Управление и обслуживание кампуса:никогда не бывает скучно

Команды управления кампусом похожи на спецназ по обслуживанию объектов.

Они занимаются всем:от садоводов и бездомных животных до экспериментальных космических лазеров. Они дежурят 24 часа в сутки, 7 дней в неделю и должны немедленно отреагировать, если ситуация окажется ужасной (и даже если это не так).

А в системе высшего образования им, как и их военным коллегам, нужны специализированные инструменты.

Работаете ли вы в колледже или университете - или в любом другом кампусе, если на то пошло - читайте дальше. В этом сообщении блога мы покажем вам, как CMMS⁠ делает управление вашим обслуживанием проще и продуктивнее.

Итак, вы работаете в кампусе?

Это означает, что каждый день приносит что-то новое. В качестве менеджера по техническому обслуживанию вы вместе с лучшими умами страны будете работать над историческими проектами. Вы также поддерживаете тысячи студентов, которые открывают для себя себя, мир и все 301 способ активировать систему пожаротушения.

Хорошо, что вам нравится ваша работа, потому что на вас возложены огромные обязанности.

Ваши обязанности

Задачи по уходу за территорией:

• Газоны:зеленые и без грязи, несмотря на тяжелые использование.
• Ландшафтный дизайн:цветы, кусты и деревья здоровые и красивые.
• Отходы:сбор мусора и вывоз мусора.
• Парковка:участки в хорошем состоянии, с четкими указателями и функциональным оборудованием для въезда и выезда.

Работы по техническому обслуживанию здания :

• Электрооборудование:тысячи электрических розеток, лампочек и интегрированных систем.
• Сантехника:сотни раковин, унитазов, питьевых фонтанов, водонагревателей и водостоков.
• Интерьер:краска, пол и все остальное, что висит на стене или потолке.
• Внешний вид:все виды облицовки, известные человечеству (потому что не дай бог, любые два здания должны выглядеть одинаково).
• Двери и окна:надежные и функциональные:они открываются тогда, когда должны быть открыты, и закрываются, когда они должны быть закрыты.
• Доступ:проверка ключей и снятие ключей, изменение замков.
• HVAC:системы отопления и охлаждения настолько огромны, что на их наращивание и остановку уходят месяцы.
• Уборка:пылесос, подметание, мытье полов, вощение, протирание, чистка, опорожнение - список можно продолжить.
• Управление недвижимостью:от студенческих домов до спортивных арен, от новостроек до исторических регистров.

Задачи по обслуживанию оборудования :

• Все, от холодильников для образцов в отделении биологии до хранилищ с контролируемым климатом для пианино Steinway стоимостью 200 000 долларов в Центре исполнительских искусств.

Настройка зала и поддержка мероприятий:

• Все, от добавления или удаления досок в классах до установки тысячи стульев в бальном зале для недельной конференции.

Задачи управления автопарком:

• Легковые автомобили, грузовики, фургоны, гольф-кары, автобусы, вилочные погрузчики, тракторы, Zambonis и многое другое.
• Регулярное обслуживание.
• Ремонт повреждений, нанесенных студентами-операторами (нужно сказать больше).

Управление почтой:

• Доставка и получение посылок любых размеров по всему миру и обратно.
• Доставка почты в условиях постоянной оборачиваемости и движения.

Задача управления кампусом:все в чрезвычайной ситуации

В подпорном туалете льются сточные воды. Замок заклинивает, в результате чего профессор и 300 студентов застревают перед лекционным залом. Что-то сработало на футбольном поле прямо перед большой игрой. И все это произошло всего за 5 минут .

Все в высших учебных заведениях стремятся к чему-то. Когда все в хорошем состоянии, никто не перестает думать о том, как это учебное заведение способствует успеваемости и успеваемости студентов. Но когда что-то идет не так, эмоции накаляются.

через GIPHY

Так что на тот случай, если водопроводных, электрических и квантовых генераторов плазмы оказалось недостаточно, чтобы разжечь ваш аппетит, вы также жонглируете ожиданиями и отношениями .

