Освоение автоматизации:согласуйте свою программу с бизнес-стратегией — практическое пошаговое руководство

«Мы должны автоматизировать». Это утверждение я слышал от бесчисленного количества членов команд автоматизации и даже руководителей на протяжении многих лет. Обычно это результат нисходящего поручения директора по информационным технологиям (CIO) или другого руководителя ИТ, команды архитекторов или длительной программы цифровой трансформации. Редко когда оно основано на стратегии и соответствии бизнесу или целям более крупного предприятия. Я приравниваю это к тому, чтобы дать кому-то молоток и сказать, что он должен использовать его как можно чаще. Без четкого определения «почему» программа автоматизации может развиваться годами, а члены команды будут разочарованы поиском процессов для автоматизации, взаимодействием с заинтересованными сторонами и доказательством значительной рентабельности инвестиций для бизнеса.

Нам не следует даже говорить о том, «как», пока мы не поймем, «почему» мы вообще автоматизируем. Сегодня я рассмотрю предписывающую и простую формулу, которую я снова и снова видел в самых успешных программах автоматизации. Все начинается с четко определенного «почему» и заканчивается предписаниями «как» для достижения значительных бизнес-результатов.

Автоматизация по правильной причине

Если бы вы не знали пункта назначения, вы бы сели в машину и начали ехать? Мы должны обеспечить, чтобы программы автоматизации, являющиеся значительными инвестициями, не были бесцельными.

Ваша команда по автоматизации пытается «продать автоматизацию» различным заинтересованным сторонам бизнеса, чтобы построить конвейер автоматизации по одному процессу за раз? Извините, но это будет означать, что ваша программа автоматизации бесполезна; команда находится в замешательстве, пытаясь продать инструмент, а не ценность для бизнеса.

Нам не нужно ставить новые цели в результате автоматизации. На самом деле нам просто нужно связать программу с уже существующими бизнес-целями.

Планируете ли ваша компания увеличить выручку в этом году? Нам следует подключить автоматизацию к процессам (новым и старым), которые могут ускорить работу команд, приносящих доход.

Собираемся ли мы вывести на рынок новые продукты или услуги? Нам следует подключить автоматизацию к любому процессу, который является решающим на пути к запуску новых продуктов и услуг.

Вы поняли суть.

Автоматизация является стратегической только в том случае, если ваш портфель возможностей автоматизации напрямую связан со стратегиями, на которые уже ориентируется ваша компания. Это стратегии, которые вы слышите в разговорах о прибылях и убытках вашей компании; это то, о чем ваши руководители высшего звена говорят на общих собраниях сотрудников, и это то, о чем говорит ваш генеральный директор, когда дает интервью различным третьим лицам.

Определить эти цели несложно — вам просто нужно знать, где искать, и иметь достаточно смелости, чтобы позиционировать свою программу как рычаг взаимодействия с руководителями вашей организации.

Создание необходимого спроса на автоматизацию

Я был свидетелем того, как некоторые программы автоматизации годами боролись за создание спроса на свои программы автоматизации. Последовательно я вижу, что проблема заключается в отсутствии связи с наиболее важными бизнес-приоритетами, как я описал ранее.

Другая проблема заключается в нехватке возможностей для создания конвейера автоматизации путем активных усилий по сбору информации. Обычно я наблюдаю это в форме маркетинга автоматизации маркетинга командой автоматизации (обычно ИТ-специалистов) различным сторонам и надежде, что бизнес самостоятельно предоставит возможности автоматизации. Хотя этот «маркетинговый подход» может генерировать некоторый объем идей, они редко бывают масштабными, влиятельными или достаточно важными, чтобы их заметили руководители.

Причина в том, что обычно отдельные участники, которые видят лишь часть процесса, предлагают идеи, узко ориентированные на их опыт. В результате возникает идея автоматизации, которая не предполагает сквозного процесса, который может принести значительную пользу. Я называю это «стратегией снизу вверх», и, хотя начать по этому пути легко, программа автоматизации будет масштабироваться только в том случае, если она будет сочетаться со стратегией сверху вниз, которая связана со стратегиями и приоритетами компании на самом высоком уровне. Вот простая формула успешного обнаружения возможностей программы автоматизации: 

<ли>

Должно быть несколько конвейеров возможностей автоматизации:один конвейер на каждый бизнес-приоритет или один на каждое бизнес-подразделение.

