Создание ценности на основе данных CMMS:гостевой блог отраслевого эксперта

Резюме

В этой статье делается попытка привести данные CMMS в соответствие с более широкой стратегией управления активами организации. Он начинается с позиционирования CMMS как важной информационной системы, достойной времени и усилий организации. Я часто объяснял, что не существует программного решения, достаточно мощного, чтобы противостоять несоответствующей культуре данных. Часто, если ваши данные постоянно ошибочны, ищите виновников в своей культуре данных. В этой статье я описываю методы, которые не позволяют данным CMMS создавать экономическую ценность. Далее следует описание некоторых основных принципов и практик, присутствующих в эффективных культурах данных. Наконец, я закончу рассмотрением идеи о том, что данные CMMS являются активом, и укажу, как они могут создавать ценность, позволяя принимать решения по управлению активами, выходящие далеко за рамки решений по техническому обслуживанию.

CMMS как информационная система активов

Компьютеризированная система управления техническим обслуживанием (CMMS) является наиболее распространенным типом информационной системы активов, используемой в фирмах, зависящих от активов. Информационные системы активов являются основой систем управления информацией об активах (AIMS), как показано на рис. 1.0.

Рисунок 1. Компоненты системы управления информацией об активах

Роль информационной системы заключается в облегчении создания, сбора, хранения данных, анализа, обслуживания, передачи, поиска и представления информации об активах. CMMS обычно содержит записи данных об активах и информацию, предназначенную для облегчения развертывания стратегии технического обслуживания для объектов с большой базой активов. Программное обеспечение CMMS состоит из ряда интегрированных приложений, таких как реестр активов, управление рабочими заданиями, управление запасами, управление временем и трудом, а также состояние активов (рис. 2.0). Также довольно часто можно увидеть разделение обязанностей по управлению запасами в тех случаях, когда ERP и CMMS являются разными программами.

Рис. 2. Примеры приложения CMMS

Недопустимая культура данных

Иногда трудно определить несоответствующую культуру данных, но обычно она проявляется в поведении и действиях, которые создают риски и риски для организации. Вот некоторые из них:

• Отсутствие стратегии информации об активах. Стратегия необходима для того, чтобы связать усилия по управлению информацией об активах со стратегией организации и определить, как эта информация будет использоваться при принятии решений.

• Отсутствие организационных стандартов. Недостаточные организационные стандарты для определения того, как должна выглядеть информация CMMS.

• Недостаточное управление — разрешение нерегулируемых изменений данных CMMS без надзора и правил.

• Недостаточное количество бизнес-процессов и рабочих процессов. Необходимы рабочие процессы и бизнес-процессы, чтобы указать CMMS, что делать с данными. Так создается стоимость. К сожалению, они отсутствуют на многих платформах CMMS.

• Неправомерное владение. Это происходит из-за недостаточного партнерства между техническим персоналом и ИТ-специалистами и проявляется одним из трех способов:

  • Открытое владение CMMS ИТ-специалистами и снижение доли техобслуживания, или

  • Открытое владение группой обслуживания при очень незначительном контроле со стороны ИТ, в результате чего команде обслуживания приходится решать проблемы с сетью и кибербезопасностью, или

  • CMMS в ничейной земле с отсутствием собственности.

• Чрезмерная независимость отделов. Она варьируется от разрозненных отделов и дочерних компаний, которым разрешено приобретать собственные CMMS, или создавать неэффективные условия путем дублирования информации или предотвращения эффективного обмена бизнес-информацией.

• Недостаточная цифровизация — обход роли CMMS путем создания и использования данных вручную. Обычно это происходит, когда нет уверенности в данных CMMS.

• Недостаточное использование — перевод CMMS только на создание рабочих заданий или запись времени. Средняя CMMS может управлять гораздо большей частью цепочки создания стоимости информации.

• Несоответствующие процессы заказа на работу — не создавать заказ на работу для каждого действия актива. Это лишает CMMS основной обязанности по эффективному учету затрат на активы и деятельность. Обычно это приводит к тому, что расходы дублируются или пропускаются из-за того, что они не были точно зарегистрированы или находятся в нескольких таблицах, не связанных друг с другом.

• Эффект панацеи – смещение масштабов за счет использования CMMS в качестве «универсального средства» для каждого типа информации. CMMS обычно не предназначены для управления исполнительными чертежами и могут остановиться, если вы напрямую загрузите руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию для каждого актива.

Создание правильной культуры данных

Создание правильной культуры данных — это первый шаг к обеспечению сбора правильных данных. Это сочетание хорошей стратегии, эффективных организационных стандартов и надежных методов управления данными и информацией. Легко определить подходящую культуру данных. Вот некоторые основные принципы и практики, которые присутствуют, когда в организации существует правильная культура данных:

• AIMS. Организация имеет документированную систему управления информацией об активах, в которой излагаются принципы и стандарты, используемые для управления данными.

