50 советов и рекомендаций по управлению объектами от экспертов

Независимо от того, являетесь ли вы знаменитым и опытным менеджером объектов или просто подающим надежды, мы все знаем, что эта работа требует непрерывного образования и множества мудрых советов, особенно когда речь идет о внедрении новых технологий.
К счастью для вас, мы собрали 50 наиболее полезных и применимых советов и лучших практик от величайших умов современного управления объектами. Потратьте некоторое время на изучение этих советов и приемов, чтобы вы тоже могли делать то, что вам нужно, чтобы сделать ваше учреждение максимально современным и безопасным.
Мы организовали лучшие практики по разделам. Нажмите на ссылки ниже, чтобы перейти к советам, которые вам больше всего нужны.

• Советы по снижению операционных расходов
• Советы по профилактическому обслуживанию
• Советы по управлению персоналом и общению
• Советы по использованию технологий, инструментов, программного обеспечения и показателей
• Советы по инвентаризации и управлению активами

Советы по снижению операционных расходов

1. Выключено ночное освещение сайта. «В зависимости от того, как работает и подключено освещение на вашем участке, вы можете создать «экономный режим» на ночь, когда на участке самая низкая посещаемость. Держите освещение по периметру вокруг вашей собственности, а также все входы и главные проезды освещенными.
«Необходимо убедиться, что освещение рядом со зданием и всеми входными и выходными дверями останется включенным, а также какие-либо аварийные светильники, освещающие дорожки. Ищите освещение объекта между этими зонами и внесите изменения в контроллеры автоматизации освещения, чтобы иметь возможность отключать зоны или цепи, которые наименее заняты».— Марк Сандерсон, цитируемый Брэндоном Лоренцем, Десять советов управляющим предприятиями по сокращению затрат на электроэнергию, УслугиNet
2. Замените старое освещение на светодиоды. “ Мемориальный онкологический центр Слоуна-Кеттеринга выбрал светодиоды для замены существующего освещения в гараже, работающем круглосуточно и без выходных, что вдвое сократило энергопотребление гаража. Тем временем общественные школы Медиаполиса в Медиаполисе, штат Айова, также приступили к модернизации наружного светодиодного освещения.
«Большинство наших старых светильников имели мощность 250 или 175 Вт. Их заменили на 30-ваттные светодиоды. Наши 70-ваттные лампы были заменены на 20-ваттные светодиоды, а наши 70-ваттные банки были заменены на 10-ваттные светодиоды. Мы получим хорошую скидку от нашей электроэнергетической компании, а также ежемесячную экономию на счетах за электроэнергию».– Деннис Брейер, цитата из Джанель Пенни, 12 лучших стратегий для максимального снижения затрат, Журнал зданий; Твиттер:@BuildingsMedia

3. Внедрить план устойчивого проектирования объекта. «Устойчивый дизайн стал более достижимым и доступным, чем когда-либо, особенно если вы думаете о годах, а не о днях и неделях. Стоит также отметить, что устойчивый дизайн очень популярен среди населения, что является дополнительным стимулом для компаний, заинтересованных в укреплении своей репутации как социально ответственных и заботящихся об окружающей среде». Устойчивое планирование, Развитие области; Твиттер:@areaDevelopment
4. Узнайте общую стоимость всех работ на объекте, выполненных как напрямую, так и косвенно. «На неподготовленный взгляд подразделение по обслуживанию объектов кажется черной дырой в затратах. Затраты на эти FM-услуги складываются, и если не возникает расхождений, то на этом большая часть бизнес-анализа заканчивается. Тем не менее, менеджеры по техническому обслуживанию помещений, знакомые со всеми нюансами каждого рабочего задания, понимают сложности и накладные расходы, связанные с этим сектором бизнеса.
«Существует множество переменных, влияющих на общую стоимость работ. каждая услуга, такая как путевые расходы и материалы, в дополнение к другим прямым и косвенным эксплуатационным расходам, связанным с управлением объектами».– Шон Хартнетт, Как рассчитать реальную стоимость обслуживания объектов , SMS-помощь; Твиттер:@SMSAssistLLC