Когда вы приходите на работу

Давайте будем честными - вы никогда не уходили с работы. Несмотря на то, что ваша команда меняет дежурство по вызову, в экстренных случаях часто требуется ваше участие, поэтому вы оставляете свой телефон включенным круглосуточно и без выходных . .

Скорее всего, первое, что вы сделаете, вернувшись в офис, - это проведете инвентаризацию новых рабочих запросов . . Вы встречаетесь со своей командой руководителей, чтобы получить последнюю информацию о текущих проектах и назначать задания . Затем руководители связываются с руководителями групп, и команды проводят остаток дня, выполняя свои приказы о марше.

Вы же, напротив, отправляетесь в день встреч . . Это потому, что в университетском городке не происходит ничего такого, что не касается самого кампуса. Вот примеры разговоров за ваш день:

1. Департамент астрономии хочет провести в обсерватории ночные мероприятия в течение месяца. Преподаватели не понимают, что у вас есть ночная бригада, которая заменит изношенный пол. Вы тратите час на обсуждение последствий изменения расписания астрономических мероприятий или команды по укладке полов или создания пути (с указателями) через рабочую зону (им просто нужно будет справиться с шумом).
2. Декан студентов хочет обновить воздушные фильтры в соответствии с передовой практикой COVID, но не знает, что некоторые старые системы HVAC не справляются с таким давлением воздуха. Он хочет четко заявить, что все учреждения используют этот уровень фильтрации, чтобы вы провели его через анализ затрат и выгод.
3. И ваш любимый вариант:рассмотрение жалоб с профсоюзом и отделом кадров.

Собираем все вместе

Так как же собрать все вместе? С помощью CMMS (компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием), которая объединяет все системы вашего отдела в одном месте:

• Управление активами
• Плановое обслуживание
• Запрос на работу
• Управление работой
• Управление запасами
• Управление закупками
• Управление поставщиками

Давайте рассмотрим каждый из них, параллельно сравнивая отдел без CMMS с отделом, который использует свою CMMS, в данном случае Limble.

Управление активами

Отслеживание активов без CMMS

В таком огромном кампусе - и в состоянии постоянного изменения - вы не смогли бы перечислить все активы, за которые несете ответственность, даже если бы захотели.

В прошлом предпринимались добросовестные попытки создать каталог активов. К сожалению, ни одна электронная таблица Excel на Земле не может справиться с таким уровнем сложности, а информация, которую скомпилировал секретарь, быстро устарела и стала непригодной для использования.

Отслеживание активов с помощью Limble CMMS

Когда ваша команда впервые касается объекта - будь то ремонт туалета или установка солнечной батареи - он попадает в Limble при создании рабочего задания.

Со временем создается доступный для поиска список активов, упорядоченный по местоположению, зданию, помещению и т. Д.

Пример иерархии активов внутри Limble CMMS

Каждый рабочий заказ связывает свой актив с нужными деталями, поставщиками и историей работы . Он становится живым ресурсом, который растет и расширяется по мере его использования. Чем больше вы его используете, тем лучше он становится.

История активов без КСУП

Информация о каждом активе - руководства, прошлые заказы на работу, номера запасных частей - распространяется в разные места:

• на бумаге в офисе
• в нескольких учетных записях электронной почты или текстовых сообщениях разных сотрудников.
• в документах Microsoft Office на десятке других компьютеров
• в голове, потому что никогда не бывает времени документировать

Отслеживание этой информации - нетривиальная часть каждого рабочего задания.

История активов с Limble CMMS

Одним щелчком мыши в Limble любой сотрудник может увидеть:

• история работы (каждая задача, когда-либо выполненная с этим активом)
• плановое техническое обслуживание
• текущий запас запчастей
• предпочтительные поставщики и их история работы

Вкладка информации об активах внутри Limble CMMS

Вы можете писать заметки и прикреплять файлы, например руководства в формате pdf, чтобы ваши специалисты по обслуживанию собирали всю информацию в одном месте, будь то в офисе или на месте.

