50 проверенных советов по отслеживанию оборудования для повышения эффективности и снижения затрат

Теперь, более чем когда-либо, у бизнеса есть возможность эффективно отслеживать свое оборудование, иногда с минимальными первоначальными инвестициями. Однако на рынке сейчас много конкуренции, что затрудняет выбор, особенно в плане процессов, ПО и специализированного трекинг-оборудования. К счастью, интернет полон экспертных ресурсов, помогающих фокусироваться на этой головокружительной задаче. Чтобы сократить лишнее, мы составили список из 50 советов по отслеживанию оборудования: организационные приемы, внедрение процессов, лучшие практики обслуживания и ремонта. Ниже вы найдете прямые цитаты из этих экспертных ресурсов, удобно организованные по категориям.

Лучшие организационные тактики для оборудования

1. Прежде чем что-либо делать, составьте актуальный список инвентаря оборудования

«Знаете ли вы точно, какое оборудование в вашем инвентаре? У вас может быть представление, хотя мы считаем, что совокупная стоимость всего вашего вспомогательного оборудования, вероятно, выше, чем вы ожидаете. Даже если у вас есть обзор, является ли он живым? Список оборудования в инвентаре год назад стоит меньше бумаги, на которой напечатан». — Анри Ван Бост, 8 Tips for Effective Equipment Inventory Management, Cheqroom

2. Думайте шире ручного организационного отслеживания оборудования

«Общепринятое восприятие ручных методов инвентаризации как безопасной ставки наносит вред бизнесу. Конечно, они доступны и существуют со времен администрации Рейгана, но они также доказали себя финансовым и операционным риском для управления оборудованием». — The Ultimate Way to Track Construction Tools and Equipment, ASAP Systems

3. Организуйте пространство так, чтобы оборудование можно было локализовать эффективно

«Перед размещением чего-либо на складе, промаркируйте все: стеллажи, полки, доки, все. Решения для маркировки складов разработаны специально для уникальных потребностей склада, предлагая кастомизированные варианты: от дальнодействующих ретрорефлективных этикеток до этикеток для холодовых хранилищ, висячих складских знаков, многоуровневых этикеток для стеллажей и наружных знаков для доков и дверей, выдерживающих воздействие элементов. Выбирая правильное решение для маркировки, вы сделаете склад легче для навигации, упростите комплектацию и упаковку, и общая организационная эффективность получит буст». — Шелли Стаццоне, How to Organize a Warehouse: A Step-By-Step Guide to Efficient Warehouse Organization, Camcode

4. Создайте процесс управления и отслеживания оборудования, помогающий вашей операции достигать целей

«По данным U.S. Department of Transportation, первый шаг в процессе физического управления активами — установление организационных политик, включая стратегические цели и бюджеты. Это помогает определить будущие требования компании. Второй шаг — сбор и анализ текущего инвентаря активов и их производительности. Разница между тем, где компания хочет быть, и тем, где она сегодня — стратегический разрыв активов, указывающий, где нужны улучшения. Третий шаг — оценка альтернатив для закрытия этих разрывов. Финальный шаг — непрерывный мониторинг производительности активов и перебалансировка портфеля активов по мере необходимости». — Чайрантан Басу, Organizing Function of Managing Physical Assets, Chron

5. Принимайте сильные организационные решения, созданные для долгого срока

«Перевод набора производственных приоритетов в соответствующую коллекцию объектов, людей и политик требует ресурсов, времени и упорства менеджмента. Как упоминалось ранее, большая часть активов большинства компаний (капитальных, человеческих, управленческих) находится в производстве. Более того, эти активы склонны быть массивными, сильно взаимосвязанными и долгоживущими — в сравнении с маркетинговыми и большинством финансовых активов. В результате их трудно перенаправить, и «тонкая настройка» почти невозможна. После внесения изменения его влияние проникает по всей системе и не может быть легко отменено». — Роберт Х. Хейес и Роджер У. Шменнер, How Should You Organize Manufacturing?, Harvard Business Review

6. Определите визуальный организационный процесс, простой для внедрения и понимания

«Существует ряд существующих методов организации инструментов. Это может быть по типу инструмента, по типу работы (если это различие можно легко сделать) или даже в алфавитном порядке, если у вас особенно большой выбор. Разные категории можно хранить в разных зонах, позволяя легкую локализацию». — Мойра Ван Ден Аккер, Simple Ways to Manage Your Tool Crib Inventory, Constructible

