3 основных совета по отслеживанию активов для школ и преподавателей:автоматизируйте, планируйте и сотрудничайте с ИТ-отделом

Школы всех типов должны точно отслеживать свои активы, чтобы соответствовать стандартам Совета по стандартам государственного бухгалтерского учета (GASB) и стандартам Совета по стандартам финансового учета (FASB), а также быть подотчетными своим заинтересованным сторонам. Поскольку школы в большей степени зависят от финансирования и пожертвований из внешних источников, они должны ответственно управлять своими активами и отслеживать их, чтобы оправдать расходы для этих заинтересованных сторон. Но в школах так много активов, которые разбросаны по кампусам, помещениям, классным комнатам и домам администраторов, учителей и учеников, что точно отследить активы практически невозможно. Учебные заведения могут улучшить методы отслеживания активов несколькими способами, в том числе

1. Упростите и автоматизируйте отслеживание активов.
2. Взаимодействуйте с ИТ-командами для отслеживания ноутбуков и мобильных устройств.
3. Создайте план управления активами.

1. Оптимизируйте и автоматизируйте отслеживание активов

Если школы должны чему-то научиться из катастрофы с инвентаризацией компьютеров Объединенного школьного округа Лос-Анджелеса в 2014 году, когда устройства на сумму почти 200 000 долларов были украдены или пропали без вести, так это то, что внедрение передовых методов отслеживания активов имеет решающее значение для предотвращения ошибок и дорогостоящей потери оборудования. .
Школьные округа и другие образовательные учреждения, применяющие передовые методы отслеживания активов и оптимизировать и автоматизировать свои процессы, успешно проходить аудиты и отслеживать свои активы гораздо проще, чем те, которые полагаются на отслеживание активы вручную. Преподаватели и администраторы также ценят количество времени, сэкономленное при проверке поступления и выдачи активов, когда этот процесс проходит без проблем благодаря решению для отслеживания активов, которое использует штрих-коды и теги активов для точного сканирования.
Если ваш школьный округ или учебное заведение полагаются на Excel или другой ручной процесс для отслеживания активов, вы тратите на сотрудников часы, потраченные на обновление записей отдельных активов в течение всего срока их службы. Ручные системы также с гораздо большей вероятностью могут привести к путанице и ошибкам, которые могут привести к потере, повреждению или краже оборудования, прежде чем кто-либо поймет, что существует проблема. Кроме того, ручные процессы не требуют от людей такой ответственности, как автоматизированные процессы.
На самом деле крупным школьным округам и высшим учебным заведениям невероятно трудно отслеживать свои активы, как и Объединенному школьному округу Лос-Анджелеса. Колледжи и университеты часто сообщают об убытках в размере от десятков тысяч до миллионов долларов, и эти потери можно свести к минимуму и практически исключить, если вузы внедрят системы отслеживания активов. В эффективных технологических решениях по управлению активами используются сканеры штрих-кодов, чтобы снизить вероятность человеческой ошибки и вести точные записи в базе данных в режиме реального времени.

2. Работайте с ИТ-командами над отслеживанием ноутбуков и мобильных устройств

Когда школы начинают индивидуальную технологическую инициативу, которая включает предоставление учащимся во временное пользование ноутбука, планшета или iPad, они рискуют потерять большую сумму денег, когда имущество будет утеряно или повреждено. ИТ-специалисты в учебных заведениях понимают, что инициативы требуют тщательного планирования, и берут на себя ответственность за внедрение систем отслеживания активов до того, как раздадут устройства учащимся. Управление устройствами может стать работой на полный рабочий день для ИТ-специалистов, если их образовательные учреждения не вкладывают средства в систему отслеживания активов.
Те, кто внедряет системы отслеживания активов, ценят экономию времени и средств, которую они получают за счет автоматизации процессов отслеживания активов. и знать в любое время, кто подписывает и выдает устройства, повреждены ли они, какие родители приобрели страховку, а какие были утеряны. Многие из этих систем используют сканеры штрих-кодов, привязанные к идентификаторам учащихся и сотрудников и серийным номерам устройств, поэтому не может быть никаких вопросов о том, кто выходил из устройства. Некоторые ИТ-специалисты в учебных заведениях предпочитают инвестировать в передовые технологии отслеживания активов, которые включают функции отчетности и дают всей команде возможность отслеживать и просматривать информацию об устройствах в режиме реального времени.

3. Создайте план управления активами

В большинстве школ есть ИТ-команда, которая может отслеживать их устройства, но даже те, которые не понимают ценности создания плана управления активами для всех своих активов. Округи государственных школ особенно нуждаются в эффективной программе управления активами, потому что в большинстве случаев активы приобретаются за деньги налогоплательщиков или грантовые деньги. Кроме того, у многих государственных школ ограниченные средства, и в результате им необходимо максимально увеличить жизненный цикл активов. Лучший способ убедиться, что активы отслеживаются должным образом, — создать план управления активами.
В частности, планы управления активами для образовательных учреждений учитывают все активы, от систем ОВК до зданий и оборудования. . Поскольку у многих школ нет денег, необходимых для покупки новых активов взамен старых, они полагаются на план управления активами, чтобы определить, что и когда ремонтировать. Планы управления активами также предусматривают профилактическое обслуживание, чтобы поддерживать активы в хорошем состоянии как можно дольше. В лучшем случае план управления активами должен сочетаться с системой отслеживания активов, чтобы иметь единую полную запись обо всех активах, график их обслуживания и информацию об их отслеживании.
Школы должны надлежащим образом отслеживать свои активы, чтобы соответствовать требованиям GASB. и стандартам FASB, а также быть подотчетными перед заинтересованными сторонами. Чтобы улучшить методы отслеживания активов и не отставать от результатов, образовательные учреждения должны упорядочить и автоматизировать отслеживание активов, работать со своими ИТ-командами над отслеживанием ноутбуков и мобильных устройств и разработать план управления активами.
Изображения через Pixabay от rawpixel и Flickr от UMichLibrary