Добавление актива в базу данных Limble

Вся остальная информация об активе обновляется автоматически в зависимости от задач Limble, которые ваша команда выполняет каждый день.

Финансовое планирование без CMMS

Если вице-президент спросит вас о текущей стоимости активов, которые вы поддерживаете, вы ответите:«Это не моя работа. Спросите у финансов ».

Каждый раз, когда вы разговариваете, вы уступаете немного больше полномочий по принятию решений руководителям других отделов.

Финансовое планирование с Limble CMMS

Ответы есть у вас.

Поскольку все ваши активы собраны в одном месте, вы можете позволить другим отделам делать такие вещи, как прикрепление графиков амортизации.

Limble создает отчеты, которые показывают высшему руководству стоимость капитала компании и оборудование, подлежащее замене.

Когда вы можете доказать, что ремонт оборудования стоимостью 100 000 долларов в год стоит 80 000 долларов в год, финансовый отдел не может спорить. Вместо того, чтобы платить университету за «ненужные» инициативы, отдел финансов хвалит вас за сэкономленные 300 000 долларов в течение следующих пяти лет благодаря вашему смекалистому руководству.

Идя дальше, вы знаете, что прибыльные центры в университете получают налоговые льготы за амортизацию оборудования с течением времени. Однако эти преимущества заканчиваются, когда оборудование полностью амортизируется. Вы можете заменить оборудование намного раньше, зная, что затраты на техническое обслуживание плюс амортизация увеличиваются.

Наблюдая за диаграммами на панели инструментов Limble, вы можете начать прогнозировать, какие активы вам нужно заменить или перестроить и когда.

Пример настраиваемой панели инструментов Limble

Все это в сумме способствует созданию более дружелюбной динамики. Вы знаете, что поддерживаете друг друга. Когда у финансового отдела есть вопросы, у вас есть ответы и вы можете объяснить, как это влияет на чистую прибыль.

Плановое обслуживание (PM)

Внедрение профилактического обслуживания без CMMS

Из-за огромного объема запросов на работу ваша команда всегда находится в кризисном режиме, заботясь о том, что сломалось или что нужно настроить сегодня.

Конечно, вы хотели бы направить больше ресурсов на плановое обслуживание, чтобы оборудование было меньше подвержено поломке. Но это просто не вариант.

Внедрение профилактического обслуживания с помощью Limble CMMS

Вы можете добавить графики профилактического обслуживания (PM) (в комплекте со стандартными контрольными списками рабочих процедур, если вы настроены амбициозно) для каждого объекта в Limble.

Создание контрольных списков обслуживания в Limble CMMS

Limble автоматически генерирует и назначает задачи PM, поэтому ваша команда естественным образом начинает переходить от реактивного обслуживания к упреждающему.

Limble автоматически отслеживает и рассчитывает вашу запланированную и незапланированную работу

Это очень влияет на моральный дух. Вместо того, чтобы чувствовать, что они всегда отстают, команда ведет себя так, как будто они играют на «отлично».

Планирование и назначение задач без CMMS

Когда у вашей команды есть пропускная способность, они не уверены, какие задачи профилактического обслуживания выполнять. К одному оборудованию могут годами не прикасаться, в то время как другое оборудование требует чрезмерного обслуживания.

Планирование и назначение задач с помощью Limble CMMS

Limble генерирует автоматически назначаемые задачи нужным торговцам. Назначения отображаются в том же списке дел, что и их обычные рабочие задания.

Задачи запускаются либо по календарю, либо по использованию.

Команда обслуживает оборудование вовремя в рамках обычного рабочего процесса. Поговорим об операционной эффективности.

Снимок календаря обслуживания в Limble CMMS

Регистрация завершенных PM без CMMS

То, что профилактическое обслуживание вы назначаете команде, не регистрируется. Никто никогда не знает на 100%, какие активы полностью обслуживаются, а какие подлежат оплате.

