Автоматизация расчетов с кредиторами:борьба с мошенничеством по одному платежу за раз

Автоматизация кредиторской задолженности позволяет бухгалтерам не беспокоиться о риске мошенничества, а также упрощает весь процесс, начиная с принятия решения о покупке. для утверждения счета с электронными платежами, включенными в опыт

Произнесение слова «бухгалтерский учет» может быстро очистить комнату или оставить вас с уменьшенной аудиторией с приглушенными ушами. Несмотря на наличие платежей и счетов практически в любой компании, бухгалтерские процессы часто можно встретить с небольшим интересом и инновациями. Автоматизация и технологические изменения украсили финансовое программное обеспечение и онлайн-инструменты, и все же стандартные процедуры бухгалтерского учета, такие как кредиторская задолженность, остались мучительно утомительными и ручными. С ростом количества мошеннических платежей — 63% предприятий в 2018 году столкнулись с большим количеством мошенничества и убытков, чем когда-либо прежде, — автоматизация кредиторской задолженности быстро становится единственным способом справиться с изощренностью современного преступника. Это позволяет предприятиям выйти на совершенно новый уровень контроля при автоматизации процессов оплаты. Вот как:

Управление учетными данными пользователя и доступом

Контроль и, что более важно, знание того, кто может запрашивать и осуществлять платежи, — это первый шаг в борьбе с мошенничеством. Автоматизация расчетов с поставщиками предлагает простое решение этой проблемы, поскольку каждый счет-фактура и запрос на оплату мгновенно направляются для утверждения по заранее установленным каналам. Доступ сотрудников также строго контролируется в большинстве решений для автоматизации точек доступа, позволяя администраторам настраивать учетные данные пользователей в зависимости от должности или других факторов.

Согласно отчету AFP, более трети мошенничества с платежами на самом деле были внутренними, с участием наемных сотрудников. В ручных системах учета кредиторской задолженности любой сотрудник мог авторизовать платеж, и он остался бы незамеченным. Таким образом, автоматизация кредиторской задолженности позволяет только определенным сотрудникам получать доступ к данным, хранящимся в электронном виде, и эти решения могут даже создать внутреннюю систему сдержек и противовесов.

Отчеты и уведомления по требованию

По оценкам Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества (ACFE), в среднем проходит 16 месяцев, прежде чем схемы мошенничества будут обнаружены. Автоматизация расчетов с кредиторами устранит этот поиск, поскольку он обеспечивает отчетность, поскольку каждый платеж регистрируется в цифровой системе, мгновенно создавая контрольный журнал. Это не только позволяет эффективно находить детали транзакций, если бизнес подозревает мошенническую деятельность, но и может помочь полностью предотвратить ее. Автоматизированные инструменты обнаружения мошенничества, такие как положительная оплата, также могут быть настроены с автоматизацией расчетов с поставщиками для противодействия мошенничеству с чеками и фишингу.

Решения для автоматизации расчетов с кредиторами часто могут отслеживать изменения цен, отслеживать увеличение объема счетов, выявлять отсутствующие счета и посредством немедленных уведомлений помечать любые изменения или непроверенные действия. Некоторые решения предлагают отчеты по запросу, а также контрольные журналы счетов и платежей, чтобы дать администраторам возможность точно знать, какие действия были предприняты по любому счету в любое время. Дополнительные меры уведомления также могут повысить безопасность. Например, при изменении информации о поставщике администраторам платежей может быть отправлено мгновенное уведомление по электронной почте.

Настройка рабочих процессов и процессов

Процессы кредиторской задолженности могут привести к горе документов и согласований. Автоматизация системы может уменьшить этот объем, а также установить стандартизированные рабочие процессы и лучшие практики. Это включает в себя централизацию всей деятельности и соблюдение пошаговых мер для прохождения каждого этапа утверждения и осуществления платежей.

Вручную платежи могут легко провалиться, но при автоматизации в облаке весь процесс утверждения и рабочего процесса может выполняться из любого места. Этот установленный рабочий процесс может включать в себя проверку правильности выставляемых сумм, уведомление всех соответствующих сторон или утверждение расходов через соответствующие промежутки времени.

Кредиторская задолженность может быть разочаровывающей и трудоемкой частью бухгалтерского учета для финансовых специалистов. Автоматизация кредиторской задолженности позволяет бухгалтерам не беспокоиться о риске мошенничества, а также упрощает весь процесс, от принятия решения о покупке до утверждения счета, с электронными платежами. Это еще один пример того, как цифровая трансформация может сэкономить организациям время и ресурсы и, в данном случае, помочь предотвратить убытки от мошенничества.

Кэтрин Даль — генеральный директор Beanworks, ведущего решения для автоматизации работы с кредиторской задолженностью. Кэтрин является сертифицированным профессиональным бухгалтером (CPA) и сертифицированным бухгалтером по управленческому учету (CMA) с более чем 25-летним опытом работы в области операционного учета и управления. Кэтрин обладает уникальным видением бухгалтерской отрасли в целом. Она использовала свои экспертные знания, чтобы управлять Beanworks в течение последних пяти лет и построить процветающую компанию с быстрорастущим и высокомотивированным персоналом.