Советы, приемы и инструменты для упрощения и удешевления аудита для групп технического обслуживания

Мы разберем наиболее распространенные типы аудитов и разберем, что могут сделать группы обслуживания, чтобы сделать их проще, дешевле и успешнее.

Содержание

1. Введение:ужасные последствия неудачных проверок
2. Типы аудитов и способы их облегчения
   • Экологический аудит
   • Аудиты безопасности пищевых продуктов.
   • Бизнес-аудит
   • Аудиты здоровья и безопасности
3. Как аудит влияет на вашу прибыль
4. Как упростить и удешевить аудит с помощью CMMS Fiix

У Irving Pulp and Paper, The Wood Group, Fiera Foods и Cericola Farms есть одна неприятная общая черта; все они недавно столкнулись с огромными штрафами после неудачных проверок. Хотя каждый случай был индивидуальным, от экологических нарушений до нарушения безопасности пищевых продуктов, затраты для каждой компании были высокими. Штрафы составили более 11 миллионов долларов.

Эти производственные мощности - всего лишь четыре из сотен компаний, которые заплатили штрафы после неудачных проверок за последние полдесятилетия. В некоторых случаях нарушения обходятся дороже денег. В 2016 году рабочий на производственном предприятии Fiera Foods погиб из-за несоблюдения безопасных условий труда. К сожалению, это всего лишь один пример того, как несоблюдение может привести к наихудшему сценарию.

Но вот в чем дело:большинство неудачных проверок можно предотвратить, но только в том случае, если они являются высшим приоритетом для ответственных лиц, особенно для группы технического обслуживания. Сосредоточение внимания на соответствующих правилах технического обслуживания может предотвратить катастрофический эффект домино и снизить вероятность штрафов, производственных потерь, высокой текучести кадров, производственных травм и плохой рекламы.

Типы аудитов (и способы их облегчения)

Аудиты проводятся почти во всех отраслях по разным причинам, таким как безопасность, соблюдение экологических норм, а также для оценки состояния здоровья компании перед потенциальными коммерческими сделками.

Но даже несмотря на то, что они обычны, аудит не всегда бывает легким. Они часто трудоемкие и дорогие. Информация может проскользнуть сквозь щели, точные данные получить сложно, а отсутствие доступа делает данные, которые у вас есть, бесполезными. Без централизованного источника знаний трудно упростить аудит, и проходная оценка никогда не будет гарантированной. Высокая цена неудач сопровождается огромной головной болью и потенциальными потерями в тысячи или миллионы долларов.

Сосредоточение внимания на соответствующих правилах технического обслуживания может предотвратить катастрофический эффект домино и снизить вероятность штрафов, производственных потерь, высокой текучести кадров, производственных травм и плохой рекламы.

Правильные инструменты и процессы имеют решающее значение для успешного аудита. Сбор важных данных и их организация в цифровом виде могут существенно повысить ваши шансы на успешное прохождение экзамена. Оцифровка также открывает двери для множества инструментов, которые делают аудит проще и дешевле. Команда технического обслуживания сможет более эффективно получать доступ к записям, создавать отчеты и реализовывать стратегии профилактического обслуживания.

Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных типов аудитов, с которыми сталкиваются производители, и то, как центры цифровых знаний могут помочь упростить аудит для предприятий.

Экологический аудит

Экологический аудит измеряет, как производители влияют на окружающую среду на основе установленных критериев. Эти критерии обычно зависят от отрасли и могут включать управление сточными водами, выбросы углерода и использование энергии. Экологический аудит также определяет способы, которыми производители могут снизить свое воздействие на окружающую среду. Эти аудиты обычно происходят из-за экологического законодательства (например, законов, установленных EPA), сертификации (например, ISO или LEED) или большого количества запросов клиентов.

Программное обеспечение цифрового обслуживания, такое как CMMS, может помочь предприятиям подготовиться к экологическому аудиту. Он может вести базу данных об активах и процедурах, отслеживать документацию по сбросам загрязняющих веществ и создавать журналы работы. Это позволяет предприятиям быстро анализировать и устранять отказы, что повышает эффективность и снижает выбросы. Программное обеспечение упрощает сбор данных, создание отчетов и демонстрацию аудиторам, как предприятие работает в соответствии со стандартами.

Аудиты безопасности пищевых продуктов

Аудиты безопасности пищевых продуктов гарантируют, что производители соблюдают все стандарты обработки и обработки пищевых продуктов. Аудиты безопасности пищевых продуктов могут использоваться для подтверждения соответствия (например, FDA), для сертификации (например, ISO 22000 или GFSI) или для восстановления доверия общественности после широко разрекламированного отзыва.

Недавний опрос FDA определил, что «отсутствие профилактического обслуживания» является 5-й наиболее распространенной проблемой в пищевой промышленности США. Производственные объекты могут решить эту проблему и пройти аудит с использованием CMMS или другого цифрового решения для обслуживания, чтобы создать центр знаний. Программное обеспечение для технического обслуживания предоставляет журналы аудита и историю работы для каждого актива, что упрощает внесение улучшений и упрощает профилактическое обслуживание. Техники также могут лучше следить за оборудованием с помощью базы данных деталей и могут гарантировать, что запасные части чистые, соответствуют стандартам и не содержат загрязнений. К профилю актива можно прикрепить такие документы, как руководства по технике безопасности и контрольные списки технического обслуживания. Это не только ускоряет работу PM, но и снижает риск загрязнения, часто связанный с работами по техническому обслуживанию. Наконец, технические специалисты или менеджеры могут извлекать данные или создавать отчеты для подтверждения соответствия всего за несколько кликов.

