7 советов по выбору программного обеспечения для управления активами

Сложное программное обеспечение для управления активами предприятия (EAM) является обязательным условием для компаний, чьи бизнес-модели основаны на максимальном увеличении выпуска дорогостоящих и сложных активов. Правильное программное обеспечение EAM поможет вам не только обеспечить доступность активов, наблюдая за выполнением необходимого обслуживания, но и позволит высшему руководству управлять своими общими инвестициями и защищать их, будь то морская буровая платформа, атомная электростанция, производственный объект, реактивный самолет или другой актив.

Семь советов, включенных в эту статью, даны некоторыми из ведущих умов EAM в IFS North America и IFS AB и призваны помочь вам максимально эффективно использовать программное обеспечение EAM, чтобы вы могли максимально использовать свои активы.

1) Рассмотрим PAS-55 и требования, которые он предъявляет к EAM.
PAS-55 - это новый общедоступный стандарт управления активами от Британского института стандартов, который быстро распространяется по всему миру. PAS-55 может быть отличным способом доказать заинтересованным сторонам, таким как клиенты, акционеры, регулирующие органы и заказчики, что вы следуете передовым методам работы, чтобы обеспечить надежную работу, контролировать расходы и максимизировать рентабельность капитальных активов. Этот стандарт имеет дело только с программным обеспечением EAM, но предъявляет одно важное требование к системам информационных технологий, используемым для управления данными об активах, которые должны влиять на выбор программного обеспечения EAM.

PAS 55 требует, чтобы ИТ-системы, используемые для управления данными об активах, позволяли обмениваться информацией и сохранять знания в рамках всей организации, уделяя особое внимание деятельности, переданной на аутсорсинг. В частности, EAM должен охватывать все фазы жизненного цикла актива, включая процессы планирования и проектирования актива, обслуживания и эксплуатации актива, а также окончательный вывод из эксплуатации или вывод актива из эксплуатации.

Чтобы обеспечить соответствие требованиям PAS-55, EAM и другому программному обеспечению, используемому для управления данными об активах, необходимо обеспечить точное и последовательное представление всей информации об активах - одну версию правды - политики, планы и действия страхования основаны на точном понимании. истории и текущего состояния вашей инфраструктуры активов. Чтобы достичь этого, программный продукт EAM должен фактически охватывать все фазы жизненного цикла актива, и не многие из них. Он также должен предоставлять порталы или другие методы для внешних сторон, таких как инженерные фирмы и подрядчики по техническому обслуживанию, для использования системы, чтобы каждый, кто касается этих данных об активах, взаимодействовал с единой базой данных в режиме реального времени.

Итог: Планируете ли вы немедленно внедрить PAS-55 или нет, поддержка полного жизненного цикла активов должна быть чем-то, что нужно искать в цикле выбора программного обеспечения EAM. Это одна из лучших практик, которая имеет измеримый и практический смысл в управлении жизненным циклом основных фондов. И вы никогда не знаете, когда соблюдение PAS-55 появится в повестке дня вашей организации, возможно, по завещанию клиентов, инвесторов и других заинтересованных сторон.

2) Откройте свою систему для подрядчиков с помощью простых технологий.
Соответствие PAS-55 - не единственная причина открыть ваше приложение EAM для таких поставщиков, как инженерные фирмы и подрядчики по техническому обслуживанию. Есть еще две причины, по которым это хорошая идея. Прежде всего, когда вы планируете работы по техническому обслуживанию на несколько недель вперед, если ваши подрядчики видят ваши планы через вашу систему EAM, они могут быть проинформированы о предстоящих работах, составить график работы своих сотрудников и убедиться, что у них есть необходимые инструменты и материалы. . Если они видят этот скользящий график, они могут лучше реагировать на ваши потребности. Это также сокращает время, необходимое для управления внешними подрядчиками по телефону и электронной почте.

Более того, если подрядчик может сообщать о своей работе прямо в вашу систему, вы получаете обновления выполненных работ в режиме реального времени. Это устраняет задержку, которая возникает, когда подрядчик вводит данные в свою собственную систему, и данные проходят через механизмы отчетности в этой среде подрядчика и обратно в группу технического обслуживания производства, которая затем должна ввести эту запись о работе обратно в EAM. программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия (ERP) или компьютеризированного управления техническим обслуживанием (CMMS). Такой повторный ввод расточителен и увеличивает вероятность ошибок. Данные в реальном времени также могут способствовать более тесной координации между подрядчиком и внутренним обслуживающим персоналом или с другими подрядчиками, работающими с этим активом. Более того, эти данные в реальном времени могут позволить более эффективно использовать актив, например, при возобновлении производственного графика сразу после того, как подрядчик закончит работу.