Регистрация завершенных PM с помощью Limble CMMS

Limble отслеживает все выполненные за вас задачи, включая профилактическое обслуживание. При настройке учетной записи вы создали настраиваемые рабочие процессы для обновления состояния оборудования / собственности в зависимости от того, как работает ваша команда:

• По умолчанию для оборудования установлено значение «Бег».
• Когда поступает запрос на работу, Limble меняет статус объекта на «На рассмотрении».
• Когда вы утверждаете заказ на работу, актив меняется на «Ожидает». Если актив не работает, вы можете вручную установить статус «Не работает».
• Когда рабочее задание выполняется, Limble меняет статус на «В ремонте».
  А когда рабочее задание выполнено, Limble снова меняет статус на «Выполняется».

Достаточно одного взгляда, чтобы увидеть, какое оборудование находится в рабочем состоянии, в ремонте, вышло из строя и т. Д.

Проверка состояния оборудования в Limble CMMS

Управление запасными частями без КСУП

Вы не знаете, какие запчасти вам нужны для этого PM и есть ли они у вас в инвентаре (и не предназначены для более срочных задач).

Управление запасными частями с помощью Limble CMMS

При настройке учетной записи Limble вы провели аудит запасных частей и связали каждую часть с соответствующим активом в Limble. Затем, когда вы составили свои контрольные списки для PM, вы связали их с их запасными частями.

Снимок представления управления частями в Limble CMMS

Когда ваш технический специалист получает задание PM, он сообщает им:

• какие части брать с собой
• где их найти
• сколько есть в наличии
• какая часть этого запаса уже выделена на другие задачи.

Подробнее об обслуживании инвентаря позже.

Запросы на работу

Отправка запросов на работу без CMMS

Люди, которым нужно что-то исправить, сообщают об этом координатору обслуживания. По крайней мере, вы на это надеетесь.

Но надежда - это не совсем стратегия обслуживания, по крайней мере, когда дело доходит до того, чтобы люди сообщали о проблемах. Чаще, чем хотелось бы, вы обнаруживаете, что что-то сломалось за несколько дней (недель? Месяцев?), Прежде чем член команды обнаружил это и отправил запрос на работу.

Отправка рабочих запросов через Limble CMMS

Знаки по всему объекту позволяют людям узнать, как отправлять запросы в Limble через его веб-сайт (прямо на портале), по электронной почте и по телефону (где ваш офис может ввести запрос вручную).

Limble позволяет использовать QR-коды для идентификации активов и ускорения процесса отправки заявки

Любой желающий может отправить запрос на техническое обслуживание, и все запросы попадают на один портал в одном формате.

Портал рабочих запросов Limble

<цитата>

История запроса на работу может быть довольно туманной. Когда впервые было сообщено о проблеме? Кто его прислал? Как их заполучить? Чаще всего вы не задаете вопрос, потому что нет ответа.

Limble отмечает время всех запросов и собирает информацию о запрашивающем, когда они ее отправляют. Вы можете обратиться за дополнительной информацией и учитывать возраст задач при расстановке приоритетов для невыполненных работ по техническому обслуживанию. Это поможет вам убедиться, что важная работа всегда выполняется в первую очередь.

Получение подробных рабочих запросов без CMMS

Описания заявок на работу невероятно расплывчаты:«Туалет сломан».

Какой из 900 туалетов кампуса это был? Рукоятка болтается или сточные воды хлестают?

Сотни гостей ежедневно посещают кампус, и иногда заказчик даже не знает, где они и на какое оборудование они смотрят, так что удачи в этом.

Получение подробных рабочих запросов с помощью Limble CMMS

Большинство рабочих запросов попадают в Limble напрямую через портал благодаря простым QR-кодам Limble.

Каждый QR-код уникален и связан с определенным активом. Когда пользователь сканирует код, Limble прикрепляет именно этот актив к запросу.

Теперь, когда запрашивающие сообщают, что унитаз сломан, вы знаете, что это туалет № 3 на втором этаже холла B здания Джонсон, и что в этом конкретном туалете уже дважды в этом году были проблемы с фланцем.

Вы также можете потребовать, чтобы отправитель запроса загрузил фотографию сломанной детали, чтобы увидеть, во что вы идете, прежде чем вы доберетесь туда. Фактически, вы можете запросить любую информацию в форме запроса.

