Преимущества операционной модели автоматизации (часть 1)

Примечание редактора: Эта статья является первой в серии из трех частей.

Когда я общаюсь с клиентами, меня часто просят дать практический совет о том, как быстро и успешно пройти первые этапы использования роботизированной автоматизации процессов (RPA). Руководители, стремящиеся работать в масштабе (там, где выгоды для всего предприятия наиболее эффективны), обычно задают следующие три вопроса:

• "Как начать работу на правильном пути для быстрого масштабирования?"

• «Какие ресурсы нам понадобятся, чтобы быть самодостаточными?»

• «Как мы должны организовать себя, чтобы добиться успеха с автоматизацией?»

Для организаций, чтобы получить ожидаемые выгоды от своих программ автоматизации, важно иметь стратегию для каждого из вышеперечисленных вопросов. На эти и многие другие вопросы в конечном итоге отвечает операционная модель автоматизации. который уникален для каждой организации.

Проще говоря, для эффективного масштабирования автоматизации вам нужна операционная модель автоматизации (не волнуйтесь, я расскажу, что это значит и как это сделать, в этой серии блогов).

Операционная модель автоматизации предоставляет всестороннее представление о необходимых решениях по управлению программой, таких как роли и обязанности, руководство и управление инфраструктурой.

Мы рассмотрим некоторые из этих важных решений, когда вы создадите свою собственную уникальную операционную модель автоматизации в этой серии из трех частей. В первой части (этой статье) будут представлены четыре этапа, через которые проходят многие организации, чтобы добиться масштабной автоматизации, и будет рассмотрен вопрос «с чего начать». Во второй и третьей частях этой серии мы подробно рассмотрим каждый этап, чтобы рассмотреть ресурсы, спонсорство со стороны руководства и обоснование финансирования, необходимые по мере развития операционной модели автоматизации.

Начало масштабирования:четыре этапа автоматизации

Большинство организаций проходят четыре этапа на пути к успешному масштабированию автоматизации (как показано на диаграмме ниже). По мере того, как программа автоматизации компании проходит через эти этапы, исполнительный спонсор, источники конвейера автоматизации и обоснование финансирования будут меняться. В результате масштабы операционной модели автоматизации будут расширяться.

Этап  1 – Доказательство

На этапе проверки первоначальные процессы, определенные для автоматизации, начинают проверять технологию автоматизации и разрабатывать спонсора для ценности. Обычно это происходит в одном отделе с менее чем 10 программными роботами, поскольку первоначальные процессы предназначены для обеспечения того, чтобы RPA «работал» в их конкретной среде. Некоторым организациям этот этап может занять до трех месяцев, в то время как другие проходят пилотный проект намного быстрее (иногда за несколько недель).

Этап 2 – Создание

На этом этапе автоматизации основное внимание уделяется производству и реализации нескольких процессов — обычно в рамках одного бизнес-подразделения. Этот этап может занять от трех до шести месяцев. На этом этапе может возникнуть риск стагнации, если конвейер автоматизации в основном исходит от одного бизнес-подразделения, а осведомленность об RPA на предприятии ограничена. Кроме того, если руководитель бизнес-подразделения не устанавливает и не возлагает на организацию ответственность за обнаружение и достижение значительных бизнес-результатов с помощью автоматизации, становится трудно продемонстрировать потенциал.

Операционная модель автоматизации каждой организации будет проходить через итерации, чтобы найти правильный подход к ключевым элементам, таким как организационная структура, стратегия приема, управление, контроль рисков и управление изменениями.

Этап 3 – Развернуть

На этом этапе операционная модель автоматизации полностью определена и представляет собой стандартизированный подход к подключению дополнительных бизнес-единиц. Этот этап может длиться от одного до трех лет, поскольку все преимущества RPA осознаются на высшем уровне, а для масштабной автоматизации привлекаются несколько направлений бизнеса. На этапе расширения ключевые показатели эффективности (KPI) четко определены и измерены.

Учитывая, что разработчики в центре передового опыта автоматизации (CoE) будут сосредоточены на возможностях с высокой рентабельностью инвестиций, становится ясно, что для реализации многих простых, групповых и персонализированных возможностей автоматизации организация должна повышать квалификацию своих сотрудников. Повышение квалификации персонала включает в себя помощь некоторым сотрудникам в разработке систем автоматизации для своих команд, отделов или для себя.

Погрузитесь глубже: Готова ли ваша организация удовлетворить растущую потребность в навыках автоматизации?

Этап 4 — Масштаб

На этом этапе ЦП может производить сложные средства автоматизации, используя комбинацию технологий для удовлетворения потребностей клиентов в рамках всей организации. Идея «робота для каждого человека» укоренилась, и бизнес-чемпионы распространились по всему предприятию, чтобы поддержать внедрение RPA. Разработчики Citizen обеспечивают автоматизацию задач и упрощение процессов по принципу «снизу вверх» под руководством сотрудников. На этапе масштабирования исполнительным спонсором является генеральный директор или главный финансовый директор (CFO), и RPA теперь является основой общих программ цифровой трансформации.

Эти ранние этапы — от начала до масштабирования — являются критическими точками перегиба, когда область автоматизации перемещается с отдела на всю организацию в модели зрелости «автоматизация прежде всего» (показана ниже).

Источник изображения

Теперь обратимся к вопросу «с чего начать?»

