Полное руководство по покупке CMMS

Компьютеризированные системы управления техническим обслуживанием (CMMS) являются популярным выбором во многих отраслях для управления операциями по техническому обслуживанию всех типов. Данные за 2017 год показали, что 78% компаний, внедривших систему CMMS, добились положительного увеличения срока службы оборудования. Эти результаты вполне осязаемы, и использование организованной и законченной системы для управления этими действиями, несомненно, принесет пользу.

С другой стороны, дополнительные данные от Maintenance World показывают, что от 40% до 80% внедрений CMMS терпят неудачу. Один из лучших способов предотвратить провал вашего проекта — правильно спланировать оценку, тестирование и внедрение системы CMMS. Это руководство поможет вам получить обзор важных компонентов, определений, преимуществ и затрат, связанных со многими популярными предложениями на рынке. Эта информация актуальна для бизнеса любого размера, от небольших местных операций до международных предприятий.

В этом руководстве мы обсудим:

• Что такое программы CMMS?
• Кто использует CMMS?
• Как работает CMMS?
• Преимущества использования CMMS
• Общие функции программного обеспечения CMMS
• Как правильно выбрать CMMS
• Сколько стоит программное обеспечение CMMS?

Что такое программы CMMS?

CMMS предназначена для оптимизации всех действий по управлению техническим обслуживанием для отдельного объекта или всего предприятия. Как следует из названия, это программы, которые интегрируются с дополнительным оборудованием, таким как сканеры и датчики, для обеспечения всестороннего обзора объекта или склада. Существует ряд связанных программных систем, похожих на CMMS, и функции между ними могут время от времени перекрываться. Вот несколько похожих типов программных решений, используемых сегодня компаниями:

• Управление корпоративными активами (EAM) . По мере роста компаний отслеживание каждого отдельного актива может стать более сложным. EAM предоставляет комплексное решение для управления активами на всех площадках, контролируемых компанией. Очень похоже на CMMS, EAM часто содержит аналогичные функции в дополнение к интеграции с более крупной платформой планирования ресурсов предприятия (ERP). Это подключение дает пользователям EAM возможность отслеживать и контролировать активы в дополнение к привязке затрат к своей корпоративной финансовой деятельности.
• Техническое обслуживание помещений (FM) . Программное обеспечение FM позволяет пользователям отслеживать и выполнять заказы на профилактическое техническое обслуживание и отслеживать основную информацию по каждому активу. Эти функции всегда включены в качестве основного компонента платформ CMMS.
• Профилактическое обслуживание (PM) . Это еще один тип программного обеспечения, которое фокусируется на процессе выполнения рабочих заказов на техническое обслуживание. Обычно они включают в себя основные функции для планирования, выполнения и отслеживания всех работ по профилактическому обслуживанию. Они часто группируются с очень похожей линейкой программ, известных как системы управления рабочими заданиями.
• Техническое обслуживание автопарка . Любой бизнес, который управляет парком грузовиков или транспортных средств, будет иметь уникальные соображения, включая отслеживание пробега и планирование маршрута. Существуют программы, которые позволяют отслеживать эти данные, и вы также можете найти их на некоторых платформах CMMS, настроенных для нужд операторов автопарка.

Кто использует CMMS?

Программное обеспечение для управления техническим обслуживанием теперь используется в компаниях любого размера в различных отраслях по всему миру. Взглянув на три основных уровня размера бизнеса, вы сможете понять, на каком уровне находится ваша компания и какие уровни услуг могут быть доступны:

• Крупные предприятия . Большинство из этих компаний уже имеют полные системы ERP и используют ту или иную форму EAM или CMMS для управления своими активами. Компания такого размера должна очень тщательно подходить к изменениям и обычно требует настройки и многочисленных сторонних интеграций при оценке любой новой системы. Платформы CMMS, которые могут удовлетворить потребности крупных предприятий, обычно более сложны и настраиваются с тысячами потенциальных функций.
• Средний бизнес . Компания, которая считается компанией среднего размера, обычно находится на переходном этапе и проходит длительный процесс создания надежных базовых процессов и масштабирования операций. Им могут не требоваться все функции полнофункциональных систем EAM и ERP, но у них могут быть некоторые уникальные потребности, выходящие за рамки основных функций базовой CMMS. Этим клиентам важно учитывать гибкость любой новой системы CMMS и то, как платформа может расти вместе с их компанией.
• Малый бизнес . Этот сегмент компаний в настоящее время обслуживается более чем тысячей поставщиков CMMS. Большое количество опций может затруднить оценку программного обеспечения для этих клиентов. Наилучший способ для малого бизнеса оценить CMMS — изучить основные функции системы, простоту внедрения и способность удовлетворять первоочередные потребности.

