Разница между личной и бизнес-автоматизацией рабочих процессов (и зачем вам нужна и та и другая)

Поскольку автоматизация становится приоритетом для руководителей высшего звена, в возникающем нарративе есть трещина прямо по центру. Мы все говорим об автоматизации, но некоторые из нас говорят о личной автоматизации — на уровне отдельного человека. И некоторые из нас говорят об автоматизации бизнес-процессов, охватывающей множество отделов и функций, часто в бэк-офисе.

Оба типа автоматизации занимают центральное место в полностью автоматизированном предприятии™, но их обсуждение стало запутанным. И сосредоточение внимания только на одном типе или другом ограничивает наши мысли об автоматизации. Нам нужно перестроить разговор, чтобы более целостно говорить о том, как автоматизация может стимулировать цифровую трансформацию.

Как мы сюда попали?

Почему дискурс развивался таким образом? В первую очередь из-за предвзятости подтверждения. Продавцы, аналитики и журналисты, как правило, знают или обслуживают одну сторону рынка лучше, чем другую, поэтому они больше говорят о ней таким образом, который поддерживает их взгляды. В этом посте я объясню разницу, а также комбинацию.

Автоматизация короткой и длинной части работы

Полезной ментальной моделью, которую мы можем использовать для размышлений об этом, является феномен распределения с длинным хвостом.

С одной стороны, многие средства автоматизации бизнес-процессов выбираются центром передового опыта (CoE) по принципу «сверху вниз». Они происходят часто, и их автоматизация оказывает значительное влияние. Например, автоматизация, такая как закрытие книг в бухгалтерии или управление пациентами в здравоохранении. Это короткий хвост идей автоматизации.

С другой стороны, существует широкий спектр средств автоматизации, которые являются более личными и по отдельности меньшими по масштабу, например, финансовый аналитик проводит исследование конкретной компании, создавая ежедневные отчеты с данными из нескольких систем. Но если их сложить, эти персональные средства автоматизации в совокупности составляют гораздо больший объем ежедневной работы. Это длинный хвост возможностей автоматизации. Я подробно писал об этом в предыдущей статье.

Сравнение автоматизации личных и деловых рабочих процессов

Возможно, было бы полезно сначала рассмотреть характеристики двух типов автоматизации рядом, а затем мы углубимся в каждый из них более подробно. Вы можете нажать на таблицу ниже, чтобы увидеть ее более подробно.

Автоматизация бизнес-процессов

Давайте углубимся в автоматизацию рабочих процессов в масштабе предприятия. Полезно помнить, что современное предприятие все чаще представляет собой серию цифровых рабочих процессов. По своей сути эти рабочие процессы часто представляют собой перемещение данных между приложениями. Ранее мы приводили примеры бухгалтерского учета и управления пациентами, но обычно в организации постоянно происходят тысячи таких повторяющихся процессов.

Поскольку эти процессы изменяются реже, было бы логично, если бы все эти типы рабочих процессов уже были программно автоматизированы. Но это не так. Системы разъединены, и традиционный подход к их интеграции через классические проекты разработки слишком дорого стоит для большинства рабочих процессов. Таким образом, люди вмешиваются, чтобы заполнить пробел.

Как вы можете видеть в приведенном ниже примере использования, процесс подачи страхового возмещения состоит из 10 шагов и на 100% управляется человеком. Но когда вы применяете автоматизацию к процессу, весь процесс сокращается до пяти шагов, три из которых выполняет робот. И вы можете увеличить мощность с тем же количеством людей. Это освобождает людей для выполнения большего объема работы и более тщательного выполнения более сложных и ориентированных на людей типов задач. Кроме того, рабочий процесс становится менее подверженным ошибкам и более устойчивым к изменяющимся условиям бизнеса, что значительно снижает риск в бизнесе.

Случай использования:обработка страховых случаев

По самой своей природе автоматизация оптимизирует бизнес на фундаментальном уровне. Это цифровая трансформация реализована.

Для автоматизации бизнес-процессов абсолютно необходимо, чтобы вы объединились с поставщиком, который «автоматизирует в первую очередь», обладающим глубоким опытом и специализацией в этой технологии. По оценке McKinsey:«Около 60% профессий имеют как минимум 30% своей деятельности, которые можно автоматизировать». При таком масштабе и глубине вам нужен опытный партнер.

Кроме того, вам нужен поставщик с обширной сетью, который может предоставить вам технологические ноу-хау и связать вас с партнерами с отраслевым и географическим опытом.

Автоматизация бизнес-процессов обычно является первым, к чему компания прибегает, потому что преимущества очевидны.

Однако, если компании сосредоточатся только на коротком хвосте, то они, скорее всего, схватят низко висящие плоды и вскоре остановятся. Однако большая часть работы по-прежнему выполняется на личном уровне, и именно здесь мы переходим к массовому масштабированию программы автоматизации.

