5 проверенных стратегий усиления вашей системы экспортного контроля

Определение системы экспортного контроля

Скриншот через BIS

Министерство коммерции США через Бюро промышленности и безопасности (BIS) требует от всех компаний поддерживать программу управления экспортом и соблюдения (EMCP) для регулирования перемещения товаров, ПО и технологий за границы. Руководящие принципы BIS состоят из 9 разделов:

• Обязательства руководства
• Оценка рисков
• Написание EMCP
• Обучение по соблюдению
• Безопасность и проверка экспортного соблюдения «от колыбели до могилы»
• Ведение записей
• Аудиты/оценки
• Отчетность и эскалация
• Корректирующие действия

Эта документация создана для помощи компаниям в настройке собственных внутренних программ соблюдения, уникальных для их бизнес-планов и движений.

Вот пять важных способов обеспечить создание вашей системы экспортного контроля с лучшими практиками для адаптации к будущим требованиям:

1. Уточните роли и ответственности

Важно строить систему экспортного контроля вокруг существующих бизнес-процессов; лучший способ — начать с руководящей команды и сотрудников. Для обеспечения критического обязательства управления назначьте высокопоставленного экспортного офицера для надзора за программой соблюдения и обеспечения выполнения всех компонентов. Также важно установить четкие роли среди персонала, работающего с экспортным контролем, чтобы прояснить, как программа будет администрироваться и поддерживаться. С этой новой прозрачностью среди самых важных стейкхолдеров организации вы можете сфокусироваться на необходимых деталях реализации программы.

2. Идентифицируйте и контролируйте технические данные

Скриншот через BIS

Наличие полного списка всех приложений, серверов, облачного ПО и файловых хранилищ, которые использует ваша компания — отличный первый шаг для определения, какие технические данные должны контролироваться. Есть две группы регуляций, определяющих экспортные контролы для технических данных: Export Administration Regulations (EAR) и International Traffic in Arms Regulations (ITAR). Основываясь на номере классификации экспортного контроля (ECCN) для ваших продуктов, типы технических данных, подлежащих контролю, уникальны в каждом случае. Поэтому особенно важно тщательно пересмотреть любые релевантные данные, связанные с продуктом: дизайн, производство, эксплуатация и обслуживание.

В рамках вашей системы экспортного контроля также императивно настроить надлежащие верификации безопасности для ограничения доступа к контролируемым техническим данным. Лучше всего организовать это как План контроля технологий (TCP), полностью описывающий цифровые и физические методы контроля для управления доступом к данным. Данные часто упускаются из виду в экспортном комплаенсе, но они так же критичны, как оборудование, упаковка и другое железо.

3. Внедрите контроль доступа на площадке и маркировку

Вы должны правильно маркировать контролируемые статьи, включая технические данные, внешние носители с чувствительной информацией и все связанное оборудование, детали и контейнеры хранения. Если вовлечены внешние партнеры, могут потребоваться дополнительные знаки и маркировка на предметах и в помещении. Для маркировки оборудования используйте постоянные UID-этикетки, долговечные решения, спроектированные под нужные, предписанные Департаментом обороны. Ваш план безопасности площадки должен обеспечивать полный контроль доступа к зонам, требующим защиты на основе присутствующих контролируемых статей. Любые перемещения статей или данных сотрудниками также должны строго контролироваться.

4. Уточните вашу экспортную документацию и ведение записей

Мы уже охватили данные и оборудование, но контроль документов также жизненно важен для настройки надежной системы экспортного соблюдения. С множеством форм, процедур и записей для отслеживания, хорошей идеей является пересмотр информации о документации, ведомой в руководствах EMCP.

Экспортные регуляции сложны, включают постоянно меняющиеся правила и множество важных терминов, которые ваша команда должна понимать. Обучение идет рука об руку, и в результате — помимо простых записей об обучении — существует много возможностей укрепить роли и ответственности, держа экспортные системы соблюдения на переднем плане.

5. Поддерживайте надежный аудитный процесс с самого начала

Лучший способ подготовиться к внешнему надзору и аудиту — создать сильный внутренний аудит как часть вашей программы контроля соблюдения. Планируя достаточно частые пересмотры ваших систем, документации и процедур, вы обеспечиваете возможность своевременного исправления любых проблем. Ваша система экспортного контроля представляет ваш первичный способ защиты поставок, имущества и внутренней информации.

Фундамент комплаенсной системы экспортного контроля — правильная маркировка. Узнайте больше об экспертных услугах регистрации и установки UID-этикеток Camcode здесь.