Как убедить финансового директора в пользу автоматизации (часть первая)

Представьте, что у вас есть тридцать минут с вашим финансовым директором (CFO), чтобы представить экономическое обоснование технологии автоматизации. Инвестиции составят миллионы долларов. Вы сделали свою домашнюю работу и получили широкую поддержку внутри организации. Вы считаете, что вы не выступаете за ИТ-проект, вы выступаете за трансформацию бизнеса, включающую ИТ-компоненты.

Чтобы повысить осведомленность перед встречей, вы предоставили финансовому директору внешние сравнительные данные от аналогичных компаний и отчет McKinsey Digital, показывающий, что автоматизированные процессы становятся «основными факторами производительности».

Тем не менее, я могу засвидетельствовать, что быть докладчиком в таких ситуациях может быть пугающе. Посмотрим правде в глаза, у вас нет такого финансового опыта, как у финансового директора, но вы должны преобразовать инвестиции в технологии в конкретный финансовый результат.

Эта статья является первой в серии из трех частей, целью которой является помощь людям, выступающим за инвестиции в автоматизацию в своей организации. Часть первая (эта статья) посвящена тому, как и когда привлекать финансового директора.

Как привлечь финансового директора

Шаг первый пропагандируя автоматизацию вместе с финансовым директором, нужно знать свою аудиторию . Важно понимать, через какую линзу смотрит ваш финансовый директор при принятии инвестиционных решений. Чтобы лучше понять это, я недавно поговорил с финансовым директором UiPath Ашимом Гуптой, чтобы узнать его точку зрения.

В видео ниже он рассказывает о том, как разный опыт финансовых директоров повлияет на их критерии принятия решений:

• Те, кто работал в сфере управления или бухгалтерского учета, склонны думать об управлении и рисках, связанных с программой

• Те, кто пришел из операционной части компании, подумают о том, как повысить эффективность более широкого бизнеса с помощью программы

• Те, кто вышел из разрядов финансового планирования и анализа (FP&A), захотят проверить данные, используемые в предположениях, и проверить под давлением переменные в модели рентабельности инвестиций (ROI).

Независимо от опыта финансового директора, все финансовые директора обеспокоены ростом доходов, сдерживанием затрат и рисками. При привлечении финансового директора вам будет полезно сформулировать инвестиции в автоматизацию в этих терминах.

Когда нанимать финансового директора

Автоматизация — это возможность всего предприятия. Редко финансовый директор будет единолично принимать решения. Учитывая вес этих решений, часто есть дюжина или более людей, имеющих значительное влияние на инвестиции.

Я наблюдал три этапа, через которые обычно проходят мои клиенты при взаимодействии со своим финансовым директором (показаны на диаграмме ниже). Он начинается с повышения осведомленности, а затем организации поддержки программы многими людьми в бизнесе и ИТ для достижения консенсуса.

Финансовый директор сначала берет на себя обязательство по программе, включив автоматизацию в процесс годового бюджетирования. Позже, после оценки, проводимой заинтересованными сторонами из бизнеса и ИТ, финансовый директор или комитет по закупкам принимает решение о высвобождении инвестиционных средств.

Источник:UiPath

Не недооценивайте ценность, которую вы лично привносите в процесс автоматизации, направляя процесс на каждом этапе, чтобы принять решение.

Вы тот, кого я называю «мобилизатором», потому что вы, вероятно, были выбраны командой энтузиастов проекта за вашу способность создавать бюджет там, где его не существует. Таким образом, кто лучше, чем вы, сможет бороться за этот проект, ответив на каждый вопрос, обозначающий три этапа (более подробно объясненных ниже)?

• Почему что угодно? Дело в том, чтобы сделать что-то другое, начинается с финансовых затрат, связанных с отсутствием изменений. Чтобы подготовиться к обсуждению преимуществ автоматизации с финансовым директором, попробуйте ответить на этот вопрос только в Microsoft Excel. Используйте электронную таблицу, чтобы рассказать историю улучшений «до и после автоматизации» с помощью цифр. Объяснение того, почему статус-кво не является достаточно хорошим, также может быть привязано к показателям качества обслуживания клиентов и сотрудников, которые будут отображаться в опросах и чистых баллах промоутеров (NPS).

