Достижение полного потенциала автоматизации — операционная модель автоматизации (часть 3)

Примечание редактора:это третья статья в серии из трех частей. Начните серию с прочтения Преимущества операционной модели автоматизации (часть 1) <я>.

В третьей части этой серии (этой статье) мы обратимся к ключевому переломному моменту, когда автоматизация пересекает порог и быстро распространяется, затрагивая каждого сотрудника. Переломным моментом стала автоматизация в масштабе, но персонализированная для каждого человека.

Достижение масштаба означает, что центр передового опыта автоматизации (CoE) создает средства автоматизации, которые:

• Охватывать несколько отделов

• Объединение корпоративных приложений

• Используйте несколько технологий, таких как искусственный интеллект (ИИ) и чат-боты

Но настоящий прорыв заключается в том, чтобы каждый сотрудник мог использовать, создавать и извлекать выгоду из автоматизации.

UiPath предлагает каждому клиенту предоставить «робота для каждого человека» в своей организации. Робот для каждого человека позволяет всем сотрудникам работать эффективнее, используя программных роботов для выполнения своих повседневных задач.

Чтобы полностью реализовать потенциал автоматизации, организациям необходимо, чтобы три аспекта работали в тандеме:

1. Руководство создает цели автоматизации для повышения эффективности

2. CoE, способный создавать сложную автоматизацию, которая приносит огромную пользу

3. Программные роботы на каждом рабочем столе как цифровые помощники, способствующие массовому внедрению

Операционная модель автоматизации представляет собой структурированный план для одновременного выполнения каждого из них. Это обеспечивает согласованность между руководством, центром сертификации и бизнес-подразделениями по шести элементам программы, показанным на рисунке ниже.

Источник:UiPath

Без операционной модели автоматизации программа может превратиться в запутанный список проектов. Тактический, основанный на проектах подход к автоматизации неизбежно приводит к вариантам использования с «низко висящими плодами». Это одна из распространенных ловушек, которая препятствует масштабированию Robotic Process Automation (RPA). Чаще всего в таких ситуациях я наблюдал, что программа автоматизации почти полностью зависит от предпочтений менеджера среднего звена, а не от более широких целей компании.

Цели программы и план выполнения

Когда я прошу клиентов, использующих масштабную автоматизацию, рассказать, что сделало их успешными, возникает общая схема:

1. Во-первых, они начали с исполнительного видения и планирования

2. Затем каждый руководитель бизнес-подразделения согласовывал свои обязательства по достижению бизнес-результатов

3. Наконец, сотрудники каждого бизнес-подразделения придумали идеи для достижения годовых целей

Например, недавно я участвовал в беседе с главным финансовым директором (CFO) организации-клиента UiPath, где он вдохновил свою команду на внедрение автоматизации, основанной на убедительном видении будущего. Его видение было понятно каждому. Он попросил несколько минут, чтобы начать собрание сотрудников по автоматизации. Менее чем за 15 минут руководитель сообщил, как автоматизация повлияет на компанию:

• Финансовые показатели

• Конкурентная позиция

• Повышение квалификации сотрудников

Он также объяснил, как автоматизация поможет им соответствовать технологическим тенденциям, чтобы повысить качество обслуживания клиентов в течение следующих пяти лет.

После встречи я поздравил финансового директора с его открытием. Хотя он был признателен, он сразу же указал, что для согласования команды с использованием автоматизации требуется нечто большее, чем видение.

Он напомнил мне, что компании с большими планами часто терпят поражение от конкурентов в быстро меняющемся бизнес-ландшафте сегодняшнего дня. Он подчеркнул, что реализация видения означает создание конкретных финансовых целей для каждого бизнес-подразделения с использованием внешних ориентиров потенциала автоматизации.

Финансовый директор сказал, что после установления годовых целей автоматизации по бизнес-подразделениям он ожидает, что каждый руководитель бизнес-подразделения разбьет их по отделам или функциональным областям. Им следует использовать годовой бюджетный цикл для планирования ресурсов, необходимых для достижения этих целей.

Рассмотрим вымышленный пример. В нашем примере цель на уровне предприятия — сократить операционные расходы на 250 миллионов долларов в течение года. Каждое бизнес-подразделение должно внести свой вклад в достижение этой цели, и это требование распространяется на отделы в каждом бизнес-подразделении. В примере, показанном на диаграмме ниже, у первого отдела будет целевая сумма в размере 10 млн долларов США, чтобы внести свой вклад в экономию операционных расходов (см. шаг 1 на диаграмме).

Нажмите на изображение выше, чтобы просмотреть увеличенную версию изображения.

