Управление заказом на обслуживание: проверенные стратегии эффективного управления

БЕСПЛАТНОЕ руководство: основные метрики обслуживания для отслеживания успеха
Ключевые показатели эффективности, которые должен знать каждый планировщик
Получить руководство бесплатно

Что такое заказ на обслуживание (backlog)?

Заказ на обслуживание (backlog) — это работа по обслуживанию, которая просрочена. Обычно измеряется в часах или днях. Он показывает общую оценочную трудоемкость, необходимую для завершения ожидающих нарядов. Это очень важная метрика для менеджеров объектов, менеджеров по обслуживанию и планировщиков.

Мы должны серьезно относиться к большим скачкам заказа на обслуживание!

Что вызывает заказ на обслуживание?

Наряды могут оставаться незавершенными по разным причинам:

1. Запчасти или расходники недоступны

Обычно мы можем заранее прогнозировать нужные запчасти и расходники, если это наряды ППО. Для этого можно использовать отчеты по нарядам на будущие периоды в CMMS. Используйте предыдущие неплановые/аварийные наряды для выявления оборудования, которое часто ломается. Мы также можем найти запчасти и расходники, которые нужно иметь под рукой, чтобы работа могла быть завершена вовремя.

Отслеживайте надежных поставщиков запчастей и расходников. Стараемся иметь альтернативных поставщиков для них, чтобы иметь куда обратиться в случае проблем с поставками. См. советы по управлению поставщиками в «6 способов, как CMMS/ПО для обслуживания может улучшить управление поставщиками» для дополнительной информации.

2. Техники обслуживания (с нужными навыками) недоступны

Это может произойти, когда оборудование требует специальных навыков для ремонта или диагностики. Техники с этими навыками слишком заняты или недоступны из-за болезни, отпуска или другой работы. Если это случается редко, мы, вероятно, сможем справиться. Если это происходит часто, мы должны попытаться обучить других техников этим навыкам, чтобы они могли делать работу по мере необходимости.

3. Проблемы оборудования, требующие исправления от поставщика или внешнего специалиста

Хотя это похоже на недоступность техников, это то, над чем у нас меньше контроля. Если это часто случается с определенным оборудованием, попробуйте эскалировать проблемы к поставщикам оборудования, чтобы они присылали помощь быстрее. Может иметь смысл заменить оборудование, потому что оно слишком старое или может быть заменено более надежным. Статья «Советы по анализу отслеживания простоя оборудования/станков» показывает способы сделать этот анализ.

4. Задача отложена, потому что появилась задача с более высоким приоритетом

Это может случаться часто. В нашем буклете «Управление обслуживанием — Советы для успеха» мы рекомендуем организовывать график так, чтобы мы могли откладывать задачи низкого приоритета, когда появляются срочные неплановые/аварийные задачи. Для таких отложенных задач мы должны пытаться догнать их, когда сможем. Мы должны убедиться, что они будут завершены в разумный срок или отменены, если больше не требуются.

5. Наряд больше не нужен

Например, у нас может быть ежемесячная проверка ППО, где мы заменяем фильтр. Оборудование ломается непосредственно перед этой проверкой. Как часть сервиса техник заменяет фильтр и выполняет другие шаги ППО-проверки. Так что нам больше не нужно делать проверку в этом месяце.

Другая причина может быть в том, что оборудование, на котором запланирована работа, больше не в эксплуатации. Или выведено из эксплуатации по другим причинам. В таких случаях нам нужно отменить эти ненужные наряды.

6. Не удается получить доступ к оборудованию/локации, потому что оно используется

Мы можем не выполнить работу, потому что другой отдел (например, Операции) использует оборудование и не может позволить себе его остановку на обслуживание. Если это критичное обслуживание, которое задерживается, нам нужно эскалировать это к руководству, потому что такая отложенная работа может привести к преждевременным отказам оборудования. Отдел обслуживания, скорее всего, получит вину!

Мы можем использовать что-то вроде Отчета календаря оборудования для выявления и планирования обслуживания с другими отделами. Это снизит такие пропуски работы. См. статью «Календари обслуживания оборудования и планирование ППО» для дополнительной информации.

7. Кто-то просто забыл об этом!

Это может происходить чаще, чем не бывает, особенно когда у нас много нарядов для отслеживания. Вот где CMMS может быть действительно полезен. Он может помочь отслеживать пропущенное обслуживание и давать напоминания по мере необходимости.

Отслеживайте ваш заказ на обслуживание

Критически важно иметь способ отслеживать заказ на обслуживание. Идеально со временем заказ на обслуживание должен уменьшаться. Но из-за упомянутых факторов мы можем видеть скачки в некоторых периодах. CMMS может быть очень полезен для отслеживания таких ожидающих нарядов и помощи в обеспечении их закрытия или отмены по мере необходимости.

Если заказ на обслуживание начинает расти, мы должны убедиться, что у нас есть план начать его снижение в ближайшее время. Неуклонно растущий заказ на обслуживание скоро приведет к крупным сбоям обслуживания и оставит отдел в режиме постоянного тушения пожаров, пытаясь поспевать.

Примите меры для сокращения заказа на обслуживание!

Мы должны пройтись по ожидающим нарядам, чтобы выявить причины заказа. Найдите основные причины заказа. Затем мы должны предпринять соответствующие действия для их сокращения.

Если отдел обслуживания перегружен, мы можем посмотреть, можем ли мы работать с поставщиками оборудования или внешними подрядчиками, чтобы завершить ожидающее обслуживание. Мы можем использовать ПО для обслуживания для переноса работ по мере необходимости и закрытия избыточных нарядов.

Другие отделы не выпускают оборудование и задерживают обслуживание? Мы можем работать с ними, чтобы настроить график завершения ожидающего обслуживания, а также будущего ППО.

Ищете CMMS/ПО для обслуживания?

Получите веб-демо или скачайте 30-дневную пробную версию FastMaint CMMS. Посмотрите, как вы можете использовать его для управления заказом на обслуживание.

Как найти и управлять заказом на обслуживание в FastMaint:

Одностраничный отчет Статистика, доступный с главного экрана или страницы Home (Облако, Веб-редакция), показывает, сколько заказа у вас есть и ожидающие наряды из предыдущих периодов. Используйте отчет истории нарядов для поиска только ожидающих или просроченных нарядов, чтобы вы могли завершить или отменить их по мере необходимости.

Бесплатная пробная версия FastMaint CMMS

Дополнительное чтение

1. «5 ловушек заказа на обслуживание, которых нужно избегать» из журнала PlantServices охватывает проблемы, которые могут подставить вас при попытке сократить заказ.
2. «Управление заказом на обслуживание» от Lifetime Reliability Solutions содержит полезные советы по классификации и управлению заказом.

БЕСПЛАТНОЕ руководство: основные метрики обслуживания для отслеживания успеха
Ключевые показатели эффективности, которые должен знать каждый планировщик
Получить руководство бесплатно