Итог: Любой, кто участвует в процессе выбора EAM, должен задавать сложные вопросы о том, как можно распространить программное обеспечение на поставщиков, участвующих на различных этапах жизненного цикла актива. Существуют ли разные способы достижения этого, которые работают для различных внешних сторон, которые должны иметь доступ к вашей системе EAM?

3) Учитывайте важность управления проектами на макроуровне.
Если вы подумаете о жизненном цикле актива как об одном длительном проекте - проекте, который может длиться до 20 или более лет - становится очевидным, что на самом деле вы смотрите на проект, который начинается с инженерные и строительные процессы. Затем в проект включаются затраты на техническое обслуживание, эксплуатацию и переоборудование, а кульминацией является хорошо обоснованное решение о выводе из эксплуатации и замене актива. В отсутствие полностью функциональных, гибких и интегрированных систем EAM и ALM управление жизненным циклом актива от зародыша до могилы является сложной задачей.

Несмотря на то, что за последние годы технология управления активами сделала огромный скачок, в некотором смысле 30 лет назад управлять крупными активами было проще, чем сегодня. Это связано с тем, что много лет назад в отраслях промышленности, как правило, были свои собственные инженерные отделы, которые проектировали капитальный ремонт, а также новое строительство.

Для процесса выбора программного обеспечения это означает, что способность пакета EAM поддерживать проектирование и проектирование предприятия должна быть основным фактором. Даже в подавляющем большинстве случаев, когда за проектирование отвечает внешняя группа инженеров, их деятельность должна охватываться платформой EAM, которая будет использоваться в течение жизненного цикла актива, чтобы проектные данные естественным образом перетекали в системы обслуживания и эксплуатации, которые будут поддерживать актив в течение его продуктивного срока службы.

Также необходима тесная интеграция между ALM, управлением проектами и основными функциями EAM. Рассмотрим на мгновение ситуацию, с которой столкнулся главный исполнительный директор и директор по техническому обслуживанию на угольной электростанции, которая останавливается один раз в год для капитального ремонта. Существует насущная потребность в соблюдении сроков проекта, потому что каждый день простоя стоит миллионы долларов, и существует значительная степень сложности проекта, поскольку нанимаются внешние подрядчики, арендуется оборудование и, возможно, добавляются дополнительные смены технического обслуживания. Надежная функциональность управления проектами, интегрированная на очень детальном уровне с мощным приложением EAM, может помочь в управлении ресурсами, необходимыми для выполнения требуемых задач в отведенное время. Хотя способность уложиться в срок является одним из веских аргументов в пользу интегрированного проекта и функциональности EAM, можно получить еще большую выгоду от проекта, и функциональность EAM связана с всеобъемлющей системой управления жизненным циклом активов (ALM) и главной бухгалтерской книгой. Возможность взглянуть на остановку завода с точки зрения ALM и с финансовой точки зрения может помочь определить, имеет ли смысл привлекать дополнительные внешние ресурсы, чтобы сократить время простоя. В какой степени внешние затраты на найм подрядчиков и оборудования повысят общую прибыль на актив в среднесрочной и долгосрочной перспективе?

Многие ресурсоемкие компании не имеют надлежащих инструментов для эффективной оптимизации деятельности, связанной с остановкой завода, и, конечно же, не имеют нужных инструментов для упреждающего сокращения плановых простоев.

Итог: Руководители по управлению активами, которые установят правильные инструменты EAM и задействуют их в полной мере, будут иметь меньшие накладные расходы и большую производительность, в то время как их конкуренты будут стараться не отставать. Они смогут принимать более разумные решения относительно жизненного цикла актива, потому что они могут управлять им как одним длинным проектом.

4) Учитывайте важность управления проектами на микроуровне.
В среде крупномасштабных проектов, такой как отрасль, требующая значительных ресурсов, усилия по отслеживанию затрат на эксплуатацию и обслуживание актива зависят от эффективного отслеживания затрат по тысячам небольших проектов. На этом микроуровне критически важны интегрированные функции проекта, финансов и EAM. При работе с должным образом интегрированным корпоративным приложением гораздо проще структурировать проект обслуживания, чтобы собрать все затраты, включая закупки и заказы на выполнение работ, которые используются для сбора времени технических специалистов. Интегрированная функциональность также позволит анализировать стоимость проекта по разным структурам разбивки, и каждому мероприятию может быть назначена отдельная линия финансирования.