Сотрудники этого отдела могли отправлять идеи автоматизации через UiPath Automation Hub для достижения целей отдела. Центр автоматизации UiPath облегчает сбор конвейера автоматизации организации и управление им (выделено вторым шагом на схеме). Это важно для управления изменениями:если сотрудники не имеют права голоса в создании будущего, они часто не полностью верят в будущее.

А вот и секретный соус:Совет Европы строит «фабрику доставки» в каждом отделе. Фабрика доставки (показана на третьем этапе диаграммы выше) может увеличиваться или уменьшаться в зависимости от целей организации. Фабрика доставки также может учитывать срочность организации в достижении целевых бизнес-результатов. Завод можно укомплектовать персоналом с помощью:

• Ресурсы CoE как общий сервис для бизнес-подразделения

• Внешние консультанты нанимаются по требованию

• Разработчики на полный рабочий день, нанятые непосредственно в бизнес-подразделении

• Гражданские разработчики, создающие автоматизацию для своей команды (в дополнение к основной работе)

Я называю это фабрикой, потому что именно там создается ценность, которая помогает управлять бизнес-результатами отдела. Для целей нашего примера предположим, что фабрика по доставке помогает сэкономить 10 миллионов долларов в год. Предоставляя и поддерживая автоматизацию в основном внутри бизнес-подразделения (см. шаг 4 на схеме), бизнес-подразделение может управлять своей судьбой и двигаться в своем собственном темпе благодаря управлению, обеспечиваемому CoE.

Измерение ценности

Финансовые цели были установлены для каждого бизнес-подразделения руководством. Проверить.

Аналитика, считывающая данные с программных ботов, автоматически поступает на исполнительные информационные панели, чтобы показать прогресс в достижении целей. Проверить.

Сотрудники в каждом отделе приносят пользу, используя автоматизацию для достижения цели отдела. Проверить.

На пятом шаге диаграммы выше используется стандартный набор операционных и финансовых показателей для измерения реализованной ценности автоматизации. Когда лидеры выбирают стандартные показатели, они должны решить, действительно ли «жесткая экономия затрат» говорит обо всем. В нашем примере сокращение операционных расходов на 250 миллионов долларов — это жесткая экономия средств.

Руководители ценят существенную экономию средств, потому что они сразу поддаются количественной оценке. Однако они также понимают, что наиболее существенную часть ценности часто бывает труднее измерить количественно (например, предотвращение затрат, лояльность сотрудников и снижение рисков). Раскрытие этой ценности и ее количественная оценка превращают программу автоматизации в ключевой элемент цифровой трансформации.

Я видел, как руководители представляли оценку ценности автоматизации как:

• Сокращение расходов :когда компания увеличивает доход с помощью полномасштабной автоматизации, рост численности персонала может увеличиваться более медленными темпами.

• Лояльность сотрудников :Когда сотрудники избавляются от повторяющейся работы, основанной на правилах, с помощью RPA, они освобождают свое время для более значимой работы. Программные роботы подобны любой другой деятельности, повышающей моральный дух, такой как программы оздоровления сотрудников или бесплатный уход за детьми. Известно, что все это снижает затраты на текучесть кадров и найм сотрудников.

• Снижение риска :RPA позволяет аудиторам работать на гораздо более высоком уровне и повышает качество аудита. Автоматизация задач, не требующих суждения аудитора, повышает качество аудита, поскольку позволяет аудитору сосредоточиться на исключениях для снижения рисков. Программные боты записывают данные журнала для каждого действия, которое они предпринимают в бизнес-процессе, поэтому аудиторам нравится прозрачность.

Вышеупомянутая экономия «мягких затрат» не включает другие факторы ценности, такие как положительное влияние на доход и качество обслуживания клиентов, которые часто могут быть основными факторами автоматизации. По моему опыту, руководители захотят консервативно оценить эти мягкие улучшения затрат и факторы, влияющие на увеличение дохода, и сообщать о них наряду с прямой экономией операционных расходов.

Дополнительное расширение бизнес-подразделения

На шестом шаге диаграммы исполнительный спонсор использует понимание ценности, чтобы поделиться успехами автоматизации с руководителями других отделов. Как правило, эти отделы хотят настроить свои собственные программы автоматизации. Когда CoE включает новое бизнес-подразделение, операционная модель автоматизации представляет собой модель взаимодействия между бизнес-подразделением и CoE, которая служит соглашением о том, как работать и строить свою собственную фабрику доставки.

Промойте и повторите для каждого последующего отдела или функциональной области. Это создает переломный момент (о котором я говорил в начале этой статьи), когда автоматизация быстро распространяется по всей организации.

