Автоматизация расчетов с поставщиками: усиление защиты от мошенничества и упрощение платежей

Автоматизация расчетов с поставщиками даёт бухгалтерам спокойствие по риску мошенничества и упрощает весь процесс — от решения о закупке до одобрения инвойса с электронными платежами в опыте.

Слово «бухгалтерия» может быстро опорожнить комнату или оставить умаленных слушателей. Несмотря на наличие платежей и инвойсов почти в любой компании, бухгалтерские процессы часто встречают мало интереса и инноваций. Автоматизация и технологические изменения оживили финансовый софт и онлайн-инструменты, но стандартные процедуры, такие как расчеты с поставщиками, остаются мучительно утомительными и ручными. С ростом мошеннических платежей — 63% бизнесов испытывают больше мошенничества и потерь в 2018 г., чем когда-либо — автоматизация AP становится единственным способом справиться с изощрённостью современного преступника. Это позволяет бизнесу достичь принципиально нового уровня надзора при автоматизации платежных процессов. Как:

Контроль учётных данных и доступа пользователей

Контроль, а главное — знание, кто может запрашивать и совершать платежи — первый шаг в борьбе с мошенничеством. Автоматизация AP даёт простое решение: каждый инвойс и запрос на платеж мгновенно маршрутизируются через предварительно установленные каналы одобрения. Доступ сотрудников также строго контролируется в большинстве решений AP, позволяя администраторам настраивать учётные данные по роли или другим факторам.

По отчёту AFP, более трети платежного мошенничества были внутренними, вовлекающими наёмных сотрудников. В ручных системах AP любой сотрудник мог авторизовать платеж, и это оставалось незамеченным. Автоматизация AP позволяет только определённым сотрудникам доступ к электронно хранящимся данным, и эти решения могут даже настроить внутреннюю систему проверок и балансов.

Отчёты и уведомления по запросу

ACFE оценивает медиану в 16 месяцев до обнаружения схем мошенничества. Принятие автоматизации AP устранит этот поиск, предлагая подотчётность: каждый платеж записывается в цифровой системе, мгновенно создавая аудиторский след. Это не только позволяет эффективно находить детали транзакций при подозрении на мошенничество, но и может полностью его сдержать. Автоматизированные инструменты обнаружения мошенничества, такие как positive pay, также можно настроить с автоматизацией AP для противодействия чековому мошенничеству и фишингу.

Решения автоматизации AP часто отслеживают изменения цен, рост объёма инвойсов, выявляют отсутствующие инвойсы и через мгновенные уведомления флажат любые изменения или непроверенную активность. Некоторые предлагают отчёты по запросу, а также аудиторские следы инвойсов и платежей, давая администраторам возможность точно знать, какие действия предприняты по любому инвойсу в любой момент. Дополнительные меры уведомлений усиливают безопасность. Например, при изменении данных поставщика мгновенное email-уведомление может уйти администраторам платежей.

Установленные рабочие процессы

Процессы AP могут генерировать гору бумажки и одобрений. Автоматизация системы облегчает этот объём, но также устанавливает стандартизированные рабочие процессы и лучшие практики. Это включает централизацию всей активности и следование пошаговой мере для прохождения каждой фазы одобрения и совершения платежей.

Вручную платежи легко промахнуться, но при автоматизации в облаке весь процесс одобрения и рабочего процесса можно завершить откуда угодно. Этот установленный процесс может включать проверку корректности выставленных сумм, уведомление всех заинтересованных сторон или одобрение расходов в соответствующих интервалах.

Расчеты с поставщиками могут быть раздражающей и затратной по времени частью бухгалтерии для финансовых профессионалов. Автоматизация даёт бухгалтерам спокойствие по риску мошенничества и упрощает весь процесс — от решения о закупке до одобрения инвойса с электронными платежами в опыте. Это ещё один пример того, как цифровая трансформация экономит время и ресурсы организаций, и в данном случае — помогает предотвратить потери от мошенничества.

Кэтрин Даль — CEO Beanworks, ведущего решения для автоматизации расчетов с поставщиками. Чартерд Профессионал Бухгалтер (CPA) и Сертифицированный Управленческий Бухгалтер (CMA) с более чем 25-летним опытом операционной бухгалтерии и управления, Кэтрин сохраняет уникальную перспективу на отрасль. Она использовала этот экспертный инсайт для управления Beanworks последние 5 лет, создав процветающую компанию с быстрорастущим, высокомотивированным персоналом.