7. Идентифицируйте и устраняйте ваши «призрачные активы» (ghost assets)

««Призрачный» актив — имущество, которое утеряно, украдено или непригодно к использованию, но все еще числится как активный основной фонд в системе… Неидентифицированные призрачные активы могут вызывать потерю продуктивности, потому что отсутствующие или непригодные активы недоступны когда нужны. Капитальные бюджеты становятся неадекватными, потому что менеджмент не осведомлен о критических активах, требующих замены». — Best Practices for Fixed Asset Managers, Sage Software

Лучшие практики выбора ПО для отслеживания активов и тегов

8. Перед выбором ПО сначала рассмотрите ваши опции

«Менеджеры основных фондов могут внедрять лучшие практики, выбирая подходящую систему отслеживания активов для своих организаций. Среди инструментов для тотального контроля жизненного цикла актива: ПО для учета основных фондов, инвентарные решения, кастомная отчетность и решения проектного учета. При оценке программных решений особое внимание следует уделять интеграции между приложениями основных фондов, а также с другими финансовыми решениями, такими как главная книга, для экономии времени и исключения возможности ошибок повторного ввода данных». — Benefits of Implementing Fixed Asset Solution that Includes Bar Coding, Scanning, ITWeb

9. Определите оборудование, требующее маркировки для целей отслеживания

«Почти любой тип оборудования можно маркировать, теги изготавливаются из различных материалов для выдержки среды эксплуатации. Актив-теги обычно содержат штрих-код, позволяющий назначить каждому оборудованию уникальный идентификационный номер для легкой локализации, доступа к графикам обслуживания, определения статуса и многого другого простым сканированием постоянной этикетки оборудования. Использование актив-тегов также снижает риск потери оборудования через человеческую ошибку или кражу». — Шелли Стаццоне, Equipment Tracking Best Practices: Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling, and More, Camcode

10. Учитывайте ваши текущие инвестиции в отслеживание оборудования

«Критически важно выбрать систему, совместимую с вашими существующими технологиями — например, некоторые работают только на определенных устройствах или ОС. Вам нужно посмотреть на текущие системы и оценить, может ли онлайн-система управления заказами интегрироваться с ними». — Джоди Грин, How to Select the Right Online Inventory Management System, Fleximize

11. Определите дополнительное оборудование, необходимое для отслеживания ваших активов

«Существует много способов отслеживания инвентаря, поэтому важно знать, какой метод вы будете использовать. Можно отслеживать запасы с помощью штрих-кодов, сериализации, RFID-тегов, контроль партий, комплектации (kitting). Не только методов много, но некоторые лучше работают с конкретными инвентарными процессами. Поэтому решите метод перед поиском инвентарной системы. Не все системы имеют возможность использовать все виды отслеживания, особенно в сегменте малых и средних офисов. Принуждение ваших инвентарных процессов под систему может быть проблематичным и дорогостоящим. Чтобы избежать этого, определите, какой метод отслеживания лучше сработает, перед началом поиска.

В зависимости от вашего выбора, вам может понадобиться приобрести оборудование и сканеры. Вы хотите быть уверены, что выбранные сканеры пригодны для вашей системы. Если вы выбираете сканеры после системы, они могут быть несовместимы. Или совместимые сканеры могут не подходить для ваших нужд. Как видите, важно принимать эти решения перед началом поиска». — 5 Tips on Selecting the Right Inventory Management System, Clear Spider

12. Убедитесь, что ваше ПО для отслеживания оборудования включает как минимум эти функции

«Вы должны отметить те, которые вам точно нужны, а также те, которые могут понадобиться в будущем, и забыть об нерелевантных функциях. Также стоит отметить, что ваше POS-ПО может уже иметь весь необходимый функционал управления запасами встроенным, так что просто убедитесь, что вы не дублируете ПО.

• Центральный хаб: Обеспечьте, чтобы ПО действовало как «центральный хаб» между всеми точками закупки, включая онлайн-магазины и множественные физические локации
• Данные в реальном времени: Особенно важно, если вы управляете множеством магазинов или складов
• Удобство использования: Тестируйте все ПО бесплатно и убедитесь, что сотрудники комфортно с ним перед покупкой. Это сэкономит много времени и денег в долгосрочной перспективе
• Безопасность: Ваши данные должны быть заранее сохранены в облаке, а не локально
• Техподдержка и обучение: Спросите провайдера, входят ли внедрение, поддержка и обучение. Это может быть большой дополнительной стоимостью, если нет
• Интеграция с железом: Будет ли ПО работать с вашим существующим компьютером, ОС и сканерами штрих-кодов/RFID?