• Почему сейчас? Как показано на приведенной выше диаграмме, на втором этапе вы будете иметь наибольшее влияние на решение финансового директора. То, насколько хорошо вы докажете, что программа автоматизации требует срочного рассмотрения, позволит вам заручиться спонсорской поддержкой руководства, убедиться, что программа автоматизации согласуется с более широкой стратегией, и обеспечить соответствующую статью в бюджете.

• Почему это? Существует высокая вероятность того, что уже существуют другие проекты, которые конкурируют за те же ресурсы и делают такое же экономическое обоснование. Верный способ потерять поддержку финансового директора — иметь непрозрачное представление о будущем состоянии после инвестиций в автоматизацию. Финансовому директору требуется четкое представление о прогнозируемом бизнес-результате (обычно выражаемом в доходах, затратах и/или рисках) и о том, почему это должно иметь приоритет над конкурирующими проектами.

Стремитесь к трем горизонтам ценности

Распространенной ловушкой роботизированной автоматизации процессов (RPA) является представление о том, что быструю окупаемость инвестиций можно рассчитать в нескольких выбранных процессах. Это приводит к поэтапному подходу к финансированию, при котором каждая автоматизация должна оправдывать рентабельность инвестиций. Я видел, как этот подход быстро превратился в запутанный набор разрозненных проектов с широким кругом заинтересованных сторон. Следовательно, программа RPA останавливается или, что еще хуже, вообще терпит неудачу.

То, как финансируется программа RPA, повлияет на темпы инноваций.

Я вижу, как успешные мобилизаторы в компаниях с самого начала устанавливают для каждого сотрудника видение «полярной звезды» в виде программного робота-помощника. Затем они предоставляют дорожную карту с вехами ценности, связанной с этой амбицией, чтобы финансовый директор мог решить «идти по-крупному» и агрессивно выделять ресурсы или более консервативно работать с каждым уровнем инвестиций.

Я рекомендую объяснить финансовому директору три горизонта инноваций, назвав заинтересованные стороны, которые выиграют от RPA. По мере того, как вы достигаете каждой группы заинтересованных сторон и RPA обеспечивает ценность на этом уровне, программа может стремиться к следующему горизонту.

Самые амбициозные компании начинают в этом порядке, чтобы заставить организацию «стать большой» с самого начала:

• Глобальные владельцы процессов повышение качества и соответствия требованиям для сложных процессов, охватывающих множество отделов, бизнес-подразделений и регионов. Это может начаться в одной части сквозного процесса, например, управление заказами в рамках заказа на наличные. Но он будет быстро двигаться вверх и вниз по течению от начальной точки.

• Владельцы общих служб повышение эффективности пропускной способности транзакций большого объема. Сюда может входить автоматизация процессов, которые ранее находились в рамках соглашения об аутсорсинге бизнес-процессов.

• Руководители бизнес-подразделений автоматизируя целые функции в своих отделах и повышая производительность каждого сотрудника с помощью цифрового помощника.

Эти амбиции поддерживаются операционной моделью автоматизации, в рамках которой создается руководящий комитет. Руководящий комитет обеспечивает управление защитой инвестиций финансового директора, чтобы гарантировать, что бизнес-лидеры достигают обещанной окупаемости инвестиций на каждом горизонте.

Во второй части этой серии статей мы более подробно рассмотрим три вопроса, которые возникнут у вашего финансового директора, когда вы будете представлять ценность автоматизации:как скоро получу ли я это значение, насколько уверен можем ли мы достичь этого значения и насколько будет ли это стоить мне. Вам будет полезно ее прочитать, если вы ищете безошибочный способ объяснить весь потенциал автоматизации в вашей организации и конкретную дорожную карту для реализации этого потенциала.

Читать далее :Как убедить финансового директора в пользу автоматизации (часть вторая)