Один дома:руководство по удаленной работе по выживанию (часть 1)

Хорошо, если в последние несколько месяцев вы не жили полностью автономно, тогда вы будете знать, что весьма вероятно, что в обозримом будущем вам придется работать из дома. Однако ваша работа на дому также весьма вероятно даст неоднозначные результаты в зависимости от инструментов для совместной работы и предоставляемой корпоративной инфраструктуры. Этот пост является одним из серии о том, как извлечь максимальную пользу из этой ситуации, которая, надеюсь, поможет проложить путь к более гибкому способу работы, как только текущая ситуация пройдет.

Если ваша компания уже перешла на полностью облачное решение, такое как Teams и Office365, тогда вы дома и сухо. Здесь все, файлы, программы, данные, инструменты и все остальное, что вам нужно, находится в облаке. Если у вас есть подключение к Интернету, будь то дома, в поезде или в кафе, вы можете войти в систему и работать, как обычно, что означает его обычная работа.

Одно из ключевых требований к любому облачному решению - возможность подключения. Большинство из нас будет дома, используя домашнее широкополосное соединение или точку доступа мобильного телефона. В большинстве случаев удаленная работа не будет иметь тех же проблем, что и работа во внутренней корпоративной сети на основе MPLS. При работе из дома ваше соединение осуществляется напрямую через Интернет, избегая корпоративных брандмауэров, DNS-серверов, точек разрыва и любых задержек, связанных с географическим местоположением клиента. Наличие прямого подключения означает, что у вас может быть более высокая производительность дома (если домашнее подключение не очень медленное), чем вы могли бы привыкнуть в офисе.

Однако вы можете обнаружить, что даже если вы используете облачный инструмент для совместной работы, некоторые из ваших ключевых данных и программ могут по-прежнему храниться на файловых серверах или внутренних общих файловых ресурсах. Доступ к ним может быть только через VPN-соединение, и вам понадобится токен (жесткий токен, который выглядит как брелок или программный токен приложения на вашем смартфоне), чтобы помочь аутентифицироваться во время входа в систему. Хотя это безопасно, это может быть обременительно, но вы можете обойти это. Самый простой способ - переместить ключевые файлы в OneDrive (другое рекомендуемое корпоративное облачное хранилище) либо с помощью файлового менеджера, либо с помощью корпоративной электронной почты. В зависимости от того, как долго вам нужно работать вне офиса, вы можете обнаружить, что все больше и больше ваших файлов и данных хранятся в облаке.

Некоторые из вас поймут, что ваша офисная среда по-прежнему находится в ведении ИТ-отдела в локальных центрах обработки данных компании. Это наименее предпочтительная ситуация. Вам потребуется доступ через VPN, и ваш опыт работы будет приемлемым, но не самым продуктивным.

К счастью, еще не все потеряно. Если вы окажетесь в такой ситуации, большинство поставщиков облачных инструментов для совместной работы предлагают ограниченный по времени доступ к своим продуктам. Microsoft и Google последними предложили это. В худшем случае вы регистрируетесь как физическое лицо и в некоторых случаях загружаете приложение или апплет браузера. Это означает, что вы по-прежнему можете сотрудничать, однако работа будет не такой простой, как при использовании полностью облачного решения, поскольку совместное использование данных компании может быть не таким простым, поддерживаемым или разрешенным. Но это лучше, чем альтернатива.

Следующая задача зависит от того, насколько успешной была программа внедрения инструмента совместной работы (часто называемая развертыванием). Большинство пользователей, с которыми я разговаривал, говорят мне, что они могли бы быть более продуктивными, если бы знали, как лучше использовать инструменты. Предполагая, что это правда для вас, нажмите на руководство «Начало работы» (команды или Google). Ознакомившись с обзором, вы должны подружиться с коллегой и опробовать некоторые функции, чтобы повысить уверенность в работе с инструментом, настройке встреч, совместном использовании предполагаемого экрана или программы, тестовых записях и т. Д. Это экономит время и смущение (и, возможно, потеря репутации), когда вы делаете это на самом деле с ценным клиентом, важной возможностью продаж или более широкой аудиторией.

У большинства этих инструментов есть специальные функции, которые улучшают или минимизируют отвлекающие факторы. Сюда может входить размытие фона (удобно, если вы оставили одежду свисать с перил для фотографий или у вас есть маленькие дети) и запись, чтобы другие коллеги могли наверстать упущенное на собраниях, на которые они не смогли попасть. Вам также следует создать команду или Google Hangout, чтобы делиться подсказками и советами, а также обеспечивать неформальную сеть поддержки. Хорошей практикой является наличие раздела «Часто задаваемые вопросы» (FAQ), раздела «Что нужно знать» (N2K) для закрепления важной информации, раздела «Новости» для актуальной и последней информации, такой как когда мы можем вернуться в офис, а также в другие, определенные области, такие как информация о приложении, клиенте или конкретном интересе, например, встречи, обмен данными и т. д. Это означает, что каждый имеет доступ к одной и той же информации, а не пытается выяснить это самостоятельно.

Одна из проблем при удаленной работе - упускать из виду неформальное общение, шутки, рассказы и подшучивания, которые поддерживают реальную офисную среду. Вы не хотите потерять это, но в то же время не хотите, чтобы эта неформальная болтовня забивала рабочие места. Так почему бы не создать канал, команду или тусовку под названием «WaterCooler», где может происходить такое неформальное общение. Вы даже можете организовать видеоконференцию каждый обеденный перерыв и организовать виртуальную столовую.

Что ж, этого должно быть достаточно, чтобы вы были заняты и начали работать, но помните, что на вашей клавиатуре и мобильном телефоне, вероятно, больше бактерий, чем на сиденье унитаза, поэтому не забывайте регулярно чистить их. В следующем посте я поделюсь некоторыми идеями о том, как сделать удаленную работу более продуктивной, и, надеюсь, вы станете такими же находчивыми и эффективными, как Кевин, а не два других парня !!!

Связаться с Марком Суини (директором по профессиональным услугам)