» — Аманда Лейтон, Digital Marketing Professional в PrognoStore, The Ultimate Guide for Choosing Inventory Management Software, The PrognoStore Blog

13. Используйте уникальный идентификационный номер для каждой единицы оборудования

«Важно помнить: избегайте использования серийного номера оборудования при создании актив-тега или штрих-кодной этикетки. Серийные номера могут дублироваться, и пользователи запутаются, когда станет невозможно отличить два актива в системе отслеживания. Решение — использовать уникальный идентификационный номер для каждой единицы оборудования, чтобы не было идентичных номеров. Вы сохраните целостность данных и будете иметь полную, точную информацию об оборудовании в реальном времени при использовании уникальных ID». — Шелли Стаццоне, Equipment Tracking Best Practices: Asset Tags and Software, Maintenance Scheduled, and More, Camcode

14. Перед покупой системы управления активами просите бесплатную демо-версию

«Проверьте, предоставляет ли компания бесплатный триал или демонстрацию. Просите и старайтесь получить демо в тех же условиях (идентичное железо и конфигурация ПО, как у вас в организации)». — Мунгара Чинратан, 6 Tips to Choose the Right Asset Management Software, eLearning Industry

15. Ищите простые функции check-in/check-out

«Простая в использовании функция check-in/check-out может значительно улучшить точность и сократить время на выдачу и прием активов. Ищите ПО, автозаполняющее поля для check-in/check-out с функцией «quick find», ищущей в вашей базе по актив-тегу, активу, вендору, клиенту или сотруднику. Некоторые решения позволяют использовать одну транзакцию для check-in/out множественных активов множественным назначаемым — большой плюс для инструментальных кладовок, школ и подразделений экстренного реагирования с большим числом активов, регулярно выдаваемых множественным пользователям». — Брайан Саттер, 14 Things to Look for When Choosing Asset Management Software for Your Business, Business2Community

16. Определите, какие единицы оборудования нуждаются в актив-тегах

«Ответы на следующие вопросы могут вывести вас на четкий путь маркировки активов:

1. У каких инструментов выше риск кражи или потери?
2. Какие активы используются чаще всего?
3. Есть ли шанс перемещения приборов между отделами?

Когда вы перечислили все активы, попадающие под критерии, вы получите лучшее понимание, какие позиции маркировать. Это может включать переносные устройства, легко теряемые в разных локациях, или позиции в высоком спросе. Чаще всего маркируют ноутбуки, смартфоны и принтеры. В зависимости от размера бизнеса, такие позиции могут быть дорогими капитальными вложениями, нелегко заменяемыми. Помимо денежной стоимости, ноутбуки и жесткие диски часто содержат конфиденциальную информацию, к которой не должен иметь доступ неавторизованный персонал. Именно поэтому критично маркировать любой актив, требующий защиты и отслеживания на протяжении использования». — Asset Tagging Best Practices: A Guide to Labeling Business Assets, EZ Office Inventory

17. В сомнении — выбирайте штрих-код

«Серийные номера часто дублируются, повреждаются или недоступны во время инвентаризации. Формат серийного номера сильно варьируется по производителям, что не способствует ключу БД. Сбор серийных номеров подвержен человеческим ошибкам и интерпретации. Серийные номера часто имеют специальные не-алфавитно-цифровые символы (#, -, %).

Хотя серийный номер — ключевая точка данных для всех активов, он не должен использоваться как стандартная точка данных для отслеживания и отчетности в изоляции. Штрих-кодирование — предпочтительный путь. Это позволяет согласованный, ключевой идентификатор для всех активов в стандартном формате. Штрих-кодирование также позволяет более контролируемый инвентарь. Теги можно отслеживать и визуально подтверждать активы, а также захватывать их в инвентаризацию». — Дэвид Фоксен, Quick Guide to Hardware Asset Tracking, The ITAM Review

