5 основных соображений по управлению обслуживанием активов для высшего образования

В последние годы потребность в эффективном управлении активами высшего образования становится все более очевидной. В прошлом году колледжам и университетам по всему миру пришлось адаптироваться к пандемии COVID-19 и найти новые способы управления своими классами, персоналом и активами. Масштабный переход к онлайн-обучению и удаленным классам привел к увеличению затрат и значительному времени планирования для многих учреждений. Поскольку число студентов бакалавриата в США, по прогнозам, будет неуклонно расти и к 2029 году достигнет 17 миллионов студентов, школам крайне важно обеспечить наличие наилучших систем и оборудования для удовлетворения спроса.

Чтобы обеспечить качественное образование, большинство школ постоянно приобретают новые активы, которые помогают им обеспечить более комплексное и взаимосвязанное обучение. Важной частью любой программы кампуса или школьного учреждения является управление эксплуатацией активов. Некоторые из преимуществ организованной системы включают улучшенное долгосрочное планирование, снижение затрат на оборудование и обслуживание, а также улучшенную прозрачность. В этом посте мы рассмотрим пять лучших практик, которые вы должны учитывать в своей программе управления обслуживанием активов.

1. Создайте упрощенный процесс проверки объектов

И преподавателям, и учащимся необходим доступ к различным школьным материалам, включая книги, компьютеры, аудио- и видеооборудование и расходные материалы. Настройка простого и эффективного процесса оформления заказа — лучший способ правильно и эффективно отслеживать одолженные активы. Понимание того, где находятся ваши активы и у кого они есть, значительно упрощает координацию любых работ по техническому обслуживанию и снижает вероятность потери или кражи активов. Процесс проверки также снижает нагрузку на учителей, поскольку они выполняют ознакомительную работу для учащихся, когда начинают новые занятия. Размещение специальной метки со штрих-кодом на каждом объекте может еще больше упростить процесс и упростить вход и выход товаров из системы.

2. Не пренебрегайте профилактическим обслуживанием активов

Даже при хорошо структурированной программе технического обслуживания вашего учреждения по-прежнему существует очевидная необходимость в надлежащем планировании. Поломка оборудования и непредвиденный ремонт могут стоить как времени, так и денег, создавая дополнительную нагрузку на персонал и бюджет. Использование специальной системы EAM или аналогичной системы не только позволит вам отслеживать ваши расходы, но также предоставит удобный формат для планирования и отслеживания ваших действий по обслуживанию.

Также важно помнить, что профилактическое обслуживание так же важно, как и другие формы обслуживания оборудования. Официальная программа управления активами должна включать регулярную отчетность, позволяющую персоналу и руководству просматривать последние данные и определять, нужны ли какие-либо улучшения. Эти проверки также могут помочь убедиться, что необходимые активы и оборудование доступны для предстоящих мероприятий и специальных проектов.

3. Четко определите обязанности по управлению активами

Средняя школа или кампус колледжа будет иметь много различных типов активов для управления. Сюда могут входить мебель, аудиовизуальные системы, коммуникационное оборудование, такое как телефоны, компьютерное оборудование, такое как ноутбуки, принтеры и факсимильные аппараты, а также активы зданий и сооружений, такие как освещение и оборудование ОВКВ. Чтобы координировать работу ваших сотрудников, ИТ-команды и обслуживающего персонала, рассмотрите возможность определения четких обязанностей для каждой роли или отдела. Каждый актив будет иметь уникальные потребности в обслуживании в зависимости от его типа, возраста и уровня использования. Определив эти обязанности и назначив работу с помощью электронной системы, даже бережливая команда может поддерживать большое количество активов.

4. Обратите внимание на цифровые активы

Подавляющее большинство учебных материалов сегодня предоставляется в цифровом виде, включая виртуальные классы, задания и расписания. Многим студентам также потребуется доступ к различным программным платформам, которыми может управлять само учебное заведение. Важно отслеживать любую информацию о лицензии на программное обеспечение в вашей системе управления активами.

Эти цифровые активы часто можно упустить из виду, но есть потенциальная экономия средств, которую можно упустить. Например, совместное согласование продлений лицензий в виде большего количества может претендовать на дополнительную оптовую скидку. Отслеживание цифровых активов также может помочь ИТ-специалистам управлять новыми обновлениями программного обеспечения на многих компьютерах сотрудников и учащихся, подключенных к сети.

5. Применяйте рекомендации по планированию на случай непредвиденных обстоятельств

Техническое обслуживание может стать основным приоритетом после события, нарушающего школьную деятельность. Это касается не только стихийных бедствий вроде наводнений или отключений электроэнергии, но и совершенно неожиданных обстоятельств вроде пандемии COVID-19. Ваш план технического обслуживания должен учитывать потенциальные опасности и включать соответствующие меры реагирования. Полезно создать организованную группу планирования на случай непредвиденных обстоятельств, которая может рассматривать различные сценарии.

Переходы достаточно сложны в течение обычного учебного года, но могут стать еще более сложными, когда происходят серьезные сбои. Это произошло буквально в прошлом году, так как многие образовательные учреждения были вынуждены практически в одночасье перейти на дистанционную форму обучения. Учреждения, у которых уже был организованный план управления обслуживанием активов, получили возможность более организованно координировать свою работу.

Сегодняшние школы должны управлять множеством различных цифровых, физических и институциональных активов. Следование передовым методам управления техническим обслуживанием активов для высших учебных заведений на этой должности может помочь предотвратить отказы оборудования и необходимую замену потерянных элементов. Эффективная программа управления техническим обслуживанием должна быть организована, прозрачна и способна справляться с запланированными и незапланированными действиями. При надлежащем планировании, в том числе с использованием тегов управления активами длительного пользования и программных решений для управления активами и обслуживания, школа может снизить некоторую административную нагрузку на своих учителей и других сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на своих учениках и обеспечить качественное образование.