Отложенное техническое обслуживание: как CMMS держит ваши операции на пути

Главная » Что такое отложенное техническое обслуживание? Оставайтесь впереди с CMMS

Что такое отложенное техническое обслуживание? Оставайтесь впереди с CMMS

Отложенное техническое обслуживание относится к откладыванию задач ТО — будь то запланированные или не запланированные — обычно из-за нехватки бюджета. Со временем отложенные задачи ТО накапливаются, создавая бэклог ТО.

Ведение бэклога ТО долгое время считалось нормой; однако регулярное откладывание ТО несет риски. По мере роста бэклога ТО становится сложнее нагнать и эффективно приоритизировать задачи. С отложенным ТО важные задачи могут выпадать из виду, и маленькие проблемы могут эскалировать в отказы оборудования, если они не адресованы вовремя.

Некоторые компании даже выбрали стратегию ТО «работа до отказа», позволяя машинам продолжать работать до отказа. Однако эта практика ускоряет износ оборудования, сокращает срок службы активов и увеличивает риск непредвиденных отказов и простоев. Часто отложенное ТО стоит больше времени и денег, чем просто поддержание ТО в актуальном состоянии стоило бы в первую очередь.

К счастью, программное обеспечение компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием (CMMS) делает возможным держать ваше ТО как в актуальном состоянии, так и в рамках бюджета.

Теперь, когда мы обозначили широкие штрихи, давайте присмотримся к конкретным факторам, способствующим отложенному ТО, и тому, как современные инструменты управления предлагают жизнеспособные решения.

Когда ТО может быть отложено?

Существует лишь несколько веских причин для рутинного откладывания ТО на длительные периоды — подход, который обычно ведет к увеличению затрат времени и ресурсов. Однако конкретные обстоятельства могут обосновать временное откладывание, такое как согласование графиков ТО с операционными приоритетами или бюджетными циклами.

Эти сценарии часто попадают в две основные категории:

• Стратегическое отложенное ТО: Стратегическое отложенное ТО включает намеренное откладывание менее критических задач ТО для распределения ресурсов на более срочные. Для некритических компонентов может иметь смысл позволить машине работать до отказа. Эта стратегия используется, когда простой, вызванный отказом, не существенно нарушает операции или когда стоимость ППР превышает стоимость замены единицы. Она требует надежной подготовки, включая наличие необходимых частей и персонала, готовых эффективно управлять отказами и минимизировать простой.
• Недобровольное отложенное ТО: В отличие от этого, недобровольное отложенное ТО происходит из-за неконтролируемых факторов, таких как внезапные сокращения бюджета или неожиданные ограничения ресурсов. Этот тип откладывания ТО непланирован и может привести к каскаду проблем, где незначительные проблемы эскалируют, приводя к серьезным нарушениям и увеличенным затратам на ремонт.

Что толкает организацию к одному из этих типов отложенного ТО? Вот способствующие факторы.

Начните свой путь CMMS сегодня:

• Без хлопот консультация на заказ
• Персонализированная индивидуальная демо
• Информация, релевантная вашему применению

Причины отложенного ТО

• Ограничения бюджета
  Существует много причин, по которым организации выбирают откладывать ТО, но ведущей является стоимость. Когда финансовые ресурсы ограничены, менеджеры ТО часто должны делать трудные выборы о том, какие задачи приоритизировать. Задачи высокого приоритета с значительной критичностью ТО могут получать приоритет, в то время как менее срочные ремонты и замены откладываются. Хотя откладывание ТО может показаться краткосрочным решением, важно рассматривать долгосрочные последствия для вашего бюджета. Аварийные ремонты, которые намного дороже рутинного ТО, часто являются результатом отложенных задач. Более того, непланируемый простой может оставлять рабочих безработными и останавливать производство, приводя к существенным потерям продуктивности.

• Неэффективное принятие решений
  Даже когда дополнительное финансирование может быть запрошено, медленные процессы одобрения могут задерживать деятельность ТО. Если требуются недели для одобрения необходимого финансирования менеджментом, ожидающие задачи могут легко накопиться в бэклоге ТО. Эффективное принятие решений и быстрые одобрения критичны для предотвращения откладываний ТО.

• Корпоративные политики
  Даже для компаний, которые не намеренно эксплуатируют стратегию «работа до отказа», заказы удержания могут быть поставлены на работу по любому количеству причин, препятствуя способности команды продолжить задачу ТО.

