Руководство по выживанию в удаленной работе: Продуктивность и баланс — Часть 1

Хорошо, если вы не жили полностью оффлайн эти последние несколько месяцев, то вы будете осведомлены, что очень вероятно, вы будете работать из дома в предвидимом будущем. Однако ваш опыт работы из дома также с высокой вероятностью будет иметь смешанные результаты, в зависимости от инструментов коллаборации и корпоративной инфраструктуры, предоставляемых. Этот пост — один в серии о том, как вы можете получить максимум из этой ситуации, что, надеемся, поможет проложить путь для более гибкого способа работы, как только текущая ситуация пройдет.

Если ваша компания уже перешла на полностью облачное решение, такое как Teams и Office365, то вы дома и сухо. Здесь всё, файлы, программы, данные, инструменты и всё остальное, что вам понадобится, в облаке. Пока у вас есть интернет-соединение, будь то дома, в поезде, в кофейне, вы можете войти и работать как обычно, что означает бизнес как обычно.

Одним из ключевых требований для любого облачного решения является связность. Большинство из нас будут дома, либо используя домашний широкополосный доступ, либо мобильную точку доступа. В большинстве случаев удаленная работа не будет иметь тех же вызовов, что работа через внутреннюю корпоративную сеть на базе MPLS. Когда работаете из дома, ваше соединение прямое через интернет, избегая корпоративных файрволов, DNS-серверов, точки выхода и любой географической задержки, связанной с тенантом. Наличие прямого соединения означает, что вы можете фактически испытать лучшую производительность дома (если только ваше домашнее соединение не супер медленное), чем вы могли привыкли в офисе.

Однако вы можете обнаружить, что даже если вы запускаете облачный инструмент коллаборации, некоторые ваши ключевые данные и программы все еще могут храниться на файловых серверах или внутренних файловых ресурсах. Доступ к этим может быть только через VPN-соединение, и вам понадобится токен (аппаратный токен, похожий на брелок или программный токен — приложение на вашем смартфоне) для помощи в аутентификации при входе. Хотя безопасно, это может быть громоздким, но вы можете обойти это. Самый простой способ — переместить ваши ключевые файлы на OneDrive (или другое корпоративно рекомендованное облачное хранилище) либо используя ваш файловый менеджер или корпоративную почту. В зависимости от того, как долго вам нужно работать вне офиса, вы можете обнаружить, что все больше ваших файлов и данных хранятся в облаке.

Некоторые из вас поймут, что ваша офисная среда все еще работает внутренне IT-отделом в корпоративных дата-центрах on-premise. Это наименее предпочтительная ситуация. Вам придется получать доступ через VPN, и ваш рабочий опыт будет терпимым, но не самым продуктивным.

К счастью, не всё потеряно. Если вы найдете себя в этой ситуации, большинство провайдеров облачных инструментов коллаборации предлагают временный доступ к своим продуктам. Microsoft и Google — последние, предложившие это. Худший случай — вы регистрируетесь как индивид и в некоторых случаях скачиваете Приложение или Браузерный апплет. Это означает, что вы все еще можете коллаборационировать, однако опыт не будет таким бесшовным, как запуск полностью облачного решения, так как обмен корпоративными данными может быть не таким легким, поддерживаемым или разрешенным. Но это лучше, чем альтернатива.

Следующий вызов зависит от того, насколько успешной была программа внедрения инструмента коллаборации (часто называемая rollout). Большинство пользователей, с которыми я говорил, говорили мне, что они могли бы быть более продуктивными, если бы знали, как лучше использовать инструменты. Так что, предполагая, что это верно для вас, кликните на руководство «Начало работы» (Teams или Google). Ознакомившись с обзором, вы должны подружиться с коллегой и попробовать некоторые функции, чтобы набрать немного уверенности в управлении инструментом, настройке встреч, обмене предполагаемым экраном или программой, тестировании записи и т.д. Это сэкономит время и неловкость (и, возможно, потерю репутации) при делаете это для реального с ценным клиентом, важной продажей или большей аудиторией.

Большинство этих инструментов имеют специфические функции, которые будут улучшать или минимизировать отвлечения. Эти могут включать размытие фона (удобно, если вы оставили одежду висеть на карнизе или у вас есть маленькие дети на воле) и запись, чтобы другие коллеги могли догнать встречи, которых они не смогли посетить. Вы также должны настроить Команду или Google Hangout для обмена подсказками и советами, а также обеспечить неформальную сеть поддержки. Хорошая практика — иметь раздел «Часто задаваемые вопросы» (FAQ), раздел «Необходимо знать» (N2K) для закрепления важной информации, раздел «Новости» для актуальной и поздней ломающейся информации, такой как когда мы можем вернуться в офис, а также другие, специфические области, такие как приложение, клиент или специфическая интересующая информация, напр. Встречи, Обмен данными и т.д. Это означает, что у всех есть доступ к одной и той же информации, вместо попытки разобраться самим.

Одной из проблем работы удаленно является упущение неформальных взаимодействий, шуток, историй и шуток, которые поддерживают реальную офисную среду. Вы не хотите терять это, но в то же время вы не хотите, чтобы этот неформальный болт забивал рабочие области. Так почему бы не создать канал, команду или hangout под названием «WaterCooler», где такое неформальное общение может иметь место. Вы могли бы даже настроить видеоконференцию каждый обед и проводить виртуальную столовую.

Ну, этого должно быть достаточно, чтобы заставить вас заняться и начать работать, но помните, ваша клавиатура и мобильный телефон, вероятно, имеют больше бактерий, чем ваша унитазная тарелка, так что помните чистить их регулярно тоже. В моем следующем посте я поделюсь некоторыми идеями о том, как сделать удаленную работу более продуктивной, и надеюсь, вы станете такими же находчивыми и эффективными, как Кевин, а не как остальные два парня!!!

Свяжитесь с Марком Свини (Директор профессиональных услуг)