Простые стратегии управления процессом ТОиР

Управлять цепочкой поставок по техническому обслуживанию, ремонту и эксплуатации (ТОиР) непросто. Но многие не осознают, что одной из причин, по которой процесс может быть трудным, является то, что в его выполнении участвуют различные отделы. У этих отделов, которые могут включать в себя финансы, обслуживание, инжиниринг / надежность и закупки, есть конкурирующие интересы. Вот почему устранение разрыва - необходимая и приемлемая стратегия управления процессом ТОиР.

Все вышеупомянутые отделы работают для достижения общей цели - поддержания прибыльного бизнеса. Однако то, как эти отделы управляют этим процессом - и индивидуальные цели, часто привязанные к их собственным результатам, - могут вызывать стресс.

Рассмотрим влияние одного решения только одного из отделов на цепочку поставок компании. Допустим, отдел закупок решает закупить менее дорогую деталь. Это решение влияет на техническое обслуживание, поскольку менее дорогостоящая часть требует более частой замены. Это, в свою очередь, увеличивает расходы на техническое обслуживание, хотя может снизить затраты на закупку.

Менее дорогая деталь также может повлиять на производство из-за более частых простоев, что означает еще более высокие затраты на техническое обслуживание. Между тем финансовый отдел может предпочесть иметь меньше запасов, что может привести к большему количеству спотовых покупок и ускорению транспортных расходов - затрат, которые должны быть покрыты где-то еще. Таким образом, хотя одно решение может снизить затраты для одних отделов, оно может привести к увеличению затрат для других, поставив эти отделы в противоречие, возможно, с нулевой чистой прибылью для компании в целом.

Понимание причин и следствий, с которыми сталкивается каждая компания, позволяет руководителям преодолевать несоответствия между отделами. Вот почему концепция преодоления разрыва - особенно между закупками и техническим обслуживанием - требует последовательной коммуникации. Отношения требуют построения доверия, особенно если задействован сторонний поставщик услуг. Интегратор действует как мост между закупками и обслуживанием, связывая технические вопросы с обслуживанием, а ценообразование - с закупками. Специалистам из нескольких отделов необходимо общаться и обсуждать требования к деталям, запросы на поставку и дополнительную информацию. Это идет рука об руку с выслушиванием запросов клиентов и пониманием их движущих факторов.

Эпицентром этих стратегических обсуждений может быть склад ТОиР, где запасные части и другие материалы принимаются, хранятся, выдаются и отслеживаются. Вот почему при управлении хранилищем ТОиР могут возникать узкие места. Хотя для некоторых менеджеров «процесс» может быть четырехбуквенным словом, определение требований к передовому процессу часто имеет решающее значение.

Неудивительно, что ваши процессы должны быть определены. Исследования показывают, что 6–10% общих расходов компании проходит через складское оборудование ТОиР. Тем не менее, время, потраченное на эти транзакции - заказы на покупку, выставление счетов, отслеживание поставщиков и клиентов, урегулирование споров по ценообразованию и доставке и многое другое - может составлять в 10 раз больше, чем транзакционная активность. Другими словами, на оперативные элементы часто тратится слишком много времени, что может привести к снижению эффективности.

У вас могут быть самые четко определенные процессы. Они могут быть задокументированы вашими сотрудниками, прочитаны наизусть и вывешены на ваших стенах. Но проблемы обязательно возникнут из-за количества вовлеченных людей и транзакций.

Подумайте о том, как превратить заявку на покупку в заказ на покупку или объединить заказ на работу и заказ на покупку. Количество совершаемых покупок и необходимая рабочая сила, даже при наличии технологий, могут привести к задержкам в работе от технического обслуживания до простоя. Поставщик услуг несет ответственность за бесперебойную работу всего этого и в значительной степени за выявление как текущих, так и потенциальных ошибок. В результате ваш провайдер должен быть частью решения для эффективного общения.

Даже в сегодняшнем удаленном мире не преуменьшайте важность ежемесячной отчетности по звонкам с участием всех руководителей, закупок, эксплуатации и технического обслуживания. Личные встречи или даже видеоконференции по-прежнему важны, потому что такое взаимодействие часто устраняет неправильные представления или недопонимание. К этим встречам следует относиться с благоговением и откладывать их только в случае серьезных непредвиденных обстоятельств.

Темы, обсуждаемые на этих встречах, должны основываться на рассмотрении сбалансированной системы показателей, которая включает безопасность, экономию программ, количество единиц складского помещения, стоимость запасов, экономию на ремонте и многое другое. Эти оценочные карточки следует отслеживать и оценивать в течение нескольких месяцев, чтобы можно было обсудить любые спады в производстве и производительности.

После того, как установлен регулярный набор «точек соприкосновения», проблемы со связью и процессами часто уменьшаются. Конечно, каждый отдел должен быть привержен этим планам. Это поможет финансам, техническому обслуживанию, проектированию / надежности и закупкам не только работать для достижения одних и тех же корпоративных целей, но и будет согласовываться со стратегиями, применяемыми для их достижения.

Об авторе

Дэн Бреннан - менеджер по маркетингу Synovos. С ним можно связаться по адресу [email protected].