• Нехватка планирования
  Плохое планирование часто приводит к нехватке ресурсов, будь то детали или техники, для завершения задач ТО вовремя, приводя к их откладыванию. Например, без правильного управления инвентарем запасных частей, команды могут не иметь запасных частей под рукой, что может привести к тому, что задачи будут отложены, так как они не могут быть завершены до заказа и доставки частей. Аналогично, недостаточное персонал может оставлять команды без необходимого персонала для завершения задач ТО вовремя. Кроме того, определенные анализы или ремонты могут быть слишком сложными для существующей команды, требуя использования сторонних подрядчиков, которые могут не всегда быть доступны и могут быть дорогими.

• Непредвиденные чрезвычайные случаи
  Неожиданные события могут отвлекать внимание и ресурсы от рутинных задач ТО. Чрезвычайные случаи могут требовать перераспределения средств от запланированного ТО для решения немедленной проблемы. Например, если критически важное медицинское оборудование неисправно, обеспечение безопасности для техников будет иметь приоритет над не срочными задачами ТО вроде обслуживания функционирующей HVAC системы.

• Нехватка экспертизы
  Ценность специализированных навыков не может быть переоценена в ТО. Наличие персонала в штате или доступ к людям с знанием для выявления проблем до эскалации критично. Выявление потребностей ТО может требовать специфических навыков или обучения, достойных инвестиций.

• Уровни персонала
  Другой барьер для выявления потребностей ТО — растяжение уровней персонала слишком тонко. Без достаточного персонала команды ТО могут отказаться от рутинных проверок, которые могли бы найти потенциальные проблемы рано. Встроенное время для капитального ремонта и инспекции активов не должно упускаться.

• Мышление корректирующего ТО
  Исключительное доверие к корректирующему ТО (решение проблем по мере их возникновения) также может способствовать отложенному ТО. Без проактивного плана ТО выявление корневой причины поломок становится сложным. Кроме того, бюджетирование для корректирующего ТО сложно, так как затраты непредсказуемы и могут быстро эскалировать без правильных данных и документации.

• Отсутствие данных о производительности
  Ремонты могут легко выпадать в трещины и быть пренебреженными без метрико-ориентированного подхода и усилий отслеживания ключевых показателей эффективности (KPI) ТО.

Теперь, когда мы знаем, почему ТО может быть отложено, давайте сменим передачу и посмотрим, как заметить, когда отложенное ТО на самом деле происходит.

Распознавание признаков отложенного ТО

Признаки отложенного ТО варьируются огромно по отрасли, активу и функции. Тем не менее, вот несколько универсальных симптомов оборудования, требующего ТО:

За чем следить

1. Шумы: Кусок оборудования может издавать странный звук, такой как звон, или становиться громче обычного.
2. Запах: Оборудование может излучать запах гари, газа, плесени или какой-то другой необычный запах, который может заставить вас сморщить нос.
3. Вибрации: Оборудование может трястись или дрожать.
4. Тепло: Машины могут нагреваться и перегреваться перед отказом.
5. Утечки: Если какая-либо жидкость течет из оборудования, это может указывать на грядущий отказ.
6. Оброслость: Любая видимая износ и порча, включая ржавчину, шелушащуюся краку и трещины, также может сигнализировать, что ТО было отложено слишком долго.

Заметив любой из этих признаков, пришло время запланировать работу по ТО. Если более одного появляется одновременно, это указывает на бэклог отложенного ТО.

Конечно, специалист может выявить многочисленные другие индикаторы отложенного ТО — вышеуказанный список не исчерпывающий.

Ключ — смотреть за признаками и отвечать запланированными проверками. Игнорирование их может привести к серьезным последствиям.

Каковы риски отложенного ТО?

Существует много рисков откладывания ТО и накопления значительного бэклога. Некоторые из самых сложных рисков по отраслям включают проблемы с соответствием и аудит-готовностью, а также проблемы с точностью данных, которые ваша организация использует для отслеживания KPI.