5. Рассмотрите менее очевидные улучшения, влияющие на энергопотребление объекта. «Некоторые проекты, связанные с энергетикой, будут более или менее скрыты от пользователей и в первую очередь будут направлены на снижение спроса на энергию, например, модернизация чиллеров и вентиляторов. Такие проекты могут в конечном итоге предоставить пользователям здания лучший контроль температуры, но это не является основной целью модернизации.
«Эксплуатационные изменения, такие как сокращение часов работы систем ОВКВ и очень небольшие расходы (если они вообще есть) не влияют напрямую на удобство использования, но могут привести к значительному снижению нагрузки на электроэнергию. В целом, работа с командой эксплуатации здания над сокращением энергопотребления может привести к значительному снижению нагрузки». — Джим Ньюман и Маркус Спрингер, Стань героем с более низкими эксплуатационными расходами в своем здании , ФМЛинк; Твиттер:@FMLinkGroupLLC
6. Не забудьте посмотреть на изоляцию вашего здания. «Все коммерческие здания утеплены; строительные нормы требуют обязательной изоляции до определенного уровня. К сожалению, поскольку большинство зданий строятся под строгим контролем бюджета, они обычно имеют лишь минимальное количество изоляции. А поскольку компания, возводящая здание, редко управляет им или владеет им, у них совершенно разные взгляды на бюджет.
«Более высокая изоляция означает более высокую эффективность. Когда это возможно, вы можете повысить уровень изоляции, и это немедленно повлияет на общий уровень комфорта жителей здания. Общие меры включают установку энергоэффективных окон и систем освещения, а также переделку крыши, чтобы свести к минимуму воздействие солнца на само здание».—Советы по снижению коммерческих затрат на отопление и охлаждение, Всего системных служб

7. Используйте подход стратегического поиска, чтобы найти подходящих поставщиков для работы на объекте. «Поиск подходящих поставщиков для обслуживания ваших объектов может быть трудным и трудоемким. От услуг по уборке территории до материалов для ухода за территорией и техническим обслуживанием, обеспечение того, чтобы поставщики предоставляли котировки «от яблока к яблоку», разработка контрактов с четкими уровнями обслуживания и проверка того, что качество обслуживания и уровень производительности поставщика поддерживаются, — все это имеет решающее значение для успеха любого технического обслуживания объектов. проект.
«Попытки сократить расходы в категории обслуживания объектов сдерживаются невозможностью поставить под угрозу стандарты безопасности и комфорта ваших сотрудников. Для многих организаций это приводит к тому, что они платят надбавку поставщикам услуг по обслуживанию помещений».—Стратегия поиска поставщиков для категории «Техническое обслуживание и управление объектами», Службы управления Source One; Твиттер:@getsavings
8. Ваша котельная может быть основным источником потенциала повышения эффективности. «Сегодняшние котлы могут достигать КПД до 96 процентов, используя конденсационную технологию; однако в типичном здании, включая новые здания, используются котлы атмосферного типа, которые во всех отношениях лишь немного более совершенны, чем горелка Бунзена в научной лаборатории. Эта технология надежна и работает, но она дорога в эксплуатации. Как правило, мы видим, что эта технология устанавливается для минимизации затрат на строительство с очень небольшим учетом долгосрочного энергетического воздействия, которое остается для покрытия эксплуатационного бюджета здания».—Росс Морли и Эд Порас, Шесть советов по энергоаудиту для управляющих зданиями , Сеть РЭМИ; Твиттер:@REMINetwork

9. Запланируйте профессиональный энергоаудит. «Энергоаудит систематически выявляет и развивает возможности, помогающие сократить потребление энергии в учреждении или коммерческом объекте и, как следствие, снизить эксплуатационные расходы здания. Сосредоточение внимания на аудите является обязательным для менеджеров по техническому обслуживанию и техническому обслуживанию.
«Определение областей и систем для включения в аудит частично зависит от ресурсов, которые организация готова инвестировать в энергоэффективность, сложности объектов и количества детализация и анализ, требуемые от аудита. Понимание этих факторов поможет менеджерам выбрать уровень аудита, который соответствует потребностям здания и организации». — Дэвид Косабун, Какой энергоаудит подходит для вашего объекта ?, УслугиNet
10. Определите потенциальную эффективность использования энергии на вашей кухне. «Коммерческие кухни потребляют много энергии, потребляя примерно в 2,5 раза больше энергии на квадратный фут, чем любое другое коммерческое помещение, по данным Агентства по охране окружающей среды США (EPA). По данным британского фонда Carbon Trust, из них всего 40% используется для приготовления и хранения продуктов питания. большая часть потраченной впустую энергии рассеивается на кухне.
«Существуют технологии для резкого сокращения потребления энергии, что приводит к сокращению выбросов углекислого газа и значительной экономии средств. EPA утверждает, что рестораны, которые инвестируют стратегически, могут сократить расходы на энергию на 10-30%; Foodservice Consultants Society International (FCSI), профессиональная организация, предоставляющая консультационные услуги по проектированию и управлению, оценивает экономию энергии до 40 %, что соответствует 3–6 % эксплуатационных расходов».–Энергия Эффективность на кухне , Зеленый Отельер; Твиттер:@green_hotelier