Бизнес-аудит

Производственные мощности часто проверяются при приобретении, слиянии или присоединении компании к новому партнерству. Эти аудиты запрашивают у предприятий информацию о субподрядчиках, урожайности, незавершенном производстве, инвентарных запасах, экологических показателях, записях о безопасности и надежности активов. Аудиты также могут помочь предприятиям сэкономить на страховании, поскольку они доказывают, что активы, вероятно, будут в хорошем состоянии.

Некоторым организациям требуется, чтобы предприятия имели программы профилактического обслуживания перед началом работы с ними. Использование цифровой платформы обслуживания для сбора, хранения и доступа к информации может иметь большое значение для создания надежной стратегии управления проектами. Цифровые инструменты могут сократить время простоя, упрощая планирование обслуживания, обработку заказов на работу и создание библиотеки документов. Они также могут упростить ведение документации по охране здоровья и безопасности, инвентаризации и охране окружающей среды. Эти шаги повышают производительность и делают помещения более привлекательными.

Аудиты здоровья и безопасности

Аудиты здоровья и безопасности обычно проводятся государственными органами для обеспечения соблюдения законодательства, например OHSA. Они также могут выполняться сторонним аудитором и использоваться для оценки стратегий компании в области охраны труда и техники безопасности при выявлении областей, требующих улучшения.

Программное обеспечение для цифрового обслуживания позволяет группам технического обслуживания создавать точную и подробную библиотеку информации. Наличие этой информации на мобильном устройстве в вашем кармане может упростить аудит. Программное обеспечение для мобильного обслуживания может отслеживать историю работы, связывать инструкции OSHA с оборудованием и создавать контрольные списки обслуживания. Наличие этих ресурсов в одном месте сокращает количество потенциально опасных задач по исправлению положения. Программное обеспечение также может отслеживать обучение и аттестацию сотрудников, проверки безопасности и отчеты, показывающие, как предприятие улучшилось с течением времени.

Как аудит влияет на вашу прибыль

Если сложить штрафы, потерянный бизнес, потерянное производство, отходы, лишние детали и сверхурочные, становится ясно, что неэффективные и неудачные проверки стоят больших денег. Центр знаний может помочь сократить эти ненужные расходы.

Информация на цифровой платформе делает ее более доступной для технических специалистов, чтобы они могли быстро и правильно выполнять профилактическое обслуживание. Ввод и анализ всех данных в одном месте несколькими щелчками мыши ускоряет процесс отчетности. Предоставление аудитору истории работы и улучшений оборудования занимает несколько минут, а не несколько дней. Экономия всего этого времени означает более высокую производительность и меньшие затраты на рабочую силу. Улучшенный процесс аудита может даже привести к сертификации и укреплению репутации, что даст вашей компании конкурентное преимущество.

Нажмите здесь, чтобы узнать, как программное обеспечение для обслуживания облегчило аудит для одного производителя

Как упростить и удешевить аудит с помощью CMMS Fiix

Шаг №1 - Отслеживайте записи о здоровье и безопасности сотрудников

Профили пользователей могут быть настроены на CMMS Fiix и заполнены важной информацией о здоровье и безопасности. Это включает в себя сертификаты и обучение. Затем технические специалисты могут быть разделены на разные категории с помощью инструмента группы пользователей. Менеджеры по техническому обслуживанию могут настраивать то, что каждый человек может видеть и делать в программном обеспечении. Это удобно, когда нужно убедиться, что у всех сотрудников есть соответствующие полномочия для выполнения задачи, и доказать это аудиторам.

Шаг №2. Прикрепите важные материалы к профилям оборудования

CMMS Fiix позволяет пользователям прикреплять материалы и носители по охране здоровья и безопасности к профилям активов. Профили активов могут включать формы MSDS, SOP, руководства OHSA, контрольные списки обслуживания и многое другое. Технические специалисты также могут добавлять фотографии в профиль, чтобы показать, что проблема была выявлена ​​и устранена. Эти действия демонстрируют приверженность здоровью и безопасности. Это делает аудит проще и быстрее, а проходной балл - более надежным.

Шаг 3. Освоите функцию отчетности

Функция отчетности Fiix дает пользователям возможность собирать данные, выбирать соответствующие показатели и создавать отчеты за считанные минуты. CMMS позволяет объекту отслеживать такие статистические данные, как выбросы, эффективность активов и количество проверок, среди прочего. Эта информация используется для быстрого создания отчетов, чтобы показать аудиторам доказательства соответствия и упростить аудит. Его также можно использовать внутри компании, чтобы убедиться, что производятся улучшения и предприятие работает с максимальной эффективностью.

Шаг №4. Создайте историю аудитов и рабочих заданий

Отслеживайте и архивируйте заказы на работу, аудит и другие задачи обслуживания с помощью программного обеспечения Fiix. Например, функция анализа первопричин (RCA) может идентифицировать причину отказа в активе и отслеживать шаги, предпринятые для ее устранения. Поскольку эта информация находится в одном месте, легко получить историю активов или группы активов. Это позволяет легко подтвердить образец соответствия и показать, что все необходимые действия были выполнены вовремя и в соответствии со стандартами.

Шаг №5. Используйте функцию планирования

Функция планирования Fiix позволяет легко планировать задачи по охране труда и технике безопасности в соответствии с установленными сроками. Эта функция запускает предупреждение, когда требуется обслуживание, поэтому вы можете быть уверены, что никогда больше не пропустите задачу. После того, как необходимое техническое обслуживание внесено в график, оно также действует как вторичная запись о соблюдении требований. График также гарантирует, что проверки здоровья и безопасности будут проводиться в то время, которое также оптимизирует производительность.