18. Узнайте о преимуществах систем отслеживания для тяжелого оборудования

«Тяжелое оборудование, которое сообщает, где оно находится, когда вернется, сколько топлива расходует и когда пора на обслуживание? Не говоря уже о вкладе в отчеты и осуществлении on-site доставок без кофе-брейков? Помимо сокращения времени, теперь затрачиваемого на координацию и сбор данных персоналом, это «умное» оборудование может помочь менеджерам принимать решения о целевых клиентах и графиках работы, означая не только экономию времени, но и больше прибыли. Некоторые проприетарные телематические споры среди производителей продолжаются, поэтому полный доступ ко всем данным оборудования еще не существует, но менеджеры должны готовиться к ближайшему будущему, где большая часть работы будет выполняться бывшими «глупыми» машинами». — How High Tech Equipment Tracking is Changing Construction, Raken

19. Сделайте свое оборудование менее уязвимым для кражи

«Нанесите название и адрес вашей компании на оборудование и инструменты. Это позволит правильную идентификацию вашего оборудования и также отпугнет воров от кражи. Если оборудование проинскрибировано, оно идентифицируемо, делая его менее желательным». — How to Combat Construction Equipment Theft, LiveViewGPS

20. Отслеживайте инструменты, ремонтирующие ваше оборудование

«Эффективные данные отслеживания инструментов накапливаются со временем, и менеджеры могут выявить сотрудников, которым нужно больше обучения или которые неправильно используют оборудование. Пруша говорит, отслеживание инструментов — приоритет в производстве, где специфические инструменты используются для ремонта активов на всей производственной линии. В отличие от этого, FM-менеджеры могут чаще упускать этот процесс, так как склонны использовать неспециализированное оборудование: газонокосилки, щетки, дрели. Для организации любого размера отслеживание инструментов, наиболее критичных для ежедневных задач, дает больший надзор». — Брокк Пруша, старший системный аналитик провайдера CMMS MAPCON, по рассказу Тейлора Шорта, Tool Management with a CMMS: Benefits and Best Practices, Software Advice

21. Запускайте периодические отчеты об использовании активов для более сфокусированного отслеживания

«Успешное выполнение ежедневных бизнес-операций возможно только через надежное управление активами. Для обеспечения бесшовной рабочей деятельности критично фиксировать потребление активов. Это можно сделать, генерируя отчет об использовании актива, использующий историю использования и записи check-in/check-out. Это помогает компаниям устанавливать пороги поставок инвентаря и ротировать оборудование для долговечности при необходимости.

Наиболее важно, отслеживание потребления через отчеты использования позволяет автоматизировать закупки. Это гарантирует, что вы не столкнетесь с задержками из-за дефицитов. Отслеживание месячных трендов закупок с помощью таких отчетов может значительно снизить административные накладные расходы». — Момина Сохаил, The Most Crucial Asset Tracking Reports You Should Be Running, TechnologyAdvice

22. Обеспечьте гибкость вашего ПО для отслеживания оборудования для важных категориальных различий

«Вы должны иметь возможность отслеживать вещи, которыми не владеете, наряду с теми, что владеете, и отчитываться о сравнительном использовании. Эти данные очень полезны для решения, стоит ли добавлять дополнительные позиции в свой собственный автопарк». — Asset Tracking Software – Best Practices for Equipment Management, Wynne Systems

23. Повышайте культуру подотчетности вашей компании

«Отслеживание активов добавляет более высокий уровень подотчетности в любую компанию. Когда менеджеры могут вести детальные записи о том, когда определенные активы использовались и кем, вы получаете новую информацию для решения предсуществующих проблем. Например, вы можете узнать, что регулярно теряете продукты на Складе А. После расследования выясняется: каждый раз, когда новичок-комплектовщик отправляется туда, что-то пропадает.

Без отслеживания активов вы могли бы никогда не заметить это. Повышение общей подотчетности системы также сдерживает недобросовестное отношение к активам сотрудниками. Когда сотрудники знают, что они подотчетны за активы, они лучше за ними ухаживают». — Доминик Робинсон, How to Tell If Your Business Needs Asset Tracking Software, SkuVault

24. Выбирайте облачную систему для отслеживания оборудования на ходу

«Облачные программные решения дополняют функции автоматизации, давая командам больше гибкости в том, когда и как они завершают работу. В отличие от on-premises или on-device систем, облачная платформа гарантирует, что члены команды могут записывать и обновлять данные в любое время, в любом месте. Кроме того, облачные системы позволяют командам коллаборировать в реальном времени, а не ждать отправки последней версии. Наконец, найдите повышенную точность с облачными программами и обеспечьте единственную запись правды». — Inventory Management 101: From Simple Inventory to Cloud-Based Management, Smartsheet