11. Учитывайте затраты на весь жизненный цикл здания. «Затраты на жизненный цикл — это способ измерить стоимость улучшений инфраструктуры здания с течением времени. Это позволяет специалистам по управлению зданиями и объектами определять, соответствуют ли затраты на улучшение конкретного элемента здания или системы в нем экономии затрат за тот же период. Если стоимость обновления в течение всего срока службы дает преимущество перед сэкономленными эксплуатационными расходами здания, то это обычно считается хорошей инвестицией».—Ответы на 8 распространенных вопросов о затратах на эксплуатацию здания , Энервайз

Советы по профилактическому обслуживанию

12. Измерьте свой PM по сравнению со всеми действиями по техническому обслуживанию. «Разработайте показатели эффективности вашего процесса управления проектами, уделяя особое внимание измерению количества выполненных работ по управлению проектами по сравнению со всей другой работой. Общее количество часов PM должно быть самым высоким процентом всей работы по техническому обслуживанию отдела. Эта цель может показаться недостижимой, но со временем она вполне достижима». – Майкл Коули, 5 советов по успешному профилактическому обслуживанию. , Сервисная сеть

13. Установите план и придерживайтесь его. «Профилактическое обслуживание — это планирование, простое и понятное. Каждая часть оборудования или механизмов, находящихся в вашем распоряжении или находящихся под вашим присмотром, должна иметь график того, какой тип обслуживания им требуется и когда он требует проверки.
«Настройка графика не только гарантирует, что ваше оборудование всегда будет в отличной форме в течение всего предполагаемого срока службы, но также помогает планировать потребности в персонале и не выходить за рамки бюджета. Когда у вас будет готов план, никогда не отклоняйтесь от него».– Лиза Ричардс, 7 советов по профилактическому обслуживанию вашего объекта. , МАПКОН; Твиттер:@MAPOCONtech
14. Сосредоточьтесь на конкретных моделях отказа. «Режимы отказа определяются как «как что-то выходит из строя». Давайте используем плоскую/мембранную крышу, чтобы показать пример режима отказа. На плоской/мембранной крыше одним из видов отказа может быть «пробитие кровельной мембраны», и причин этого вида отказа может быть много. Знание режима(ов) отказа конкретного обслуживаемого элемента, такого как мембранная крыша, и его причин может быть ключом к раннему обнаружению отказа крыши (не отвечающего намерениям конечного пользователя), чтобы ремонт можно было выполнить до того, как он повлияет на эксплуатацию. .“– Рики Смит, Пять советов по оптимизации программы профилактического обслуживания объекта, Журнал инженерных систем; Твиттер:@esmagazine

15. Проведите упреждающее пошаговое руководство, чтобы найти «небольшие» проблемы. «Ловите маленькие проблемы сейчас, прежде чем они станут большими. Устранение мелких деталей может привести к огромным улучшениям внешнего вида и функциональности. Попросите вашего поставщика услуг по обслуживанию помещений, уборщика и / или разнорабочего пройтись с вами, сосредоточив внимание на деталях, которые вы обычно упускаете из виду. Некоторые вещи, которые необходимо осмотреть для ремонта/замены:двери (дверные щетки, дверные упоры, торчащие замки и т. д.), угловые ограждения, плитка и раствор, выключатели света и лицевые панели, потолочная плитка, столешницы и стеллажи, шкафы и петли, а также огнетушители.
«И не забывайте, насколько свежее все выглядит с новым герметиком и новым слоем краски на стенах — более теплая погода может сделать весну прекрасным временем, чтобы дать новую эстетическую жизнь вашему объекту». – Боб Кларк, 6 советов по весеннему уходу за объектами , журнал Buildings; Твиттер:@BuildingsMedia
16. Знайте разницу между профилактическим, профилактическим и реактивным обслуживанием. «Обычно управляющие объектами используют три подхода к обслуживанию зданий:

• Реагирование — это подход "починить, когда сломается".
• Профилактический подход — это подход "проверить и отремонтировать до того, как он сломается".
• Прогнозирование — это подход, основанный на использовании технологии для прогнозирования возникновения проблемы и соответствующего обслуживания.

