Празднование производственного дня 2021 года - три способа создать большое гибридное событие

Пятница всегда была поводом для праздников, но первая пятница октября близка и дорога Национальной сети Европарламента ^TM . , так как в этом году пятница, 1 октября, является днем ​​производства (MFG Day)!

Организация ваших мероприятий MFG Day могла немного измениться за последние 18 месяцев. Приоритет безопасности, ограничения вместимости площадок и сокращение корпоративных поездок создали реальные проблемы для организации производственных выставок, конференций, экскурсий по фабрикам и других традиционных мероприятий с личным присутствием. Виртуальное программирование на целый день (или на неделю) не всегда может быть правильным решением с коротким интервалом внимания аудитории, удовлетворением потребностей посетителей в подключении и работе в сети и «усталости от масштабирования». Так зачем проводить гибридное мероприятие как с личным, так и с виртуальным участием? Объединив личный и виртуальный опыт в гибридное мероприятие, вы прокладываете путь к более активному участию и большей посещаемости на региональном и национальном уровнях.

Гибридные события

Для создания успешного гибридного мероприятия требуется нечто большее, чем просто ссылка на собрание Zoom. Это включает в себя намеренное размышление о способах обогатить впечатления всех участников. То, что работает на личном мероприятии, не всегда передается вашей виртуальной аудитории. Для успешного гибридного мероприятия необходимо по-разному уравновесить схожие потребности. Если вы планируете провести гибридное мероприятие для празднования Дня MFG, вот три способа сделать так, чтобы все ушли с позитивным опытом.

1. Поддерживайте интерес участников

Ключом к любому грандиозному мероприятию является предоставление отличного контента, например, определение востребованных тем и представление динамичных докладчиков. Однако в случае гибридных мероприятий одного этого недостаточно, потому что обе ваши аудитории будут воспринимать эти вещи по-разному. Вот несколько быстрых советов:

• Помните о длине контента. Интервалы виртуального внимания часто короче, чем при личной встрече. Помните об этом при составлении расписания. Пересмотрите последовательность следующих друг за другом мероприятий и разбейте плотные презентации на возможности для взаимодействия с аудиторией, такие как опросы или вопросы аудитории, согласны ли они с высказанной мыслью.
• Рассмотрите возможность освещения и звука. Плохое освещение, обратная связь от микрофона, шумный фон и другие элементы могут отвлекать или отталкивать виртуальную аудиторию. Запланируйте достаточно времени перед гибридными сессиями, чтобы протестировать освещение и звук в помещении для виртуальных участников. Отключение звука и видео у виртуальных посетителей во время панелей и просьба к виртуальным участникам отключать звук, когда они не говорят, поможет избавиться от отвлекающих факторов.
• Соблюдайте график. Как никогда важно, чтобы программы выполнялись вовремя. Гибкость работы на дому означает, что у виртуальных докладчиков и участников могут быть повышенные обязанности. Задержки в начале встречи или задержка гостей дольше запланированного может привести к тому, что выступающие и аудитория опоздают на следующую встречу. Кроме того, разные часовые пояса могут создавать проблемы для удаленных выступающих и гостей. Если поезда будут идти вовремя, это поможет вашей аудитории заинтересоваться и не смотреть на часы.
• Проверьте логистику на предмет изменения местоположения . Если часть вашего расписания требует, чтобы посетители сменили местоположение, например, экскурсия по объекту, заранее подумайте, как взять с собой онлайн-посетителей. Если это невозможно, попробуйте удалить его из своего расписания или найти альтернативу тем, кто не присутствует лично.

2. Общайтесь со всеми участниками

При планировании личного мероприятия вполне вероятно, что у вас будет назначенный модератор сеанса, который представит каждое занятие, поможет задать вопросы аудитории и поможет участникам занять свои места или ответить на их вопросы. Убедитесь, что у виртуальных участников также есть выделенные ресурсы.

• Назначьте виртуального модератора. Виртуальный модератор может наблюдать за функцией чата, помогать решать технические вопросы и следить за тем, чтобы интерактивные вопросы задавались докладчикам. Виртуальный модератор также может передавать любую информацию, относящуюся к присутствующим удаленно.
• Используйте функции чата, чтобы привлекать виртуальных участников. Удаленные участники хотят участвовать в беседе. Задавайте вопросы, относящиеся к контенту или чтобы узнать больше об онлайн-аудитории. Эта обратная связь может быть предоставлена ​​ораторам, чтобы убедиться, что они вносят ясность, когда это необходимо, или перефокусировать информацию в зависимости от состава аудитории.
• Напомните участникам лично об их удаленных коллегах. Не забудьте «включить» удаленных участников, напомнив выступающим и лично посетителям, что есть люди, которые посещают за пределами площадки. Это небольшое действие, которое заставляет тех, кто находится в домашнем офисе, чувствовать, что они не забыты и что программы были разработаны с учетом их посещаемости.

3. Создать сообщество

Одна из лучших вещей в личном посещении мероприятий - это возможность общаться и участвовать в небольших секционных сессиях. Отсутствие этих виртуальных возможностей может очень расстроить тех, кто посещает онлайн-курсы. Обязательно:

• Создавайте виртуальные комнаты для обсуждения и делитесь их отзывами. Используйте платформы, которые позволяют создавать онлайн-комнаты для обсуждения, чтобы побудить виртуальных участников делиться своими мыслями или работать вместе над поиском решений. Убедитесь, что виртуальный модератор поделился любыми отзывами, полученными в ходе этих сессий, со всеми участниками, или попросите виртуальных посетителей назначить кого-нибудь, кто будет выступать в качестве руководителя группы на их сессии.
• Используйте платформы для создания сетей. На некоторых платформах есть виртуальные места для встреч, которые создают «столы» для посетителей, чтобы они могли сидеть и общаться. Подумайте об использовании этих решений и назначении часов работы в сети. Это позволяет онлайн-участникам общаться друг с другом и с теми, кто присутствует лично, используя свои личные устройства. Обязательно побуждайте тех, кто находится в сети, обмениваться виртуальными визитными карточками, устанавливать новые связи в LinkedIn и использовать функцию чата для общения друг с другом индивидуально или в группе.
• Используйте игры, чтобы сломать лед. Задавайте вопросы участникам, например, кто идет с самого дальнего места, и дайте признание или призы одному лично и одному виртуальному участнику. Объединяйте участников соревнований лично и виртуально, чтобы решить проблемы или узнать больше друг о друге.
• Используйте технологии, чтобы сократить расстояние. Если на вашем предприятии есть экраны, подумайте о том, чтобы дать вашим посетителям возможность лично видеть присутствующих либо на своих ноутбуках, либо за счет установки больших экранов в передней части места проведения. Если у вас меньше участников и планшетов, поместите по одному за каждым личным столом, чтобы облегчить взаимодействие.

Дополнительный совет:празднуйте производство!

Независимо от того, как вы решите провести мероприятие, посвященное Дню производства, самое главное - отметить вклад обрабатывающей промышленности Америки! Если вам нужна дополнительная информация о проведении гибридного мероприятия, национальная сеть MEP будет рада помочь! Сеть принимает участие в MFG Day с момента своего основания и имеет экспертов в каждом штате и Пуэрто-Рико. Обратитесь в местный центр MEP для получения дополнительной информации.