привело к проверенному конвейеру 200 автоматизаций, прогнозируемых к экономии более 250 000 часов ручной работы.

Кроме того, инвестируя рано в операционную модель автоматизации, CFO теперь имеет уверенность в строгости программных ботов, чтобы взять на себя более 70% функций, которые ранее были у бизнес-процессного аутсорсера (BPO). Это дает финансовой команде больше контроля над улучшением финансовых метрик, таких как Daily Sales Outstanding, для стимулирования создания ценности.

Во второй части этой серии мы сфокусируемся на следующем критическом компоненте — наличии правильных ресурсов и исполнительного спонсорства для масштабирования.

Третья часть этой серии соберет все элементы программы под операционной моделью автоматизации, чтобы ответить на вопрос «как нам организовать себя, чтобы быть успешными?». Оставайтесь в курсе для этих предстоящих статей!