<ли>

Должны быть преданные своему делу сотрудники (полный рабочий день), чья единственная роль заключается в работе с руководителями бизнеса в рамках вверенной организации для выявления ценных возможностей автоматизации, которые соответствуют основным стратегиям и целям бизнес-подразделения.

<ли>

Такие технологии, как UiPath Process Mining и Task Mining, должны помочь в обнаружении.

Со временем, когда программа станет более зрелой и эти три элемента начнут работать внутри организации, ваши пользователи автоматизации и гражданские разработчики в организации также наполнят ваш конвейер возможностями автоматизации.

Правильное управление и выполнение программы автоматизации

«Сколько людей мне следует нанять в моем центре передового опыта (CoE), чтобы запустить успешную программу автоматизации?» Это частый вопрос, который я слышу как от руководителей-спонсоров, так и от специалистов по автоматизации во всей отрасли. Мой ответ всегда:«Это неправильный вопрос».

Позвольте мне привести вам простую аналогию. Представьте, что вы управляете компанией по продаже портативных компьютеров. Вы бы начали это дело с решения, какой объем склада вам нужно приобрести для производства этих ноутбуков? Или вы бы начали с прогнозирования количества ноутбуков, которые вам нужно будет произвести, исходя из глобальных возможностей и бизнес-целей?

Та же концепция справедлива и для программ автоматизации.

Если ваша организация стремится быстрее вывести на рынок новые продукты, чтобы увеличить доход на 20 % в течение следующих двух лет, или если ваша организация хочет покрыть расходы в размере 100 миллионов долларов США, вам необходимо соответствующим образом увеличить штат сотрудников, чтобы вы могли достичь цели.

Как только вы поймете бизнес-цели более высокого уровня и научитесь использовать автоматизацию в качестве рычага для достижения этих целей, вы сможете начать определять, насколько большая «фабрика» или ЦП вам понадобится.

Еще одно уточнение:Совет Европы не определяет и не должен руководить стратегией использования автоматизации в компании. Точно так же, как заведующий складом не решает, какую продукцию производить.

Совет Европы — это «фабрика». Это важнейшая организация, которая обеспечивает быструю, эффективную, качественную автоматизацию и возможность быстрого масштабирования для удовлетворения растущего спроса.

Слишком много раз я видел, как ЦП «застряли» с большим отставанием в автоматизации и отсутствием возможности масштабирования. Эти проблемы возникают из-за отсутствия предварительного планирования масштабирования доставки при появлении новых бизнес-подразделений (или при наличии критически важной инициативы, требующей автоматизации).

Не вдаваясь в подробности, лучше всего не полагаться исключительно на собственные таланты, поскольку это может стать непомерно дорогостоящим, а также затруднить быстрое укомплектование кадрами.

Привлечение сторонних партнеров по доставке с надежным штатом бизнес-аналитиков, разработчиков и архитекторов может дать вам рычаг, который можно быстро использовать для увеличения значительных мощностей доставки в течение нескольких недель. Кроме того, многие партнеры по доставке имеют географическую, языковую и ценовую гибкость, что может быть полезно, поскольку программа автоматизации масштабируется по всему миру, и вы ищете возможности снизить затраты на доставку.

Убедитесь, что у вас правильный учет

Значение отслеживания — это не то же самое, что значение проверки.

Я разговаривал с десятками лидеров в области автоматизации, которые любят похвастаться тем, сколько тысяч часов или миллионов долларов они сэкономили своей компании.

Обычно я отвечаю:"Отлично! Что ваш исполнительный спонсор, например ваш финансовый директор, говорит об этой программе? Я предполагаю, что они в восторге от рентабельности инвестиций и, вероятно, будут инвестировать больше, чтобы помочь вам масштабироваться".

Этот комментарий обычно вызывает у меня в ответ взгляд «олень в свете фар». И тогда я точно знаю, что сломалось. Команда по автоматизации стремится автоматизировать как можно больше, но бизнес не занимается согласованием ценности. Или нет согласия относительно того, как они будут «получать» эту ценность, внося изменения в свой бизнес.