При оценке CMMS и создании плана ресурсов и обучения также важно подумать о различных отделах вашей компании, которые будут использовать систему. Существует ряд ролей, которые могут значительно выиграть от использования CMMS. К ним относятся:

• Менеджеры по обслуживанию
• Управляющий предприятием или оператором
• Менеджер запасов
• Менеджер Total Productive Maintenance (TPM)
• Персонал EH&S
• Технические специалисты
• Производственный персонал
• Подрядчики
• ИТ-отдел

Компании могут выбрать практически любую комбинацию прав доступа для своей CMMS. В некоторых случаях можно использовать бережливое развертывание, когда управление обслуживанием является одним из немногих ресурсов, имеющих доступ к системе. В других усилия носят гораздо более совместный и инклюзивный характер с участием ряда отделов. В вашей организации важно учитывать, кто должен быть задействован, какие у них обязанности и как они могут повысить ценность развертывания CMMS.

Как работает CMMS?

CMMS обеспечивает централизованную платформу для управления всеми действиями по техническому обслуживанию. Эта платформа объединяет операторов, планировщиков, руководителей и другие ресурсы таким образом, чтобы помочь им выполнять свою работу более эффективно. Он также обеспечивает видимость и прозрачность важных данных для всех участников. Размышляя о том, как использовать CMMS, следует помнить о четырех ключевых функциях:

• Выявление проблемы . Когда возникает проблема на заводе или складе, CMMS помогает быстро определить, что не так и что нужно сделать дальше, чтобы исправить это. Поскольку вся система подключена, легко определить любую проблему, например потерю запасов, перерасход средств или отказ оборудования.
• Управление работой . Основной функцией CMMS является помощь в организации и выполнении рабочих запросов на профилактическое, профилактическое и корректирующее обслуживание. Программное обеспечение будет иметь инструменты не только для регистрации работы, но и для управления утверждениями и оптимизации рабочих процессов.
• Основная причина . Эффективная программа технического обслуживания должна иметь определенный процесс для определения основной причины любого отказа оборудования или других проблем. Используя CMMS для отслеживания этой деятельности и оцифровывая ее, становится намного проще находить информацию о повторяющихся сбоях и использовать знания всей команды для поиска надежных решений.
• Исторические записи . Когда дело доходит до записей, CMMS — это один из лучших способов гарантировать, что ваш архив точен и хорошо подготовлен для любых аудитов или исторических обзоров. Цифровой архив записей также является лучшим способом сделать обмен информацией между вашей командой и любыми сторонними подрядчиками или заинтересованными сторонами быстрым и эффективным.

Преимущества использования CMMS

Использование CMMS обеспечивает организованность всей вашей компании и имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционными методами и ручным отслеживанием. Вот несколько основных преимуществ CMMS:

• Эффективное планирование технического обслуживания
• Управление заказами на работу
• Сокращение сверхурочной работы
• Повышенная безопасность
• Прозрачность в масштабах всего бизнеса
• Сокращение времени простоя оборудования
• Меньше бумажной работы
• Повышенная производительность
• Точный подсчет запасных частей
• Очистить показатели, ключевые показатели эффективности и отчетность

Часть проблемы при выборе CMMS заключается в том, чтобы найти систему, которая имеет баланс функций и ценности, которые хорошо соответствуют потребностям вашей организации. Чтобы максимально использовать преимущества CMMS, даже если она у вас уже есть, вам следует регулярно проверять, используете ли вы основные преимущества и какие-либо новые функции, которые были выпущены.

Общие функции программного обеспечения CMMS

CMMS — это многогранная платформа, которая вращается вокруг ряда важных функций, связанных с центральной базой данных. При оценке программного обеспечения всегда начинайте с этих основных функций, чтобы убедиться, что они разработаны таким образом, чтобы они соответствовали вашим потребностям. Хотя большинство программ CMMS содержат эти функции, они могут предлагать очень разные инструменты и параметры конфигурации.

Управление заказами на работу . Как упоминалось ранее, управление рабочими заданиями представляет собой основную функцию всех систем CMMS. Эффективный рабочий процесс управления рабочими заданиями позволит пользователям легко просматривать статус рабочих заданий, назначать персонал и детали, а также обрабатывать выполнение рабочих заданий. В дополнение к этому, многие ведущие платформы CMMS также включают в себя возможность:

• Назначить информацию об основной причине
• Автоматизировать создание новых рабочих заданий
• Прикреплять дополнительную документацию к отдельным заказам
• Автоматическое создание рабочих заданий для триггеров профилактического обслуживания

Управление запасами . Типичный объект может содержать потенциально тысячи отдельных деталей и принадлежностей, необходимых для обслуживания оборудования на месте. CMMS обычно включает поддержку управления этим запасом, в том числе инструменты для организации поставщиков, проверки затрат и установки уровней запасов.

Руководители труда т. Персонал, как штатный, так и подрядчики, представляет собой важный ресурс для выполнения работ по техническому обслуживанию и эксплуатации объекта. Такие данные, как оплата, смены и сертификаты, обычно можно отслеживать в CMMS, что дает четкое представление о том, кто доступен и для какого типа работы.

