Как создать идеальную команду внедрения ERP

Если вы читаете информационный ресурс о цепочке поставок в Интернете, вам, вероятно, не нужно, чтобы кто-то рассказывал вам о преимуществах системы планирования ресурсов предприятия (ERP).

Хорошая ERP-система, обеспечивающая прозрачность всех звеньев цепочки, автоматизацию повторяющихся процессов и центральный источник достоверных данных для важнейших бизнес-данных, делает все более гладким.

Сегодня, благодаря потоку цифровой трансформации, которая оживляет бизнес-процессы во всех отраслях, лицо ERP меняется. От облачных вычислений и больших данных до искусственного интеллекта и автоматизации - современные ERP-системы внедряются с использованием мощных инновационных технологий, которые помогают их пользователям стать более продуктивными.

Ожидается, что к 2021 году рынок будет стоить около 42 миллиардов долларов, а с учетом того, что новейшие разработки программного обеспечения станут более доступными, наличие мощи новых технологий под рукой - не просто преимущество, это необходимость для бизнеса, чтобы оставаться конкурентоспособными.

Даже если у вас уже есть ERP, вполне вероятно, что вы, по крайней мере, будете думать об использовании преимуществ новой волны революции, которая трансформирует технологию - будь то переход на облачную версию вашего существующего решения или внедрение совершенно новой платформы. .

Существует бесчисленное множество ужасающих статистических данных об уровне отказов при реализации. Так как же предприятиям использовать лучшее, что могут предложить эти новые системы ERP, не становясь жертвой разорения? Ответ по большей части лежит не в технологиях, а в людях.

Одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать для успешного внедрения своего бизнеса, - это создать отличную проектную команду ERP. Размер вашей команды, конечно же, будет зависеть от того, насколько велик ваш бизнес и насколько обширен проект ERP, который вы реализуете. Но независимо от того, сколько людей задействовано, вам необходимо четко закрепить некоторые ключевые роли и обязанности, чтобы ваша новая или обновленная ERP работала и работала.

Какой бы вариант развертывания вы ни выбрали, есть вероятность, что вы привлечете специального партнера по ERP, который поможет вам внедрить и настроить выбранное программное обеспечение. Этот партнер или представители поставщика будут составлять основную часть вашей проектной группы, привлекая лучших консультантов, администраторов и разработчиков, которые помогут развернуть вашу ERP-систему вовремя и в соответствии со спецификациями. Они предоставят технические ноу-хау и опыт, необходимые для адаптации системы к вашим индивидуальным потребностям и выполнения вашей реализации.

Но идеальная команда по внедрению ERP - это нечто большее, чем сторонние профессионалы. Вы стремитесь к идеальному балансу внешних знаний и внутренних ресурсов.

Даже приложив максимум усилий и намерений, ваш партнер по внедрению не сможет сопоставить членов вашей внутренней команды с точки зрения собственных знаний и понимания того, как именно работает ваш бизнес.

Наличие мотивированных, хорошо организованных сотрудников, работающих вместе с вашим партнером по внедрению, не только поможет вам сообщить о потребностях вашего бизнеса; он также создаст собственный банк знаний, который будет иметь важное значение, когда ваш партнер по реализации соберет вещи и уйдет.

Ключом к поддержанию гармонии в этой смешанной команде является четкое определение ролей и обязанностей для всех на протяжении всего проекта.

Чтобы поддерживать работу на всех этапах - до, в середине и после внедрения - вам нужны сильные внутренние представители не только для общения с внешними профессионалами, но и для того, чтобы держать остальную часть бизнеса в курсе проекта. Это означает взаимодействие как с руководителями, финансирующими внедрение, так и с теми, кто в конечном итоге станет конечными пользователями системы.

Вот основные роли, которые следует учитывать при создании команды внедрения ERP:

Менеджер проекта . Если вашему бизнесу посчастливится нанять на полную ставку менеджера проекта, который будет руководить всеми вашими разовыми предприятиями, вы будете знать, насколько важно иметь практического и методичного менеджера проекта у руля. Если вы этого не сделаете, то сейчас самое время выбрать лучшего человека из вашей внутренней команды на эту роль.

Менее важно, какова в настоящее время роль назначенного вами премьер-министра в бизнесе, и больше того, что они могут привнести в проект, облачившись в шляпу премьер-министра. Они будут нести ответственность за взаимодействие с вашим партнером по внедрению, отслеживание сроков, бюджетов и масштабов, согласование результатов, обмен обновлениями, а также отчетность и эскалацию любых проблем.

Понимание того, чего вы пытаетесь достичь с помощью своей реализации, и того, как вы планируете это сделать, важно для любого кандидата в PM, поэтому небольшие технические знания тоже не помешают.

Исполнительный спонсор. Ваш менеджер по маркетингу будет контролировать повседневную работу проекта ERP, но в тех случаях, когда требуется влияние в масштабах всей компании или необходимо принять решение на корпоративном уровне, вам понадобится исполнительный спонсор.

Исполнительные спонсоры - это верхний уровень в иерархии проектной группы ERP, и они представляют уровень правления во время реализации. Обычно они получают периодические обновления от менеджера по работе с клиентами и помогают получать и поддерживать поддержку со стороны высшего руководства. Они также будут иметь право решать любые вопросы, связанные с финансовой или бюджетной проверкой, анализировать усилия по управлению изменениями и принимать решения, касающиеся ключевых бизнес-процессов.

Другая ключевая часть роли исполнительного спонсора - быть лидером проекта в масштабах всего бизнеса, предлагая поддержку на высоком уровне и поощряя участие и вовлечение пользователей на протяжении всего проекта. Это чрезвычайно важный фактор для обеспечения принятия системы пользователями после запуска системы.

Суперпользователи . Подобно тому, как исполнительный спонсор действует как мост между командой проекта и руководителем, суперпользователи оказывают жизненно важную поддержку и воодушевляют своих коллег-конечных пользователей.

Суперпользователи будут участвовать в процессе внедрения, предлагая точку зрения пользователя, собирая советы и передовой опыт от сотрудников партнеров и поддерживая систему ERP. Если они будут должным образом вовлечены в проект, суперпользователи станут вашими наиболее осведомленными пользователями, выступающими в качестве контактных лиц, которые помогут исправить проблемы и распространить информацию среди своих коллег.

Учитывая важность принятия пользователями для показателей успеха ERP, суперпользователи являются важными инструментами и важными членами вашей группы внедрения. Наличие хотя бы одного назначенного суперпользователя из каждого отдела, который будет использовать систему, создаст двусторонний поток знаний во время проекта. Они дадут подробное представление о том, как работает их отрасль бизнеса, и, в свою очередь, обратятся к советам о том, как функциональность ERP может помочь им работать эффективнее.

Ищите сотрудников, которые хотят узнать больше о вашей ERP, стремятся улучшить процессы и могут общаться на разных уровнях.

Если вы думаете о развертывании новой платформы ERP, начните обдумывать, как будет выглядеть ваша проектная команда, и выберите своих внутренних героев внедрения. Наличие нужных людей в вашем углу может иметь решающее значение для дальнейшего успеха вашего нового приложения.

Клэр Джикок - бизнес-менеджер в компании Washington Frank, предоставляющей услуги по подбору персонала в рамках ERP.