Как внедрить программу отслеживания оборудования

25. Получите больше от отслеживания оборудования, объединяя системы

«Альтернативы ПО для управления инвентарной системой варьируются от бесплатных загрузок через табличные решения, разработанные самостоятельно, до облачных и автономных коммерческих менеджеров инвентаря. Можно даже заказать кастомное ПО специально для вашего бизнеса. Если хотите интегрировать инвентарное ПО с бухгалтерскими пакетами, опции сузятся, хотя некоторые бухгалтерские пакеты имеют базовые инвентарные функции встроенными, так что у вас может уже быть способность инвентарного ПО. Проверьте, может ли рассматриваемый пакет ПО обрабатывать достаточно позиций инвентаря для ваших нужд». — Скотт Шпак, How to Implement an Inventory System for a Manufacturing Company, AZ Central

26. При внедрении решите на единой системе единиц измерения

«Единицы измерения (Units of Measure), такие как «шт», «ea», «фунты», «мешки» и т.д. — придают смысл количествам и принадлежат в своем собственном отдельном месте, вне описаний и числовых полей количества. Использование хорошо созданных и последовательных единиц измерения сделает уровни запасов, отгрузочные количества и закупочные количества легче для понимания». — Inventory Basics – Inventory Management, Clearly Inventory

27. Выбирайте наиболее мобильно-дружественные решения сканирования

«Будь вы работаете в быстрой среде, на улице или на большом складе, наличие rugged-сканера штрих-кодов критично для успеха. Основные различия между стандартными и rugged-сканерами: первые построены с полными уплотнениями для защиты от пыли и влаги. У них также нет скользких рукояток и часто выдерживают падения с 4-6 футов». — Inventory Management Best Practices, ASAP Systems

28. Подготовьтесь к худшему сценарию ПЕРЕД внедрением ПО

«Сделайте резервную копию всех данных и сохраните бэкап в безопасном месте. Это будет ваша аварийная копия информации в маловероятном случае, если что-то пойдет не так». — How to Prepare for Inventory Management Software Implementation: Minimize the Disruption, Zenventory

29. Интегрируйте простые опции аудита в вашу программную интеграцию

«Аудиторам не нужно копаться в океане бумаг или перемещаться из одной локации в другую. С системой управления инвентарем у них есть вся нужная информация у кончиков пальцев. Будь то на компьютере или мобильном устройстве, данные доступны где угодно. Это ПО также должно помочь вам поддерживать контроль инвентаря». — The Ins and Outs of Inventory Management Systems, SelectHub

Учет обслуживания и ремонтов

30. Используйте систему отслеживания оборудования для учета ремонтов

«Ведение учета ремонтов критично для выявления хронически неисправного оборудования или злоупотребляющих операторов. Простая таблица может быть достаточна, хотя специализированное и сложное приложение для отслеживания активов может контролировать работу в мастерской, владение, графики обслуживания, программные обновления, инвентарные проверки, установку и структурное обслуживание. Можно настроить для отчетности по управлению активами и сделать отделы отвечающими за свои активы и контролировать доступ». — Asset Tracking, P25 Best Practice

31. Используйте систему для разработки графика обслуживания

«Бизнес получает массивный ROI с качественной системой основных фондов, которая может рассчитывать периодическую амортизацию (разными методами: линейная, двойной дегрессивный баланс), идентифицировать потребность в превентивном обслуживании для продления срока службы основного фонда, и процесс check-in/out для мониторинга, у кого был актив в последний раз, где и зачем, предотвращая потерю активов из-за кражи, забывчивости или некомпетентности». — Джей Скофилд, What You Need to Know: Fixed Asset or Inventory Management, System ID

32. Используйте инструмент отслеживания оборудования для следования за амортизацией

«Обычно вы не отчитываете полную стоимость основного фонда за один год. Вместо этого вы амортизируете расход для учета снижения стоимости актива во времени. Вы отчитываете части общей стоимости за фиксированное число лет. Вам нужно отслеживать статус амортизации каждого основного фонда, чтобы знать, что отчитывать в налоговой декларации бизнеса». — Аманда Камерон, Fixed Asset Management for Small Business, Patriot Software

33. Проясните значения различных стратегий циклов ремонта

«Идеально превентивное или плановое обслуживание планируется и выполняется через систему отслеживания активов для предотвращения или предвидения необходимости ремонта или полной замены оборудования. Альтернативно, корректирующее или экстренное обслуживание происходит при внезапной необходимости ремонта или замены.