Пример формы запроса на работу в Limble CMMS

Управление повторяющимися запросами на работу без CMMS

С одной стороны, вы боитесь, что некоторые проблемы продолжаются слишком долго, прежде чем люди сообщат о них. С другой стороны, о некоторых проблемах сообщается несколько раз. Дубликаты, хотя и не конец света, могут привести к погоне за дикими гусями.

Управление дублирующимися рабочими запросами с помощью Limble CMMS

Если рабочий запрос выглядит так же, как любой из уже имеющихся в системе, Limble показывает исходный запрос и просит запрашивающего подтвердить, что это новая проблема. Дубликаты редко проходят.

Алгоритм Лимбла может распознавать повторяющиеся рабочие запросы

Общение с запрашивающими

Когда у вас нет возможности предупредить запрашивающих о ходе работы, создается впечатление, что ваша команда не отвечает.

При использовании Limble CMMS отправители запросов включают свои адреса электронной почты в свои билеты на обслуживание, поэтому Limble автоматически отправляет им электронные письма, когда запрос становится рабочим заданием и когда он выполняется. Ваша команда пользуется репутацией быстрой и внимательной.

Команды и задачи управления кампусом

Назначение задач без CMMS

Вы раздаете задания на собраниях в начале каждого дня или оставляете заметки, отправляете сообщения или звоните по телефону.

Короче говоря, чтобы дать задание, вы должны сначала получить их.

Конечно, это разумное ожидание - именно так работает вся коммуникация, - но это требует значительных усилий и регулярно вызывает задержки.

Это также пробивает бреши в подотчетности. Откуда вы знаете, что это действительно было сделано? Или когда? Или есть что-то более глубокое, что нужно решить, прежде чем исходная проблема будет исправлена?

Назначение задач через Limble CMMS

Все задачи находятся в Limble, где все члены команды всегда могут видеть свои актуальные списки дел на своих компьютерах или смартфонах. Вам не нужно удерживать их, чтобы изменить их приоритеты на этот день; вы просто перетаскиваете Limble, зная, что они будут следовать инструкциям, когда доберутся туда.

Снимок рабочей нагрузки технического специалиста

Некоторые задачи даже автоматически назначаются по профессии, местоположению и т. Д.

Сбор информации без CMMS

Расплывчатые рабочие запросы превращаются в расплывчатые рабочие задания. Сотрудники должны выяснить, какой унитаз неисправен, вернуться в офис за инструкцией, перейти к инвентарю для запчастей и найти Стэна, потому что, по слухам, он уже исправлял эту конкретную проблему раньше.

Иногда этот процесс подготовки занимает больше времени, чем сама задача.

Сбор информации с помощью Limble CMMS

Limble связывает задачи с активом, так что у рабочих под рукой все руководства, истории работы, стандартные рабочие процедуры и даже данные о запасных частях, включая номера деталей, контактную информацию поставщика и инвентаризацию.

Список завершенных WO в Limble CMMS

Специалисты просматривают истории работы, чтобы узнать, кто это исправлял раньше и как они это делали. Вы можете назначить задачу нескольким членам команды, если это работа нескольких человек.

Члены команды приходят на сайт со всеми деталями, инструментами и знаниями, необходимыми для быстрого выполнения работы.

Пример WO в Limble CMMS

Обмен информацией о заказах на работу без CMMS

Конечно, команды всегда сталкиваются с неожиданными проблемами. Прямо сейчас вы полагаетесь в первую очередь на радио, чтобы давать инструкции в реальном времени. Это быстро, но без письменной формы остается много места для ошибок.

Это, конечно, предполагает, что человек, у которого есть ответы, находится на дежурстве и слушает радио в тот момент, когда они вам нужны. В противном случае вы либо изобретаете велосипед, либо откладываете. Надеюсь, это не было срочным.

Обмен информацией о рабочих заданиях с помощью Limble CMMS

Поскольку так много задач сопровождается контрольными списками, команды становятся гораздо более независимыми. Им не нужен тот уровень внешней поддержки, к которому они привыкли.

