3 проверенные стратегии успешного гибридного Manufacturing Day 2021

Пятницы всегда повод для радости, но первая пятница октября особенна для национальной сети MEP: в этом году, 1 октября, отмечается День производства (MFG Day)!

Организация мероприятий MFG Day сильно изменилась за последние 18 месяцев. Приоритет безопасности, ограничения вместимости помещений и сокращение корпоративных поездок создали реальные вызовы для проведения традиционных экспозиций, конференций, экскурсий по заводам и других очных событий. Полностью виртуальные программы на весь день (или неделю) не всегда подходят: короткое внимание аудитории, потребность в нетворкинге и «Zoom-усталость». Зачем тогда проводить гибридное мероприятие с очными и онлайн-элементами? Сочетая оба формата, вы обеспечиваете более высокое участие и большую охватность на региональном и национальном уровне.

Гибридные мероприятия

Успешное гибридное событие — это больше, чем просто ссылка на Zoom. Нужно намеренно думать об обогащении опыта всех участников. То, что работает очно, не всегда переносится на виртуальную аудиторию. Требуется баланс похожих потребностей разными способами. Если вы рассматриваете гибридный формат для MFG Day, вот три способа гарантировать позитивный опыт для всех.

1. Удерживайте внимание участников

Ключ к любому отличному мероприятию — качественный контент: актуальные темы и динамичные спикеры. Но для гибридных событий этого недостаточно, так как обе аудитории воспринимают контент по-разному. Советы:

• Следите за длительностью контента. Внимание онлайн-аудитории часто короче, чем очно. Планируйте расписание с учётом этого. Пересмотрите плотные блоки выступлений, добавляйте интерактив: опросы, вопросы залу «согласны ли вы с этим тезисом?».
• Обеспечьте хороший свет и звук. Плохое освещение, шумы, эхо от микрофона отвлекают виртуальных участников. Запланируйте время на тестирование света и звука для онлайн-зрителей. Держите виртуальных участников и спикеров на микрофоне в режиме «mute», когда они не говорят.
• Соблюдайте расписание. Пунктуальность никогда не была важнее. Удаленная работа означает дополнительные обязательства у спикеров и гостей. Опоздания или затягивание делают их поздними на следующую встречу. Разные часовые пояса добавляют сложностей. Точное соблюдение тайминга удерживает внимание.
• Протестируйте логистику смены локаций. Если программа включает переходы (например, тур по заводу), продумайте, как взять онлайн-аудиторию с собой. Если невозможно — исключите из программы или предложите альтернативу для удаленных участников.

2. Коммуницируйте со всеми участниками

При очном мероприятии обычно есть модератор сессии: представляет спикеров, управляет вопросами, помогает с ориентацией. Виртуальные участники тоже нуждаются в выделенных ресурсах.

• Назначьте виртуального модератора. Он следит за чатом, решает технические вопросы, передает онлайн-вопросы спикерам, информирует удаленных участников о специфике их формата.
• Используйте чат для вовлечения. Удаленные хотят быть частью диалога. Задавайте вопросы по контенту или чтобы узнать аудиторию лучше. Обратную связь можно передать спикерам для уточнения или фокуса.
• Напоминайте очных участников об удаленных коллегах. Небольшое действие: просите спикеров и залу помнить о тех, кто смотрит из дома. Это заставляет онлайн-аудиторию чувствовать, что их не забыли, а программа учитывала их присутствие.

3. Создавайте сообщество

Лучшее в очных мероприятиях — нетворкинг и малые группы. Отсутствие виртуальных аналогов раздражает онлайн-участников. Обязательно:

• Создавайте виртуальные комнаты для обсуждений и делитесь их выводами. Используйте платформы с breakout rooms. Пусть онлайн-участники делятся мыслями или решают кейсы вместе. Модератор озвучивает итоги всем или просит команду выбрать представителя для выступления.
• Используйте платформы для нетворкинга. Некоторые решения создают виртуальные «столы» для общения. Выделите время для нетворкинга. Это позволяет онлайн-участникам контактировать друг с другом и с очными гостями через личные устройства. Поощряйте обмен виртуальными визитками, связями в LinkedIn, общение в чате.
• Используйте игры для разгрома. Вопросы вроде «кто подключился из самой дальней точки?», призы для одного очного и одного виртуального участника. Смешанные пары в соревнованиях или знакомстве.
• Привлекайте технологии для сближения. Если помещение позволяет экраны, покажите виртуальных участников на ноутбуках или больших экранах. При малом числе гостей и наличии планшетов — по одному на каждый очный стол для взаимодействия.

Дополнительный совет: не забывайте праздновать производство!

Как бы вы ни решили провести MFG Day, главное — отпраздовать вклад американского производства! Если нужна помощь с гибридным форматом, национальная сеть MEP с радостью поможет! Сеть участвует в MFG Day с его основания и имеет экспертов во всех штатах и Пуэрто-Рико. Обратитесь в локальный центр MEP за информацией.