Обслуживание может включать, но не ограничиваться:

1. Регулярно планируемые инспекции активов
2. Необходимые ремонты активов для обеспечения полной функциональности
3. Замена оборудования, которое больше не может использоваться
4. Видимость истории ремонтов активов для учетных целей

» — Maintaining Maintenance for Asset Tracking, Barcloud Blog

34. Привыкайте добавлять данные об использовании оборудования в общие записи

«Каждая фирма инвестирует большой капитал в свое оборудование. Качественные инструменты и машины реже ломаются и дольше служат. Но это не значит, что вы не должны строго мониторить их использование. Один способ — отслеживать, когда и где используется оборудование. Это легко делается через ведение записей об обслуживании оборудования путем тегирования всех инструментов. Это по сути связывает ваш официальный инвентарь с онлайн-ПО. Это ПО — единая точка доступа к информации для всех на рабочем месте. Каждый раз, когда сотрудник берет станок на использование, система мгновенно обновляется. Когда вы знаете, где ваши инструменты, становится легче записывать их историю использования для прогнозирования будущих трендов и паттернов». — What is Equipment Maintenance Record Keeping and How to Optimize It, EZ Office Inventory

35. Автоматизируйте графики обслуживания и сервиса вашего оборудования

«EAM/CMMS решения предлагают более комплексное управление обслуживанием и ведение записей, что продлевает долговечность деталей и обычно требуется для достижения регуляторного соответствия. Сериализация делает гораздо легче мониторинг и управление активностями и историями обслуживания, а лучшие решения поддерживают расширенные функции: интеграцию с мобильными устройствами для отчетности об обслуживании. Возможность автоматизировать планирование, включая управление расписанием на основе ресурсов, обеспечивает выполнение работы по мере необходимости.

Кроме того, заводы получают лучший контроль над ремонтными работами через способность записывать и анализировать инциденты и интервалы ремонтов. Исторический анализ записей сервиса и ремонта также может помочь организации отслеживать, как конкретные детали выполняются относительно ожиданий». — Майк Эдвардс, основатель AssetOptics, 4 Tips for Better Inventory Management, Reliable Plant

36. Объедините управление обслуживанием в ваш план управления активами

«Пока управление обслуживанием и управление активами технически различны, они все еще взаимосвязаны и текут хорошо вместе. Управление обслуживанием помогает направлять физическое выполнение обслуживания оборудования и активностей эффективно, в то время как управление активами помогает анализировать все данные для работы, необходимой для выполнения на активах самих.

Управление активами помогает в идентификации и приоритизации работы, необходимой для конкретных активов не только для ROI актива, но и для анализа и стратегической координации с работой по другим возможностям». — What's the Difference Between Asset Management and Maintenance Management, Micromain

37. Всегда учитывайте погоду при составлении графика обслуживания

«Важно учитывать погоду и условия площадки в вашем плане обслуживания. Потому что погода и условия площадки меняют то, как часто и когда должно планироваться обслуживание строительного оборудования. В местах с кислотной почвой или солью важно адресовать это в плане обслуживания. Иначе важные части оборудования могут заржаветь или skorодить, вызывая неожиданные потребности в обслуживании». — Рэйчел Новотни, Construction Equipment Maintenance: How Often and When to Schedule, eSUB

38. Экономьте деньги, анализируя ключевые показатели производительности оборудования

«Крупный выигрыш от решения для обслуживания — данные. Все текущие и исторические данные, связанные с активами и обслуживанием, легко доступны в одном месте.

«Это дает подрядчикам мощный инструмент для управления ежедневными процессами обслуживания, мониторинга KPI и принятия стратегических решений о владении: когда более стоимостно-эффективно заменить актив вместо продолжения его обслуживания», — говорит Кейн. — Джон Кейн, менеджер продукта B2W Software, по цитированию Conexpo Con/Agg, Association of Equipment Manufacturers, Conexpo Con/Agg

39. Переведите свое оборудование на превентивный трек обслуживания вместо корректирующего

«Сбои оборудования могут остановить часть вашего завода или даже весь объект. Операции прекратятся, пока вы не исправите проблему. Превентивное обслуживание помогает выявлять потенциальные проблемы до того, как они станут крупными сбоями, тогда как корректирующее опирается на исправление проблем после того, как они уже вызвали сбои.

