Устойчивое управление изменениями: Коучинг команд для внедрения новых процессов

Дж.Р. МакГи
Мастер Черный пояс, Основатель и CEO, X-Stream Leadership Group

Большинство из нас сегодня комфортно с пониманием и использованием инструментов Lean и Six Sigma для разработки новых процессов и получения контроля над нашими данными. Мы получаем практиковать их ежедневно, и в большинстве случаев, это не так уж трудно использовать инструменты! То, что трудно — это внедрение и поддержание новых процессов и изменений, которые наши команды придумывают во время своих событий и проектов на долгосрочной основе!

Я теперь возглавлял, фасилитировал и/или коучил более 750 проектов улучшения по всему миру как Мастер Черный пояс Сэнсэй. Я обучил и сертифицировал 73 Мастера Черных поясов, с тремя еще в текущей волне обучения. Я пережил много проблем устойчивости из первых рук и боролся с ними так же, как вы! Из-за этого опыта я узнал, что есть техники, которые вы можете использовать и структуру, которую вы можете ввести, чтобы перейти от 60% до 80% процента неудач для новых идей к 70%+ проценту успеха для поддержания новых идей и изменений на 12 месяцев или дольше. Настоящий ключ ко всему этому — то, что происходит после события!

Режим неудачи 1: Вера в то, что вещи, обсужденные в заключительной встрече проекта, произойдут просто потому, что это хорошие идеи и всем «понравилось»

Это самый распространенный режим неудачи и самый легкий для преодоления. Главная проблема в том, что люди верят, что они могут «сделать вещи» поверх того, что они уже делают. Простите меня, но очень мало людей приходят на наши события «в поисках чего-то делать». Без исключения, заставить нужных людей — это как выдергивание зубов! Они уже так заняты своими регулярными работами, что у них часто есть проблема посещать совещания проекта. И мы думаем, что у них будет всякое время, чтобы внедрить изменения? Далеко от этого! Мы должны адаптировать подход «вместо» если у нас есть какой-либо шанс на успех. Так же как когда эти люди уходят в отпуск или болеют, кто-то должен покрывать их работу. Если никого нет, стыд на вас! Это просто плохой менеджмент 101. Активно найдите кого-то, кто может покрыть ваш/их график пару часов в день или на 4-часовой блок в неделю, чтобы у вас было специфическое выделенное время для работы над вашими Пунктами действия. Ждать, пока у вас будет «свободное время» — это план на неудачу!

Режим неудачи 2: Наличие плохого (или хуже, отсутствующего) эффективного Плана коммуникации

Я потерял счет, сколько раз лидер команды говорил мне: «Я просто отправлю электронное письмо, чтобы дать людям знать, что мы делаем». Электронная почта отлична для передачи статуса, предоставления доказательства, что вы что-то сделали или сказали (CYA первого величины), и для обращения к друзьям для неформальных планов. Однако электронная почта ужасна для коммуникации информации! Каждый, кто будет использовать или затронут новыми изменениями в процессе, должен получить информацию из первых рук о Кто, Что, Когда, Где, Как и Как Часто, чтобы они не только знали что делать, когда придет время, но и знали когда делать это. Не просто читайте пули PowerPoint «на» них или дайте им раздаточный материал; сделайте свою коммуникацию персональной и адаптируйте ее к тому, как каждый человек хочет получать информацию. Сделайте это практичным; позвольте им сделать симуляцию нового процесса. Проведите их через это и заставьте их «пройти через» новый способ, чтобы они могли генерировать вопросы и развивать твердое ситуационное осознание того, что собирается измениться, что именно они будут делать иначе, и когда эти изменения фактически вступают в силу. Просто сказать людям, что что-то собирается измениться — еще одна золотая дорога к неудаче.

Режим неудачи 3: Наличие малого или отсутствия эффективной ответственности.

Это чаще всего отражается в выявлении того, кто отвечает за каждый Пункт действия. Если указано более одного человека, или хуже, «команда» указана, вы действительно на пути к громкой неудаче. Как адмирал Хайман Риковер однажды знаменито заявил: «Если вы не можете указать пальцем в пупок человека, ответственного, НИКТО не отвечает!» Он был абсолютно прав. Когда ответственность делится, ответственность исчезает. Более одного человека может потребоваться для выполнения пункта или действия. Но я не могу достаточно подчеркнуть, насколько важно, чтобы каждый Пункт действия имел одного, и только одного человека, ответственного за успех или неудачу этого пункта!

Режим неудачи 4: Позволение «Тирании срочного» перегрузить выполнение важного!

Это чаще всего отражается в наличии малого или отсутствия эффективного слежения или доведения до конца. Я вижу это чаще всего, когда фасилитатор или лидер команды не проводит регулярные и рутинные встречи для отчета о статусе и обсуждения прогресса и проблем. Помните, у людей уже много дел каждый день! Я нахожу, что встреча каждые две недели на час кажется идеальной для большинства ситуаций. Встреча каждую неделю может стать бременем, а каждые три недели или чаще имеет тенденцию позволять вещам становиться забытыми или перегруженными в ежедневной борьбе. Также цвет-кодируйте статус ваших Пунктов действия. Синий может представлять 100% завершенных, Зеленый говорит, что все на пути и по расписанию; Желтый указывает на задержку по расписанию или встреченное непредвиденное сопротивление; и Красный указывает на крупную неудачу или неспособность внедрить с текущими ресурсами или разрешениями. Для вашего часового совещания фокусируйтесь только на Красных, затем на Желтых, если есть время. Это серьезный демотиватор для ваших членов команды сидеть и слушать Зеленые и Синие, особенно если они не затрагивают их. Тратить время людей — не хороший способ заставить их прийти на будущие встречи! Последнее, не тратьте время, позволяя людям «объяснять, почему это не сработает». Это полная потеря времени всех. Позволяйте людям обсуждать только то, что они собираются сделать, чтобы решить проблему и как они собираются достичь желаемого результата!

Это лишь некоторые из вещей, которые вы можете сделать, чтобы значительно улучшить ваш успех в фактическом внедрении серьезных изменений в вашей организации. Теперь идите и измените свой мир!

Узнайте больше о способах, которыми мы можем помочь вам с вашими потребностями в Six Sigma и Непрерывном улучшении, или свяжитесь с нами.