Если что-то нуждается в разъяснении, вы и ваша команда общаетесь в чате, оставляя комментарии к задаче, чтобы получить полный цифровой бумажный след.

Обсуждение деталей работы в комментариях WO в Limble

Отслеживание истории и отчетов WO без CMMS

У вас может не быть какой-либо формальной системы регистрации действий технических специалистов для выполнения своих рабочих заданий. Если вы это сделаете, офис отправит его куда-нибудь в неудобное место, чтобы коллективные знания остались нетронутыми.

Чтобы получить обзор выполненных заказов на работу, вам нужно вытащить каждое из них по отдельности, а затем отправить их обратно, чего никто никогда не делает.

Это, конечно, предполагает, что бумажка не потерялась. Если это так, вы вернетесь к исходной точке, и вам не придется отслеживать задачи вообще:нет данных о том, почему, когда, как и кто выполнил эту работу.

Потому что никто не знает общей картины нет никакого смысла в том, когда данный актив может снова выйти из строя. Отсутствие данных заставляет вас использовать дорогостоящую и изнурительную стратегию обслуживания до отказа.

Отслеживание истории и отчетов WO с помощью Limble CMMS

Limble хранит историю всей работы, выполненной с каждым активом, включая автоматическое определение времени, которое потребовалось для выполнения каждого рабочего задания. Это дает вам возможность оценить общую стоимость владения.

Отчет о совокупной стоимости владения в Limble

Вы можете не только увидеть список всех выполненных заказов на работу, но также отфильтровать и выполнить поиск по ним.

Помимо этого, вы можете создавать отчеты на основе того, сколько времени им потребовалось на ремонт, или любых других данных из контрольного списка рабочего задания. Статистика команды позволяет увидеть ваших лучших исполнителей.

Отчет о производительности команды в Limble

С другой стороны, отстающим некуда прятаться. Тенденции показывают, какие активы изнашиваются, и вы экономите деньги и избавляетесь от головной боли, обнаруживая проблемы до их возникновения. Вы можете увидеть переход вашей команды от хаоса к профессиональному исполнению, поскольку все больше задач выполняется вовремя.

Отчет о завершении статуса задачи в Limble

Использование цифрового инструмента, такого как CMMS, - один из самых простых способов улучшить подотчетность в отделе технического обслуживания.

Управление запасами

Управление товарными запасами без КСУП

Единственный способ проверить запас запчастей - это поехать на склад и посмотреть на полку.

Тем не менее, если у вас крупное предприятие, вы можете даже не знать, какой склад или какая полка, и в этом случае может быть проще просто заказать новый.

В результате (отсутствия) процесса у вас остается слишком много одних элементов (потраченный впустую бюджет) и слишком мало других (время простоя, которого можно избежать).

Управление товарными запасами с помощью Limble CMMS

Любой желающий может в реальном времени проверять уровни запасов в своих приложениях Limble, потому что уровни автоматически обновляются каждый раз, когда технический специалист выполняет свое рабочее задание.

Представление управления деталями в Limble CMMS

В записи детали точно указано, где найти запчасти. Если работник вынимает деталь вне контекста определенного рабочего задания, на полке есть QR-код, который он может привязать, что обновляет счетчик.

Конечно, вы по-прежнему хотите регулярно обновлять инвентарные подсчеты, поэтому вы устанавливаете «циклический подсчет». Limble теперь будет автоматически генерировать задачи для аудита инвентаря так часто, как вы сочтете нужным.

Оптимизация запасов без CMMS

Всем известно, что на складе есть детали, которые оставались нетронутыми годами, а может и десятилетиями, но единственный способ определить излишки запасов - это толщина неповрежденной пыли на коробке.

Иногда части, необходимые для предстоящей высокоприоритетной задачи, используются для немедленной низкоприоритетной задачи.

Заказ запчастей является нормой в тот день, когда команда понимает, что они им нужны, а их нет, и чаще, чем вы хотели бы, дублируются заказы.

