5 способов построить лучшую систему экспортного контроля

Создание эффективной системы экспортного контроля для вашей организации требует партнерства и сотрудничества между различными государственными учреждениями и смежными с ними организациями. Принимая во внимание многочисленные правила и определения, важно иметь организованную систему соответствия, учитывающую все нормативные детали. Хотя существует множество руководств и советов по этому вопросу, имейте в виду, что каждая организация несет ответственность за создание своей собственной программы. Прочтите приведенные ниже советы по началу работы.

Определение системы экспортного контроля

Снимок экрана через BIS

Министерство торговли США через Бюро промышленности и безопасности (BIS) требует, чтобы все компании поддерживали программу управления экспортом и соблюдения требований (EMCP) для регулирования передачи товаров, программного обеспечения и технологий за пределы страны. Руководство, опубликованное BIS, состоит из следующих 9 разделов:

• Обязательство руководства
• Оценка рисков
• Письменный EMCP
• Обучение по соблюдению требований
• Cradle to Grave Export Compliance Security &Screening
• Ведение учета
• Аудиты/оценки
• Сообщение и эскалация
• Корректирующее действие

Эта документация была создана, чтобы помочь компаниям в создании собственных внутренних программ соответствия, уникальных для их бизнес-планов и движений.

Вот пять важных способов убедиться, что ваша система экспортного контроля создана с учетом передового опыта и адаптирована к будущим требованиям:

1. Уточните роли и обязанности

Важно построить свою систему экспортного контроля на основе существующих бизнес-процессов; лучший способ сделать это эффективно — начать с вашей исполнительной команды и сотрудников. Чтобы заручиться критически важными обязательствами руководства, назначьте высокопоставленного сотрудника по экспорту для надзора за программой соответствия и обеспечения соблюдения всех компонентов. Также важно установить четкие роли среди персонала, который работает с экспортным контролем, чтобы прояснить, как программа будет администрироваться и поддерживаться. Благодаря этой вновь обретенной прозрачности среди наиболее важных заинтересованных сторон вашей организации теперь вы можете сосредоточиться на необходимых деталях выполнения программы.

2. Определять и контролировать технические данные

Снимок экрана через BIS

Наличие полного списка всех приложений, серверов, облачного программного обеспечения и служб хранения файлов, которые использует ваша компания, — отличный первый шаг в определении того, какие технические данные следует контролировать. Существует две группы правил, определяющих экспортный контроль технических данных:Правила экспортного контроля (EAR) и Правила международной торговли оружием (ITAR). В зависимости от классификационного номера экспортного контроля (ECCN) для ваших продуктов типы технических данных, которые необходимо контролировать, уникальны в каждом случае. В связи с этим особенно важно тщательно проверять все важные данные, относящиеся к продукту, такие как проектирование, производство, эксплуатация и техническое обслуживание.

В вашей системе экспортного контроля также необходимо настроить надлежащие проверки безопасности, чтобы ограничить доступ к контролируемым техническим данным. Их часто лучше всего организовать в виде плана управления технологиями (TCP), в котором полностью описаны цифровые и физические методы управления доступом к данным. Данные часто упускают из виду, когда речь идет об экспортном соответствии, но они так же важны, как и оборудование, упаковка и другое оборудование.

3. Организуйте контроль доступа к сайту и маркировку

Вы должны надлежащим образом маркировать контролируемые товары, включая технические данные, внешние устройства хранения с конфиденциальной информацией, а также все связанное оборудование, детали и контейнеры для хранения. Если в операции участвуют внешние партнеры, это может потребовать дополнительных знаков и маркировки на предметах и ​​в вашем учреждении. Для маркировки оборудования используйте постоянные этикетки UID, долговечные и долговечные решения, разработанные с учетом требований, установленных Министерством обороны. Ваш план безопасности сайта должен обеспечивать полный контроль доступа к областям, которые необходимо защитить, на основе имеющихся контролируемых предметов. Любые поездки или перевозка статей или данных сотрудниками также должны строго контролироваться.

4. Уточните свою экспортную документацию и ведение записей

Мы уже рассмотрели данные и оборудование, но контроль документов также является жизненно важным аспектом создания надежной системы соблюдения экспортных требований. С таким количеством форм, процедур и записей, которые нужно отслеживать, рекомендуется просмотреть информацию о документации, хранящуюся в рекомендациях EMCP.

Экспортные правила сложны, включают в себя постоянно меняющиеся правила и множество важных терминов, которые ваша команда должна понимать. Обучение идет рука об руку, и в результате, помимо простых отчетов об обучении, существует множество возможностей для усиления ролей и обязанностей, сохраняя при этом системы соблюдения экспортных требований на переднем крае.

5. Поддерживайте надежный процесс аудита с самого начала

Лучший способ подготовиться к внешнему надзору и аудиту — создать сильный внутренний аудит как часть вашей программы контроля соответствия. Запланировав достаточно частые проверки своих систем, документации и процедур, вы можете гарантировать своевременное устранение любых проблем. Ваша система экспортного контроля представляет собой основное средство защиты ваших поставок, имущества и внутренней информации.

Основой надлежащей системы экспортного контроля является надлежащая маркировка. Узнайте больше об услугах Camcode по регистрации и установке этикеток UID, предоставляемых экспертами, здесь.