Топ-3 выгоды перехода на электронное выставление счетов

Циклизация order-to-cash

По мере автоматизации процессов цепочек поставок многие организации видят оцифровку цикла order-to-cash (от заказа к денежному поступлению). Процесс часто разбит на три этапа оцифровки: закупка, приемка товаров, входящий счет и оплата.

Многие компании начали путь, но застревают в попытках завершить его. Конкурирующие заинтересованные стороны затрудняют организационные изменения. Не редкость — участие трех-четырех старших вице-президентов или C-уровней руководителей в инициативе.

Застопоренные усилия по оцифровке часто укоренены в конфликтующих приоритетах. Компания может делать больший акцент на росте выручки, чем на оптимизации денежного потока или снижении общих расходов. Но для преследующих последние две цели электронное выставление счетов может принести мощные выгоды.

Проблема бумажных счетов

Получение бумажного счета проблематично. Он часто приходит в разных форматах: PDF по email, факсы, бумажные письма. Ввод информации в ERP-систему может быть дорогим, долгим и ошибочным. Напротив, передача данных из цифрового счета через EDI или XML в ERP устраняет необходимость человеческого вмешательства, избегает ошибок ввода и ускоряет утверждение и оплату счета.

Три важные выгоды оцифровки входящих счетов

1. Возможность воспользоваться скидками поставщиков

Компании, использующие скидки поставщиков, могут ускорить денежный поток и снизить операционные расходы. Но многие не могут этого сделать, потому что процесс ввода счета в ERP и последующего утверждения занимает слишком много времени. Оцифровка входящих счетов ускоряет процесс ввода и очищает плохие данные. Усилие устраняет риск отклонения счета ERP из-за отсутствия уникального идентификатора и невозможности обработки в определенные временные рамки.

2. Автоматизация сверки счетов

Большинство ERP-систем способны автоматизировать двух- или трехстороннюю сверку после оцифровки данных. Но компании с множественными системами часто не могут автоматизировать обмен данными между внутренними системами. Компании, не инвестировавшие в ERP и все еще использующие бухгалтерское ПО, будут бороться с оцифровкой процесса сверки.