Управление активами . Мы уже упоминали выше, что системы EAM и CMMS часто сравнивают друг с другом, причем обе предлагают управление активами в качестве основной функции. Хотя функции отслеживания активов в CMMS могут быть не такими обширными, как в EAM, большинство систем будут включать реестр активов, определенные местоположения оборудования и данные о производительности. Одной из основных особенностей CMMS-платформ является поддержка сторонних периферийных устройств, таких как счетчики, датчики и другое оборудование, которое можно использовать для мониторинга оборудования в режиме реального времени.

Как правильно выбрать CMMS

Хорошей идеей будет сформировать проектную группу для оценки и выбора CMMS для вашей компании. Это поможет вашей команде сосредоточиться на подходящем сроке и бюджете, чтобы ваш проект в целом не отставал. Кроме того, вы можете рассмотреть несколько важных шагов при планировании оценки:

1. Начните с рассмотрения размера вашего бизнеса и основных стратегических приоритетов, которые может поддерживать CMMS. Это поможет вам выбрать подходящий начальный набор функций для идеальной CMMS, которая может сразу сузить список потенциальных поставщиков.
2. Сравните желаемые функции с каждой системой и исключите те, которые не соответствуют сфере вашего бизнеса или имеют ограничения по удобству использования, которые могут негативно повлиять на вашу реализацию.
3. Ознакомьтесь с поддерживаемым оборудованием, сторонними интеграциями и любыми функциями API, доступными для каждого варианта. Сейчас самое время действительно сравнить, как CMMS сможет интегрироваться с вашими существующими системами и процессами.
4. Обсудите варианты обучения и поддержки с каждым поставщиком, включая любые дополнительные расходы, связанные с развертыванием и обслуживанием программного обеспечения. Многие компании используют разные способы расчета этих сборов, и очень важно не недооценивать важность и стоимость текущих потребностей в обучении.
5. После завершения первоначального обзора вы можете рассчитать всестороннюю окупаемость внедрения CMMS и сравнить преимущества среди вашего окончательного списка поставщиков.

Сколько стоит программное обеспечение CMMS?

Поставщики программного обеспечения CMMS обычно предлагают своим клиентам один или несколько из следующих базовых тарифных планов. Эти варианты показаны в порядке общего предпочтения от небольших компаний к более крупным. Большинству небольших компаний будет выгоднее выбрать планы с оплатой за каждого пользователя, в то время как крупные организации должны учитывать потенциальные преимущества безлимитных планов или тех, которые удовлетворяют более широкие потребности.

• На пользователя в месяц . Это, вероятно, наиболее распространенная сегодня структура затрат на CMMS, в которой цена основана на ежемесячной плате за каждого пользователя системы. Иногда это вычисляется на основе количества одновременных пользователей, которые активны в системе в любой момент времени. В других случаях он основан на количестве активных пользователей, зарегистрированных в системе. Вы также можете увидеть многоуровневые цены в зависимости от уровня доступа, необходимого для каждого человека, например, для менеджера объекта или техника по обслуживанию.
• В месяц . В случае простого плана на месяц вы, как правило, найдете цены, которые варьируются в зависимости от количества пользователей, местоположений или предоставляемых функций. Также могут быть существенные различия в зависимости от уровня настройки и поддержки, предоставляемой поставщиком.
• Единовременный лицензионный сбор . Некоторые поставщики, как правило, предназначенные для крупных предприятий, которым нужен полный контроль над развертыванием, предлагают программное обеспечение за единовременную плату. Этот вариант включает в себя более высокую начальную стоимость лицензии, которая затем обычно дает клиенту неограниченный доступ ко многим функциям и возможность долгосрочной экономии средств.

В дополнение к прямым затратам на программное обеспечение также включите любые вторичные источники, такие как расходы на обучение, поддержку, обслуживание и внедрение. Это особенно важно при анализе рентабельности инвестиций и проверке возможности количественной оценки ощутимой ценности и преимуществ вашей новой системы CMMS.

Дополнительная литература по программному обеспечению CMMS

Для получения дополнительной информации о программном обеспечении CMMS посетите следующие ресурсы:

• Руководство по приобретению и внедрению CMMS (обслуживание FT)
• The Role of CMMS Whitepaper (Информационный центр по техническому обслуживанию предприятий)
• Принципы внедрения CMMS (ResearchGate)
• Руководство по выбору CMMS (решения Dude)
• CMMS:ваше руководство к успеху (FMX)
• CMMS, CAFM и EAM:ваше руководство по программному обеспечению для управления объектами (Acruent)
• Руководство по внедрению CMMS без стресса (управление реальными активами)
• Пример использования требований CMMS (Science Direct)
• Руководство по CMMS (техническое обслуживание)
• Системы CMMS (WBDG)