Рис. 1. На этом экране IFS Applications ряд функций управления проектами тесно интегрирован с остальной частью предприятия.

Более того, поскольку ряд различных ведомственных и функциональных мероприятий можно отслеживать по одному проекту или в совокупности, становится намного проще определить периодичность отказов в конкретных единицах оборудования. Это может быть бесценная информация, поскольку директор по техническому обслуживанию общается с высшим руководством в процессе составления бюджета капиталовложений. Подробная информация о том, какие затраты на эксплуатацию конкретного капитального оборудования могут быть использованы при принятии решения о переоборудовании или замене.

Но эти решения гораздо труднее принимать, когда истинная стоимость обслуживания теряется из-за неэффективности административных систем. В частности, что это за неэффективность, которая может подорвать ваши усилия по управлению активами? Рассмотрим проблему, с которой сталкиваются группы технического обслуживания, участвующие в более сложном проекте технического обслуживания, таком как замена системы котла, без интегрированного EAM, проектов и возможности выполнения рабочих заданий. Этот проект, вероятно, потребует рабочего времени внутреннего персонала, подрядчиков, запасных частей и материалов, закупленных специально для проекта.

Если эта группа использует автономную систему управления проектами, им, по крайней мере, придется переобучать своих технических специалистов по обслуживанию, чтобы они использовали проекты для сбора материалов и времени, а не использовали рабочие задания, которые обычно используются техническими специалистами для другой работы. Даже если вам придется участвовать в этой инициативе по переподготовке, возможности отчетности по проекту могут пострадать, и высшее руководство все равно не будет иметь четкого представления о стоимости проекта. Кроме того, принуждение технических специалистов по техническому обслуживанию отказаться от привычных рабочих заданий в пользу программного обеспечения для управления проектами может привести к потере данных об активах. Интеграция от рабочего задания на переднем крае к функциональности проекта на уровне управления и функциональности ALM на уровне высшего руководства снижает затраты и неэффективность и должна быть чем-то, на что стоит обратить внимание в процессе выбора EAM.

Итог: Отдел обслуживания ежедневно участвует в нескольких проектах. Обеспечение того, чтобы программное обеспечение EAM могло адекватно управлять и записывать эти данные проекта, должно быть ключевым моментом при выборе EAM.

5) Учитывайте влияние стареющей / сокращающейся рабочей силы.
Мировые демографические данные показывают, что руководители в развитых странах должны планировать вести свой бизнес с меньшим количеством людей в будущем. 78 миллионов сотрудников бэби-бумеров в Соединенных Штатах начинают выходить на пенсию, и их заменит поколение, состоящее всего из 50 миллионов человек. Это создает структурный разрыв, который нельзя игнорировать. Более того, у этого молодого поколения совершенно другой взгляд на жизнь, работу и технологии, чем у их старшего поколения, и их ожидания в отношении того, как, где и с какими инструментами они будут работать, будут намного, намного более строгими. Еще один интересный аспект проблемы старения рабочей силы заключается в том, что она действительно применима только в более развитых странах. Развивающийся мир в среднем намного моложе, чем развитый мир, а молодые поколения крупнее старших.

Хотя эта смена поколений потребует более эффективных систем EAM и ERP, она также создаст реальную потребность в корпоративном программном обеспечении для записи неявных знаний и коллективной мудрости уходящего на пенсию поколения руководителей, менеджеров и рабочих. Это неформальное, неявное знание является своего рода корпоративным капиталом, который в противном случае исчезнет из компаний, когда это поколение покинет рабочую силу.

Неявные знания могут состоять из ряда вещей, включая стратегии работы для определенных ситуаций, таких как остановка, которая запланирована на середину лета во время пикового сезона отпусков, сложный проект редизайна, который предъявляет серьезные требования к инженерному персоналу, или устранение неисправностей и ремонт уникальных и сложных оборудование. Старшие работники могут даже диагностировать проблемы с оборудованием на основе звука, который издает оборудование во время его работы. Этот тип знаний трудно вместить в корпоративное приложение, но именно это должно делать корпоративное программное обеспечение, чтобы помочь компаниям успешно преодолеть эту смену поколений.