• Интероперабельность — информация, полученная в одной области бизнеса, используется в другой части без значительных манипуляций. Например, если CMMS является системой записи для технического реестра активов, то она является единственным источником достоверной информации об активах.

• Право собственности — CMMS и другие информационные системы принадлежат бизнес-подразделениям, которые контролируют соответствующие организационные решения, а ИТ-отдел выступает в качестве ключевого делового партнера. Таким образом, финансовый отдел владеет, например, ERP, а техническое обслуживание — CMMS. Это также означает, что эти владельцы бизнеса несут ответственность за создание AIMS при поддержке ИТ.

• Управление и управление данными — имеются роли и обязанности, протоколы доступа, четкие правила управления изменениями и регулярные проверки. Управление и управление данными также соответствуют организационным функциям. Например, если менеджер по техническому обслуживанию является хранителем CMMS, организационная структура также содержит должность менеджера по техническому обслуживанию, который разрабатывает соответствующие стандарты и чье разрешение требуется для изменения данных.

• Организационная культура. В более широкой организационной культуре есть свидетельство хорошего управления, которое поддерживает создание эффективной культуры данных. Культура данных — это микрокосм более широкой организационной культуры, и отношение организации к дисциплине процессов будет отражаться в культуре данных.

• Участие высшего руководства. Участие высшего руководства проявляется в их общем надзоре, анализе результатов аудита и выделении ресурсов для исправления несоответствий данных.

Создание соответствующей культуры позволяет собирать нужные данные наиболее эффективным способом, что приводит к эффективному принятию решений. Определение требований к данным и информации является ключевым шагом в получении правильных данных. Этот процесс всегда должен начинаться с потребителя информации, который принимает деловые решения. На рис. 3.0 показаны три ключевые роли данных и их обязанности при разработке и соблюдении требований к данным.

Рис. 3. Основной тип информации об активах, содержащейся в CMMS

Для практической демонстрации этой концепции давайте рассмотрим карту заинтересованных сторон для стоимости активов и обслуживания. На рис. 4.0 мы начинаем с определения потребителя информации и возвращаемся к ее производителю.

Рисунок 4. Пример карты заинтересованных сторон для стоимости активов и обслуживания

Таким образом, тип решений диктует характеристики информации, а производитель информации производит информацию, которая соответствует требованиям потребителя и стандартам, установленным хранителем. Вместе заинтересованные стороны совместно определяют требования и гарантируют, что полученные данные соответствуют назначению.

Выводы — данные как актив

ISO 55000:2014 определяет актив как все, что обеспечивает (или может обеспечить) ценность для заинтересованных сторон организации. Данные — это актив, потому что данные и информация являются источником стратегий активов, а стратегии — это то, как реализуется ценность.

Однако факт остается фактом:неиспользованные данные ничего не делают и, следовательно, не имеют внутренней ценности. Чтобы быть активом, данные должны активно использоваться при разработке стратегий управления активами. Например, знание того, что критичность актива равна 5, ничего не делает для организации, пока кто-то не использует его для определения приоритетности работ по приработке или капитальных проектов. Таким образом, после сбора данных в CMMS возникает вопрос, что компании могут сделать с ними, чтобы извлечь из них пользу.

При выполнении своих основных функций CMMS предоставляет ключевую информацию для принятия решений по управлению активами, как показано в примерах в таблице ниже. Это неполный список, но для целей этой статьи было выбрано несколько типов информации об активах для анализа в сравнении с типичными решениями, принимаемыми различными отделами.

Информация об активах генерируется на всех этапах жизненного цикла актива. Он предшествует физическому присутствию актива и распространяется даже после выбытия актива. Существует много источников информации об активах, фактически у одного актива есть много источников, которыми необходимо управлять. Большая часть этой информации и данных содержится в CMMS. Управление информацией об активах направлено на получение качественной информации для принятия решений. Управление информацией об активах требует преднамеренных действий со стороны организации, это не произойдет органично. Это было реализовано во многих аспектах бизнеса организации, таких как качество, окружающая среда, безопасность и управление активами. Точно так же для информации об активах также требуется система управления. Целью системы управления является повышение эффективности решений по управлению активами на основе точной информации об эффективности активов, затратах и ​​рисках.

Хотя для решения проблем, связанных с культурой и управлением информацией, может потребоваться время, я надеюсь, что эта статья вдохновила вас осознать важность CMMS и предпринять шаги для повышения полезности и ценности ваших данных CMMS.

Викторина :Что находится в вашей CMMS?

Ответить :все, что вы туда поместите.

Подробнее о Сюзанне Гриман

LinkedIn

Твиттер

Ее книга Руководство по оценке критичности активов с учетом рисков

Ее ближайшие курсы:

1. Исполнительное руководство в управлении активами (Виннипег)
2. Основы управления активами и ISO 5500x (Виннипег)
3. Основы управления активами и ISO 5500x (онлайн)