С системой PM вы можете выполнять задачи обслуживания и исправлять потенциальные проблемы на своих условиях. Можно выбрать время, когда оборудование не нужно: ночь, выходные или другой период низкой активности. Можно также останавливать небольшие части операций по очереди, так что бизнес никогда не останавливается полностью. Если полагаетесь на корректирующее обслуживание, у вас нет контроля над тем, когда выполнять обслуживание. Оборудование может выйти из строя в любой момент, и шансы велики, что не в удобное время. Эти сбои также, вероятно, займут больше времени на исправление, чем PM-активности». — The Importance of Preventative Maintenance for Your Material Handling Equipment, Cherry's Industrial Equipment

40. Научитесь создавать отчет о простое оборудования с помощью вашего ПО для отслеживания

«Вы знаете, как раздражительно навигировать через таблицы, если ваша компания все еще полагается на ручное отслеживание и отчетность активов. Исключите необходимость таблиц (с тысячами строк активов на локацию) с CMMS.

При внедрении CMMS вы получаете видимость в реальном времени и инсайты, минимизирующие простой и снижающие упущенную прибыль. Вы получите возможность организовать все активы в одном месте в иерархической структуре, а не списком для легкого сканирования отчета о простое. CMMS позволяет добавлять оборудование в наряды по мере их заполнения. Отсюда можно сортировать по общему активу, бренду или стадии жизненного цикла, или выбирать просмотр актива по локации. Одним кликом можно сортировать активы или локации по простою для быстрых data-driven отчетов для будущих решений». — Лея Гарсия, How to Create an Equipment Downtime Report in a CMMS, Maintenance Connection

Как продвинуть важность отслеживания оборудования среди сотрудников

41. Обучите персонал вашей новой системе отслеживания оборудования

«Хотя наличие системы важно, так же важно, чтобы вы и ваша команда понимали, как эффективно ее использовать. Выделите время, чтобы ознакомиться с ПО, включая настройки, фильтры, атрибуты, и понять, как генерировать отчеты для обзора важной информации.

Если есть что-то, что вы или коллеги не понимаете или хотите изучить, важно, чтобы у вас был провайдер сервиса с техподдержкой, способной (и желающей) удовлетворить ваши нужды. Их команда должна предоставлять полезные советы и рекомендации — или указывать место, где их найти — чтобы помочь вам извлечь максимум из системы». — Брайан Дзюк, 4 Tips for Improving Your Equipment Tracking Solutions in 2018, RasTrac

42. Внедряйте строгие пост-обучающие фоллоу-апы

«Инструкция — лишь часть успешного обучения. Фоллоу-ап с персоналом после обучения, пока они используют систему отслеживания активов, может помочь убедиться, что они используют ее правильно.

Это важно по нескольким причинам. Во-первых, если есть существенные вызовы, связанные с обучением, в использовании системы, это хорошая возможность решить, нужно ли дополнительное обучение. Также это помогает определить эффективность самого обучения и дает возможность переоценить его и внести изменения в программу при необходимости. Наконец, это позволяет проводить оценки производительности и узнавать, используют ли ответственные за ПО сотрудники его наиболее продуктивно и эффективно». — 5 Tips for Onboarding New Staff with Barcode Asset Tracking Tools, Supply Chain Services

43. Обучайте персонал остерегаться неэффективностей вроде дублирования

«Один из самых ценных ключей в правильном управлении активами — выявление и устранение источников потерь. Идентифицируйте, где дефекты или ошибки вводятся в вашу программу управления активами оборудования. Где человеческая ошибка может влиять на качество решений по поддержке активов? В программе анализа масла: техника сбора проб, транскрипция информации и настройка информации могут влиять на точность результатов тестов.