Получить эту информацию от старшего поколения будет сложно по ряду причин. Одна из причин заключается в том, что многие люди, независимо от возраста, видят в знаниях силу и считают, что, если они свободно делятся этой информацией, они становятся менее ценными для компании. Собственная информация, по сути, не должна распространяться на конкурентном рынке, но реальная конкуренция происходит за пределами компании, а не внутри компании. А когда знающие сотрудники хранят информацию при себе, ваша компания окажется в невыгодном положении. Корпоративное программное обеспечение, такое как EAM, должно будет помочь создать среду, в которой люди будут готовы делиться, помогать друг другу и делиться своими знаниями.

Многие ресурсоемкие компании не имеют надлежащих инструментов для эффективной оптимизации деятельности, связанной с остановкой завода, и, конечно же, не имеют нужных инструментов для упреждающего сокращения плановых простоев.

Итог: Руководители по управлению активами, которые установят правильные инструменты EAM и задействуют их в полной мере, будут иметь меньшие накладные расходы и большую производительность, в то время как их конкуренты будут стараться не отставать. Они смогут принимать более разумные решения относительно жизненного цикла актива, потому что они могут управлять им как одним длинным проектом.

Рис. 2. Функции Enterprise 2.0, подобные этой многопоточной доске обсуждений в IFS Applications, могут извлекать неявные знания из руководящих сотрудников и сохранять их в корпоративном приложении.

Получить это ценное неявное знание от пожилых людей также сложно, потому что они находятся в этом состоянии бессознательной компетентности. Они не знают, что им есть чем поделиться или что, по их мнению, будет ценным для других. Если вы попросите кого-нибудь, прежде чем он уйдет на пенсию, сесть с белой бумагой и записать все, что он знает, это просто не сработает. Однако, используя технологии, классифицируемые как Web 2.0 и Enterprise 2.0, мы можем заставить людей делиться информацией, потому что они отвечают на обычные запросы об опыте в режиме реального времени. Такие инструменты, как вики-страницы, доски объявлений и даже традиционная многопоточная дискуссионная группа, могут побуждать старших сотрудников отвечать на запросы других сотрудников, вносить вклад в статьи по важным темам и собирать эти ценные данные в централизованной среде приложений, где это может принести пользу компании в будущем. Википедия, популярные дискуссионные форумы и даже Facebook являются примерами сотрудничества и обмена информацией, которым способствуют платформы информационных технологий.

Итог: Поэтому при оценке программного обеспечения EAM очень важно искать функции типа Enterprise 2.0, которые будут способствовать созданию такой открытой коммуникативной среды.

6) Учитывайте важность удобства использования .
Имеет смысл только то, что функциональные возможности программного обеспечения EAM, которые можно понять интуитивно, с минимальным обучением и ориентацией, будут предлагать более низкую совокупную стоимость владения, чем программное обеспечение, которое является более сложным для понимания и использования. Простое программное обеспечение EAM с привлекательным интерфейсом также побуждает пользователей вводить больше данных и чаще взаимодействовать с системой, что улучшает качество корпоративных данных. Системы, которые имеют смысл с точки зрения удобства использования, станут более важными, поскольку вышеупомянутое молодое поколение будет иметь большее влияние на рабочую силу. Бэби-бумеры были готовы работать с корпоративными программными системами, которые, откровенно говоря, оставляли желать лучшего с точки зрения удобства использования. Они предположили, что есть веская причина для ввода одних и тех же данных в несколько полей или перехода между несколькими экранами для завершения одного процесса. Новые поколения понимают, что это всего лишь результат плохой разработки программного обеспечения, и, вероятно, будут жаловаться или просто использовать другие системы вне среды EAM, что приведет к фрагментированным данным и неэффективным, нескоординированным процессам.

Рис. 3. Этот экран из IFS Applications создает визуальную иллюстрацию остановок производства.

Это можно сказать обо всем корпоративном программном обеспечении. Но в случае EAM мы часто имеем дело с огромными объемами данных, особенно когда EAM интегрирован с ПЛК для автоматического создания отчетов о неисправностях. Эти очень большие хранилища данных содержат - по большей части - информацию об оборудовании и процессах, которые находятся в допустимых пределах. Однако исчезающе малая часть этих данных имеет решающее значение и интерес, поскольку имеет отношение к оборудованию, требующему немедленного внимания. Следовательно, программное обеспечение EAM должно позволять менеджерам отделять скучное множество от немногих критически важных. Этого можно добиться с помощью ряда графических форматов для представления данных, в том числе древовидных карт.

Рис. 4. На этой древовидной карте от IFS Applications количество неисправностей представлено размером, а критичность - цветом. Пользователи могут детализировать большие красные квадраты, чтобы найти причины проблем.

