Все, что вам нужно знать о проверке соответствия

Как бы я ни любил бизнес-аналитику, я люблю детективы. В некотором смысле процессный аналитик, ищущий подсказки по проблемам процесса, превращается в детектива. И как сказал бы Шерлок Холмс:«Большая ошибка теоретизировать, не имея данных». Как хороший детектив, в своих расследованиях я полагаюсь на данные интеллектуального анализа процессов.

Если вы раньше не слышали об анализе процессов, рекомендуем сначала прочитать эту статью.

Интеллектуальный анализ процессов похож на лупу, которая помогает вам увеличить детали процесса и найти признаки неправильного поведения. Хитрость заключается в том, чтобы понять, движется ли ваше расследование в правильном направлении.

Все владельцы процессов и аналитики работают над тем, чтобы определить, идет ли выполнение процесса по плану. Если вы попросите их нарисовать свой процесс, они нарисуют идеальный график на бумаге:

График (выше) точен в теории, но на практике он часто отличается. Сотрудники не всегда придерживаются плана, иногда пропускают незначительные правила, повторяют некоторые задачи или неправильно общаются с заинтересованными сторонами. Эти, казалось бы, небольшие отклонения от первоначального планирования процессов вызывают недовольство клиентов, задержки в работе и даже финансовые потери. Обнаружение этих недостатков может помочь организации выбрать курс на оптимизацию процессов и повышение производительности.

Интеллектуальный анализ процессов помогает обнаружить такую ​​неэффективность, собирая корпоративные данные и преобразовывая их в настоящий граф процессов, который может выглядеть следующим образом:

Заметили разницу между двумя графиками? В этом и заключается проверка соответствия — определение того, насколько реальная ситуация отличается от восприятия людей. Или сравнивать данные ИТ-систем с человеческими знаниями и мнениями.

Проверка соответствия — это быстрый способ понять, почему вы теряете деньги в процессе, в чем причина задержек с доставкой и что вызывает узкие места.

Проверка соответствия – это метод анализа процессов, помогающий повысить эффективность процессов. Он начинается с выявления проблемных ситуаций.

Проверка соответствия в действии

Проверку соответствия легче объяснить на практике, чем на словах. Итак, приступим!

С помощью UiPath Process Mining вы можете выполнить анализ проверки соответствия на специальной вкладке соответствия.

Если вы хотите увидеть, насколько реальный процесс отличается от идеального, перейдите на вкладку эталонной модели. Вместе с владельцем процесса и центром передового опыта интеллектуального анализа процессов (CoE) вы можете построить идеальный граф процесса в UiPath Process Mining.

Идеальный граф процесса будет отражать видение команды того, как все должно работать. Затем алгоритм проверки соответствия UiPath сопоставит этот график с данными любой из ваших ИТ-систем (Oracle, SAP®, Salesforce и других).

В результате идеальный граф процесса (также называемый эталонной моделью) будет перекрываться с фактическим графом процесса на одной информационной панели. Совпадающие шаги будут выделены синим цветом, а различия — желтым, как на изображении ниже.

Оттуда вы можете начать анализ проверки соответствия. UiPath Process Mining имеет различные алгоритмы, которые упрощают анализ, давая быстрые подсказки по потенциальным проблемам. Двумя наиболее распространенными признаками отклонения от технологического процесса являются неуказанные этапы технологического процесса. и пропущенные этапы процесса.

Неуказанные этапы процесса — это незапланированные действия, которые люди продолжают выполнять. Это распространенный сценарий, когда команда делает что-то, чего не должна делать, добавляя в процесс дополнительные шаги. UiPath Process Mining выделяет эти поля действий желтым цветом:

Работа аналитика процессов состоит в том, чтобы понять, зачем вообще нужны эти шаги. Как детектив, ищущий мотивы:

• Были ли эти шаги запланированы?

• Каковы причины дополнительных шагов?

• Дополнительные шаги выполняются не в тех частях процесса?

• Как дополнительные шаги влияют на эффективность процесса?

В других случаях сотрудники не выполняют определенные задачи и пропускают предопределенные этапы процесса. Они отображаются на вкладке соответствия UiPath Process Mining как пропущенные этапы процесса. Вы можете определить пропущенные шаги, следуя по желтой стрелке, соединяющей два синих поля активности.

Если желтые стрелки движутся против направления потока процесса (см. рисунок ниже), это означает доработку. Правильно, каждая желтая стрелка указывает на место в процессе, где сотрудники по какой-то причине переделывают работу (а этого быть не должно). Гладкий процесс практически не требует доработок.

Пропущенные шаги могут снизить качество работы и уменьшить удовлетворенность клиентов и сотрудников. Пропущенный шаг также может привести к переделке, что приведет к задержкам в доставке, низкой удовлетворенности клиентов и даже финансовым потерям.

Аналитик процесса никогда не должен недооценивать силу мелких проблем — их решение может сэкономить приличную часть денежного потока в конце года.

Расширенные возможности проверки соответствия

Есть еще! UiPath Process Mining позволяет использовать в анализе бизнес-правила и ключевые показатели эффективности (KPI).

Что это за бизнес-правила?

Общие сложные процессы, такие как «покупка-оплата» (P2P) или «заказ-оплата» (O2C), могут иметь различную структуру в разных компаниях и отраслях. Принимая во внимание стратегические цели компании, владельцы процессов могут настроить отслеживание правил процессов и ключевых показателей эффективности.

Например, для бизнеса электронной коммерции (такого как Amazon или Alibaba) крайне важно поддерживать высокую скорость поддержки клиентов. Так, в UiPath Process Mining владелец процесса обслуживания клиентов может установить KPI:«На запросы клиентов нужно отвечать в течение 24 часов».

Или, возвращаясь к нашему примеру P2P, бизнес-правило может быть таким:«Заказы на покупку не могут утверждаться и оплачиваться одним и тем же сотрудником».

Вы можете указать все эти правила и KPI в диспетчере тегов UiPath Process Mining. Диспетчер тегов предоставляет вам панель быстрого доступа, в которой перечислены все нарушения. Панель инструментов также ранжирует важность нарушений по частоте и количеству случаев.

Интегрированные технологии платформы UiPath позволяют вам всегда быть в курсе событий. Каждое нарушение правил, обнаруженное Process Mining, автоматически уведомляет заинтересованные стороны через Центр поддержки UiPath. Оттуда вы можете предпринять немедленные действия по настройке программных роботов, их реорганизации или сообщить о других действиях.

Сочетание UiPath Process Mining и Action Center так же полезно для бизнес-аналитика, как доктор Ватсон был для Шерлока Холмса.

Действовать на основе данных об анализе процессов

После анализа проверки соответствия соберите результаты и адаптируйте их к контексту компании. Если вы бизнес-аналитик, ваша цель — определить причины неэффективности процессов и предложить действия.

Используйте аналитические данные об анализе процессов в своем отчете, чтобы обосновать свои выводы. Эти данные поддержат ваши предложения и помогут ускорить цифровую трансформацию в организации. И не забудьте добавить в уравнение людей. Опираясь как на данные, так и на мнения экспертов, вы получите целостную картину процесса и повысите удовлетворенность и продуктивность сотрудников.

Совершенствуйте свой бизнес-анализ, применяя идеи на практике с помощью мощного сочетания RPA и интеллектуального анализа процессов, запросив бесплатную копию нашего последнего официального документа.

Удачной добычи!