Идентифицируйте, где происходит дублирование работы. Использование неэффективных, дублирующихся или перекрывающихся маршрутов для сбора предиктивной информации об обслуживании может привести к большой потере времени. Ввод информации в множественные базы данных или множественными людьми также может быть потенциальным источником ошибки, если не администрируется правильно». — Кент Найт, Equipment Asset Management: 6 Key Factors for Success, Reliable Plant

44. Зафиксируйте протокол отслеживания оборудования в письменном виде

«Люди, работающие с вашим запасом и использующие вашу инвентарную систему — самый критический элемент в установлении довольно хорошей системы управления запасами. Вы должны убедиться, что эти люди знают, что делать с позициями, полученными, взятыми со склада, зарезервированными на будущее, необходимыми для производства, или кто отвечает за определенные транзакции и т.д. В некоторых случаях это может быть всего один или два человека, но нет ничего плохого в записи политик и обеспечении их следования. Если вы или люди, с которыми вы работаете, не последовательны в том, как обращается инвентарь, неважно, какое ПО вы используете, вы будете испытывать только фрустрацию и неудачу». — Inventory Basics – Inventory Management, ClearlyInventory

45. Используйте отслеживание оборудования для усиления подотчетности сотрудников

«Когда пытаетесь сменить отношение сотрудников к ответственности за оборудование, всегда лучше дать им знать, как отслеживание активов может принести пользу отдельным членам экипажа и бизнесу. Например, объясните, как GPS-трекинг может устранить времяпотребляющую бумажную работу и дать более точные данные.

Приводите реальные примеры того, как отслеживание активов напрямую выгодно сотрудникам. Это может включать все: от получения правильных автомобилей на объект в правильное время до улучшения безопасности водителей, восстановления украденных автомобилей и многого другого. Также помогает вовлечь сотрудников во внедрение и использование отслеживания активов. Когда это становится частью их ежедневной рутины, они естественным образом берут больше ответственности за заботу и правильное использование оборудования». — Грег Арлен, How Tracking Assets Can Help Improve Employee Accountability, Tenna

46. Не позволяйте «липким пальцам» сотрудников навредить вашей чистой прибыли

«Невозвращенные, неиспользуемые ноутбуки, смартфоны и лицензии ПО необоснованно увеличивают IT-затраты. Помимо новых сотрудников, уносящих активы, во многих организациях плохо отслеживаемые активы, включая установленное ПО, просто лежат без дела в ящиках и шкафах. Даже активно используемое железо часто содержит ПО, за которое платили, но редко используют. Эти организации в итоге покупают новые активы без необходимости и часто платят значительные налоги на неиспользуемые активы». — Automating Employee Asset Lifecycle Management, LANDesk

47. Обеспечьте сотрудникам нужное отслеживаемое оборудование с первого дня

«Обеспечение сотрудников тем, что им нужно для работы с первого дня — критичная функция онбординга новых сотрудников, но это на самом деле процесс жизненного цикла сотрудника: роли меняются, новые активы должны быть выданы, списанные — возвращены». — Employee Onboarding, Assets@Work

48. Убедитесь, что все новые сотрудники добавлены в обновленный цифровой список оборудования

«Список должен быть сгенерирован и передан IT-менеджеру активов. Когда активы возвращены, интерфейс подтверждения или email должен быть отправлен, что запустит автоматизированный процесс обновления базы данных управления активами». — Марсель Шоу, Asset Management On-Boarding and Off-Boarding Users, Ivanti Blog

49. Доведите цели производительности до сотрудников

«Организационные политики можно рассматривать как широкий оверлей к процессу. Неинженерные, неэкономические факторы, отражающие ценности, восприятия и предрасположенности агентства, могут модифицировать решения, основанные на производительности. Например, установленные политики или «эмпирические правила» могут направить агентство выбрать инвестиционную альтернативу на основе исторической практики или других причин. Также менеджмент может назначать неэкономические ресурсные ограничения некоторым компонентам активов.

Ключ к установлению целей производительности — определение приоритетов пользователей, ценностей и стандартов, связанных с такими областями, как плавность хода и общий уровень сервиса; время в пути; общая мобильность системы; доступность к системе; и доступность объектов. Цели могут быть определены в терминах процента активов, соответствующих указанным уровням производительности, как один пример». — Asset Management Overview: Strategies for Implementation, U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration

50. Для дальнейшей оптимизации отслеживания у каждой единицы оборудования должен быть установленный «владелец» (owner)

«Владелец (owner) обычно назначается на исполнительном или старшем управленческом уровне в организации, например директор или вице-президент. Владелец не юридически владеет активом, назначенным ему; владелец несет окончательную ответственность за защиту назначенных активов и может иметь фидуциарную ответственность или нести персональную ответственность за небрежность в защите этих активов под концепцией due care». — Лоуренс К. Миллер, Питер Х. Грегори, Determine and Maintain Ownership for Asset Security, Dummies