Как перестать гоняться за своими расходами

Поскольку отделы корпоративных закупок стали экономичнее и экономнее, а покупателей просили делать больше с меньшими затратами, вполне естественно, что несвоевременные расходы с относительно низким приоритетом объема затрат, как правило, не привлекают к себе такого же внимания, как могли бы. если бы ресурсы для закупок были более надежными.

Тем не менее, низкие объемы расходов не обязательно означают отсутствие возможности для сбережений, поскольку эти менее управляемые категории, как правило, являются теми местами, где маржа поставщиков наиболее высока.

Это одна из издержек бережливых закупок:неспособность использовать хорошие возможности в определенных категориях дополнительных расходов.

Для того, чтобы установка работала, единообразная служба, вывозчик мусора и техник по борьбе с вредителями должны появляться на регулярной основе. Это не подлежит обсуждению. Униформа должна быть доставлена. Отходы нужно вывозить. Необходимо бороться с вредителями. Итак, когда истекает срок контракта, наступает момент времени, который имеет тенденцию преодолевать любую внутреннюю корпоративную инерцию, обычно преобладающую в этих областях.

В эти короткие моменты эти расходы нижнего уровня перемещаются на первое место в списке приоритетов загруженного покупателя, хотя в отделе бережливых закупок такое внимание никогда не длится долго. Вскоре подписывается новое соглашение или предоставляется продление, и покупатель возвращается, чтобы сосредоточиться на более высоких приоритетах.

Стратегия, если ее можно так назвать, является полностью реактивной:приближающееся истечение срока контракта требует внимания. Принято новое обязательство. Затем внимание перемещается в другое место, пока оно снова не будет востребовано.

Когда доходит до этих, как правило, неумелых расходов, самым большим источником конкуренции является внутренняя корпоративная инерция. Неспособность обеспечить униформу, вывоз мусора или борьбу с вредителями может стать катастрофой на уровне завода, но никто не превратится в тыкву, если на следующей неделе не начнет экономить 30% или 40% на этих услугах - даже если это вполне возможно. итак.

В отделах бережливых закупок многие покупатели работают только над тем, что совершенно не подлежит обсуждению в любой момент времени, и им не хватает чего-либо, кроме реакционной стратегии для большей части их портфеля расходов.

Если сделка теряется на уровне категорийного менеджера, оправдание звучит так:«Я работаю в сфере ТОиР, энергетики или логистики, поэтому я не могу смотреть на это прямо сейчас». Это означает:«У меня нет стратегии в отношении того, над чем я сейчас не работаю».

Владельцы прибылей и убытков, руководители закупок и финансовые менеджеры должны задать членам группы закупок следующие два вопроса:

1. В какие категории вы сейчас глубоко погрузились?
2. Какова ваша стратегия в отношении категорий, в которые вы не слишком хорошо разбираетесь?

Скорее всего, ответ на вопрос 2 вас не произведет на вас сильного впечатления, и может возникнуть поучительный момент.

Часто говорят, что вы можете хорошо выполнять свою работу, хорошо выполняя свои самые приоритетные категории. Но чтобы преуспеть в своей работе, требуется стратегия для всего вашего портфолио - даже для тех категорий, над которыми вы сейчас активно не работаете.

Ваши поставщики знают, что вы бережливы, что делает вас мишенью. В условиях, когда от закупщиков все чаще требуется делать больше с меньшими затратами, наличие стратегии по всем расходам - ​​а не только для наиболее приоритетных категорий в данный момент - не подлежит обсуждению.

При определении категорий, нуждающихся в стратегии, обратите внимание на эту реальность:просто потому, что покупатель не «активно работает» над определенными расходами, не означает, что он не теряет драгоценное время на эту категорию.

Когда дело доходит до отвлекающих факторов, не все расходы одинаковы, и в сфере дополнительных расходов есть несколько особенно отвлекающих категорий. Когда арендованная форма не возвращается на Завод 16, проблема передается вашему покупателю. Завод 11 жалуется на плату за «переполнение контейнера» в счетах за вывоз мусора, и ваш покупатель втянут в спор. Поставщик средств борьбы с вредителями завода 5 говорит, что для этого места необходимо провести фумигацию за 200 000 долларов. Это правда? И это правильно?

Ваш покупатель не работал ни с одной из этих категорий. Но все отвлекающие факторы наверняка подрывают продуктивность высокоприоритетных инициатив, которые на самом деле «находятся на их радаре».

При правильной стратегии вы можете не только сэкономить деньги в этих категориях. Вы также можете повысить продуктивность своей команды, уменьшив постоянные отвлекающие факторы, связанные с этими расходами.

Вот что касается многих из этих «незаметных» дополнительных расходов:они незаметны по определению. Они нападают, когда вы не смотрите. И, как мы уже говорили, под ударом находится не только ваша прибыль, но и драгоценное время вашей команды и ее цель. Так что любой стратегии, не способной встроить механизмы защиты от этих постоянных атак, будет недостаточно.

Одного только эффективного заключения контрактов в этих категориях недостаточно. Даже оптимальный контракт не может отразить все усилия поставщика по увеличению затрат, а также не может предотвратить отвлекающие факторы на рабочем месте, которые подрывают продуктивность вашей команды. Вам нужны не лучшие контракты (хотя они могут вам понадобиться), а лучшие стратегии.

Мир управления расходами предлагает множество решений для перегруженных отделов закупок, которым необходимо обеспечить экономию. Изучите свои варианты, но будьте осторожны:многие из предлагаемых вам «решений» не решат самых неприятных, текущих проблем со сложными категориями дополнительных расходов, и вы столкнетесь с теми же отвлекающими факторами и эрозией чистой прибыли. ты всегда терпел.

Ваша стратегия не может заканчиваться поиском поставщиков и заключением сделок. Любая стратегия, предлагающая закупки без руководства, со многими непоследовательными расходами, не приведет к достижению цели и оставит вас незащищенными. Но правильная стратегия может принести вам быстрые результаты, а также решить постоянные проблемные области для вашего бизнеса. Может быть, тогда ты, наконец, перестанешь гоняться за своим хвостом.

Рич Хэм, генеральный директор Fine Tune.