Наиболее распространенным типом обслуживания, используемым руководителями объектов, является «реактивный» подход. Согласно сообщению Akita Box о планировании профилактического обслуживания, 85 процентов общих расходов на техническое обслуживание приходится на реактивное обслуживание. Причина этого проста:он самый дешевый — или, по крайней мере, кажется самым дешевым. Реальность такова, что это самое дешевое только тогда, когда все идет гладко. Но, как мы все знаем, не всегда все идет гладко».– Нил Питерс, Основные способы снижения затрат на техническое обслуживание вашего объекта. , Уход за ДПМ; Твиттер:@dpmcare

17. Поймите разницу между рабочим временем и временем простоя. «Вы можете запланировать профилактическое обслуживание на основе показаний счетчиков на оборудовании. Однако счетчики оборудования обычно не различают время работы и время простоя. Таким образом, машина, которая простаивает 20% времени, может планировать профилактическое обслуживание чаще, чем это необходимо. Если время простоя предсказуемо, может иметь смысл запланировать профилактическое обслуживание на основе больших интервалов между счетчиками».— 7 советов по планированию профилактического обслуживания оборудования, SM Global
18. Убедитесь, что задачи профилактического обслуживания приносят пользу вашему оборудованию. «Например, смазывание реечной передачи лучевой пилы может привести к тому, что смазка и опилки со временем затвердеют внутри шестерен, что в конечном итоге помешает их движению. Если вы не уверены, какие задачи полезны для каждой единицы оборудования, спросите у своего представителя по оборудованию».— 10 советов по профилактическому обслуживанию, Стайлз Машинери; @StilesMachinery

19. Предвидеть будущие потребности в запасных частях. “ Наличие запасных частей и расходных материалов во время основного графика профилактического обслуживания абсолютно необходимо. Программное обеспечение для управления активами позволяет вам проверять наличие запасных частей на даты, когда должны быть выполнены рабочие задания. Этот отчет может помочь вам определить детали, которых недостаточно для необходимых рабочих заданий в будущем. Если вы знаете, каких деталей вам не хватает, вы можете заранее заказать их у поставщиков, а не ждать, пока будет исчерпан лимит повторных заказов».—7 советов по лучшему профилактическому обслуживанию оборудования , Управление активами Nexgen; Твиттер:@nexgenam1

Советы по управлению персоналом и общению

<сильный>20. Используйте разные способы связи. «Необходимы соответствующие повторения и подкрепления. По словам Финни, среднестатистический человек получает более 300 сообщений на работе и в несколько раз больше вне работы. По его словам, в некоторых случаях для того, чтобы сообщение дошло до аудитории, может потребоваться до 12 повторений». в Разум; Твиттер:@maintenance_mag

21. Оптимизируйте использование доступного рабочего пространства. «Космос стоит денег. Зная, что мы движемся к рабочей среде, состоящей из виртуальных или мобильных сотрудников, мы тратим время на разработку новых дизайнов рабочих мест, которые могут соответствовать этим новым способам работы, а увеличение коэффициентов использования пространства может привести к впечатляющей экономии средств. Гибкие рабочие станции, стратегия распределенного рабочего места и стратегия мобильного рабочего места — это лишь несколько способов максимизировать ценность текущих свойств. Реинвестирование может быть выгодно направлено на меньшее пространство, но более выгодные предложения».—7 способов повысить конкурентоспособность в индустрии управления объектами к 2020 году , фьючерсы на услуги; Твиттер:@issworld
22. Будьте хозяином физических активов вашей компании. В то время как другие менеджеры могут управлять клиентами или персоналом, ваша работа заключается в управлении объектами и всем, что в них происходит. Физические активы вашей корпорации так же важны, как и ваши человеческие ресурсы, и вы являетесь экспертом в этой области. Будь то сбор данных или вклад в прибыль организации, ваш вклад является ценной частью корпоративного принятия решений. Если вы хотите изменить практику закупок или перейти на более энергоэффективное отопление, сделайте заявление и подкрепите его своими данными и своим многолетним опытом управления объектами.– Джеймс Макдональд, 5 вещей, которые должны сделать управляющие объектами, чтобы завоевать уважение и влияние, iOffice; Твиттер:@iofficecorp

