Персональная vs бизнес-воркфлоу автоматизация: почему обе необходимы для успеха

По мере того как автоматизация становится приоритетом для C-suite лидеров, возникающий нарратив имеет трещину ровно посередине. Все говорят об автоматизации, но некоторые говорят о персональной автоматизации — на уровне индивида. Другие — о бизнес-воркфлоу автоматизации — охватывающей многие департаменты и функции, часто в бэк-офисе.

Оба типа автоматизации центральны для полностью автоматизированного предприятия™, но дискурс стал запутанным. Фокус только на одном типе ограничивает масштаб мышления об автоматизации. Нам нужно переосмыслить разговор, чтобы говорить более голistically о том, как автоматизация может драйвить цифровую трансформацию.

Как мы пришли к этому?

Почему дискурс эволюционировал так? Прежде всего из-за confirmation bias. Вендоры, аналитики и репортеры склонны знать или обслуживать одну сторону рынка лучше другой, поэтому говорят об этом больше способом, поддерживающим их взгляды. Разница, а также комбинация — то, что я объясню в этом посте.

Автоматизация короткого и длинного хвоста работы

Полезная ментальная модель — феномен распределения длинного хвоста.

С одной стороны, многие бизнес-воркфлоу автоматизации выбираются центром компетенций (CoE) в top-down манере. Они происходят часто, и их автоматизация имеет значительное влияние. Например, закрытие книг в бухгалтерии или управление пациентами в здравоохранении. Это короткий хвост идей автоматизации.

С другой стороны, есть широкий пласт автоматизаций, которые более персональны и индивидуально меньше по масштабу — например, финансовый аналитик, исследующий конкретную компанию, генерирующий ежедневные отчеты с данными из множества систем. Но в сумме эти персональные автоматизации составляют гораздо больший объем работы, происходящей ежедневно. Это длинный хвост возможностей автоматизации. Я писала об этом подробнее в предыдущей статье.

Сравнение персональной и бизнес-воркфлоу автоматизации

Полезно сначала посмотреть на характеристики двух типов автоматизации рядом, затем копнем глубже. Кликните на таблицу ниже для деталей.

Бизнес-воркфлоу автоматизация

Копнем глубже в enterprise-scale воркфлоу автоматизацию. Полезно помнить: современное предприятие — это все больше серия цифровых воркфлоу. В их ядре — часто данные, движущиеся между приложениями. Мы приводили примеры бухгалтерии и управления пациентами, но обычно тысячи таких повторяющихся процессов происходят постоянно в организации.

Поскольку эти процессы меняются реже, казалось бы, они уже все программно автоматизированы. Но нет. Системы разрознены, и традиционный подход интеграции через классические проекты разработки слишком затратен для большинства воркфлоу. Поэтому люди вступают, чтобы заполнить пробел.

Как видно в кейсе ниже, страховой процесс претензий включает 10 шагов и на 100% управляется человеком. Но при применении автоматизации процесс сокращается до 5 шагов, робот берет на себя 3. И вы можете увеличить пропускную способность с тем же количеством людей. Это освобождает людей для обработки большего объема работы и работы со сложными, человеко-центрическими задачами с большей заботой. Кроме того, воркфлоу становится менее подвержен ошибкам и гораздо более устойчивым к меняющимся бизнес-условиям — сильно снижая риски.

Кейс: Обработка страховых претензий

По своей природе автоматизация оптимизирует бизнес на фундаментальном уровне. Это реализованная цифровая трансформация.

Для бизнес-воркфлоу автоматизации абсолютно критично сотрудничать с вендором «automation first» с глубокой экспертизой и специализацией. McKinsey оценивает: «Около 60% профессий имеют минимум 30% активностей, поддающихся автоматизации». В таком масштабе и глубине вам нужен партнер с экспертизой.

Плюс, вам нужен вендор с обширной сетью, который может предоставить технологический ноу-хау и связать с партнерами с отраслевой и географической экспертизой.

Бизнес-воркфлоу автоматизации обычно первые, за которые хватаются компании, потому что выгоды очевидны.

Однако, если компании фокусируются только на коротком хвосте, они, вероятно, схватят низко висящие плоды и скоро остановятся. Но много работы все еще живет на персональном уровне, и туда мы идем дальше для масштаба в программе автоматизации.