• Проблемы с соответствием и аудит-готовностью: Задержки ТО могут привести к множественным проблемам, влияя на соответствие объекта и способность пройти аудит. Недопроизводительное оборудование может создавать нарушения правил безопасности или нарушения строительных кодов. В то же время, если аудитор-инспектор рассматривает бэклог и определяет, что ТО было чрезмерно отложено или что есть пробелы или несоответствия в документации, окружающей ТО и временные линии ТО, ваш аудит может привести к регуляторным выводам, ставящим вас в несоответствие. Фактически, одно государственное подразделение в Вирджинии недавно столкнулось с регуляторными выводами после государственного аудита, который обнаружил, что записи организации были полны неточностей, пробелов и неверных статусов. Кроме того, из выборки 70 нарядов-заказов, которые аудиторы рассмотрели, все 70 были отложены по крайней мере один раз, и один был отложен четыре раза. Обе эти проблемы — несоответствие и плохие записи ТО, не создающие правильный аудиторский след — могут привести к юридическим действиям, штрафам или даже закрытию.

• Искажение метрик надежности и производительности: Другая серьезная проблема с задержкой ТО активов — потенциал для развития ненадежных KPI. Это потому, что чрезмерно отложенное ТО производит метрики, которые не genuinно представляют ваши активы и операции — и чем дольше вы идете без правильного ТО, тем более искаженными становятся эти KPI. Например, оценка Overall Equipment Effectiveness (OEE) может выглядеть хорошо сама по себе, но это не вся картина. Ваши активы могут выполняться хорошо в данный момент, но чем дальше они отстают от ТО, тем выше шансы, что они сломаются, уроняя доступность и создавая нарушения в общем рабочем процессе. И чем более критичны эти активы, тем выше риск непланируемого простоя. Хотя расчеты OEE пытаются учитывать непланируемый простой, они в основном полагаются на исторические данные для этого. Поскольку трудно для расчетов предвосхитить серьезность воздействия отложенного ТО, если вы задерживаете ремонты, вы не работаете с действительно точной картиной риска поломки, простоя и связанного финансового бремени. Аналогично, отложенное ТО может исказить метрики Mean Time to Repair (MTTR). Например, вместо заказа более дорогих частей и уделения времени ремонту корневой причины недопроизводительности актива, техник может сделать быстрый фикс. Хотя этот стоп-гап ремонт держит MTTR низким, он пинает банку по дороге и, вероятно, приведет к более значительному ремонту, который займет больше времени и приведет к большим скачкам в данных MTTR в будущем. Естественно подумать, тогда, что высокий уровень соответствия ППР означал бы, что KPI вроде OEE и MTTR были бы более точными и что ваш риск откладывания низок. Но это не всегда так. Объекты могут оказаться в ситуации с высоким соответствием ППР и высоким риском откладывания, когда персонал в основном фокусируется на выполнении запланированных ремонтов адекватно. Однако, если менеджмент решает постоянно откладывать одобрение незапланированных, высокозатратных, критических ремонтов и даже замен активов, риск откладывания может значительно увеличиться.

Другие ключевые риски задержки ТО включают:

• Стоимость ремонтов: Откладывание ТО может привести к более дорогим аварийным ремонтам. Кроме того, стоимость запасных частей вероятно увеличится со временем из-за инфляции.
• Сниженная Overall Equipment Effectiveness (OEE): Откладывание необходимых ремонтов может уменьшить эффективность оборудования. Отложенное ТО может привести к более низкой доступности машины, нарушенным производственным графикам и скомпрометированному качеству продукта.
• Риски безопасности: Неправильно обслуживаемое оборудование может представлять значительные опасности безопасности, увеличивая вероятность аварий, потенциальных нарушений OSHA и дорогих штрафов.
• Деградация активов: Откладывание ТО может уменьшить срок службы и стоимость активов, даже приводя к преждевременному отказу оборудования и более низкому ROI.
• Потеря выручки: Непредвиденный операционный простой, результативный от отложенного ТО, может повредить выход и прибыль. Компании также могут потерять бизнес-клиентов или клиентов из-за репутационного ущерба.
• Сниженное благополучие: Когда жизненно важные активы не функционируют по своим предполагаемым стандартам, чрезмерный шум или другие признаки износа могут негативно влиять на рабочие условия и, в свою очередь, на благополучие персонала.

Как накапливается бэклог ТО

Мы уже обсудили, как организация может нуждаться в откладывании ТО (через стратегическое или недобровольное отложенное ТО) и почему (из-за факторов вроде ограничений бюджета, корпоративных политик и нехватки экспертизы). Но как накапливается результирующий бэклог на самом деле?