Ключевой вывод:если ваши бизнес-спонсоры не согласны с ценностью вашей программы автоматизации и не могут говорить о количественном эффекте, ваша программа терпит неудачу.

Как и почти любая другая инициатива, программы автоматизации не предназначены для запуска как научные проекты. Они требуют значительных инвестиций и, как я уже говорил ранее, соответствуют бизнес-целям.

Прочитав шаги, которые я изложил ранее, вы знаете, что у нас уже должны быть бизнес-цели, которые являются драйверами ценности для реализуемой автоматизации. Ключевым моментом является то, что мы обеспечиваем надежное управление измерением и проверкой стоимости на протяжении всего жизненного цикла.

Вот рекомендуемые действия:

<ли>

Каждый из руководителей высшего звена на предприятии определяет, «как ценность станет реальной» в своих организациях. Это означает, что когда Совет Европы, например, обеспечивает автоматизацию, которая компенсирует тысячи часов рабочего времени сотрудников в год, у компании есть план действий, как они «получат» эту экономию. Будут ли они удалять численность персонала из прогноза найма? Будут ли они проводить реорганизацию и переводить сотрудников на другие стратегические инициативы? Я хочу сказать, что эти вопросы должны решать лидеры бизнеса, а не Совет Европы. Я называю это «стратегией реализации ценности», и она должна быть определена заранее, прежде чем Совет Европы внедрит какую-либо автоматизацию.

<ли>

После того, как стратегия реализации ценности определена, необходимо создать систему управления, обеспечивающую «бизнес-подтверждение» ценности возможностей автоматизации, находящихся в разработке, которые вскоре будут реализованы. Причина этого в том, что экономическое обоснование и ценность не подвергаются сомнению после того, как решение будет предоставлено. Это похоже на то, как вы покупаете машину:вы не принимаете новую машину, а затем решаете, стоит ли вам платить 20 000 долларов или 30 000 долларов. «Ценность» — и цена, которую вы заплатите, — определяется заранее.

<ли>

Регулярно сообщайте о ценности готовой продукции и ценности, доставленной исполнительным спонсорам. По мере изменения бизнес-стратегий и целей, возможно, потребуется изменить и драйверы создания ценности и стратегию реализации.

Правильные коммуникации, связанные с автоматизацией

Автоматизация изменит методы работы вашей организации. Через пять лет люди, процессы, технологии и информация в вашей организации будут работать совсем иначе, чем сегодня.

Автоматизация станет ключевым фактором, определяющим необходимость корректировки типа работы, которую выполняют ваши сотрудники. И вам понадобится их участие и поддержка для этих изменений.

Это делает общение важнейшим элементом программ автоматизации. Как я упоминал в предыдущем разделе, все начинается с обеспечения постоянного взаимодействия с теми, кто устанавливает бизнес-приоритеты и финансирует программу:с руководителями.

Эти коммуникации затем должны каскадироваться вниз. Менеджеры должны будут участвовать в выявлении возможностей. Им также потребуется самостоятельно управлять изменениями, когда автоматизация будет запущена.

И, наконец, все отдельные участники организации будут пользователями автоматизации и лидерами мнений. Они используют автоматизацию в своей повседневной работе, а также внедряют новые инновационные идеи в процесс автоматизации. Их участие имеет решающее значение.

Только ЖИРНЫЕ добьются успеха

Я рассказал вам об основных компонентах успешной программы автоматизации:причина, спрос, управление и выполнение программы, учет и коммуникации. Возможно, вы думаете, что это звучит просто, логично или, возможно, даже со здравым смыслом. Действительно, формула не сложная. Однако помните, что все начинается с первого ингредиента:причины. Крайне важно, чтобы ваша программа автоматизации соответствовала стратегической цели, на достижение которой нацелено ваше руководство высшего звена.

Чрезвычайно эффективные программы автоматизации от программ, дающих посредственные результаты, отличает просто то, что требуется смелость и план, чтобы смело подойти к руководителям высшего звена в своей организации. Кто-то, кто скажет:«Мы можем использовать возможности автоматизации для достижения ваших стратегических приоритетов… и вот как». Этим смелым провидцем можете быть вы.



Лучшие цитаты лидеров в области автоматизации для создания центра передового опыта Центр передового опыта UiPath объявляет об успехах и основных событиях четвертого квартала 2023 финансового года…