Персональная автоматизация

Персональная автоматизация означает принятие «робота для каждого человека™» в компании. Это помощь сотрудникам выполнять работу, увеличивая их роботом, который берет на себя повторяющиеся задачи в их ежедневной работе. Компании могут создавать и распространять персональные автоматизации сотрудникам или давать им силу строить персональную автоматизацию для уникальных задач. Если посмотреть на длинный хвост автоматизации, эти персональные автоматизации в сумме дают значительный масштаб и драйвят большой ROI.

UiPath работала с пионерскими клиентами в этой сфере и обнаружила, что общие типы персональных автоматизаций помогают сотрудникам с работой, попадающей в пять основных корзин: планирование, исследование, действие, управление данными и личная продуктивность.

Они могут сильно варьироваться по отраслям и ролям. Например, в страховой компании андеррайтер может использовать персональную автоматизацию для извлечения данных из сторонних систем для оценки риска. Менеджер по отношениям с клиентами может настроить персональную автоматизацию для валидации и сверки данных в CRM. Офицер по претензиям может работать с роботом для быстрого разрешения инцидента клиента.

С роботами рядом люди делают работу быстрее и получают время обратно для фокуса на работе, которую они делают лучше роботов (сложность, ассоциации, абстракция). Люди могут передавать работу роботам или работать бок о бок. Сотрудники также могут настраивать event-driven автоматизации, чтобы роботы следили за событиями на десктопе. Когда происходит событие (сотрудник логинится в систему и действует), роботы автоматически начинают работу. Много способов, как люди могут работать с роботами для поддержки повседневной работы. Результат: повышенная продуктивность, вовлеченность сотрудников, снижение ошибок.

Запуск эффективной программы «робот для каждого» в масштабе требует обучения, управления и управления. Когда вы внедряете персональную автоматизацию без структуры, рискуете автоматизационным разрастанием (sprawl). CIOs знакомы с болью technology sprawl. По отчету Blissfully SaaS trends 2019, компании используют в среднем «137 уникальных SaaS приложений» — рост 30% с 2018. Персональная автоматизация без управления создает тот же эффект вокруг программы автоматизации. Поэтому жизненно важно: когда начинаете включать персональные автоматизации, убедитесь, что выкатываете соответствующие инструменты управления.

Отличный кейс клиента: как dentsu использует персональные автоматизации, выкатывая свою визию «робот для каждого» в компании.

Видение UiPath полностью автоматизированного предприятия использует оба типа автоматизаций.

Последний пункт: недостаточно быть отличным в персональной автоматизации или бизнес-воркфлоу. Нужно быть отличным в обоих.

Видение UiPath полностью автоматизированного предприятия — где наша платформа не только включает каждый тип, но и связывает трещину, бесшовно соединяя их для усиления выгод.

Этот голistic подход имеет выгоды за пределами универсальных: меньше систем, лучший перенос навыков, четкие линии поддержки при применении к автоматизации. Он улучшает результаты по всему жизненному циклу автоматизации. Например:

• Взгляд через и персональную автоматизацию, и бизнес-воркфлоу — золотая жила для определения следующих лучших целей автоматизации.
• На этапе внедрения вы можете перепрыгнуть последнюю милю между бизнес-воркфлоу и персональной эффективностью, позволяя людям быстро автоматизировать уникальные персональные задачи, неизбежно нужные для питания новых enterprise воркфлоу.
• Вы можете управлять потенциальным распространением этих автоматизаций на основе ценности и риска. Если они могут дать похожую ценность другим, автоматизации могут быть распределены соответствующим образом или даже интегрированы в будущие версии бизнес-воркфлоу. Или вы можете гарантировать, что лично разработанные автоматизации останутся таковыми — доступными только автору, но с централизованной аудитом при необходимости.
• Шире: вы можете легко получить единый вид взаимодействия каждого пользователя с каждым воркфлоу, добавляя цвет всему вышеперечисленному.

Выбор между персональной автоматизацией и бизнес-воркфлоу автоматизацией — не тот, который вы должны делать. Пионерские компании признают: с голistic видением автоматизации вы быстрее получаете трансформационные выгоды, охватывающие продуктивность конечных пользователей и enterprise ROI.

Если вам понравилась статья, присоединяйтесь к предстоящему UiPath Live шоу. Не упустите шанс услышать CEO UiPath Даниэла Динеса о его видении полностью автоматизированного предприятия (и он ответит на вопросы аудитории):

Особая благодарность Джеффу Андерсону, Анастасии Милграмм, Кристоферу Джорджу и Кейт МакДаниэль за сотрудничество, мозговые штурмы и вклад в этот пост.