Если организация накопила бэклог в результате стратегического отложенного ТО, этот бэклог целенаправленный и очень вероятно, что персонал организации будет держать его управляемым. Они нагонят его без большого напряжения, когда придет время.

Однако, если бэклог накапливается из-за недобровольного отложенного ТО, он может легко превратиться в проблематичное волно. Например, бэклог может начаться, потому что компания не имеет ресурсов для решения корневой проблемы производительности актива. Вместо этого они задерживают ремонт. Теперь актив недопроизводит и напрягает свои другие механические компоненты, которые, вероятно, были в хорошей форме до возникновения корневой проблемы производительности. Потому что эти другие механические компоненты теперь под дополнительным напряжением, они изнашиваются быстрее, чем предвиделось. В результате, эти части нуждаются не просто в ТО — они нуждаются в ремонте (и график ППР организации сбивается). Однако организация все еще не имеет ресурсов для действительно необходимых ремонтов, поэтому персонал либо делает стоп-гап фиксы, либо откладывает снова, и бэклог продолжает расти.

Легко увидеть, как быстро рост бэклога может ускориться для организаций, работающих слишком худо. Эти проблемы накапливаются дальше и даже быстрее для организаций, фокусирующихся на росте, которые добавляют объекты и активы к своей нагрузке ТО. С большим оборудованием для мониторинга и управления, риск откладывания естественным образом увеличивается пропорционально.

Стратегии адресации бэклога отложенного ТО

Важно иметь стратегию при адресации и попытке снизить бэклог отложенного ТО.

Может помочь тщательно аудитить ваши требования ТО и приоритизировать задачи на основе важности, безопасности и первичных целей.

После того как вышеуказанное установлено, разумно построить и внедрить стратегию ТО.

Кроме того, использование компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием (CMMS) может помочь вам отслеживать, распределять и планировать задачи и ресурсы.

Давайте разберем это на шаги:

1. Диагностический аудит

Перечислите все необходимые задачи ТО (включая детали задействованных активов), необходимое оборудование, материалы и/или инструменты, требуемые. Вам может понадобиться помощь вашей команды или техника ТО, чтобы получить всю необходимую информацию для диагностического аудита.

2. Оценка рисков

Безопасность всегда наивысший приоритет. После того как вы аудировали задачи в руках, пришло время рассмотреть потенциальное воздействие откладывания. Это должно включать потенциальные опасности, такие как риск для вашего персонала, общественности или окружающей среды.

3. Приоритизация

После того как вы установили самые непосредственные риски для безопасности и операций, пришло время приоритизировать. Проведите аварийное ТО на основе критичности каждой задачи.

4. Распределение ресурсов

Направьте рабочую силу, материалы и бюджет к задачам наивысшего приоритета как можно скорее. Может помочь внутреннему принятию решений рассчитать стоимость задач ТО против стоимости замены актива (в случае отказа из-за деградации).

5. Используйте технологии

Если возможно, сейчас время инвестировать в технологии вроде ПО CMMS или датчиков Internet of Things (IoT) для помощи в мониторинге оборудования более стратегически и ответе на потенциальные неудачи или риски быстрее. CMMS позволяет вам планировать задачи, отслеживать деятельность и ресурсы, управлять инвентарем и записывать данные в реальном времени, которые могут быть проанализированы для предупреждения простоя.

6. Анализ корневых причин (RCA)

После того как непосредственные риски в терминах безопасности и бизнес-целей разрешены, пришло время учиться на том, что пошло не так. Проведите регулярные встречи с персоналом, техниками ТО и другими заинтересованными сторонами для обмена информацией, советами и анализом. Четкая коммуникация, двусторонняя обратная связь и культура открытости помогут вашей команде лучше предвосхищать будущие проблемы.

7. Внедрите профилактические стратегии

Выбор проактивного, предупредительного или предиктивного подхода к ТО может помочь вам снизить ваш бэклог отложенного ТО, помечая проблемы до эскалации, планируя регулярные проверки и используя данные и ПО для информирования решений ТО до того, как проблемы станут критическими. Это может улучшить организационную надежность, повысить срок службы активов и предотвратить непредвиденный простой или дорогие аварийные ремонты.