Оптимизация запасов с помощью Limble CMMS

При первоначальной настройке инвентаря ТОиР вы устанавливаете устаревшие пороговые значения, чтобы Limble уведомляла координатора по обслуживанию, если какие-либо детали не использовались в течение длительного периода. Это приводит к своевременному обсуждению того, что оставить, а что убрать.

Установка пороговых значений запасных частей в Limble

В Limble члены команды видят, есть ли детали на складе и сколько уже выделено для других задач.

Покупка инициируется в тот день, когда использованные / выделенные детали упадут ниже установленных вами пороговых значений. Важнейшие детали всегда под рукой, и технические специалисты часто завершают ремонт в тот же день, когда о них сообщают.

Вы можете привязать предпочтительных поставщиков к определенным деталям, чтобы вы всегда получали лучшее качество независимо от того, кто в разделе «Закупки» обрабатывает заказ на покупку (ЗП). Limble прикрепляет заказы на покупку к каждой записи запасных частей, поэтому вы можете видеть в заказе на покупку, когда поступит новый заказ.

Закупки для управления кампусом

Запуск и отслеживание запросов на покупку без CMMS

У вас есть бумажный след для каждой покупки, но это всего лишь бумажный след, разбросанный между несколькими столами, офисами и даже местами.

Anyone on the crew who needs to create, approve or reference a PO has to physically come into the office or distract the purchasing team with phone calls and emails.

Triggering and tracking purchase requests with Limble CMMS

Limble has a customizable system for submitting purchase requests that automatically become purchase orders once approved.

Whenever a part’s inventory drops too low, Limble triggers a purchase request automatically. Purchasing can even create a template with a custom message, vendor info, part numbers and quantities, and more.

Purchase order list view in Limble CMMS

If you don’t usually carry the part, the tech can trigger a purchase request right within their task.

Even technicians can trigger purchase requests using Limble

Limble saves everything on the cloud and is available on both desktop and mobile. Both the tech and their manager can see the POs status at any time.

<цитата>

Without a digital system, not only do parts not get ordered until the day they’re needed, but it’s also not uncommon for the wrong part to get ordered, resulting in even longer delays. With Limble, every purchase request arrives with the exact part number and vendor attached. The process is easy — and precise — for both Maintenance and Purchasing.

Approving and accounting for purchases without a CMMS

Many employees are approved to make purchases up to a specific cost on their company cards. That keeps management from getting bogged down with approvals.

Since they’re using the company card, the transaction gets logged for accounting purposes, but it may never get associated with a work order.

That means any facility work that could be billed back to a third party — say, a conference that ordered custom signage for their campus event — never gets paid to the university. (No wonder they keep hosting their events here!)

It also means that you don’t know the total maintenance cost of your assets because they’re getting repaired with materials that never get into the system.

Approving and accounting for purchases with Limble CMMS

Limble automates the approval process taking into account each team member’s budget. For example, Sam can make purchases up to $2,000 on his own but needs approval from Dave beyond that.

Limble pushes the request to either the purchasing department or the next person in line who needs to approve it before it finally ends up with Purchasing.

Any part your tech uses is listed right on the work order and gets automatically calculated into client billing and asset history.

Did you catch that? All the documentation happens automatically — no extra paperwork for anyone.

The purchase approval process in Limble

This streamlined workflow lets Purchasing focus on purchasing, Accounting focus on accounting, and Maintenance focus on maintenance.

Managing incoming shipments without a CMMS

When shipments come in, Purchasing can almost always link them to the right PO, but that doesn’t mean they can connect them to the correct work order. Sometimes parts sit in the warehouse for days (weeks?) before the tech who needs them finds out they’ve arrived. Again, lots of unnecessary downtime.

Managing incoming shipments with Limble CMMS

As soon as a PO is marked as “received,” Limble notifies the techs and managers on the associated work orders. This prompts them to start up tasks again, prioritize their current workloads, and/or set expectations with departments.

Working with Finance without a CMMS

Conversations with Finance are tense. You can’t do anything without being double or triple questioned on whether it’s really necessary. You get asked lots of questions that would take hours of work to answer — questions that aren’t nearly important enough to set aside that kind of time.

