Три причины перехода на электронное выставление счетов

Поскольку процессы цепочки поставок становятся все более автоматизированными, многие организации задумываются о оцифровке цикла от заказа до оплаты. Процесс оцифровки часто разбивается на три этапа:закупка, получение товаров и входящий счет-фактура и оплата.

Многие компании начали этот путь, но не спешат его завершить. Конкурирующие участники затрудняют проведение организационных изменений. Нередко в инициативе участвуют три или четыре старших вице-президента или высшего руководства.

Заблокированные усилия по оцифровке часто коренятся в противоречивых приоритетах. Компания может уделять больше внимания росту доходов, чем оптимизации денежных потоков или сокращению общих расходов. Но для тех, кто преследует две последние цели, электронное выставление счетов может принести значительные выгоды.

Получение бумажного счета проблематично. Они часто поступают в различных форматах, таких как файлы PDF, отправленные по электронной почте, факсы или отправленные по почте листы бумаги. Ввод информации в систему планирования ресурсов предприятия (ERP) может быть дорогостоящим, трудоемким и подверженным ошибкам. Напротив, перенос данных из цифрового счета через EDI или XML в ERP устраняет необходимость взаимодействия с человеком, позволяет избежать ошибок ввода и ускоряет утверждение и оплату счетов.

После оцифровки входящего счета можно получить еще три важных преимущества:

Возможность воспользоваться скидками поставщиков. Компании, пользующиеся скидками от поставщиков, могут ускорить движение денежных средств и сократить операционные расходы. Но многие не могут этого сделать, потому что процесс внесения счета в ERP и последующего утверждения занимает очень много времени. Оцифровка входящих счетов ускоряет процесс ввода и удаляет неверные данные. Это исключает вероятность того, что ERP отклонит счет-фактуру, потому что он не имеет уникального идентификационного номера и не может быть обработан в определенные временные рамки.

Автоматизация сопоставления счетов . Большинство ERP-систем имеют возможность автоматизировать двух- или трехстороннее сопоставление после оцифровки данных. Но те, у кого несколько систем, часто не могут автоматизировать обмен данными между внутренними системами. Компании, которые не инвестировали в ERP, но все еще используют бухгалтерское программное обеспечение, будут бороться за оцифровку процесса сопоставления.

Хорошая новость заключается в том, что оцифрованный процесс «заказ-наличность» с использованием компании, занимающейся облачной интеграцией, может обеспечить автоматическое двух- или трехстороннее сопоставление в облаке без необходимости полагаться на ERP для этой функции. При двустороннем сопоставлении счет-фактура сравнивается с заказом на покупку, а при трехстороннем сопоставлении добавляется получение товаров. Любое несоответствие в количестве или продукте можно быстро выявить и выявить до оплаты. В результате компании не оплачивают «недействительные» счета.

Снижение затрат на рабочую силу. Помимо затрат на ввод счета-фактуры в ERP или систему бухгалтерского учета, существуют скрытые расходы, связанные с тем, что поставщики запрашивают статус утверждения и оплаты счета-фактуры. Нередко можно получить несколько телефонных звонков от поставщика по поводу оплаты только одного счета. Если процесс оцифрован, будет проще создавать информационные панели для конкретных поставщиков, которые показывают статус счета и дату платежа. Такие цифровые информационные панели устраняют скрытые затраты на общение с поставщиками в рамках процесса, который обычно скрыт от них.

Оцифровка процесса входящего счета предлагает множество потенциальных преимуществ, некоторые из которых очевидны, а другие не полностью оценены. Если для вашего бизнеса важно сократить расходы, оптимизировать денежный поток и улучшить процесс перевода денежных средств, изучите возможность оцифровки входящих счетов.

Стив Скала - исполнительный вице-президент по корпоративному развитию DiCentral, глобального поставщика управляемых услуг для интеграции бизнеса в бизнес (B2Bi).