Пример отложенного ТО: Международный аэропорт Денвера

На Международном аэропорту Денвера (DIA) разворачивается яркий пример вызовов и последствий отложенного ТО. Несмотря на миллиарды, потраченные на расширения, аэропорт боролся с поддержанием своей существующей инфраструктуры. Городской аудит كشف, что аэропорт отстал в обслуживании своих зданий и оборудования, с более чем 7000 задач ТО в бэклоге за три года.

Эта пренебреженность ТО привела к неработающим эскалаторам и движущимся дорожкам, влияя на поток пассажиров и общую функциональность аэропорта. Команда ТО, недополненная на 23%, часто отвлекалась на аварийные ремонты, оставляя рутинные инспекции и предупредительную работу неадресованными.

Ситуация в DIA иллюстрирует снежный эффект отложенного ТО: незначительные проблемы эскалируют в серьезные нарушения, стоимость которых выше в долгосрочной перспективе из-за аварийных ремонтов и сниженной продолжительности жизни оборудования. Фокус аэропорта на крупных проектах в ущерб базовому уходу служит предостерегающей историей о важности баланса расширения с существенными задачами ТО.

5 шагов для предотвращения и снижения отложенного ТО

Глядя на последствия в DIA, становится ясно, что эффективные стратегии управления критичны для предотвращения подобных результатов. Вот ключевые шаги для рассмотрения внедрения как части вашего подхода к ТО объекта — в то время как некоторые могут быть очевидными предложениями, другие могут быть менее очевидными, но равно критичными.

• Шаг 1: Логируйте активность ТО: Централизация данных вокруг активов, оборудования, запросов работы и нарядов-заказов критична для предотвращения и снижения бэклога отложенного ТО. Инвестиции в CMMS или EAM систему захватывают критичную информацию вроде времени работы, времени завершения, затрат ТО и гарантий, которые полезны для аудитов и кейсов ROI.
• Шаг 2: Проведите аудит: Сбор данных позволяет вам аудитить масштаб проблем, связанных с ТО. Ключевые соображения включают, есть ли гарантии, приближающиеся к истечению, частота и непредсказуемость отказов оборудования и угрозы безопасности для персонала и производства.
• Шаг 3: Приоритизируйте текущий бэклог: Категоризируйте бэклог на задачи немедленного и отложенного внимания. Используйте критерии вроде стоимости, Mean Time to Repair, жизненного цикла актива и зависимостей ремонта для эффективной приоритизации задач ТО.
• Шаг 4:Инспектируйте оборудование на признаки отложенного ТО: Используйте чек-лист, который мы обсуждали ранее, для проверки активов, не включенных в текущий бэклог, и определите, понадобится ли им внимание скоро. Признаки вроде необычных шумов и запахов, чрезмерной вибрации и тепла, и утечек все указывают, что оборудование просрочено для ТО или ремонтов.
• Шаг 5: Начните или увеличьте планово-предупредительное ТО (ППР): Задачи ППР критичны для избегания аварийного и отложенного ТО. ПО CMMS облегчает планирование ППР, настраиваемые чек-листы и ППР на основе времени работы.
• Шаг 6: Обеспечьте дополнительный бюджет: Покажите, где ваш текущий бюджет распределен, чтобы обеспечить дополнительные средства. Демонстрируйте, как инвестиции в ТО экономят деньги в долгосрочной перспективе, избегая дорогих ремонтов и простоя.

Как бороться с отложенным ТО с CMMS и IIoT

Программное обеспечение компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием (CMMS) помогает командам ТО держать руку на пульсе нарядов-заказов, планирования и мониторинга KPI ТО, гарантируя завершение задач вовремя.

Устройства IIoT, вроде датчиков мониторинга состояния, могут быть установлены на ваших машинах для автоматического сбора ключевых данных, вроде изменений в вибрации и температуре, указывающих на здоровье вашего оборудования. ПО аналитики данных может затем анализировать данные датчиков для точных предсказаний о требованиях ТО вашего оборудования.

Эти технологии становятся вашими глазами и ушами, давая вам видимость в производительность оборудования и требования ТО на основе данных прямо от машин. Это позволяет вам приоритизировать ТО более эффективно и снизить риски отложенного ТО.

Поговорите со специалистом сегодня, чтобы узнать, как наше ПО и датчики могут трансформировать ваш бизнес.

Поделитесь этой историей, выберите свою платформу!