Working with Finance with Limble CMMS

Maintenance and Purchasing are now the finance department’s best friends. Any time there are questions about a charge, your teams always have the answers.

Limble’s reports update themselves instantaneously . More often than not, you’re now initiating conversations with Finance because you have so much to show off.

You started a conversation when you could show them downtime spiking because of faulty equipment. When the budget for new equipment was approved, you could show them that downtime dropped again and calculate the savings based on every hour it was working compared to the month before.

Total downtime report in Limble

Your IT department used Limble’s API to link all the Limble data to the data in your company’s enterprise resource planning software (ERP). It used the API or the built-in Quickbooks integration to get the same information into the accounting system.

Vendor management

Tracking vendors without a CMMS

No one person in your department knows who all your vendors are. The fleet manager could list off his if you asked, as could the lead on the plumbing team. (When the head of groundskeeping had a heart attack, there was a bit of a crisis, so they started a list they keep in the office.)

Tracking vendors with Limble CMMS

All vendors are in a single list and linked to the equipment, parts, etc., they service or provide. Each record has contact information, a detailed history, and notes/instructions for anyone who needs to reach out.

To keep the thousands of vendors straight, you created custom fields (for example, whether that vendor is for a particular department). You also customize which columns show up on the master list, so you don’t even have to click in half the time.

Vendor list in Limble CMMS

Tracking vendor work without a CMMS

Not only is it unclear who your vendors are, but the picture gets even fuzzier when it comes to what work they’re doing. You couldn’t sum it up if you tried.

Tracking vendor work with Limble CMMS

Every vendor gets assigned to tasks within Limble just like your employees do. When you add them to a job, Limble emails them a unique link to the portal. There, they see and interact with the task within Limble itself.

Limble adds the work details — how long it takes to accomplish, what spare parts they used, etc. — into the maintenance history.

Sharing a task with your maintenance vendor using Limble

What vendors see when you share tasks with them through Limble

Keeping vendors honest without a CMMS

Now and again, a vendor goes rogue and over-charges for their services or ends up doing more harm than good.

They are adamant that “It was that way when I got here,” so the best your department can do is to cut your losses.

Keeping vendors honest with Limble CMMS

You baked vendor accountability into your systems by sending them tasks and keeping all communication within Limble. Limble gives them crystal clear instructions and digital checklists of your standard operating procedures, which means fewer improvisation on their side which you have to fix again later.

Your first step is to require the vendor to upload a picture of the item or area before starting work, so there is no question of whom to hold accountable if things go awry (a great way to reduce everybody’s liability).

Vendors can upload before/after images to improve work visibility

You, your team, and your vendors can communicate via messages in the task itself.

Limble tracks time spent on each vendor’s task and lets them upload invoices that get siphoned straight into the accounting workflow. Of course, if a vendor didn’t use the system, your team can enter their work manually.

As soon as they click “finish,” Limble notifies the lead on that project and the project moves forward without delay.

An eye to long-term planning for campus management

More than 60% of the maintenance workforce will be retiring in the coming decade — that’s likely 60% of your campus management corp, too. That is a massive loss of institutional knowledge in a short time.

If you’re not careful, it will be very expensive to reinvent your campus’ systems. There will be costly disruptions to the student experience you could have avoided. Your team will have to learn all the wrong ways to rewire a stadium lighting system before they rediscover the one way that works.

On the other hand, you could have your seasoned employees building out checklists in Limble for new hires to use. Work could continue uninterrupted with historical data at everyone’s fingertips. Junior techs become self-sufficient. Senior techs finally get to take a vacation.

Who knows — maybe even you will get to spend an evening with your family instead of your phone.

How to get started with Limble CMMS?

So, you’ve liked everything you’ve read and now you want to take Limble for a test drive. You want to check all of these futures yourself, but without any commitment.

Smart move, choosing a CMMS vendor is not something you should do on a whim. Here are three ways to test Limble without taking a credit card out of your wallet:

• start a free 30-day trial
• request a demo
• try our self demo (leads you to a simulated environment where you can play around with and test Limble’s features