Итог: Поэтому при выборе программного обеспечения EAM важно искать передовые улучшения удобства использования, которые упростят внедрение программного обеспечения на предприятии и предложат расширенные решения и управленческую поддержку, предлагая, какие задачи обслуживания являются наиболее актуальными в данный момент.

7) Улучшение бережливого обслуживания за счет интеграции EAM с ERP.
Хотя многие пакеты EAM могут выполнять стандартные функции планирования технического обслуживания и управления работами, факт остается фактом:успех большинства программ профилактического обслуживания зависит от обеспечения участия и поддержки людей за пределами отдела технического обслуживания. И именно поэтому критически важно, чтобы функциональность EAM была либо неотъемлемой частью системы корпоративного программного обеспечения, используемого где-либо в бизнесе, либо была тесно интегрирована с пакетом ERP, используемым в масштабах компании.

По-настоящему гибкое решение EAM может быть реализовано как полноценное корпоративное приложение, включающее финансовые, кадровые, производственные и другие функции, или интегрировано с существующим инструментом ERP. Функциональность EAM в приложениях IFS, например, включает стандартные интерфейсы к приложениям SAP, Oracle и другим продуктам. Между тем, лучший в своем классе «нишевый» поставщик EAM может предложить некоторую степень интеграции с более широким пакетом ERP, но функции управления и контроля запасов, человеческих ресурсов, управления документами и закупок не так тесно связаны с другими приложениями, поскольку базовая функциональность инструмента EAM не так надежна.

Из-за отсутствия очень тесной интеграции с другими приложениями, используемыми в компании, пакет EAM создаст работу, не приносящую добавленной стоимости, поскольку некоторые данные придется вручную переносить из системы EAM в систему ERP. Кроме того, когда программное обеспечение EAM не интегрируется с другими функциями, такими как решение ERP, в результате возникает неоптимальная или избыточная система, когда дело доходит до заказа запасных частей, поскольку большинство функций закупок выполняются за пределами системы EAM. Поддерживать достоверную информацию о запасных частях в инвентаре и избегать чрезмерной закупки компонентов чрезвычайно сложно, особенно если некоторые предметы, подлежащие закупке, используются как в производственном процессе, так и в процессе технического обслуживания. Планирование персонала также затруднено из-за автономного инструмента EAM, поскольку функции планирования в лучшем в своем классе приложении обслуживания не интегрированы с программным обеспечением отдела кадров, в котором хранится информация об отпусках, квалификации сотрудников и другие данные.

Решения EAM, которые являются частью более широких корпоративных приложений, могут быть очень надежными, в некоторых случаях конкурируя с лучшими в своем классе решениями. Они будут собирать данные о сбоях, выпускать заказы на работу, планировать людей и материалы, а также требования к закупкам. Но в отличие от автономных систем EAM, эти интегрированные приложения могут, например, использовать функции закупок, уже имеющиеся в приложении ERP. Когда функциональность EAM интегрируется с функциональностью корпоративных приложений, используемых другими отделами, когда все работают на одной платформе и с одними и теми же данными, это приводит к повышению эффективности. А поскольку все работают с одними и теми же данными в одной и той же среде, легче общаться с другими людьми, от которых зависит инициатива по техническому обслуживанию, ориентированному на надежность (RCM).

Итог: Для вас это означает, что важно учитывать степень, в которой программное обеспечение EAM будет создавать хранилище данных отдельно от остальной части предприятия, что, в свою очередь, создает работу, не добавляющую добавленной стоимости. С другой стороны, оптимизация обслуживания достижима, когда EAM интегрирован с остальной частью предприятия.

Заключение
Хотя каждый бизнес немного отличается, мы в IFS считаем, что приведенные выше советы будут полезны для большинства ресурсоемких организаций в большинстве случаев. В основе всех этих советов лежит идея о том, что EAM следует рассматривать как стратегический актив, который может повысить ценность предприятия при правильном выборе, внедрении и использовании.

Об авторе:
Патрик Зирнхелт - директор по продажам в ресурсоемких отраслях IFS North America. Он имеет более чем 16-летний опыт работы с корпоративными системами, включая разработку, внедрение и продажу программного обеспечения. Он является профессиональным инженером, зарегистрированным в Онтарио, и имеет степень магистра делового администрирования, специализирующуюся на информационных системах управления, в Школе бизнеса Шулиха Йоркского университета в Торонто и степень бакалавра наук в области машиностроения в Университете Квинс, Кингстон, Онтарио.