Начало работы в правильном направлении (чтобы иметь возможность быстро масштабировать автоматизацию)

Ранее мы писали об определении правильных процессов для автоматизации, поэтому здесь основное внимание уделяется созданию многолетней дорожной карты путем привлечения самого широкого круга сотрудников к прозрачному процессу для определения приоритетов потенциальной автоматизации. Важно, чтобы этот элемент «ввода процесса» операционной модели автоматизации был индивидуальным для вашей организации, чтобы уважать вашу культуру и подход к расчету окупаемости инвестиций (ROI).

Принятие процессов автоматизации — это особый подход, который ваша организация будет использовать для обнаружения и приоритизации кандидатов на автоматизацию. Для вашей программы приема процессов автоматизации вы должны рассмотреть следующее:

• Взаимодействие с бизнесом :Насколько широко в организации вы можете получать идеи по автоматизации?

• Расстановка приоритетов :Какую систему ранжирования вы будете использовать, чтобы выбрать одного кандидата на автоматизацию среди других? Как каждая возможность помогает достичь поставленных сверху вниз бизнес-целей?

• Отставание :Сколько вариантов автоматизации было отправлено, но не оценено?

• Пропускная способность :Сколько времени требуется для оценки, разработки и развертывания представленной идеи автоматизации?

• Отмена :Как часто идеи автоматизации оцениваются, но в конечном итоге не выдвигаются для разработки?

• Автоматизация, выбранная CoE, и автоматизация, управляемая сотрудниками :Сколько возможностей не имеют достаточно высокого ранга по сравнению с целями, чтобы быть приоритетными для автоматизации Советом Европы? Как будут решаться эти болевые точки бизнеса (например, развитие граждан)?

Вам не нужно придумывать, как выполнить перечисленные выше пункты самостоятельно. С помощью такого инструмента, как Центр автоматизации UiPath. , вы можете «общаться, расставлять приоритеты и управлять идеями RPA, а также проверять и делиться автоматизацией под руководством граждан».

Цель состоит в том, чтобы иметь возможность создавать многолетние дорожные карты автоматизации для большинства отделов организации. Подход обычно развивается через четыре этапа, описанные ранее в этой статье.

Большинство организаций, начиная с RPA, успешно проходят стадию проверки, чтобы протестировать технологию с первоначальной группой людей, у которых был определенный набор вариантов использования в отделе, и выступать за расширение. Однако даже после того, как будут получены положительные первые результаты и бесконечный потенциал автоматизации может стать самоочевидным, все еще существует риск стагнации или неудачи (как показано на графике ниже).

Чтобы оставаться на желаемой линии ускорения автоматизации на графике выше, организации обычно используют два подхода к созданию надежного конвейера автоматизации:

1. Подход сверху вниз который определяет приоритет CoE для автоматических роботов. В этой модели у руководителей и групп по трансформации бизнеса обычно есть крупные проекты по трансформации, которые определяют приоритеты внедрения автоматизации в CoE. Обнаружение автоматизации сверху вниз также может поддерживаться UiPath Process Mining или экспертами по процессам (SME), чтобы понять количество ручных шагов в процессе, обходные пути и количество исключений в процессе.

2. Подход снизу вверх это дает сотрудникам возможность представлять и самостоятельно оценивать идеи автоматизации, которые будут предоставлены CoE или через их собственного цифрового помощника, использующего автоматизацию с участием. Эта автоматизация, управляемая сотрудниками, важна, когда обнаружение автоматизации сверху вниз недостаточно для масштабирования RPA, поскольку централизованный центр обслуживания не может самостоятельно разработать все необходимые автоматизации.

Примечание редактора: Если вы не знакомы с обслуживаемые и автоматические роботы , это короткое видео объясняет разницу:

При восходящем подходе отдельные сотрудники документируют процесс с помощью такого инструмента, как UiPath Task Capture, и представляют свои идеи для разработки разработчиками RPA с помощью таких инструментов, как UiPath Automation Hub.

Статья по теме: Робот для каждого человека:новая волна личной продуктивности

Один из недавних клиентов демонстрирует, как быстрое масштабирование может оказать существенное влияние на бизнес. Этот высокотехнологичный производитель имел ограниченное влияние на RPA, но хотел удвоить доходы, сохранив при этом относительно неизменную численность персонала. Чтобы добиться роста доходов, они рассматривали RPA как способ контролировать операционные расходы на продажи, общие и административные функции при одновременном значительном увеличении инвестиций в исследования и разработки.

Клиент использует RPA в качестве основы для своей цифровой программы повышения квалификации для перспективной карьеры. Всего через несколько месяцев после разработки своей операционной модели автоматизации они теперь работают в масштабе и ежемесячно автоматизируют более 30 новых процессов. Они вложили значительные средства в процесс внедрения, проведя более 40 семинаров с сотрудниками по всему миру, в результате чего была проверена очередь из 200 автоматизированных систем, которые, по прогнозам, сэкономят более 250 000 часов ручного труда.

Более того, вложив средства в операционную модель автоматизации на раннем этапе, финансовый директор теперь уверен в надежности программных ботов, которые возьмут на себя более 70% функций, которые ранее выполнялись аутсорсером бизнес-процессов (BPO). Это дает финансовому отделу больше контроля над улучшением финансовых показателей, таких как ежедневные объемы продаж, чтобы стимулировать создание ценности.

Во второй части этой серии мы сосредоточимся на следующем важнейшем компоненте, а именно на наличии необходимых ресурсов и поддержке со стороны руководства для масштабирования.

В третьей части этой серии все элементы программы будут объединены в операционную модель автоматизации, чтобы ответить на вопрос «Как мы должны организовать себя, чтобы добиться успеха?». Следите за новыми статьями!