Персональная автоматизация

Персональная автоматизация означает внедрение «робота для каждого человека™» в компании. Это означает помогать сотрудникам выполнять работу, дополняя их роботом, который берет на себя повторяющиеся задачи в их повседневной работе. Компании могут создавать и распространять персональные автоматы среди сотрудников или предоставлять им возможность самостоятельно создавать персональные автоматы для решения уникальных задач. Если мы оглянемся на длинный хвост автоматизации, то увидим, что персональные средства автоматизации могут значительно увеличить масштабы и обеспечить высокую рентабельность инвестиций.

UiPath работает с клиентами-первопроходцами в этой области, и мы обнаружили, что распространенные типы персональной автоматизации помогают сотрудникам выполнять работу, которая делится на пять основных областей:планирование, исследования, принятие мер, управление данными и личная продуктивность.

Они могут значительно различаться в зависимости от отрасли и роли. Например, в страховой компании андеррайтер может использовать персональную автоматизацию для извлечения данных из сторонних систем для оценки риска. Менеджер по связям с клиентами в страховой компании может настроить персональную автоматизацию для проверки и согласования данных в системе управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Сотрудник по страховым претензиям может работать с роботом, чтобы быстро принять меры для разрешения инцидента с клиентом.

Рядом с роботами люди выполняют работу быстрее и получают время, чтобы сосредоточиться на работе, которую они делают лучше, чем роботы (справляться со сложностями, создавать ассоциации, работать с абстракциями). Люди могут передать работу роботам или работать бок о бок с роботами. Сотрудники также могут настроить автоматизацию, управляемую событиями, чтобы роботы следили за тем, что происходит на рабочем столе. Когда происходит событие (например, сотрудник входит в систему и выполняет действие), роботы автоматически приступают к работе. Есть много способов, которыми люди могут работать с роботами, чтобы поддерживать свою повседневную работу. В результате повышается производительность, увеличивается вовлеченность сотрудников и снижается количество ошибок.

Запуск эффективной программы «робот для каждого человека» в масштабе требует обучения, управления и управления. Когда вы развертываете личную автоматизацию без структуры, вы рискуете разрастанием автоматизации. Директора по информационным технологиям (CIO) знакомы с болью разрастания технологий. Согласно отчету о тенденциях Blissfully SaaS за 2019 год, компании используют «в среднем 137 уникальных приложений SaaS» — это на 30% больше, чем в 2018 году. Персональная автоматизация без управления создает тот же эффект, что и программа автоматизации. Поэтому крайне важно, когда вы начнете включать личную автоматизацию, убедитесь, что вы развернули соответствующие инструменты управления.

Вот отличное исследование клиентов о том, как dentsu использует персональную автоматизацию, внедряя свое видение робота для каждого человека в компании.

Представление UiPath о полностью автоматизированном предприятии использует оба типа автоматизации.

Последний момент, который следует учитывать при понимании двух типов автоматизации, заключается в том, что недостаточно хорошо разбираться в личной автоматизации или автоматизации бизнес-процессов. Вы должны быть хороши и в том, и в другом.

Видение UiPath полностью автоматизированного предприятия заключается в том, что наша платформа автоматизации не только поддерживает каждый тип, но также устраняет трещины и органично соединяет их, чтобы усилить их преимущества.

Этот целостный подход имеет преимущества помимо более универсальных преимуществ меньшего количества систем, лучшей передачи навыков и более четких линий поддержки применительно к автоматизации. Это улучшает результаты на протяжении всего жизненного цикла автоматизации. Вот несколько примеров:

• Представление как о личной автоматизации, так и о бизнес-процессах — это золотая жила для определения следующих лучших целей автоматизации.

• При внедрении вы можете преодолеть последнюю милю между бизнес-процессами и личной эффективностью, предоставив людям возможность быстро автоматизировать уникальные личные задачи, которые неизбежно потребуются для поддержки новых корпоративных рабочих процессов.

• Вы можете управлять потенциальным распределением этих средств автоматизации на основе ценности и риска. Если они могут обеспечить аналогичную ценность для других, автоматизация может быть соответствующим образом распределена или даже интегрирована в будущие версии бизнес-процессов. Или вы можете гарантировать, что разработанные вами средства автоматизации останутся такими же — доступными только автору, но при необходимости с возможностью централизованного аудита.

• В более широком смысле вы можете легко получить единое представление о взаимодействии каждого пользователя с каждым рабочим процессом, добавив красок ко всему вышеперечисленному.

Вам не нужно делать выбор между личной автоматизацией и автоматизацией бизнес-процессов. Компании-новаторы осознают, что при целостном видении автоматизации вы быстрее получаете преобразующие преимущества автоматизации, которые охватывают производительность конечных пользователей и окупаемость инвестиций предприятия.

Если вам понравилась эта статья, обязательно присоединяйтесь к нам на предстоящем UiPath Live. шоу. Не упустите шанс услышать, как генеральный директор UiPath Дэниел Дайнс обсуждает свое видение полностью автоматизированного предприятия (он ответит на вопросы аудитории):

Выражаем особую благодарность Джеффу Андерсону, Анастасии Милграмм, Кристоферу Джорджу и Кейт Макдэниел за их сотрудничество, мозговой штурм и вклад в этот пост.