Форматирование ярлыков активов: лучшие практики, регуляторные стандарты и ключевые соображения

Ярлыки активов — критически важный инструмент для бизнесов, отслеживающих и управляющих дорогими активами. Хотя существует множество вариантов форматирования ярлыков активов, конкретный формат, лучший для одной компании, может не быть наиболее подходящим для другой. Лучший формат зависит от нескольких факторов, таких как тип отслеживаемых активов, последовательность нумерации и/или символика штрихкодов, используемая для отслеживания других активов компании (если другие активы уже отслеживаются) и другие соображения.

Регуляторные стандарты

Кроме того, некоторые отрасли имеют стандарты, регулирующие, как активы и физический инвентарь должны быть маркированы для обеспечения согласованности и оптимизации процесса перехода активов или данных между организациями. Например, GS1 издает стандарты для розничной отрасли, а также для производителей и поставщиков, включая как общие стандарты, так и специфические стандарты, фокусирующиеся на идентификации, сборе данных, обмене и использовании для улучшения глобального сотрудничества.
Управление по пищевым продуктам и лекарственным средствам (FDA) идентифицирует стандарт маркировки поставщика индустрии здравоохранения (HIBC SLS) как стандарт данных для Уникальной идентификации устройства (UDI), стандарт, разработанный Советом деловой связи индустрии здравоохранения (HIBCC). Регуляция FDA требует, чтобы устройства маркировались идентификатором продукта, а также идентификатором маркировщика, таким как HIBC LIC. Федеральное управление автодорог (FHWA), Агентство по охране окружающей среды (EPA), Группа действий автопромышленности (AIAG) и множество других сущностей также издают отраслевые стандарты, адресующие требуемое форматирование и процедуры идентификации для различных типов отраслевых активов.
Итак, первый шаг в определении подходящего форматирования для ваших ярлыков активов — ознакомиться со всеми применимыми отраслевыми стандартами, конкретно стандартами, которые предписывают требуемые процедуры идентификации активов или форматы ярлыков.
Помимо любых применимых отраслевых требований, есть несколько вариантов форматирования для рассмотрения для ярлыков активов:

• Заголовок (Надпись или Заголовок)
• Лимит текстовых символов
• Шрифт
• Последовательная нумерация
• Цветовое кодирование
• Штрихкодирование
• Логотип компании

Читайте дальше, чтобы узнать об этих различных вариантах форматирования ниже.

Заголовок (Надпись или Заголовок)

Многие ярлыки активов используют заголовок или надпись, гласящую «Собственность», хотя во многих случаях этот элемент не нужен, особенно если название компании или логотип напечатаны где-то еще на ярлыке. Однако есть другие надписи, часто используемые для ярлыков активов, такие как:

• Не удалять
• Опасно!
• Арендовано
• Установлено
• Гарантийный ярлык
• Для сервисного вызова
• Для звонка по продажам
• Регистрационный #
• Партия #
• Дата сервиса

Для высокоценных активов, которые могут быть утеряны или украдены, надписи вроде «Вознаграждение если найдено» или «Если найдено звоните» могут быть полезны, а также надписи вроде «Не удалять». Надписи вроде «Установлено» и «Для сервисного вызова» могут быть полезной информацией для активов, требующих периодического обслуживания, упрощая сотрудникам связаться с правильной компанией с правильной информацией для организации сервиса и возврата активов в рабочее состояние как можно быстрее.

Лимит текстовых символов 

Большинство ярлыков активов имеют лимит текстовых символов около 24 символов, что обусловлено ограниченным доступным пространством. Ярлыки активов обычно приходят в стандартных размерах 1.5 на 0.75 дюйма до 2 дюймов на 1 дюйм. Если вам требуются дополнительные символы, это может быть возможно за счет уменьшения размера шрифта; однако меньший шрифт может затруднить читаемость. Альтернативно, вы можете рассмотреть более крупный, кастомный ярлык актива для обеспечения адекватного пространства.

Шрифт

Читаемость — важное соображение при форматировании ярлыков активов. Помимо размера шрифта, стиль шрифта может иметь большое влияние на читаемость. Большинство ярлыков активов используют шрифты Arial или Helvetica, хотя другие варианты шрифтов доступны, если нужен кастомный дизайн.

Последовательная нумерация

Ярлыки активов используются для идентификации и отслеживания активов, означая, что каждый актив должен иметь уникальный идентификационный номер. Существует множество вариантов систем нумерации, от простой числовой последовательной нумерации до более сложной формулы, включающей префиксы для идентификации компании, отдела, производителя или даже даты производства или типа актива.

Цветовое кодирование

Дополнительная кастомизация ярлыков активов возможна с использованием цветового кодирования. Цветовое кодирование может использоваться вместо префикса для идентификации отдела или типа актива, или для обозначения любой переменной, полезной организации для идентификации и отслеживания активов.

Штрихкодирование

Многие ярлыки активов включают штрихкодные ярлыки, позволяющие сканировать ярлыки активов вместо чтения ярлыков и документирования информации вручную. Это может значительно сократить ошибки документации, возникающие из-за человеческой ошибки, и также драматически ускорить процессы. Существует несколько символик, которые могут использоваться для штрихкодирования, включая как 1D, так и 2D символики штрихкодов. Штрихкоды могут быть только числовыми или алфавитно-числовыми, в зависимости от существующей системы штрихкодирования компании и требований. Для сильно регулируемых отраслей специфические символики штрихкодов могут быть مطلожены по отраслевым стандартам.

Логотип компании

Печать логотипа компании на ярлыках активов позволяет мгновенно распознать владение, и в результате активы, оснащенные этими ярлыками, менее вероятно будут украдены или подделаны, повышая безопасность. Как упоминалось, печать логотипа компании на ярлыках активов также устраняет необходимость использовать пространство заголовка или надписи для идентификации компании как владельца или арендатора актива, освобождая это ценное пространство для другой важной информации об активе.
Хотя существует множество вариантов для рассмотрения, нет единственного правильного или неправильного способа форматировать ярлыки активов, но есть некоторые лучшие практики, которые, когда следуют, делают ярлыки активов более полезными и практичными, даже снижая риск кражи и повышая безопасность. Исключение к этому правилу — когда компания подлежит отраслевым регуляциям и стандартам, которые могут предписывать специфические требуемые форматы и элементы, которые должны присутствовать на ярлыках активов. Лучший курс действий — проконсультироваться с опытным провайдером решений отслеживания активов с экспертизой для руководства вас в проектировании кастомного решения ярлыка актива, соответствующего всем применимым стандартам и регуляциям, в то время как также использующего установленные лучшие практики для обеспечения того, чтобы вы получили максимально возможный возврат от ваших инвестиций.