Похожее чтение :Как проповедовать RPA в вашей организации

Организационная структура

В своем блоге «Предоставление возможности каждому сотруднику стать героем автоматизации» я представил идею о том, что вот-вот произойдет массовый сдвиг во влиянии. При этом сотрудники, наиболее тесно связанные с бизнес-процессами, получат возможность играть все более важную роль в программе автоматизации за счет:

• Отправка идей по автоматизации

• Документирование задачи или шагов процесса

• Повышение эффективности работы за счет ежедневного использования автоматизированных программных роботов на рабочем столе, созданных профессиональными разработчиками

• Создание простой автоматизации задач для себя или других членов своей команды (гражданский разработчик)

На самом деле, некоторые заказчики-новаторы полностью превратили этот процесс в игру:Совет Европы награждает и признает участников, не являющихся техническими специалистами, за лучшие идеи и средства автоматизации.

Организационная структура меняется по мере зрелости программы с централизованной на «федеративную». Это означает, что по мере того, как сотрудники в бизнес-подразделениях получают все больше возможностей, централизованная команда CoE меняет свой устав, чтобы поддерживать качество решений, управление и контроль, а не только разработку.

Например, у меня есть клиент, у которого есть отдельные ЦП ИТ и ЦП финансового подразделения. Они начали с централизованного CoE, но со временем изменили организационную структуру на более федеративную модель, потому что финансовый отдел стал более зрелым и способным. Финансовое подразделение увидело ценность в управлении собственной судьбой и отдало приоритет финансированию найма собственного персонала.

CoE в ИТ предназначен для обеспечения контроля и соблюдения требований в отношении финансов, но обслуживает другие бизнес-подразделения, не связанные с финансами, которые не имеют такого же уровня персонала, более практичным способом.

Качество решения

Не каждая идея автоматизации, представленная на рассмотрение CoE, будет достаточно существенной, чтобы ее реализация была приоритетной. Любая идея, которая была отправлена ​​и не автоматизирована, является нерешенной проблемой.

Включив бизнес-единицы, как описано выше, вы можете устранить эти болевые точки. Тем не менее, во всех случаях Центр сертификации будет участвовать в контроле и обеспечении качества. CoE несет ответственность за предоставление стандартов, шаблонов и методологий для остальной части организации.

Обеспечение качества решения может быть областью разногласий между Центром сертификации и отдельными разработчиками в бизнес-подразделениях, которые внедряют инновации для достижения результатов в бизнесе. Успешный подход, который я видел, заключается в том, что CoE взаимодействует с отделами кадров или обучения, чтобы проводить обучение в виде индивидуальных планов обучения с определенными сертификационными уровнями.

Центры сертификации захотят создать библиотеку повторно используемых компонентов, совместно используемых через UiPath Automation Hub. Они предоставляют стандартные способы выполнения повторяющихся задач, таких как вход в приложение, с надлежащими мерами безопасности. Разработчики в бизнес-подразделениях могут начать с использования этих многоразовых компонентов, сертифицированных CoE, для создания автоматизированных систем с высоким уровнем качества.

Управление и контроль

Хотя такой подход к операционной модели автоматизации дает большую автономию каждому бизнес-подразделению, Центр управления должен обеспечивать функцию управления и контроля. Например, путь к производству для решений будет включать этапы, чтобы гарантировать качество кода и соответствие всем политикам и стандартам.

Вот несколько примеров того, как элементы управления CoE помогают создать модель взаимодействия между отделами для быстрого масштабирования:

• Мгновенная видимость всех проектов автоматизации для предотвращения дублирования или разрозненности работы

• Выявление ценных автоматизаций, созданных отдельными бизнес-подразделениями для совместного использования

• Проверка качества любой разработанной гражданами автоматизации, предназначенной для использования другими

Как показала эта серия из трех частей, самые амбициозные компании стремятся превратить операционную модель автоматизации в настоящую основу для цифрового бизнеса. Хотя более широкие возможности автоматизации могут быть универсальными, фактические стратегии и операционные потребности в одном бизнес-подразделении, отделе или регионе могут сильно отличаться от других.

В масштабе автоматизация больше не осуществляется исключительно профессионалами RPA в Совете Европы. Вы успешно достигли масштаба, когда каждый сотрудник может воспользоваться этими инновациями со своим цифровым помощником. Цифровой помощник — это обслуживаемый робот, который служит механизмом цифровой трансформации на каждом рабочем столе.

Если вы готовы внедрить операционную модель автоматизации в своей организации, я рекомендую потратить неделю на быстрый запуск программы.

Начните наш трехдневный курс «Основы операционной модели автоматизации» под руководством инструктора. Он предоставит вам инструменты для оптимизации инвестиций в автоматизацию и подробное понимание описаний и определений компонентов, взаимодействий и основных процессов. За курсом следует двухдневный семинар по быстрому запуску, на котором участники смогут использовать свои новые навыки для применения к уникальным потребностям своей организации в режиме реального времени. А наша команда консультантов по автоматизации оказывает помощь в предписанных условиях мастерской. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше об этих курсах.