23. Установите четкие определения методов работы объектов. «Инклюзивность на рабочем месте должна быть четко определена, прежде чем можно будет продвигать какие-либо инициативы. Одним из полезных определений инклюзивного офиса является рабочее место, в котором ко всем сотрудникам относятся с уважением и они имеют равный доступ к ресурсам и возможностям. Менеджеры объектов должны опираться на это высокоуровневое описание, чтобы создать представление о том, как такие понятия, как равный доступ, разнообразие и справедливость, выглядят на их собственных объектах. Включение этих определений в основные ценности вашей компании поможет вам установить четкие цели и разработать конкретные политики».–Ник Мейсон, Руководство руководителя объекта по инклюзивному программному обеспечению Office Space для рабочих мест; Твиттер: @OfficeSpaceSw
24. Используйте дизайн, который планирует социальное время и пространство. «Давайте соберемся:когда вы проектируете свои объекты, проектируйте социальные пространства для своих сотрудников. Это могут быть комнаты для обеда или отдыха, игровые комнаты, спортивные залы или даже общественные сады. Когда вы создаете места, где сотрудники могут расслабиться и пообщаться в менее структурированной атмосфере, вы можете обнаружить, что между отделами и между различными уровнями управления возникают новые связи». Менеджеры превращают рабочее место в зону, свободную от стресса , iOffice<сильный>; Твиттер:@iOfficeCorp

25. Рассмотрите возможность переноса некоторых основных видов деятельности с аутсорсинга на выполнение задач. «Еще одна возможность сократить расходы, говорят эксперты, — это не только перемещение персонала, но и перемещение работы. Это означает тщательное изучение всех контрактов на аутсорсинг, чтобы увидеть, можно ли их сократить и выполнить работу собственным персоналом. Бечтол говорит, что на самом деле она занимается этим в течение многих лет — выполняет такие задачи, как покраска и уборка, с помощью штатного персонала и сверхурочных, — но сейчас, в трудные экономические времена, это еще более ценно». журнал «Решения»; Твиттер:@maintenancemag
26. Создайте формальный внутренний процесс для развития навыков сотрудников. «Мы сосредоточены на «построении скамейки запасных». Эта концепция широко используется для описания нашей попытки официально выявить штатных сотрудников во многих наших мастерских. Мы выявляем таланты посредством процесса конкурсного отбора, основанного на потенциале и навыках, и продвигаем выбранный нами персонал до уровня рабочего и помощника, одновременно обучая их для достижения соответствующего уровня полного механика с соответствующими сертификатами / лицензиями ». — Робин Мори, цитирует Форум по высшим учебным заведениям, Сотрудничество со стареющим персоналом по управлению объектами, Твиттер:@HEFForum

27. Если вы отдаете свой FM на аутсорсинг, работайте с гибким партнером, который адаптируется к вашим потребностям. «Это одно из самых больших преимуществ, которые есть у небольших провайдеров. Они могут позволить своему переднему персоналу проявлять творческий подход и фактически вносить изменения в процессы и внедрять их. Это напрямую приводит к тому, что клиент получает более подходящее решение и, в конечном итоге, получает большую ценность, которая способствует укреплению отношений».–Эндрю Халберт, цитата из Кевина Стэнли, The Art of Delegation, FMWorld<сильный>; Твиттер:@fm_world
28. Продавайте свой отдел с умом во время презентаций бюджета. «Мы всегда представляем наши бюджеты, указывая, как предложение отвечает реальной проблеме. Другими словами, должна быть веская причина, основанная на нашей миссии, по которой мы будем представлять бюджеты для чего-либо». Предоставив конкретную информацию о том, как и почему вы выбрали цифры бюджета, вы поможете высшему руководству убедиться, что ваш бюджет находится в разумных пределах».– Тим Вудли, цитата из Дэвида Спенса, 5 Советы по составлению бюджета для управляющих объектами , Офисное помещение; Твиттер:@officespacesw

29. Автоматизируйте процесс заказа на работу. «Когда вы автоматизируете процесс заказа на работу, вы устраняете связанную с ним человеческую ошибку. По сути, вы выводите людей из процесса и гарантируете, что ничего не будет упущено или упущено из виду. Это позволит вам создавать, отслеживать, редактировать и автоматически передавать заказы на работу для вашего объекта. Это номер один в списке, потому что это одна из наших любимых привычек — и, возможно, самая важная! Не позволяйте проблемам с сотрудниками замедлять вашу работу или увеличивать стресс на рабочем месте для других».—7 навыков высокоэффективных управляющих объектами, ПО для круглосуточной работы без выходных; Твиттер: @247_software

Советы по использованию технологических инструментов, программного обеспечения и показателей